Muốn hoàn thành tất cả những mục tiêu kiểm soát thì những nghiệp vụ kinh tế cần được phê chuẩn một cách thật đúng đắn. nếu ai cũng làm nhiều việc cùng một lúc sẽ xảy ra tình trạng chồng chéo trong công việc. Phê chuẩn chính là quyết định và xử lý một việc ở một phạm vi nhất định. Phê chuẩn có thể phân chia ra làm 2 loại như sau:
- Phê chuẩn chung: Việc phê chuẩn chung thực hiện qua việc thiết lập những chính sách chung trong các hoạt động chi tiết cho tất cả những cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Phê chuẩn cụ thể: Việc này có thể thực hiện riêng lẻ từng nghiệp vụ kinh tế, áp dụng dành cho tất cả các nghiệp vụ mà giá trị lớn hay các nghiệp vụ quan trọng, ít xảy ra.
Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế KSNB, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc bố sung sau:
Thứ nhất, nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều
được kiểm soát bởi KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị
Thứ hai, nguyên tắc “4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít
nhất là 2 người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
Thứ ba, nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được
thiết kế, vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại. Do vậy, một KSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cường kiểm soát tài đó.
Thứ tư, nguyên tắc chứng từ và số sách kế toán đầy đủ: Chứng từ và sổ sách
là những công cụ, hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Đây cũng là một dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách: xây dựng nhà hầm an toàn cho các loại tài sản như tiền, các chứng từ có giả, sổ sách chứng từ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kì.
Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra độc lập: Tiến hành kiểm tra độc lập, riêng rẽ
từng khách thể trong quá trình KSNB. Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra môi trường khách quan, trung thực.
Thứ bảy, nguyên tắc phân tích rà soát: Cần tiến hành thủ tục phân tích, so
sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều phải được phân tích làm rõ theo từng chỉ là niúp mau chóng phát hiện gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp đối phó xử lý.