3.2.3.1. Hoạt động kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một bộ phận nào trong Công ty TNHH xây dựng 368 Bắc Ninh được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Kết quả khảo sát cho thấy việc phân chia trách đối với các bộ phận được thực hiện tốt. Tuy nhiên, Công ty cũng còn xảy ra tình trạng một nhân viên đảm nhận việc mua hàng. Điều này có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ tiến độ, thông đồng với nhà cung cấp nên đòi hỏi Công ty cần bổ sung thêm người mua hàng để giảm bớt rủi ro.
Quy trình luân chuyển chứng từ ở các công trường về trụ sở còn diễn ra chậm, chưa có văn bản ban hành việc luân chuyển chứng từ cụ thể.. Ngoài các báo cáo tài chính của phòng kế toán, Công ty cũng nên yêu cầu các phòng ban lập các báo cáo định kỳ hoặc báo cáo nhanh về tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng tài sản, tình hình thi công xây dựng, tình hình nhập xuất tồn vật tư. Từ đó, Ban lãnh đao có thể đối chiếu và so sánh kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thường và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Mặc dù Công ty có quy định về việc soát xét chứng từ trước khi thực hiện tuy nhiên do cả nể với cấp lãnh đạo nên việc thanh toán đôi khi vẫn chưa thực hiện đúng quy định, có những trường hợp chưa đầy đủ chứng từ nhưng đã thực hiện thanh toán theo yêu cầu của cấp lãnh đạo. Vì vậy Công ty nên có quy định về việc xử lý với những trường hợp không tuân thủ quy định soát xét chứng từ. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần thực thực tốt quy định này để làm gương cho các nhân viên.
Hoạt động kiểm soát vật chất ở doanh nghiệp thực hiện tốt, việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho, đối chiếu với số sách đúng quy định. Công ty cần duy trì và đảm bảo hoạt động này được tiếp tục thực hiện tốt sẽ giúp Công ty quản lý hiệu quả và
tránh thất thoát cũng như mất mát tài sản, hàng hóa của Công ty.
Do đặc điểm ngành nghề xây dựng nên lượng tài sản và công cụ dụng cụ cũng nhiều. Tuy nhiên, Công ty chưa có quy định cụ thể về việc đầu tư, sử dụng, sửa chữa cũng như thanh lý tài sản cố định mà chủ yếu giải quyết từng trường hợp cụ thể khi phát sinh.
Công ty nên có bộ phận lập kế hoạch, dự toán về việc đầu tư TSCĐ để có thể tiếp cận dây chuyền sản xuất mới tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hoàn thành và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thực tế tại Công ty, có nhiều tài sản cố định và công cụ dụng cụ đã hết thời gian khấu hao, lỗi thời về công nghệ làm giảm năng suất hoạt động cũng như giảm hiệu quả của quá trình sản xuất. Vì vậy, định kỳ Công ty cần tiến hành thanh lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.
3.2.3.2. Hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
Như đã nhận xét tồn tại trong phần đánh giá (Chương 2), Công ty TNHH xây dựng 368 Bắc Ninh cần phải ban hành cụ thể hơn việc phê duyệt đơn hàng và quan tâm nhiều hơn nữa về giá đấu thầu (giá bán), số lượng, khả năng thanh toán của khách hàng, cụ thể :
Về giá đầu thầu công trình: Cần tính toán, xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết
định ra giá thầu cho một hạng mục công trình, tính toán dự phòng chênh lệch giá cả vật liệu, nhân công và phải được Ban Giám đốc bàn bạc, xét duyệt trước khi quyết định nhận thầu.
Về số lượng hàng hóa, công trình thi công: Phải quan tâm đến số lượng trên
đơn đặt hàng, quyết định nhận thầu trước khi chấp nhận việc ký một hợp đồng thực hiện công trình, hợp đồng mua bán về việc xem xét đến khả năng thực hiện hợp đồng của Công ty, tránh tình trạng đến hạn hợp đồng nhưng công trình chưa hoàn thành, còn dở dang, hàng hóa chưa cung cấp cho khách hàng đúng theo hợp đồng mua bán, nếu không xem xét kỹ sẽ dễ dẫn đến việc bồi thường hợp đồng, kiện cáo xảy ra. Vấn đề này sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến uy tín trong ngành của Công ty.
Về khả năng thanh toán của khách hàng: Cần cập nhận thường xuyên tình
từ đó báo cáo kịp thời với Ban Giám đốc có quyết định tìm cách xử lý thu hồi nợ.
Về việc viết số trên đơn hàng, hợp đồng: Đánh số thứ tự đơn hàng, hợp
đồng rất quan trọng, từ đó Công ty có thể biết được đơn hàng, hợp đồng nào trước; đơn hàng, hợp đồng nào sau như vậy sẽ hạn chế được việc bị sót, bị đẩy đơn…
Công ty cần hoàn thiện thiết lập chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền bê tông đúc sẵn cụ thể gửi tới lãnh đạo, nhân viên biết và thực hiện đúng theo quy định, sau đây là gợi ý các bước:
Bước 1: Khách hàng đến bộ phận bán hàng của phòng kinh doanh tại Công ty
để đặt mua hàng.
Bước 2: Sau khi hoàn thành các thủ tục bán hàng theo quy định. Công ty tiến
hành giao hàng cho khách hàng, đồng thời kế toán thanh toán (Kế toán công nợ) của phòng kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và phát sinh công nợ (nếu có).
Bước 3: Kế toán thanh toán (kế toán công nợ) đôn đốc việc trả tiền của khách
hàng để ghi nhận việc thu tiền.
Bước 4: Cuối tháng kế toán thanh toán đối chiếu với khách hàng, cuối năm phòng
kinh doanh và phòng kế toán lập báo cáo bán hàng, đối chiếu công nợ cuối năm và lập biên bản thanh lý hợp đồng khi khách hàng trả hết nợ trên giá trị hợp đồng.
3.2.3.3. Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Qua khảo sát có thể thấy quy trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán trong Công ty TNHH xây dựng 368 Bắc Ninh được thực hiện tốt. Tuy nhiên, Công ty cần chú trọng hơn nữa về các khâu sau:
Thứ nhất, Công ty cần ban hành cụ thể hơn các quy định về mua hàng hóa, vật
tư tránh trường hợp nhân viên tự làm giấy đề nghị mua hàng. Để tránh tình trạng mua hàng hóa, vật tư khi chưa thật sự cần thiết do nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để được hưởng lợi thì giải pháp là giao trách nhiệm lập đề xuất mua hàng cho các trưởng phòng ban và họ phải chịu trách nhiệm về việc quản lý số hàng hóa, vật từ đã đề xuất mua.
Thứ hai, Công ty nên có bộ phận chuyển soạn thảo hợp đồng được đào tạo
đồng, cụ thể là tìm hiểm về đối tác, các điều khoản trong hợp đồng,… Bên cạnh đó, Công ty cần yêu cầu nhiều nhà cung cấp gửi bảng giá để có thể tiếp cận nguồn hàng có chất lượng, giá cả hợp lý và nguồn hàng ổn định đảm bảo tiến độ kế hoạch của Công ty. Nguồn hàng ổn định là yếu tố quan trọng khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp của Công ty, vì Công ty với lĩnh vực xây dựng dân dụng nếu nguồn hàng, trang thiết bị không ổn định sẽ gây trì truệ sản xuất dẫn đến thiệt hại và tổn thất lớn cho Công ty.
Thứ ba, Công ty cũng cần ban hành các quy tắc liên quan đến việc nhân viên
mua hàng nhận quà hoặc lợi ích từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện vi phạm cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc.
Thứ tư, khi hàng hóa, vật tư về đến kho, ngoài thủ kho phải có nhân viên
phòng ban đã có đề nghị mua hàng đối chiếu quy cách, phẩm chất hàng hóa đã đề nghị mua.
3.2.4. Hoàn thiện thông tin và truyền thông
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh giúp Công ty TNHH xây dựng 368 Bắc Ninh nắm bắt thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp. Vì vậy, để hệ thống thông tin truyền thông thực sự mang lại lợi ích, Công ty có thể xem xét và thực hiện các giải pháp sau:
Kết quả khảo sát cho thấy việc tiếp xúc và trao đổi thông tin của cấp dưới lên cấp trên vẫn còn nhiều sự cả nể, ngại va chạm vì đa phần trưởng bộ phận đều là người thân quen với Ban lãnh đạo. Điều này làm cho thông tin báo cáo lên trên chưa thực sự chính xác.
Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng biệt nên việc phân tích chuyên sâu về các vấn đề bị hạn chế. Vì vậy, Công ty cần xây dựng bộ phận kế toán quản trị để hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, các Công ty cần sớm xây dựng và ban hành những quy định mới về công tác kế toán quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và KSNB.
Kế toán quản trị giúp cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của Công ty như: chi phí của từng bộ phận, từng công việc; phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn,
công nợ; phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh. .. nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Do đó, rõ ràng kế toán quản trị là hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính phục vụ cho yêu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ Công ty. Kế toán quản trị là phương tiện để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động của Công ty. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị đặc biệt cần thiết và mang lại lợi ích thiết thực cho Công ty.