3 Đề xuất giải pháp quản lý đơn hàng
3.1.5 Chi tiết các quy trình nghiệp vụ chính của Hàng hóa khác
a. Quy trình di chuyển hàng hóa từ kho trung tâm xuống cửa hàng
- Trường hợp kho xuất không sử dụng SAP
Bước 1 – Tạo đơn hàng Yêu cầu:
- Cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng có quyền đăng ký đơn hàng với Công
ty.
- Cán bộ nghiệp vụ có tài khoản thuộc cửa hàng, có quyền truy cập
vào SMO để thực hiện đăng ký đơn hàng cho cửa hàng.
Thực hiện :
Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào SMO, vào module đăng ký hàng của cửa hàng để đăng ký một đơn hàng với Công ty. Đơn hàng sẽ có các trạng thái sau:
- Nháp: đơn hàng mới được tạo ra.
- Chờ phê duyệt: đơn hàng được cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng gửi
đăng ký lên Công ty.
- Hủy: đơn hàng từ trạng thái nháp mà không muốn gửi lên công ty thì cán bộ nghiệp vụ có thể thực hiện hành động hủy.
- Đã được phê duyệt: đơn hàng gửi lên Công ty được cán bộ Kinh
doanh của Công ty phê duyệt.
Tất cả các thông tin đơn hàng đều mặc định tham số, tuy nhiên cán bộ nghiệp vụ có thể thay đổi:
- Mặt hàng
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Kho xuất hàng
- Ghi chú
Khi đăng ký đơn hàng, SMO sẽ tự động kết nối với EGAS để lấy thông tin về tồn kho sổ sách, sản lượng xuất qua kho bình quân 01 ngày trong thời gian 03 tháng đến ngày lập đơn hàng, hiển thị trên đơn hàng để cửa hàng có thông tin tham khảo khi thực hiện đề nghị đơn hàng.
Bước 2 - Gửi đơn hàng Yêu cầu:
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
- Cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng có quyền gửi đăng ký hàng.
Thực hiện :
- Sau khi cán bộ nghiệp vụ tạo đăng ký đơn hàng và lưu dữ liệu. Đơn hàng sẽ có trạng thái nháp.
- Cán bộ tại cửa hàng, đăng nhập vào SMO, và module đăng ký đơn
hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Nháp
o Chờ phê duyệt
o Phê duyệt chuyển mức SAP
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê
duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
- Thực hiện gửi đăng ký đơn hàng, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt. Đơn hàng sẽ được gửi lên Công ty chờ xử lý.
- Thực hiện hủy đơn hàng, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái hủy.
Đây là tình huống cán bộ cửa hang thực hiện hủy đơn hàng.
Bước 3 – Phê duyệt đơn hàng Yêu cầu:
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng, đơn hàng đã được gửi lên Công ty.
Thực hiện :
- Cán bộ nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty, đăng nhập vào SMO, và
module phê duyệt đơn hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Chờ phê duyệt
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
- Kiểm soát công nợ cửa hàng: Hệ thống sẽ tự động chặn và không
phê duyệt đơn hàng khi công nợ của cửa hàng vượt hạn mức cho phép.
Bước 4 – Chuyển thông tin sang SAP Yêu cầu :
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
Thực hiện:
- Cán bộ nghiệp vụ Kinh doanh, đăng nhập vào SMO, và module phê
duyệt đơn hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Phê duyệt đơn hàng mức SAP.
o Phê duyệt: Đơn hàng sẽ được tích hợp vào hệ thống
SAP. Tự động tạo chứng từ xuất hàng (MIGO).
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
Bước 5 – Tự động tạo chứng từ trên SAP Yêu cầu:
- Đã phê duyệt đơn hàng.
Thực hiện:
- SMO sẽ tự động thực hiện tạo MIGO trên SAP thông qua user của
cán bộ Kinh doanh trên SAP.
Bước 6 – Quy trình xuất hàng tại kho Yêu cầu:
- Đã phê duyệt đơn hàng.
- SMO đã tạo được chứng từ MIGO.
Thực hiện:
- Cán bộ xuất hàng thực hiện quy trình bán hàng như quy trình hiện
tại.
Bước 7 – Cập nhật thông tin xuất hàng Yêu cầu:
- Đã phê duyệt đơn hàng.
- SMO đã tạo được chứng từ MIGO.
Thực hiện:
tin về xuất hàng theo thời gian thực lên SMO để cán bộ tại cửa hàng và cán bộ Kinh doanh tiện theo dõi.
Bước 8 – Tự động xác nhận nhận hàng Yêu cầu:
- Đã chuyển hàng xuống cửa hàng nhập vào kho.
- Thông tin nhập hàng đã có trên EGAS.
Thực hiện:
- Service tự động của SMO sẽ tự động cập nhật thông tin nhập hàng từ EGAS.
- Trên SAP thực hiện xác nhận nhận hàng từ thông tin SMO đưa lên.
b. Quy trình bán hàng hóa khác từ kho trung tâm
- Trường hợp kho xuất có sử dụng SAP
Bước 1 – Tạo đơn hàng Yêu cầu:
- Khách hàng được cấp tài khoản để thực hiện đăng ký đơn hàng.
- Hoặc cán bộ nghiệp vụ tại phòng kinh doanh có quyền đăng ký đơn
hàng hộ khách hàng với Công ty.
- Cán bộ nghiệp vụ có tài khoản thuộc phòng kinh doanh, có quyền
truy cập vào SMO để thực hiện đăng ký đơn hàng cho khách hàng bên ngoài.
- Đã có hợp đồng trên SAP.
Thực hiện:
Khách hàng đăng nhập vào SMO, vào module đăng ký hàng của khách hàng để đăng ký một đơn hàng với công ty. Đơn hàng sẽ có các trạng thái sau:
- Nháp: đơn hàng mới được tạo ra.
- Chờ phê duyệt: đơn hàng được khách hàng gửi lên Công ty.
- Hủy: đơn hàng từ trạng thái nháp mà không muốn gửi lên không ty
thì cán bộ nghiệp vụ có thể thực hiện hành động hủy.
- Đã được phê duyệt: đơn hàng gửi lên Công ty được cán bộ Kinh
Tất cả các thông tin đơn hàng đều mặc định tham số, tuy nhiên cán bộ nghiệp vụ có thể thay đổi:
- Mặt hàng.
- Số lượng.
- Đơn vị tính.
- Kho xuất hàng.
- Ghi chú.
Khi đăng ký đơn hàng, SMO sẽ tự động kết nối với EGAS để lấy thông tin về tồn kho sổ sách, sản lượng xuất qua kho bình quân 01 ngày tính từ đầu tháng đến ngày lập đơn hàng, hiển thị trên đơn hàng để cửa hàng có thông tin tham khảo khi thực hiện đề nghị đơn hàng.
Bước 2 - Gửi đơn hàng Yêu cầu:
- Khách hàng có quyền truy cập vào SMO để thực hiện đăng ký đơn
hàng
- Hoặc cán bộ nghiệp vụ có tài khoản thuộc phòng kinh doanh, có
quyền truy cập vào SMO để thực hiện đăng ký đơn hàng cho khách ngoài.
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
Thực hiện:
- Khách hàng vào đơn hàng, thực hiện gửi đăng ký đơn hàng, trạng
thái đơn hàng sẽ chuyển từ “Nháp” sang trạng thái “Chờ phê duyệt”.
- Khách hàng, đăng nhập vào SMO, và module phê duyệt đơn hàng.
Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Chờ phê duyệt.
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
Bước 3 – Phê duyệt đơn hàng Yêu cầu:
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
Thực hiện :
- Cán bộ kiểm soát, đăng nhập vào SMO, và module phê duyệt đơn
hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Phê duyệt chuyển mức SAP.
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
- Kiểm soát công nợ cửa hàng: Hệ thống sẽ tự động chặn và không
phê duyệt đơn hàng khi công nợ của cửa hàng vượt hạn mức cho phép.
Bước 4 – Chuyển thông tin sang SAP Yêu cầu:
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
Thực hiện :
- Cán bộ kiểm soát, đăng nhập vào SMO, và module phê duyệt đơn
hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Phê duyệt chuyển mức SAP.
o Phê duyệt: Đơn hàng sẽ được tích hợp vào hệ thống SAP. Dữ liệu được tạo tự động tạo SO; tạo DO.
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này. Không tạo được dữ liệu trên SAP.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
Bước 5 – Tự động tạo chứng từ trên SAP Yêu cầu:
- Đơn hàng đã được phê duyệt mức SAP.
Thực hiện :
- SMO sẽ thực hiện tự động các bước sạo SO, DO trên hệ thống SAP.
- Trạng thái 1: Tạo chứng từ thành công trên SAP
o Tạo được SO.
o Tạo được DO
- Trạng thái 2: Tạo chứng từ không thành công trên SAP
o SMO sẽ thông báo nếu sai tại bất kỳ bước tạo chứng từ SO hoặc DO. Chứng từ chưa được tạo trên hệ thống SAP.
o Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra lại toàn bộ thông tin đẩy vào SAP.
- Thực hiện phê duyệt đơn hàng mức SAP lại để đẩy lại thông tin vào hệ thống SAP.
Bước 6– Quy trình xuất hàng tại kho Yêu cầu:
- Đã phê duyệt đơn hàng mức SMO.
- SMO đã tạo được SO, DO.
Thực hiện :
- Cán bộ xuất hàng thực hiện quy trình bán hàng như quy trình hiện
tại.
Bước 7 – Tự động cập nhật thông tin xuất hàng Yêu cầu :
- Đã phê duyệt đơn hàng mức SMO.
- SMO đã tạo được SO, DO.
- Đang hoặc đã xuất hàng.
Thực hiện:
- Service tự động của SMO sẽ tự động cập nhật các trạng thái và thông tin về xuất hàng theo thời gian thực lên SMO để khách hàng và cán bộ Kinh doanh tiện theo dõi.
c. Quy trình mua hàng hóa từ nhà cung cấp và hàng về thẳng cửa hàng
Bước 1 – Tạo đơn hàng Yêu cầu :
- Cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng có quyền đăng ký đơn hàng với Công
ty.
- Cán bộ nghiệp vụ có tài khoản thuộc cửa hàng, có quyền truy cập
vào SMO để thực hiện đăng ký đơn hàng cho cửa hàng.
Thực hiện :
Cán bộ nghiệp vụ đăng nhập vào SMO, vào module đăng ký hàng của cửa hàng để đăng ký một đơn hàng với Công ty. Đơn hàng sẽ có các trạng thái sau:
- Nháp: đơn hàng mới được tạo ra.
- Chờ phê duyệt: đơn hàng được cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng gửi
- Hủy: đơn hàng từ trạng thái nháp mà không muốn gửi lên công ty thì cán bộ nghiệp vụ có thể thực hiện hành động hủy.
- Đã được phê duyệt: đơn hàng gửi lên Công ty được cán bộ Kinh
doanh của Công ty phê duyệt.
Tất cả các thông tin đơn hàng đều mặc định tham số, tuy nhiên cán bộ nghiệp vụ có thể thay đổi:
- Mặt hàng
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Kho xuất hàng
- Ghi chú
Khi đăng ký đơn hàng, SMO sẽ tự động kết nối với EGAS để lấy thông tin về tồn kho sổ sách, sản lượng xuất qua kho bình quân 01 ngày tính từ đầu tháng đến ngày lập đơn hàng, hiển thị trên đơn hàng để cửa hàng có thông tin tham khảo khi thực hiện đề nghị đơn hàng.
Bước 2 - Gửi đơn hàng Yêu cầu :
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
- Cán bộ nghiệp vụ tại cửa hàng có quyền gửi đăng ký hàng.
Thực hiện :
- Sau khi cán bộ nghiệp vụ tạo đăng ký đơn hàng và lưu dữ liệu. Đơn hàng sẽ có trạng thái nháp.
- Cán bộ tại cửa hàng, đăng nhập vào SMO, và module đăng ký đơn
hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Nháp
o Chờ phê duyệt
o Phê duyệt chuyển mức SAP
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
- Thực hiện gửi đăng ký đơn hàng, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt. Đơn hàng sẽ được gửi lên Công ty chờ xử lý.
- Thực hiện hủy đơn hàng, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái hủy.
Đây là tình huống cán bộ cửa hang thực hiện hủy đơn hàng.
Yêu cầu:
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng, đơn hàng đã được gửi lên Công ty.
Thực hiện :
- Cán bộ nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty, đăng nhập vào SMO, và
module phê duyệt đơn hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Chờ phê duyệt
o Phê duyệt chuyển mức SAP
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
- Kiểm soát công nợ cửa hàng: Hệ thống sẽ tự động chặn và không
phê duyệt đơn hàng khi công nợ của cửa hàng vượt hạn mức cho phép.
Bước 4 – Chuyển thông tin sang EGAS Yêu cầu :
- Đã tạo được đăng ký đơn hàng.
Thực hiện :
- Cán bộ nghiệp vụ Kinh doanh, đăng nhập vào SMO, và module phê
duyệt đơn hàng. Đơn hàng có các trạng thái sau:
o Phê duyệt đơn hàng mức SAP.
o Phê duyệt: Đơn hàng sẽ được tích hợp vào hệ thống EGAS. Tự động tạo chứng từ nhập hàng trên EGAS
o Từ chối: Nếu cán bộ kiểm soát không đồng ý phê duyệt đơn hàng này.
- Các thông tin trên đơn hàng không được thay đổi.
Bước 5 – Tự động tạo chứng từ trên EGAS Yêu cầu :
- Đã phê duyệt đơn hàng.
Thực hiện :
- SMO sẽ tự động tạo chứng từ nhập mua hàng hóa trên EGAS.
Bước 6/ Bước 7 – Xác nhận nhận hàng Yêu cầu :
- Thông tin nhập hàng đã có trên EGAS.
Thực hiện :
- Service tự động của SMO sẽ tự động cập nhật thông tin nhập hàng từ EGAS.
Bước 8 – Tự động tạo chứng từ trên SAP Yêu cầu :
- Đã chuyển hàng xuống cửa hàng nhập vào kho.
- Thông tin nhập hàng đã có trên EGAS.
Thực hiện :
- Khi thực hiện chạy chương trình tích hợp EGAS. SMO sẽ tự động