xuyên suốt, liên tục, đảm bảo phục vụ nhu cầu KH.
• Giám sát định kỳ
Định kỳ vào ngày đầu tiên của tháng, P. KT NQ & HC lại tổ chức cuộc họp để trao đổi, kiểm tra chấn chỉnh nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động huy động TGTK và đạt được các mục tiêu: phát hiện và chấn chỉnh kịp thời sai sót, áp dụng biện pháp xử
lý sai phạm theo đúng thẩm quyền được phân cấp, đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo tính an toàn trong hoạt động
Bên cạnh đó, tại chi nhánh Tân Định, bộ phận KTNB thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất một tháng ít nhất 2 lần đối với các công việc sau: kiểm tra kho quỹ, kiểm tra thao tác thực hiện nghiệp vụ một số GDV bất kỳ, kiểm quỹ cuối ngày tất cả các GDV và kiểm tra việc kiểm soát của các KSV và trưởng phòng kế toán. Nhìn chung,
hoạt động KTNB được thực hiện rất nghiêm túc. Ngoài sự kiểm tra bắt buộc hàng tháng
của Bộ Phận KTNB, tại chi nhánh Tân Định còn tiến hành kiểm soát chéo giữa các KSV để phát hiện và xử lý những sai phạm, góp phần nâng cao hiệu quả của KSNB hoạt
động huy động TGTK
2.3.2. Hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ hoạt động huyđộng động
TGTK
Ngoài những hiệu quả mà chi nhánh Tân Định đã đem lại cho Ngân hàng TMCP Nam Á từ hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm, tuy nhiên thì vẫn còn tồn tại một vài hạn chế chưa khắc phục triệt để như:
• Môi trường kiểm soát
phải tăng ca, việc này đã vô tình tạo áp lực cho từng giao dịch viên khiến hoạt động huy
động tiền gửi tiết kiệm của chi nhánh sụt giảm nhanh chóng. • Hoạt động kiểm soát
Một số nhỏ giao dịch viên tại chi nhánh Tân Định vẫn chưa thực sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình trong hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm, có thể do một số
nguyên nhân như khách hàng hối thúc hoặc muốn việc giao dịch nhanh chóng được kết thúc nên đã thực hiện thao tác nhanh chính là đã đóng dấu vào sổ tiết kiệm trước khi in các thông tin quan trọng như số tiền gửi của khách hàng, kỳ hạn gửi và hình thức tái tục
sổ tiết kiệm. Tuy nhiên, đối chiếu với quy trình làm sổ tiết kiệm thì sau khi in đầy đủ các thông tin cần thiết của khách hàng và chuyển giao cho kiểm soát viên, nếu cảm thấy
hợp lệ kiểm soát viên mới thực hiện thao tác ký tên và đóng dấu mộc là bước cuối cùng.
Chính vì một số sai lầm của giao dịch viên trong quá trình phát hành sổ tiết kiệm đã khiến cho ngân hàng dễ dàng gặp rủi ro khi in sai các thông tin chính của khách hàng
Ngoài ra, các GDV vẫn chưa nghiêm túc thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán phát
sinh một cách bài bản, việc đánh sót số thứ tự chứng từ vẫn thường xuyên xảy ra, giao dịch viên thao tác luân chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát vẫn còn tương đối chậm
trễ. Theo quy định của Nam A Bank, vào cuối ngày các giao dịch viên đều phải in một bản báo cáo để liệt kê các giao dịch, đánh số các chứng từ và phải thực hiện rà soát lại toàn bộ các chứng từ phát sinh trong ngày mới được chuyển sang cho kiểm soát viên. Trên quy định là vậy nhưng thực tế vẫn có những giao dịch không thực hiện đúng quy trình và thường việc kiểm tra chứng từ sẽ được thực hiện vào buổi sáng của ngày kế tiếp
sau đó mới bàn giao lại cho kiểm soát viên vì buổi sáng đầu giờ tại chi nhánh thường khá ít khách hàng ra vào
• Hệ thống thông tin truyền thông
Vì là hệ thống đang chạy phần mềm mới nên vẫn có một số bất cập đi kèm và nhân viên IT của ngân hàng vẫn chưa thực sự khai thác được hết các tính năng của hệ thống phần mềm mới này. Vẫn còn xảy ra một số bất tiện khi hệ thống bị treo và giật khiến khách hàng phải đợi khoảng thời gian tầm 10 phút khiến cả giao dịch viên và khách hàng đều phải chờ đợi và công việc giao dịch bị gián đoạn khá nhiều. Có nhiều phòng giao dịch của Nam A Bank tại địa bàn khác không kịp cập nhật đầy đủ thông tin của khách hàng liên quan đến số tiền đã gửi tiết kiệm trước đó và chữ ký mẫu cũng như lãi suất và thời gian đáo hạn khiến cho giao dịch viên tại chi nhánh phải trực tiếp gọi điện thoại đến các phòng giao dịch yêu cầu bổ sung chữ ký online kèm với những thông
tin quan trọng, việc này đã làm cho giao dịch viên tại chi nhánh phải thực hiện thêm thao tác đối chiếu qua lại kéo dài thời gian giao dịch gây sự khó chịu cho khách hàng
• Giám sát định kỳ
Theo quy định của Nam A Bank, mỗi tháng 2 lần Giám Đốc Chi nhánh phải tiến hành kiểm kê cuối ngày đối với bộ phận giao dịch. Tuy nhiên, Ban Giám Đốc Chi nhánh
chỉ thực hiện công việc này mang tính hình thức. Tiền được kiểm kê theo nguyên tắc chọn mẫu những bó tiền có mệnh giá lớn nên không thể kiểm soát được những sai sót khi gian lận xảy ra. Thậm chí, có trường hợp 2-3 tháng liên tục Giám Đốc không thực hiện kiểm kê kho quỹ. Vì vậy, nếu nhân viên cấu kết nhau gian lận thì sẽ rất khó phát hiện