3 Đề xuất giải pháp quản lý đơn hàng
3.1.7 Các chức năng chính của phần mềm
Phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến SMO có các nhóm chức năng chính sau:
Tổ chức menu chức năng trên SMO như sau:
a. Quản trị đơn hàng SMO system SMO system Quản trị hệ thống Quản trị hệ thống Thông tin khách hàng Thông tin khách hàng Thông tin vận tải Thông tin vận tải
Theo dõi và phê duyệt đơn hàng Theo dõi và phê duyệt đơn hàng Tích hợp với hệ thống SAP Tích hợp với hệ thống SAP Quản lý kế hoạch lấy hàng Quản lý kế hoạch lấy hàng Đăng ký hàng XD sáng Đăng ký hàng XD sáng Đăng ký HHK Đăng ký HHK
Đăng ký đơn hàng:
Khi cửa hàng/ khách hàng có nhu cầu lấy hàng hóa, NSD vào SMO để đặt hàng. Thông tin đặt hàng chuyển lên văn phòng Công ty để đăng ký thành đơn hàng.SMO đáp ứng các yêu cầu như sau:
- Hỗ trợ NSD đăng ký các thông tin về mặt hàng, số lượng, thời gian giao
hàng, địa điểm giao hàng, phương tiện vận tải.
- Hỗ trợ đặt cho nhiều mặt hàng khác nhau, với số lượng/ thời gian/địa điểm giao hàng khác nhau.
- Mỗi khách hàng/ cửa hàng chỉ được thấy duy nhất thông tin đăng ký đơn
hàng của mình.
- Hỗ trợ đăng ký đơn hàng tổng hợp (theo ngày, tuần, tháng, hoặc bất kỳ
khoảng thời gian nào), khi làm đơn hàng theo từng chuyến hàng, SMO sẽ tự động trừ lùi số lượng tương ứng trên đơn hàng tổng hợp.
- Khi đặt hàng tại cửa hàng, SMO tự động lấy thông tin trên EGAS về tồn kho sổ sách, sản lượng xuất qua kho bình quân 01 ngày tính từ đầu tháng đến ngày lập đơn hàng, dung tích trống, tồn kho thực tế (nếu có TĐH) hiển thị trên đơn hàng để cửa hàng có thông tin tham khảo khi thực hiện đề nghị đơn hàng.
Theo dõi trạng thái đơn hàng:
Sau khi đơn hàng được đăng ký, toàn bộ các thông tin/trạng thái của đơn hàng được cập nhật theo thời gian thực, tự động gửi thông báo (Email/ SMS) đến các bên có liên quan.
NSD có thể thiết lập để tùy chọn các thông báo liên quan đến từng đơn vị theo từng quy trình, từng bước của quy trình.
Các trạng thái của đơn hàng:
STT Trạng thái Ghi chú Nguồn
dữ liệu
1 Nháp Mới được tạo ra, chưa gửi đi. SMO
2 Hủy NSDchủ động hủy đơn hàng khi không muốn
tiếp tục đăng ký đơn hàng.
NSD có thể hủy toàn bộ đơn hàng hoặc một số mặt hàng trên đơn hàng.
Đơn hàng chỉ được hủy khi bộ phận kinh doanh chưa xử lý (duyệt hoặc từ chối).
SMO
3 Chờ phê duyệt Đơn hàng được gửi lên bộ phận KD của Công ty.
SMO
4 Được phê
duyệt Bộ phận KD đã phê duyệt, chuyển qua đểgán phương tiện vận tải. SMO
5 Bị từ chối Không được bộ phận KD chấp nhận. SMO
phương tiện đơn hàng.
7 Chờ cập nhật
lên
SAP/EGAS
Đơn hàng đã được gán phương tiện, chuyển qua trạng thái chờ cập nhật thông tin lên SAP/EGAS.
SMO
8 Đã cập nhật
trên
SAP/EGAS
Thông tin đơn hàng đã được cập nhật lên
SAP/EGAS, các chứng từ liên quan trên
SAP/EGAS được tạo thành công.
SMO
9 Đã hủy trên
SAP/EGAS Đơn hàng đã bị SAP/EGAS hủy. SAPEGAS
10 Chờ lấy hàng Phương tiện đã đến đăng ký lấy hàng tại kho. TGBX
11 Đang lấy hàng Phương tiện đang lấy hàng tại giàn xuất, cung cấp thông tin ngăn chứa nào đang lấy hàng, ngăn chứa nào chưa lấy hàng.
TGBX
12 Chờ hóa đơn Phương tiện lấy xong hàng (toàn bộ các ngăn
chứa), đang chờ làm thủ tục ra khỏi kho. TGBX
13 Phương tiện
rời kho
Xe hàng hoàn thiện và rời khỏi kho.
NSD có quyền thay đổi địa điểm giao nhận của đơn hàng khi được sự đồng ý của phòng KD.
TGBX
14 Hoàn thành Thực hiện sau khi nhận hàng theo đơn hàng:
- Với đơn vị sử dụng EGAS: SMO tự động tích hợp với hệ thống EGAS để lấy thông tin và kiểm soát trạng thái nhận hàng tại cửa hàng.
- Với đơn vị không sử dụng EGAS: chủ
đơn hàng xác nhận nhận hàng.
EGAS
Ghi chú: Trong trường hợp SMO gặp sự cố không sử dụng được, việc xử lý đơn hàng vẫn thực hiện trên các hệ thống khác của Tập đoàn như quy trình hiện nay. Khi SMO được khôi phục, các thông tin về đơn hàng đã phát sinh có thể được cập nhật lại vào SMO để quản lý, tuy nhiên, với các dữ liệu đã cập nhật vào các hệ thống khác thì không tự động cập nhật trạng thái thực hiện đơn hàng vào SMO được.
Phê duyệt đơn hàng:
SMO hỗ trợ cán bộ kinh doanh thực hiện phê duyệt các đơn hàng dựa trên kế hoạch mua hàng và tình trạng xuất hàng tại kho theo 2 mức:
- Phê duyệt đơn hàng: Cán bộ phòng Kinh doanh đồng ý với thông tin đăng ký
và cho phép chuyển qua bước gán phương tiện để đơn vị vận tải thực hiện gán phương tiện cho đơn hàng. Khi phê duyệt, người dùng được thay đổi thông tin số lượng so với đơn hàng ban đầu.
- Chuyển thông tin lên hệ thống SAP/EGAS: Sau khi tất các các thông tin đơn hàng và phương tiện sẵn sàng để xuất hàng tại kho, cán bộ Kinh doanh sẽ phê duyệt để đẩy chứng từ từ SMO lên hệ thống SAP/EGAS.
Gán phương tiện:
Cho phép đơn vị Vận tải/phòng KD thực hiện gán phương tiện trong ngày được phê duyệt xuất hàng trong một khoảng thời gian nhất định (được thiết lập trong hệ thống).
Cho phép thay đổi và xác nhận phương tiện lấy hàng tại kho.
Hỗ trợ tối ưu hóa việc ghép các đơn hàng vào phương tiện, đảm bảo tuyến đường vận tải đến các điểm nhận hàng được thuận tiện nhất, tự động phân chia các ngăn chứa của phương tiện theo dung tích đã đăng kiểm, phù hợp với số lượng đơn hàng đã phê duyệt trong trường hợp các đơn hàng đăng ký chung số phương tiện vận tải.
Quản lý được theo từng phương tiện, tổng dung tích, số lượng ngăn chứa, dung tích mỗi ngăn, gán ngăn với đơn hàng để tránh nhầm lẫn/trùng lắp trong việc sắp xếp phương tiện và thiếu sót trong việc quản lý đơn hàng.
Hỗ trợ gán đơn hàng với phương tiện theo nguyên tắc:
- Nhiều đơn hàng trên một phương tiện vận chuyển
- Một đơn hàng trên nhiều phương tiện vận chuyển
- Một phương tiện vận chuyển có nhiều đơn hàng
Đăng ký kế hoạch lấy hàng:
Cho phép đăng ký kế hoạch lấy hàng theo ngày, tuần, tháng/ hoặc khoảng thời gian bất kỳ; hỗ trợ các CHXD thống kê so sánh kế hoạch và lượng hàng bán ra giữa 2 tháng gần nhất, trợ giúp cho cửa hàng có kế hoạch đăng ký lấy hàng chính xác nhất.
Phê duyệt kế hoạch lấy hàng:
Cho phép phê duyệt, hoặc từ chối kế hoạch nhận hàng, là thông tin đầu vào giúp phòng Kinh doanh làm kế hoạch mua hàng của đơn vị.
b. Báo cáo thống kê
Hệ thống SMO phải hỗ trợ lập các báo cáo dạng thống kê cung cấp các thông tin tổng hợp/ chi tiết của đơn hàng, kế hoạch lấy hàng, kế hoạch vận tải.
Đối tượng khai thác báo cáo: các cán bộ quản lý và cửa hàng/khách hàng. Danh sách các báo cáo chính:
- Báo cáo theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng trong ngày (dữ liệu được tự động cập nhật realtime), theo các tiêu chí khác nhau:
o Theo cửa hàng nhóm theo đơn hàng đã/đang/chưa thực hiện (có màu
sắc để phân biệt).
o Nhóm theo đơn hàng đã/đang/chưa thực hiện list theo cửa hàng.
- Báo cáo theo dõi lượng hàng xuất theo nhiều tiêu chí khác nhau: cửa hàng, mặt hàng đã đặt và đã giao hàng.
- Báo cáo danh sách đơn hàng theo ngày: Quản lý danh sách các đơn hàng đã lấy theo từng ngày.
- Báo cáo nhu cầu vận chuyển theo ngày: Giúp cho Công ty xăng dầu chủ động đưa ra kế hoạch vận chuyển hàng tới từng địa điểm để thông báo tới đơn vị vận tải.
- Báo cáo đăng ký mua hàng theo tháng: Giúp cho công ty quản lý kế hoạch
tổng hợp đăng ký hàng hóa trong tháng của các cửa hàng với từng loại hàng hóa.
- Báo cáo đơn mua hàng: CHXD/KH sử dụng để báo cáo Công ty về kết quả thực hiện của đơn hàng xuất bán nội địa đã đăng ký so với kế hoạch.
c. Quản trị hệ thống
Quản trị NSD:
Việc tạo mới, sửa xóa, phân quyền, gán quyền cho NSD tại mỗi công ty theo nguyên tắc sau đây:
- Phân cấp quản lý user theo các mức khác nhau, trong đó:
o User Admin mức tập đoàn:
Tạo và quản lý các nhóm quyền
Mỗi nhóm quyền sẽ định nghĩa quyền được sử dụng
với 1/hoặc nhiều chức năng cụ thể
Mỗi chức năng sẽ được định nghĩa các loại quyền để
truy cập hệ thống như: xem, thêm mới, chỉnh sửa, xóa, print, re-print,...
Tạo và quản lý user mức Tập đoàn
Tạo và quản lý user admin mức công ty
o User Admin mức công ty
Tạo và quản lý user mức công ty
Phân quyền cho các user theo các nhóm quyền đã được phân
cấp cho mức công ty đó
- Sử dụng mô hình Single Sign-on khi sử dụng và khai thác hệ thống (Windows-logon-user tại hệ thống Active Directory của Tập đoàn)
- Nếu User có sử dụng các chức năng liên quan trên SAP, sẽ được đồng bộ
toàn bộ các quyền tương ứng trên SAP/EGAS về SMO.
Quản trị danh mục dùng chung: Quản lý toàn bộ danh mục sử dụng chung trên toàn hệ thống, trong đó chia làm 02 loại chính:
- Danh mục lấy thông tin từ SAP: với danh mục này hệ thống đồng bộ tự động từ SAP, kiểm soát không cho phép NSD được thay đổi thông tin. Ví dụ: hàng hóa, đơn vị tính, khách hàng, cửa hàng, kho,…
- Danh mục phát sinh riêng trên SMO: với danh mục này NSD được quyền thay đổi thông tin trên mỗi danh mục. Ví dụ: tham số hệ thống, user/phân quyền,…
Quản trị đồng bộ dữ liệu:
Việc đồng bộ giữa SMO với các hệ thống khác được thực hiện theo các nguyên tắc sau đây:
STT Cách thức Loại dữ liệu Phương pháp (PP)
1 SAP SMO Từ điển
Sử dụng 02 PP:
- Tự động, theo thời gian tùy ý đặt trước - Thủ công, theo mỗi lần NSD chọn
2 TGBX/SAP
SMO Thông tin thực xuất Tự động, theo thời gian tùy ý đặt trước
3 EGAS SMO Số tồn sổ sách, tồn thực tế, sản lượng bán
Tự động, theo mỗi lần tạo đơn hàng
4 SAP, TGBX, EGAS SMO Trạng thái đơn hàng
Sử dụng 02 PP:
- Tự động, theo thời gian tùy ý đặt trước - Thủ công, theo mỗi lần NSD chọn
5 SMO SAP Chứng từ (PO, DO, TR) Thủ công, theo mỗi lần NSD chọn