Với việc xác định môi trường kiểm soát là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát của công ty được thể hiện qua:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Giám đốc Công ty đã xây dựng những chuẩn mực về đạo đức cho các phòng, ban chức năng trong Công ty, và phổ biến cho từng phòng, ban chức năng, đối tượng cụ thể. Nhìn chung mọi người đều nắm vững và tuân thủ đầy đủ. Các thành viên trong ban lãnh đạo, các trưởng phòng luôn cư xử đúng đắn, tuân thủ chuẩn mực làm gương cho cấp dưới, ngay cả tác phong đi làm đúng giờ, tác phong làm việc.
và nghĩa vụ được giao. Với sự hiểu biết và kinh nghiệm quản lý nhiều năm trong lĩnh vực xây dựng, Giám đốc là người nắm rõ những khó khăn trong từng giai đoạn, từng khâu của hoạt động sản xuất. Hướng tới đổi mới để nâng cao phát triển khả năng cạnh tranh được Giám đốc coi như kim chỉ nam cho mọi hoạt động. Nhân tố con người được ông đặc biệt quan tâm vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý cũng như công tác chuyên môn, quyết định đến sự phát triển bền vững của Công ty. Đồng thời, do đặc điểm của ngành xây lắp luôn luôn phải đảm bảo an toàn lao động nên các quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn trong hoạt động xây lắp được quy định và tuân thủ một cách nghiêm ngặt.
- Cơ cấu tổ chức: Với mục tiêu tổ chức bộ máy gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hiệu năng quản lý với người đứng đầu là Giám đốc. Cơ cấu tổ chức theo chức
năng Ban
đã được Ban Giám đốc công ty thực hiện nhằm phát huy tối đa sự chuyên
môn hóa
trong công việc, phân quyền hạn cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty. Kết hợp
với đó là chính sách tuyển dụng các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng
phòng ban chức năng trong công ty nhằm hạn chế sự lãng phí về nhân sự. Tổ chức bộ máy kế toán của Công theo mô hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo nghiệp vụ, bên cạnh đó cũng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán.
- Chính sách nhân sự: Công tác nhân sự trong công ty và vai trò của người lao động được Ban Giám đốc rất quan tâm và coi trọng. Vì đội ngũ nhân viên
trong đơn
vị không những là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát mà còn là
chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Xây
dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, có tay nghề, chuyên
khuyến khích khả năng sáng tạo trên cơ sở chấp hành nghiêm túc nhiệm vụ được giao nhưng không gây ra sự rập khuôn, cứng nhắc làm hạn chế sự sáng tạo của nhân viên.
Đối với nhân công trực tiếp sản xuất thường ký hợp đồng thời vụ, điều này làm cho Công ty chủ động hơn, nếu công nhân nào không có trình độ tay nghề, không đảm bảo hoàn thành công việc hoặc có thái độ làm việc không tích cực thì Công ty có thể ngừng ký hợp đồng trong tương lai.
Công ty đã nâng cao năng suất lao động cũng như tính chủ động, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm bằng cách ban hành quy chế phân phối tiền lương tới từng bộ phận, từng đơn vị đến từng cá nhân đặc biệt. Đi đôi với chính sách hỗ trợ về mặt vật chất, công ty còn thường xuyên quan tâm tới đời sống tinh thần của cán bộ công nhân viên qua các chính sách nhân sự. Bởi vậy, nhân viên yên tâm công tác và phát triển năng lực mang lại thêm giá trị cho công ty.
- Công tác kế hoạch: kế hoạch được xây dựng trên căn cứ tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kỳ trước và định hướng mục tiêu trong
tương lai.
- Các yếu tố bên ngoài: Ngoài các yếu tố bên trong, môi trường kiểm soát của Công ty còn bị ảnh hưởng có các tổ chức bên ngoài như: Cơ quan thuế, ngân hàng,
các tổ chức tín dụng... luôn giám sát chặt chẽ hoạt động sản xuất thi công của Công
ty.
2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
2.2.2.1. Quy trình đánh giá rủi ro đối với chi phí NVL trực tiếp
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát chung chi phí NVL trực tiếp
(Nguồn: CTCP xây dựng Vilai Việt)
(1) Tại công trình, khi có nhu cầu về vật tư, căn cứ vào dự toán kế hoạch, Kế toán từng dưới tổ đội thi công lập giấy “Đề nghị mua vật tư” (phụ lục 1) và
đơn đặt
hàng gửi lên Giám đốc Công ty để xin được cấp vật tư. Giám đốc trực tiếp xét duyệt
giấy “Đề nghị mua vật tư”.
(2) Căn cứ vào giấy đề nghị đã được xét duyệt chuyển về, phòng Vật tư liên hệ nhà cung cấp, tiến hành mua vật tư (thường chọn lựa các nhà cung cấp thường
xuyên và quen thuộc trước đó để được hưởng các chính sách ưu đãi cũng như đảm
bảo về chất lượng).
(3) Khi nhận vật tư từ bên cung cấp, thủ kho đối chiếu, kiểm tra số lượng, chủng loại thực tế với phiếu giao hàng và giấy “Đề nghị mua vật tư”. Sau khi
(4) Ke toán dưới đội thi công sau khi tập hợp các hóa đơn GTGT và chứng từ liên quan (phiếu nhập kho), phiếu xuất kho biên bản giao nhận hàng (phụ lục 3),
giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 4) từ NCC chuyển tới trong tháng thì cuối
tháng sẽ
chuyển lên phòng Kế toán của Công ty.
Trên phòng Kế toán, hàng tháng sau khi các chứng từ do kế toán công trình chuyển lên, kế toán công ty kiểm tra để lấy căn cứ nhập vào phần mềm phiếu nhập xuất thẳng đối với vật liệu chính và nhập phiếu kế toán tổng hợp đối với các vật liệu phụ, máy sẽ tự động ghi Sổ chi tiết tài khoản 621, Sổ nhật ký chung và sau đó sẽ chuyển vào sổ cái tài khoản TK 621.
(5) Xuất kho vật tư sử dụng, kèm theo đó là luân chuyển chứng từ (giấy đề nghị xuất kho vật tư (phụ lục 5) về phòng Kế toán để lập phiếu xuất kho (phụ
lục 6)
và theo dõi chi phí.
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Gián đoạn tiến độ thi công trong trường hợp NVL không được bổ sung kịp thời tại kho.
- Số lượng vật tư mua về: sai sót, nhầm lẫn.
- Chất lượng vật tư: quy cách, mẫu mã, chủng loại, giá cả ❖Khâu nhập vật tư
Các bộ phận tham gia vào khâu nhập vật tư bao gồm: Thủ kho, phòng Kế toán và Giám đốc.
Nhân viên vận chuyển sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển tới tiến hành vận chuyển hàng về kho kèm phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT. Lúc này, thông qua việc đối chiếu số lượng thực tế chuyển về với phiếu giao hàng và liên 2 phiếu nhập kho, và giấy “Đề nghị mua vật tư”, thủ kho tiến hành nhập kho vật tư và ghi sổ kho nếu đảm bảo sự trùng khớp.
Khi nhận vật tư từ bên cung cấp, thủ kho đối chiếu, kiểm tra số lượng, chủng loại thực tế với phiếu giao hàng và giấy “Đề nghị mua vật tư”. Sau khi nhận vật tư từ nhà cung cấp, thủ kho và kế toán lập phiếu nhập kho (số thực nhập), lập 3 liên, giao cho nhà cung cấp 1 liên, thủ kho giữ 1 liên, gửi về phòng Kế toán 1 liên.
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Vật tư được NCC giao tới không đúng với giấy “Đề nghị mua vật tư” - Thông tin ghi nhận trên phiếu nhập kho sai lệch so với số thực nhập - Hạch toán thiếu/ trùng nghiệp vụ nhập kho
- Khâu xét duyệt và lập phiếu chi không đảm bảo tiến độ, không tận dụng được nguồn vốn hoặc không được hưởng các khoản CKTT do thanh toán quá muộn
❖Khâu xuất kho vật tư
- Các bộ phận tham gia vào khâu xuất kho vật tư bao gồm: Đội thi công, Phòng Vật tư, Phòng Kế toán.
Đội trưởng căn cứ vào nhu cầu tổ đội thi công trình lên và tiến hành lập giấy “Đề nghị xuất vật tư” gồm 2 liên. Liên 1 được chuyển về đội thi công để làm căn cứ xuất kho và ghi sổ kho; liên 2 được chuyển sang phòng Kế toán để lập phiếu xuất kho (2 liên) PXK được ký duyệt bởi Giám đốc hoặc kế toán trưởng là cơ sở để kế toán ghi sổ. PXK (L1) được lưu tại phòng kế toán, PXK (L2) được chuyển tới kế toán dưới tổ đội thi công.
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Số lượng vật tư xuất kho có thể vượt mức cần thiết, làm phát sinh chi phí không cần thiết khi nhập lại kho cũng như bảo quản ngoài kho. Điều này vừa làm
ảnh hưởng tới chất lượng vật tư vừa giảm hiệu quả công việc.
- PXK được lập với thông tin sai lệch so với thực tế: mẫu mã, chủng loại, số lượng.
- Hạch toán thiếu/ trùng phiếu xuất kho ❖Khâu sử dụng vật tư
Các bộ phận tham gia vào khâu sử dụng vật tư: Phòng Kế toán, phòng Vật tư, phòng Kỹ thuật.
Với mỗi dự án tương ứng với mỗi địa điểm xác định, đội trưởng công trình và các kỹ sư sẽ theo dõi tiến độ sử dụng vật tư.
Phòng Vật tư theo dõi tình hình sử dụng vật tư và tiếp nhận phản hồi từ các đội trưởng công trình. Bên cạnh đó, kịp thời phát hiện ra các sự cố đề xuất lên Ban Giám đốc xử lí. Cùng với đó, phòng Kế toán phản ánh mọi phát sinh về chi phí NVL trực tiếp nhằm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho việc kiểm soát và sự chính xác trong tính giá thành thi công công trình.
Việc đảm bảo chất lượng vật tư sử dụng cho công trình theo bản thiết kế được phòng Kỹ thuật đảm nhiệm và đối chiếu.
Sơ đồ 2.8: Quy trình kiểm soát khâu sử dụng vật tư
(Nguồn: CTCP xây dựng Vilai Việt) Các rủi ro có thể xảy ra:
- Số lượng vật tư thực tế sử dụng có thể không sát với tình hình và tiến độ thực tế và với dự toán trên thiết kế ban đầu.
2.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro đối với chi phí NCTT
Chi phí nhân công trực tiếp của Công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt bao gồm: tiền lương chính của công nhân trực tiếp thi công công trình, tiến ăn ca của nhân viên trực tiếp.
Hiện tại, Công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm bằng cách
khoán cho từng tổ, đội thi công thông qua “Hợp đồng giao khoán” (phụ lục SJtheo
yêu cầu của Giám đốc Công ty. Mỗi tổ đội thi công có một tổ trưởng chịu trách nhiệm chính cho tổ đội mình và đồng thời đứng ra phụ trách ký “Hợp đồng giao khoán”. Đội trưởng có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở công nhân trong tổ hoàn thành công việc được giao phó theo đúng tiến độ, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật dưới sự giám sát của cán bộ phòng Kỹ thuật. Đồng thời theo dõi thời gian lao động
của các thành viên qua “Bảng chấm công” (phụ lục 9) và tiến hành chia lương của
các thành viên trong tổ qua “Bảng thanh toán tiền lương” (phụ lục 10).
Sơ đồ 2.9: Quy trình kiểm soát chung chi phí NCTT
( Bắt đầu )
(Nguồn: CTCP xây dựng Vilai Việt)
Hiện tại, công ty áp dụng hình thức giao khoán đối với các tổ công nhân thi công xây dựng qua “Hợp đồng giao khoán” với tổ trưởng và ký hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng đối với công nhân nhân trực tiếp thi công. Theo Luật Bảo hiểm, người lao động ký HĐLĐ dưới 3 tháng chưa đủ điều kiện tham gia BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Định kỳ hàng tháng tổ trưởng lập “Bảng chấm công”. Đội trưởng công trình theo dõi và lập “Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành” cùng gửi lên phòng Kỹ thuật để xét duyệt. Sau đó tổ trưởng công trình lập “Bảng thanh toán tiền lương” trình lên Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào Hợp đồng giao khoán, Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương, Kế toán lập phiếu chi (2 liên) (phụ lục 11). Liên 1 phiếu chi được lưu tại
phòng Ke toán, liên 2 được chuyển tới đội trưởng công trình ký xác nhận và luân chuyển lưu trữ tại phòng Ke toán.
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Đội trưởng và tổ trưởng công trình có thể thông đồng tự đẩy mức giá nhận thầu lên cao nhằm hưởng lợi.
- Vẫn xuất hiện tình trạng tuyển dụng lao động dựa trên mối quan hệ với các đội trưởng mà không dựa trên năng lực.
- Nhận thay, ký thay trong quá trình chấm công hoặc đôi khi một số công nhân chỉ có mặt khi kiểm tra chấm công nhưng lại tự ý bỏ vị trí làm việc của mình
khi đội trưởng không trực tiếp theo dõi. Điều này dẫn tới sai lệch trong qua trình
chấm công thực tế.
- Khi chứng từ được đưa tới đội trưởng công trình đã có sự sửa chữa nhằm hưởng lợi trước khi đưa trình lên Giám đốc xét duyệt.
2.2.2.3. Quy trình đánh giá rủi ro đối với chi phí sử dụng máy thi công
Do chiếm tỉ trọng nhỏ so với tổng chi phí xây lắp của công trình cùng với khả năng xảy ra sai lệch so với kế hoạch dự toán là ít nên chi phí máy thi công được kiểm soát ít nhất. Trên thực tế, nhiều công trình như nhà vệ sinh công cộng, công trình nhỏ, Công ty không mua sắm máy thi công mà thuê ngoài nên việc kiểm soát được rút ngắn và thu hẹp lại chỉ còn ở khâu thanh toán chi phí thuê.
Máy thi công của đơn vị được điều động dưới sự quản lý của Đội trưởng thi công. Khi phát sinh chi phí thuê ngoài máy thi công thì việc kiểm soát sẽ được thực hiện thông qua quá trình sau:
Đội trưởng chuyển chứng từ liên quan tới chi phí phải trả của máy thi công tới phòng Kế toán. Lúc này, phiếu chi gồm 2 liên được lập bởi bộ phận Kế toán sau khi được xét duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc sẽ được chuyển cho thủ quỹ xác nhận thông tin và chi tiền. Phiếu chi liên 1 được lưu tại phòng Kế toán để kế toán
Xác định các rủi ro có thể xảy ra:
- Rủi ro không tiến hành kiểm soát chất lượng máy thi công thuê ngoài đã tiến hành thuê.
- Rủi ro gian lận trong báo cáo chi phí sử dụng máy thi công: khai báo thiếu trung thực, cao hơn hoặc thấp hơn so với thực tế, khai khống khi không có
chi phí
phát sinh nhằm mục đích hợp thức hóa các khoản chi không có thật.
2.2.2.4. Quy trình đánh giá rủi ro đối với chi phí sản xuất chung
Không giống với các chi phí khác, chi phí sản xuất chung có đặc trưng khác biệt là không có dự toán để kiểm tra đối chiếu. Đặt ra vấn đề phải kiểm soát chi phí này sao cho phù hợp với quy mô riêng và đặc thù công việc như trích khấu hao máy móc, các khoản trích theo lương nhân viên tổ đội, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho quản lý ở phạm vi tổ, đội, chi phí bằng tiền khác...
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Nhiều trường hợp TSCĐ vẫn được tính khấu hao khi đã hư hỏng, hết giá trị sử dụng.
2.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Sơ đồ 2.12: Hệ thống thông tin kế toán
(Nguồn: CTCP xây dựng Vilai Việt)
❖ Thông tin dự toán: Tại công ty cổ phần xây dựng Vilai Việt, thông tin dự toán được lập theo các định mức, chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành.
❖Thông tin thực hiện:
Các chứng từ kế toán, hệ thống TK và sổ kế toán được áp dụng theo Quyết