1.2.3.1. Môi trường kiểm soát
lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp thì KSNB sẽ hoạt động một cách hiệu quả.
Nói chung xây dựng một môi trường kiểm soát chi phí hiệu quả khá phức tạp và phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan. Thông thường, khi xây dựng môi trường kiểm soát chi phí các doanh nghiệp xây dựng nên tập trung vào một số yếu tố sau:
❖Một là, xây dựng các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại chi phí xây lắp trong doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: phải xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu chung cho các công trình để quản lý và cũng bởi đặc thù các sản
phẩm được thiết kế khác nhau, nên mức độ tiêu hao nguyên vật liệu của các công
trình khác nhau nên cần phải xây dựng cả định mức riêng cho từng công
trình. Hơn
nữa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần xây dựng cả định mức theo thiết
kế và
định mức thực tế. Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Ban
Giám đốc cần xây dựng những quy định cụ thể về việc kiểm tra kiểm soát chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp như quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận
quản lý
sản xuất về khối lượng sản phẩm kết cấu thép hàng tuần chung và từng công trình
nói riêng, báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu từng công trình và chi phí sản phẩm
dở dang của kế toán...
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp: doanh nghiệp xây dựng nên xây dựng chính sách chi trả lương công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng theo khối lượng
- Đối với chi phí sản xuất chung: DN xây dựng nên lập dự toán chi phí sản xuất chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn. Trên cơ sở dự toán linh hoạt này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
❖ Hai là, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành
và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa
các chức
năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm
soát lẫn nhau trong các lĩnh vực.
❖ Ba là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp: Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ
ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc
đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên
môn và
phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.
❖ Bốn là, sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Hội đồng quản trị nên tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, chế độ nhằm kiểm soát và phòng ngừa các gian lận. Để giám sát sự chấp hành, và kiểm tra giám sát và phát
hành gian lận thì trong công ty nên có Ban kiểm soát. Tuy nhiên trong tổ
chức, để
- Thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp. Ví dụ, mục tiêu chung trong kiểm soát chi phí sản xuất: Hạ thấp chi
phí sản
xuất kinh doanh. Mục tiêu cụ thể cho từng loại chi phí như đối với chi phí
nguyên vật
liệu trực tiếp: Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cả về mặt giá phí và lượng tiêu hao...
- Nhận diện và phân loại rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất, xây lắp: ví dụ như rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như rủi ro sự biến động
về giá: Rủi ro về tỷ giá; rủi ro về chính sách thuế (đây là những rủi ro do nguyên
nhân khách quan - không thể loại trừ được); rủi ro do doanh nghiệp chưa tổ
chức tốt
khâu thu mua dẫn đến các chi phí trung gian cao (đây là rủi ro do nguyên
nhân chủ
quan)... và rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng máy móc thiết bị,
rủi ro
do nguyên liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng,
rủi ro
do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt...
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro xảy ra.
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp đối với từng loại rủi ro.
- Theo dõi đánh giá và điều chỉnh phương pháp phòng chống nếu cần thiết.
1.2.3.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được trong mô hình kiểm soát nội bộ về chi phí. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thông tin về quản trị chi phí khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin chi phí là thu thập, nhận dạng, xử lý và báo cáo các thông tin về tình hình chi phí
về doanh thu và sản lượng cả bằng tiền và số lượng.
Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông
tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư
góp ý)
cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây
thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
1.2.3.4. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chi phí là các chính sách và thủ tục do nhà quản lý xây dựng để quản lý được các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đúng với nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một kiểm soát nội bộ chi phí hiệu quả thì thông thường một cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những
nhiệm vụ
này cùng nằm trong quy trình của một hoạt động cụ thể.
- Ủy quyền các nghiệp vụ và hoạt động: nhà quản lý cần trao quyền cho một hay nhiều người khác thực hiện. Ví dụ như giám sát việc sản xuất có giám
đốc sản
- Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với một nghiệp vụ không phải do cá nhân đó thực hiện. Ví dụ: Thủ kho xuất kho vật tư dựa vào các hồ sơ yêu cầu, sau đó chuyển chứng từ phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tiến hành kiểm tra phiếu xuất cùng các phiếu yêu cầu vật tư và đối chiếu với định mức, kiểm tra sự phù hợp của các loại vật tư xuất kho... Việc kiểm tra của kế toán vật tư chính là kiểm tra độc lập.
1.2.3.5. Giám sát các hoạt động
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện của kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ về chi phí luôn duy trì được tính hiệu quả của mình qua các giai đoạn khác nhau. Giám sát bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát độc lập. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do chính các nhà quản lý thực hiện thông qua việc đánh giá định kỳ đối với các quy trình kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, giám sát liên tục đối với hệ thống kế toán chi phí của doanh nghiệp, phân tích, theo dõi và báo cáo các hiện tượng không bình thường trong quá trình vận hành kiểm soát nội bộ chi phí... Sự đánh giá độc lập có thể thực hiện thông qua kiểm toán độc lập hoặc ban kiểm toán nội bộ trong công ty.
Tóm lại, trong doanh nghiệp xây dựng thì xây dựng kiểm soát nội bộ về chi phí đóng một vai trò hết sức quan trọng. Nếu hoạt động kiểm soát nội bộ về chi phí kém hiệu quả có thể dẫn đến sự lãng phí chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cao, khả năng cạnh tranh kém và có thể dẫn đến thua lỗ cũng như ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu hoạt động kiểm soát nội bộ về chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp xây dựng. Trước hết, nếu hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh trong điều kiện giá cả ổn định thì tiền lãi càng tăng và nguồn vốn để mở rộng sản xuất càng nhiều. Mặt khác, hạ thấp được chi phí sản xuất còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ thấp được giá bán và có lợi thế trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Ngoài ra, hạ thấp chi phí sản xuất còn có thể giảm bớt được số lượng vốn lưu động chiếm dụng và tiết kiệm vốn cố định cho sản phẩm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Mục tiêu cốt lõi mà mọi doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế đều hướng tới là tối đa hóa lợi nhuận. Điều này đòi hỏi hoạt động kinh doanh của DN phải đảm bảo đạt được hiệu quả nhất định. Trong doanh nghiệp xây dựng, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của DN. Việc kiểm soát chi phí của DN xây dựng cũng khác biệt hơn so với các DN thương mại hay DN sản xuất do tính chất ngành nghề, sản phẩm và chi phí xây lắp. Do đó, càng đề cao hơn nữa vai trò của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trên các khía cạnh kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí.
Nếu công tác KSNB chi phí xây lắp được thực hiện tốt, DN sẽ có quyết định phù hợp để hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo được chất lượng của công trình, dự án. Cùng với đó, giúp ngăn chặn và phát hiện kịp thời những sai phạm và đưa ra biện pháp hữu hiệu ngăn chặn, giảm thiểu tác hại của các sai phạm đó. Trên những khía cạnh nếu trên, DN sẽ gặt hái được nhiều thành công, tạo được uy tín và lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận chung về chi phí xây lắp, kiểm soát nội bộ trong DN nói chung và KSNB chi phí xây lắp trong DN xây dựng nói riêng. Từ đó, tác giả lấy nền tảng đi sâu nghiên cứu thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VILAI VIỆT
2.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt