2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
- Việc kiểm tra hầu hết được thực hiện bởi trưởng các bộ phận và Ban Giám đốc mà chưa có Ủy ban kiểm soát riêng.
- Không phải lúc nào Ban Giám đốc cũng thận trọng trong việc xây dựng các ước tính kế toán do chưa có những hướng dẫn về mô hình, phương pháp đánh
- Trên thực tế, Công ty đã xây dựng những quy trình kiểm soát trong việc đánh giá rủi ro chi tiết cho từng loại chi phí ở từng khâu. Tuy nhiên lại chưa
thực sự
chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thường tập trung vào việc phát hiện và giảm
thiểu mức độ rủi ro.
- Nguyên nhân do chức năng quản trị rủi ro, nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi ro trong hoạt động sản xuất xây lắp của KSNB còn hạn chế.
- Nhiều giai đoạn, thủ tục trong quy trình kiểm soát ở từng khâu nhập, xuất, xét duyệt bị rút ngắn hoặc cắt giảm trên thực tế hoặc chỉ được thực hiện mang tính
hình thức, đối phó. Trong một số trường hợp, để chạy theo tiến độ công việc, việc
xét duyệt hồ sơ dự thầu bị rút ngắn do sự chậm trễ từ các phòng ban (chẳng hạn
phòng vật tư báo giá chậm) dẫn tới tình trạng kết quả kiểm tra không chính xác.
2.3.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
- Thông tin chủ yếu diễn ra theo chiều từ trên xuống dưới do đặc thù Công ty có quy mô lớn, khó khăn trong việc thiết lập các kênh thông tin.
- Phần mềm kế toán hỗ trợ có nguy cơ bị virus xâm nhập, dễ mất mát dữ liệu. - Hạn chế về cập nhật những nhu cầu mới và áp dụng công nghệ thông tin
hiệu quả.
- Các BCTC chỉ được lập vào cuối năm dẫn tới hạn chế trong việc đảm bảo yêu cầu thông tin thường xuyên từ ban lãnh đạo.
- Mặc dù đã có sự phân công công việc nhưng trong nhiều trường hợp phát sinh những bất cập cần trong việc thực hiện kế hoạch, kế hoạch không sát với thực
tế vẫn chưa được kịp thời giải quyết và điều chỉnh. Nguyên nhân do hạn chế
về địa
lý vì đôi khi có nhiều công trình ở xa, điều kiện đi lại cùng hạn chế về chi
của các thành viên trong tổ chức của mình. Bên cạnh đó, các cách thức kiểm soát chưa được áp dụng một cách đầy đủ và thường xuyên.
❖ Đối với chi phí NVL trực tiếp:
Trong khâu xuất kho vật tư, thủ kho khó có thể kiểm soát được chất lượng vật tư xuất ra do hạn chế về mặt chuyên môn. Đa phần thủ kho chỉ có thể kiểm soát được số lượng và chủng loại và đối chiếu với giấy “Đề nghị mua vật tư”.
Việc lựa chọn nhà cung cấp NVL do nhân viên phòng Vật tư thực hiện, có sự xét duyệt của giám đốc nhưng thực tế còn khá sơ sài. Giám đốc thường giao cho nhân viên tự quyết định, điều này dễ tạo ra rủi ro thông đồng với nhà cung cấp.
Theo quy định, để lựa chọn NCC thì phòng vật tư đề xuất lên Ban giám đốc xét duyệt 3 báo giá khác nhau nhưng nhiều trường hợp do tính chất cấp bách hoặc dựa trên mối quan hệ cá nhân mà phòng Vật tư lúc này chỉ trình Giám đốc xét duyệt một báo giá. Điều này làm giảm tính khách quan trong công việc và tiềm ẩn nhiều rủi ro ngay từ những khâu đầu tiên.
❖ Đối với chi phí NCTT:
Việc kiểm soát thời gian thông qua Bảng chấm công chưa phản ánh được năng suất lao động của công nhân, do đó khó theo dõi và kiểm soát năng suất lao động của công nhân.
❖ Đối với chi phí máy sử dụng máy thi công:
Tiến độ thi công đôi khi vẫn xảy ra tình trạng gián đoạn do có nhiều máy thi công được sử dụng cho nhiều công trình mà chưa kịp bố trí luân chuyển hợp lí.
Thực tế chi phí sử dụng máy thi công chưa được thật sự quan tâm so sánh, phân tích dựa trên dự toán.
❖ Đối với chi phí sản xuất chung
Công ty chưa xây dựng được hệ thống hoàn chỉnh thủ tục kiểm soát để phân tích thực tế so với dự toán. Do đặc thù doanh nghiệp xây dựng, kiểm soát chi phí sản này rất khó kiểm soát.
2.3.2.5. Giám sát các hoạt động
Trên thực tế, một số giai đoạn trong quy trình kiểm soát bị bỏ qua để đơn giản hóa thủ tục. Ví dụ như quy trình xuất kho vật tư, thông thường thì Đội trưởng căn cứ nhu cầu sử dụng vật tư tại công trình để xuất kho vật tư sử dụng trước, Giấy
đề nghị xuất kho vật tư được lập nhưng chỉ mang tính thủ tục. Đối với quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, việc xét duyệt bảng chấm công hầu như chỉ mang tính thủ tục, việc xét duyệt sơ sài vì các nhân viên thường dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.
Thiếu sự giám sát chi tiết, nâng cao khả năng tự giám sát giữa các thành viên với nhau, giữa tổ đội này với tổ đội khác.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong nội dung được trình bày ở chương 2, bên cạnh việc giới thiệu về Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt, đề tài đã trình bày kiểm soát nội bộ và tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty.
Về nội dung kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty, tác giả đi sâu phân tích trên cơ sở 5 bộ phận hợp thành KSNB (môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát). Trong đó, tác giả ăn cứ trên quy trình kiểm soát chi phí xây lắp theo từng khoản mục chi phí bao gồm: chi phí NVL trực tiếp (4 khâu: mua, nhập, xuất và sử dụng vật tư), chi phí NCTT, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Từ đó, nhận diện những rủi ro có thể xảy ra và nghiên cứu thực trạng những hoạt động kiểm soát và giám sát của công ty nhằm giảm thiểu các rủi ro đó.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VILAI VIỆT
3.1. Định hướng phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt
* Tầm nhìn - Sứ mệnh:
- Tầm nhìn:
Công ty tiếp tục tiến lên để trở thành công ty kỹ thuật và xây dựng hàng đầu tại Việt Nam và cuối cùng là khu vực, bằng cách liên tục cung cấp các dự án đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.
- Sứ mệnh:
Tầm nhìn của công ty dựa trên định hướng xác định tại chỗ, con đường sẽ hiện thực hóa trên cơ sở bám sát các nhiệm vụ được đặt ra:
+ Thực hiện việc kinh doanh kỹ thuật và xây dựng, tập trung vào việc trở thành người dẫn đầu về chi phí trong khi xuất sắc trong mọi khía cạnh để đáp ứng các yêu cầu khắt khe về chất lượng, giao hàng đúng hạn, an toàn và bảo vệ môi trường
+ Phát triển một quản lý hiệu quả, nhấn mạnh năng suất, phát triển bền vững của tổ chức và thấm nhuần đạo đức công việc trong tất cả các nhân viên
+ Xây dựng giá trị cho tổ chức và trở thành một công ty độc đáo và khác biệt + Tập trung vào tăng trưởng tổ chức có kiểm soát và công nhận những người đóng góp cho sự tăng trưởng này