Trên thực tế, một số giai đoạn trong quy trình kiểm soát bị bỏ qua để đơn giản hóa thủ tục. Ví dụ như quy trình xuất kho vật tư, thông thường thì Đội trưởng căn cứ nhu cầu sử dụng vật tư tại công trình để xuất kho vật tư sử dụng trước, Giấy
đề nghị xuất kho vật tư được lập nhưng chỉ mang tính thủ tục. Đối với quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, việc xét duyệt bảng chấm công hầu như chỉ mang tính thủ tục, việc xét duyệt sơ sài vì các nhân viên thường dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.
Thiếu sự giám sát chi tiết, nâng cao khả năng tự giám sát giữa các thành viên với nhau, giữa tổ đội này với tổ đội khác.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong nội dung được trình bày ở chương 2, bên cạnh việc giới thiệu về Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt, đề tài đã trình bày kiểm soát nội bộ và tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty.
Về nội dung kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty, tác giả đi sâu phân tích trên cơ sở 5 bộ phận hợp thành KSNB (môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát). Trong đó, tác giả ăn cứ trên quy trình kiểm soát chi phí xây lắp theo từng khoản mục chi phí bao gồm: chi phí NVL trực tiếp (4 khâu: mua, nhập, xuất và sử dụng vật tư), chi phí NCTT, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Từ đó, nhận diện những rủi ro có thể xảy ra và nghiên cứu thực trạng những hoạt động kiểm soát và giám sát của công ty nhằm giảm thiểu các rủi ro đó.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VILAI VIỆT
3.1. Định hướng phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt
* Tầm nhìn - Sứ mệnh:
- Tầm nhìn:
Công ty tiếp tục tiến lên để trở thành công ty kỹ thuật và xây dựng hàng đầu tại Việt Nam và cuối cùng là khu vực, bằng cách liên tục cung cấp các dự án đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.
- Sứ mệnh:
Tầm nhìn của công ty dựa trên định hướng xác định tại chỗ, con đường sẽ hiện thực hóa trên cơ sở bám sát các nhiệm vụ được đặt ra:
+ Thực hiện việc kinh doanh kỹ thuật và xây dựng, tập trung vào việc trở thành người dẫn đầu về chi phí trong khi xuất sắc trong mọi khía cạnh để đáp ứng các yêu cầu khắt khe về chất lượng, giao hàng đúng hạn, an toàn và bảo vệ môi trường
+ Phát triển một quản lý hiệu quả, nhấn mạnh năng suất, phát triển bền vững của tổ chức và thấm nhuần đạo đức công việc trong tất cả các nhân viên
+ Xây dựng giá trị cho tổ chức và trở thành một công ty độc đáo và khác biệt + Tập trung vào tăng trưởng tổ chức có kiểm soát và công nhận những người đóng góp cho sự tăng trưởng này
3.2. Giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần
xây dựng
Vilai Việt
3.2.1. Môi trường kiểm soát
❖ Phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động
Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Công ty và lực lượng lao động thuê ngoài, ban lãnh đạo Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lí. Hàng tháng nên tổ chức khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc nhằm động viên khuyến khích họ phát huy và cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc. Đồng thời, nên thiết lập hình phạt tăng dần đối với những nhân
viên vi phạm nhiều lần để nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên trong công việc, góp phần tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hơn.
Bên cạnh đó cần có sự quan tâm đúng mức đến đời sống của nhân viên xây dựng các chính sách hỗ trợ vật chất, tinh thần thích hợp nhằm giải quyết những khó khăn vật chất, tinh thần, tạo niềm tin để khích lệ tinh thần làm việc và phát huy năng lực của người lao động.
Tạo mối quan hệ gần gũi giữa lãnh đạo và nhân viên bằng cách luôn lắng nghe những ý kiến, những đề nghị cải tiến kỹ thuật cũng như tổ chức bộ máy từng phòng ban, tổ đội sản xuất. Đồng thời chắt lọc những ý kiến khoa học phù hợp để ứng dụng vào thực tiễn nhằm xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, hoàn thiện môi trường kiểm soát.
❖ Cải tiến, xây dựng định mức mới phục vụ công tác lập kế hoạch
Đối với định mức xây dựng kế hoạch cũng như định mức thực hiện chi phí, Công ty cần xây dựng lại sát với thực tế hơn và chỉ cố định trong một thời gian nhất định phù hợp với sự biến động của thị trường, sự phát triển của đất nước. Công ty có thể xây dựng bằng cách lập một định mức xây dựng kế hoạch mới phù hợp, nên chỉ xây dựng định mức về lượng, còn chỉ tiêu về giá trị thì để thị trường điều chỉnh trong từng thời kỳ. Sự thay đổi này sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch, dự toán phù hợp với thực tế hơn cũng như áp dụng các định mức vào việc thực hiện chi phí, quyết toán chi phí chính xác hơn.
Ngoài ra, để hoàn thiện cơ sở pháp lý, Công ty cần có các quy định an toàn, các biện pháp thận trọng trong hoạt động sản xuất xây lắp; các quy định, chính sách quản lý chi phí đồng thời, đổi mới nội dung, phương pháp, quy trình giám sát phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin.
❖ Thành lập Ủy ban kiểm soát
Công ty nên thành lập Ủy ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát công việc điều hành của Ban giám đốc để đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông, đồng thời giám sát việc thực hiện các quy trình kiểm soát của các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả của KSNB.
Công ty nên ban hành quy định về bảo mật thông tin kế toán trong đơn vị như các kế toán không được tiếp cận với các phần hành mình không phụ trách.
3.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Kế toán ngoài phụ trách kế toán tài chính nên quan tâm chú trọng tới chức năng của kế toán quản trị nhằm thực hiện tốt công tác kiểm soát, nhận diện rủi ro về chi phí trong doanh nghiệp.
3.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Thiết lập các kênh thông tin giúp dễ dàng trao đổi thông tin từ cấp dưới với Ban Giám đốc. Ví dụ đường dây nóng bố trí 24/24h và có kênh thông tin khẩn trực tiếp tới lãnh đạo đơn vị các cấp, để đảm bảo sự truyền tải những thông tin bí mật và mang tính cấp bách.
Thiết lập trang thông tin để quảng bá hình ảnh và toàn bộ thông tin cần thiết của doanh nghiệp.
Nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu, cần thường xuyên bổ sung, đổi mới công tác kế toán phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin.
Bổ sung thêm bảng chi tiết vật liệu để tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu hao phí trên thực tế và dự toán với từng loại nguyên vật liệu.
3.2.3.1. Đối với chi phí NVL trực tiếp
Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL nên được xem xét theo quy trình được thiết lập và xây dựng từ những nguồn thông tin đáng tin cậy. Từ đó, giảm rủi ro thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi về giá hay hoa hồng.
Việc vật tư thi công số lượng lớn và giá trị cao không được sử dụng hết nên được kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng bởi kỹ thuật công trình. Do công ty chỉ mới và lập phiếu nhập kho lượng vật tư không cần sử dụng nữa. còn đối với lượng cần sử dụng thì hầu như mang tính ước lượng. Do vậy, cần lập phiếu “Báo vật tư còn lại cuối kỳ” (phụ lục 16) (2 liên) giao cho phòng Vật tư và phòng Kế toán để quản lý.
Bên cạnh đó, thủ kho nên lập “Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho” chữ ký của nhân viên giao hàng làm căn cứ cho việc nhập kho. Đối với lượng vật tư còn lại cuối kỳ, công ty nên có hình thức để giảm thiểu sự hao hụt, mất mát.
Nên chọn lọc và đánh giá năng lực công nhân ngay từ khâu tuyển dụng để đảm bảo chọn được những công nhân có kinh nghiệm, phù hợp với công việc.
Cần xây dựng chế độ quản lý với công nhân, mặc dù là công nhân ký “Hợp đồng thời vụ”. Ví dụ như nâng cao trách nhiệm mỗi công nhân cũng như tinh thần tự giác bằng các chính sách khen thưởng, khích lệ động viên trong công việc và cuộc sống.
3.2.3.3. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
Nên thiết lập quy trình sử dụng máy thi công chặt chẽ hơn dưới sự quản lý của Công ty. Đội trưởng phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng máy trước khi đưa vào sử dụng.
3.2.3.4. Đối với chi phí sản xuất chung
Mặc dù chiếm chi phí nhỏ trong tổng chi phí xây dựng công trình nhưng việc kiểm soát chi phí sản xuất chung cũng cần được chú trọng. Vì thế cần xây dựng được quy trình phân tích chi phí sản xuất chung thực hiện so với dự toán sau mỗi giai đoạn hoặc khi hoàn thành công trình, dự án thi công. Trên cơ sở đó, đưa ra biện pháp kiểm soát hiệu quả hơn trong thời gian tới ở các công trình tiếp theo.
3.2.4. Hoạt động kiểm soát
3.2.4.1. Đối với chi phí NVL trực tiếp
- Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL nên được xem xét theo quy trình được
thiết lập và xây dựng từ những nguồn thông tin đáng tin cậy. Từ đó, giảm rủi ro thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi về giá hay hoa hồng.
- Việc vật tư thi công số lượng lớn và giá trị cao không được sử dụng hết nên được kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng bởi kỹ thuật công trình. Do công ty chỉ mới và lập phiếu nhập kho lượng vật tư không cần sử dụng nữa. còn đối với lượng cần sử dụng thì hầu như mang tính ước lượng. Do vậy, cần lập phiếu “Báo vật tư còn lại cuối kỳ” (phụ lục 16) (2 liên) giao cho phòng Vật tư và phòng Kế toán để quản lý.
- Bên cạnh đó, thủ kho nên lập “Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho” chữ ký của nhân viên giao hàng làm căn cứ cho việc nhập kho. Đối với lượng vật tư còn lại cuối kỳ, công ty nên có hình thức để giảm thiểu sự hao hụt, mất mát.
- Nên chọn lọc và đánh giá năng lực công nhân ngay từ khâu tuyển dụng để đảm bảo chọn đươc những công nhân có kinh nghiệm, phù hợp với công việc. - Cần xây dựng chế độ quản lý với công nhân, mặc dù là công nhân ký “Hợp
đồng thời vụ”. Ví dụ như nâng cao trách nhiệm mỗi công nhân cũng như tinh thần
tự giác bằng các chính sách khen thưởng, khích lệ động viên trong công việc và
cuộc sống.
3.2.4.3. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
Nên thiết lập quy trình sử dụng máy thi công chặt chẽ hơn dưới sự quản lý của Công ty. Đội trưởng phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng máy trước khi đưa vào sử dụng.
3.2.4.4. Đối với chi phí sản xuất chung
- Mặc dù chiếm chi phí nhỏ trong tổng chi phí xây dựng công trình nhưng việc kiểm soát chi phí sản xuất chung cũng cần được chú trọng. Vì thế cần xây dựng
được quy trình phân tích chi phí sản xuất chung thực hiện so với dự toán sau mỗi
giai đoạn hoặc khi hoàn thành công trình, dự án thi công. Trên cơ sở đó, đưa ra biện
pháp kiểm soát hiệu quả hơn trong thời gian tới ở các công trình tiếp theo.
3.2.5. Giám sát các hoạt động
Công ty cần phải tách bạch trong việc phân chia chức năng giám sát trong HĐQT với chức năng điều hành hoạt động kinh doanh của Ban Điều hành để không những đảm bảo tính công khai, minh bạch mà còn tăng cường được sự giám sát của HĐQT trong DN.
Có thể sử dụng bảng kiểm tra, bảng câu hỏi, xây dựng sổ tay KSNB nối với từng bộ phận. Thiết lập kiểm soát ở tất cả các cấp độ từ nhân viên đến lãnh đạo.
Kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Bên cạnh đó, cần quy định rõ trong việc bố trí cán bộ thực hiện công tác giám sát để nâng cao hiệu quả giám sát.
của nhà quản lý về KSNB chi phí xây lắp. Đặc biệt là mức độ phát triển, biến động của môi trường kinh tế giúp Công ty có thể lựa chọn các phản ứng để đối phó với những rủi ro như thuê dịch vụ hỗ trợ, bảo hiểm và sử dụng các công cụ tài chính,...