1.2.1.1. Đặc điểm của công ty xây dựng
quốc dân nói chung, của quỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư, tài chính hỗ trợ của nước
ngoài được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. So với các ngành khác, xây dựng
cơ bản có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật đặc trưng, thể hiện rõ nét ở sản phẩm xây dựng và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành.
1.2.1.2. Nội dung chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng - Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí sản xuất xây lắp là quá trình chuyển biến của vật liệu xây dựng thành sản phẩm dưới tác động của máy móc thiết bị cùng sức lao động của công nhân. Nói cách khác, các yếu tố về tư liệu lao động, đối tượng lao động dưới sự tác động có mục đích của sức lao động trong quá trình thi công sẽ trở thành sản phẩm xây dựng. Tất cả những hao phí này được thể hiện dưới hình thái giá trị thì đó là chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau, công dụng và mục đích khác nhau song chung quy gồm có chi phí vật hóa như nguyên vật liệu, khấu hao về TSCĐ...
Chi phí sản xuất là toàn bộ các khoản hao phí vật chất mà doanh nghiệp chi ra để thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các loại sản phẩm khác nhau theo mục
đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết (Võ Văn Nhị, Kế
toán doanh nghiệp xây lắp và kế toán đơn vị chủ đầu tư, 2009).
Chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến
hành hoạt động sản xuất xây lắp trong một thời kỳ nhất định (Đỗ Minh Thành, Kế
toán xây dựng cơ bản, 2004).
- Phân loại chi phí sản xuất xây lắp
Phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo công dụng kinh tế, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sử dụng máy thi công, Chi phí sản xuất chung.
- Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất xây lắp
các nhà quản trị doanh nghiệp là các chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng để xây dựng công
trình nào. Do đó chi phí xây dựng trong kỳ phải được tập hợp theo một phạm vi, giới hạn nhất định.
Trong các doanh nghiệp xây dựng do sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian xây dựng dài nên đối tượng tập hợp chi phí xây dựng được xác định là từng đơn đặt hàng hoặc cũng có thể đó là một hạng mục công trình, một bộ phận của một hạng mục
công trình, nhóm hạng mục công trình, một ngôi nhà trong dãy nhà... - Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất xây lắp
Có hai phương pháp chủ yếu để tập hợp chi phí sản xuất theo các đối tượng tập hợp chi phí xây lắp là phương pháp ghi trực tiếp và phương pháp phân bổ gián tiếp.
+ Phương pháp ghi trực tiếp: áp dụng trong trường hợp các chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp với từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt. Phương pháp ghi trực
tiếp đòi hỏi phải tổ chức việc ghi chép ban đầu theo từng đối tượng liên quan và ghi trực tiếp vào các tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc chi tiết theo đúng đối tượng chi phí với mức độ chính xác cao.
+ Phương pháp phân bổ gián tiếp: áp dụng trong trường hợp chi phí sản xuất phát
sinh có liên quan với nhiều đối tượng tập hợp chi phí sản xuất mà không thể tổ chức việc ghi chép ban đầu riêng rẽ theo từng đối tượng được. Phương pháp này đòi hỏi phải
ghi chép ban đầu các chi phí sản xuất có liên quan tới nhiều đối tượng theo từng địa điểm phát sinh chi phí (tổ đội sản xuất, công trường....) Sau đó chọn tiêu chuẩn phân bổ
để tính toán phân bổ chi phí xây dựng đã tập hợp cho các đối tượng có liên quan. Việc tính toán phân bổ gồm 2 bước:
✓ Tính hệ số phân bổ: H=C/T
Trong đó: H: Hệ số phân bổ chi phí C: Tổng chi phí cần phân bổ
Tiêu thức phân bổ thường được sử dụng là: Chi phí sản xuất, chi phí kế hoạch, chi phí định mức, chi phí NVL chính... trong các doanh nghiệp xây dựng, phương pháp này ít được sử dụng.
1.2.1.3. Bản chất chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
Cũng như các ngành sản xuất vật chất khác, quá trình sản xuất của ngành xây dựng là quá trình tiêu hao các yếu tố lao động sống và lao động vật hóa để tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu con người. Lượng lao động tiêu hao trong quá trình sản xuất bao gồm 3 yếu tố sau:
- Tư liệu lao động - Đối tượng lao động - Sức lao động
Các yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất, hình thành nên 3 loại chi phí tương ứng. Đó là chi phí về sử dụng tư liệu lao động, chi phí về đối tượng lao động và chi phí về sức lao động. Trong điều kiện sản xuất hàng hóa, các chi phí này được biểu hiện dưới dạng giá trị, được gọi là chi phí sản xuất.
Như vậy, chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cấu thành nên sản phẩm xây lắp trong một thời kỳ nhất định.
Chi phí sản xuất xây lắp phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình tồn tại và sản xuất của doanh nghiệp nhưng để phục vụ cho quản lý và hạch toán, chi phí sản xuất được tính toán, tập hợp theo từng thời kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm phù hợp với kỳ báo cáo. Trong đơn vị xây dựng, chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại có tính chất kinh tế, công dụng khác nhau và yêu cầu quản lý đối với từng loại cũng khác nhau. Việc quản lý chi phí sản xuất không chỉ căn cứ vào số liệu tổng số chi phí sản xuất mà phải theo dõi, dựa vào số liệu của từng loại chi phí. Bởi vậy, muốn tập hợp và quản lý tốt chi phí, tất yếu phải phân loại chi phí sản xuất.
1.2.2. Sai sớt, rủi ro thường gặp
1.2.2.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất
- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối
cần sử dụng.
- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình hoặc do hạng mục công trình không đúng yêu cầu phải phá bỏ làm lại, cũng
có thể
do tác động của thời tiết như mưa, bão.
- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu kỹ thuật như hạng mục công trình (Ví dụ: Khi đổ bê tông lót móng có chiều rộng dưới 250cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2m3 cát nhưng chỉ sử dụng Im3 cát; về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai
màu sơn
tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ.)
1.2.2.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Quá trình mua hàng - nhập kho nguyên vật liệu: + Mua hàng không đúng nhu cầu.
+ Thiếu tính minh bạch trong việc chọn nhà cung cấp. + Giá mua NVL không phù hợp với dự toán.
+ NVL mua về không đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng.
+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệch số liệu ghi trong nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152.
- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu: + Xuất vật tư không đúng yêu cầu.
+ Vật tư bị thất thoát do mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường, thiên tai. + Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác.
+ Thủ kho và kế toán thông đồng với nhau về mặt số lượng xuất vật tư.
+ Một số trường hợp xuất nguyên vật liệu thừa đã không nhập lại tại công trình.
1.2.2.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
- Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công
nhân, sự sai lệch về số lượng công giữa bảng chấm công và bảng thanh toán lương.
- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy
đủ, kịp
thời.
- Rủi ro ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự - tiền lương: ghi nhận không kịp thời, không đủ số lượng nhân công, ngày công, đội trưởng kê khống số lượng
nhân công, trong quá trình làm việc công nhân ở tổ này có thể tự ý sang tổ
khác để
điểm danh thì số ngày công thực sự sẽ sai lệch.
1.2.2.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công
Các rủi ro thường gặp:
- Máy móc thiết bị thi công được thuê ngoài bởi người không có thẩm quyền. - Thất thoát nhiên liệu trong quá trình thi công.
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi người có trách nhiệm.
- Ghi nhận sai về số lượng giờ máy chạy thi công. - Sử dụng một số máy móc thuê ngoài lạc hậu. - Người đi thuê máy không am hiểu về máy móc.
1.2.2.5. Đối với chi phí chung
- Công cụ, dụng cụ bị thất thoát.
- Cách phân bổ chi phí không đồng nhất giữa các công trình, hạng mục.
1.2.3. KSNB chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát
lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp thì KSNB sẽ hoạt động một cách hiệu quả.
Nói chung xây dựng một môi trường kiểm soát chi phí hiệu quả khá phức tạp và phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan. Thông thường, khi xây dựng môi trường kiểm soát chi phí các doanh nghiệp xây dựng nên tập trung vào một số yếu tố sau:
❖Một là, xây dựng các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại chi phí xây lắp trong doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: phải xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu chung cho các công trình để quản lý và cũng bởi đặc thù các sản
phẩm được thiết kế khác nhau, nên mức độ tiêu hao nguyên vật liệu của các công
trình khác nhau nên cần phải xây dựng cả định mức riêng cho từng công
trình. Hơn
nữa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần xây dựng cả định mức theo thiết
kế và
định mức thực tế. Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Ban
Giám đốc cần xây dựng những quy định cụ thể về việc kiểm tra kiểm soát chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp như quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận
quản lý
sản xuất về khối lượng sản phẩm kết cấu thép hàng tuần chung và từng công trình
nói riêng, báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu từng công trình và chi phí sản phẩm
dở dang của kế toán...
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp: doanh nghiệp xây dựng nên xây dựng chính sách chi trả lương công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng theo khối lượng
- Đối với chi phí sản xuất chung: DN xây dựng nên lập dự toán chi phí sản xuất chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn. Trên cơ sở dự toán linh hoạt này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
❖ Hai là, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành
và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa
các chức
năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm
soát lẫn nhau trong các lĩnh vực.
❖ Ba là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp: Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ
ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc
đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên
môn và
phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.
❖ Bốn là, sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Hội đồng quản trị nên tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, chế độ nhằm kiểm soát và phòng ngừa các gian lận. Để giám sát sự chấp hành, và kiểm tra giám sát và phát
hành gian lận thì trong công ty nên có Ban kiểm soát. Tuy nhiên trong tổ
chức, để
- Thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp. Ví dụ, mục tiêu chung trong kiểm soát chi phí sản xuất: Hạ thấp chi
phí sản
xuất kinh doanh. Mục tiêu cụ thể cho từng loại chi phí như đối với chi phí
nguyên vật
liệu trực tiếp: Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cả về mặt giá phí và lượng tiêu hao...
- Nhận diện và phân loại rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất, xây lắp: ví dụ như rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như rủi ro sự biến động
về giá: Rủi ro về tỷ giá; rủi ro về chính sách thuế (đây là những rủi ro do nguyên
nhân khách quan - không thể loại trừ được); rủi ro do doanh nghiệp chưa tổ
chức tốt
khâu thu mua dẫn đến các chi phí trung gian cao (đây là rủi ro do nguyên
nhân chủ
quan)... và rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng máy móc thiết bị,
rủi ro
do nguyên liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng,
rủi ro
do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt...
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro xảy ra.
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp đối với từng loại rủi ro.
- Theo dõi đánh giá và điều chỉnh phương pháp phòng chống nếu cần thiết.
1.2.3.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được trong mô hình kiểm soát nội bộ về chi phí. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thông tin về quản trị chi phí khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin