động huy
động TGTK tại Ngân hàng TMCP Nam Á - chi nhánh Tân Định 3.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện
và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Khả năng phát huy hiệu quả của môi trường trường
kiểm soát là vô cùng cao nêu môi trường đó được lãnh đạo tốt, các thiếu sót của thủ tục kiểm soát cũng được hạn chế đáng kể; ngược lại một môi trường yếu kém sẽ kìm hãm các thủ tục kiểm soát và làm cho nó chỉ còn là hình thức. Chính vì vậy một số vấn đề
KSNB. Các nhân viên tại đơn vị hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của KSNB. Nhân viên tại chi nhánh Tân Định nhận thức mình cần thực hiện nghiêm túc các công việc cấp trên
giao và đảm bảo trách nhiệm cũng như liên lạc kịp thời với các cấp nhà quản lý của Ngân hàng về bất cứ vấn đề nào xảy đến trong hoạt động không tuân thủ sự chỉ đạo hay lạm dụng những chính sách để thực hiện các hành động phí pháp. Đặc biệt trong hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm, các GDV và KSV và người quyết định các quy trình của giao dịch nên nếu như có sự chuẩn bị tốt về ý thức trách nhiệm và trình độ của từng nghiệp vụ thì các rủi ro trong ngân hàng có thể được giảm đáng kể
Thực hiện công tác xem xét và đánh giá định kỳ hoạt động của KSNB
Phổ biến các quy định được ban lãnh đạo ban hành đến toàn thể nhân viên bằng nhiều hình thức thích hợp như định kỳ mỗi tháng một lần nên thảo luận với KSV và người đứng đầu của Bộ phận giao dịch ngân quỹ về tính hữu hiệu của KSNB. Đồng thời
khuyến khích các KSV và GDV tại đơn vị có thể mạnh dạn nêu rõ quan điểm làm việc và luôn trong tinh thần sẵn sàng tham mưu với Ban giám đốc về các rủi ro sai sót bằng hình thức khen thưởng cũng như động viên những ý kiến của nhân viên đưa ra có tính chất xây dựng và có khả năng ứng dụng trong thực tế hoặc có thể tổ chức những cuộc thi về những ý kiến sáng tạo để giúp hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động huy động TGTK tại chi nhánh. Bên cạnh đó, cần quy định rõ trách nhiệm của KSV trong việc báo
cáo, kiến nghị những sai sót sau khi kiểm soát cho người đứng đầu đơn vị và đề xuất hướng xử lý.
Thực hiện luân chuyển cán bộ, nhân viên
Định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng tại Chi nhánh nên có sự luân chuyển giữa các nhân viên làm việc tại bộ phận giao dịch tại các đơn vị khác nhau trong cụm. Thời gian luân chuyển không nên được áp dụng quá lâu, từ 15 đến 30 ngày là hợp lý vì đây là khoảng thời gian đủ để nhân viên nắm bắt được quy trình cũng như một số nghiệp vụ mới, đồng thời không làm ảnh hưởng đến việc tiếp cận KH. Đây là biện pháp phù hợp và mang lại hiệu quả cao để nhân viên có thể nắm bắt hết các thao tác và nghiệp vụ, học
hỏi những nghiệp vụ mới cũng như đánh giá lại về cách thức thực hiện quy trình giao dịch của bản thân so với những gì công văn quy định. Sự luân chuyển này giúp chi
Chế độ khen thưởng, kỷ luật hợp lý
Ban Giám Đốc cần đề ra chế độ khen thưởng đối với những nhân viên hoàn thành
tốt công việc, tuân thủ quy trình, nghiệp vụ: tuyên dương trước toàn thể CBNV trong chi nhánh, khen thưởng bằng tiền mặt... để nâng cao tinh thần làm việc cũng như cải thiện hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần đưa ra các mức chế tài cụ thể hơn đối với những trường hợp không tuân thủ và có hành vi cố ý vi phạm quy định, quy
trình. Mức độ xử lý tùy thuộc vào mức độ sai phạm của nhân viên là nặng hay nhẹ. Ví dụ đối với những trường hợp hạch toán sai hay việc chậm trễ trong khâu luân chuyển chứng từ và kiểm soát chứng từ, thì Ban giám đốc dựa vào các lỗi trên để đưa các mức phạt tiền phù hợp. Đối với những vi phạm nặng hơn hay lặp đi lặp lại nhiều lần có thể áp dụng hình thức khiển trách trước toàn thể nhân viên, khiển trách bằng văn bản, bắt buộc đi học tái đào tạo nghiệp vụ, cắt giảm lương, thưởng. Ngoài ra, chính sách đãi ngộ,
cơ hội thăng tiến của các cán bộ có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc cũng cần được Ban Giám Đốc của chi nhánh quan tâm vì đây chính là yếu tố ảnh hưởng đáng
kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Hoạt động kinh doanh ngân hàng vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì vậy, chi nhánh Tân
Định cần phải nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro của mình để tăng cường hiệu
quả kiểm soát, tăng cường hoạt động đào tạo cán bộ kiểm soát nhằm nâng cao năng lực đặc biệt là khả năng dự báo, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro. Sự thiếu hụt trong đào tạo về KSNB đã làm hạn chế khả năng dự báo, khả năng đưa ra các kiến nghị cũng như khả năng nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro của cán bộ kiểm soát trong chi nhánh. Gần như hoạt động KSNB được tiến hành một cách thụ động và luôn đi theo một lối cũ. Trước thực tế đó, công tác đào tạo cán bộ KSNB nói chung và KSNB
trong hoạt động huy động TGTK nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Chi nhánh nên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và độ nhanh nhạy trong kiểm
3.3.3. Hoạt động kiểm soát
Trong quá trình làm việc, Nam A Bank chi nhánh Tân Định cần đưa ra những quy định cụ thể về cơ chế kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên như cuối ngày GDV phải tiến hành kiểm tra lại chứng từ của mình trước khi luân chuyển chứng từ qua
KSV kiểm soát. Thay vì kiểm tra chính chứng từ của mình thì các GDV có thể thực hiện
kiểm tra chứng từ chéo cho nhau để tăng cường tính kiểm soát. KSV kiểm soát chéo chứng từ của nhau, định kỳ hàng tháng có thể thực hiện tái kiểm tra ngẫu nhiên chứng từ giao dịch trong một vài ngày, việc làm này nhằm mục đích để phát hiện, hạn chế sai sót, gian lận trong tác nghiệp. Hoàn thiện quy định về công tác lập, xử lý, kiểm soát và luân chuyển chứng từ đồng thời thực hiện tuân thủ các quy trình kiểm soát theo đúng quy định. Xử lý chứng từ đòi hỏi sự đúng đắn về nội dung, có đầy đủ chữ ký của các đối
tượng liên quan.
Ban Giám Đốc cần nhắc nhở GDV sắp xếp, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, tránh
chậm trễ cho KSV. Đốc thúc KSV phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát chứng từ trong ngày. Ban giám đốc nên đưa ra những quy định chặt chẽ về thời hạn nộp báo cáo, chứng
từ, đưa ra các hình thức xử lý nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm. Thực hiện nghiêm túc việc bảo mật password của các nhân viên đăng nhập vào hệ thống. Đồng thời nhân viên cần được nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác bảo vệ bí mật user, password. Khi cấp mới User cho người sử dụng cần lập biên bản bàn giao mã.
Tất cả các user của nhân viên nghỉ việc đều phải được báo cáo kịp thời cho bộ phận công nghệ thông tin để khóa hoặc treo user đó mà không thực hiện bàn giao cho người khác. Nếu phát hiện trường hợp nhân viên nào cố tình tiết lộ user, password phải xử lý thật nghiêm như khiển trách trước toàn thể nhân viên đơn vị để làm gương cho những người khác không dám tái phạm. Trường hợp vi phạm nhiều lần, Ban giám đốc có thể xem xét đến việc giáng chức hay hạ bậc lương.