4 Đề xuất phương án triển khai
4.2 Phương pháp triển khai
Để đáp ứng yêu cầu triển khai thử nghiệm tại HSB, B12 và hoàn thiện sản phẩm tiến tới triển khai với quy mô đối tượng sử dụng rộng khắp trong cả nước, bao gồmtoàn bộ trên 2400 cửa hàng trực thuộc, văn phòng của 70 công ty/chi nhánh/xí nghiệp, các kho xăng dầu và các công ty vận tải trực thuộc Tập đoàn, để việc triển khai được đảm bảo chất lượng tốt nhất và thời gian ngắn nhất cần đảm bảo các nguyên tắc trọng yếu sau:
- Quy trình nghiệp vụ: Cần phải được khảo sát để bổ sung đầy đủ đáp ứng các mô hình quản lý và thống nhất xuyên suốt trong toàn Tập đoàn.
- Hệ thống phần mềm: Cần phải đượcphát triển bổ sung theo hướng mở, cho
phép cấu hình theo các mô hình quản lý khác nhau.
- Công tác triển khai: Cần qua 02 giai đoạn chính
o Triển khai mẫu (pilot): Trên cơ sở kết quả khảo sát và thống nhất quy trình nghiệp vụ, Tập đoàn sẽ triển khai mẫu tại Công ty XD HSB và Cty XD B12.
o Triển khai diện rộng (rollout):Trên cơ sở đánh giá kết quả công việc tại giai đoạn triển khai mẫu, Tập đoàn sẽ tiếp tục triển khai diện rộng tại các Công ty Xăng dầu còn lại và các đơn vị vận tải thuộc Petrolimex có nhu cầu sử dụng.
- Nhân sự triển khai diện rộng: Sử dụng tối đa nguồn nhân lực của đơn vị, nhân lực của đơn vị là lực lượng triển khai trực tiếp chính (keyuser), tham gia các công việc như: đào tạo Enduser, chuẩn bị dữ liệu Masterdata, tham gia cấu hình các thông số mặc định của mỗi cửa hàng trực thuộc, Tổ chức golive và hỗ trợ sau triển khai tại các cửa hàng trực thuộc. Khi đó, nhân lực của Piacom sẽ tập trung vào việc dựng hệ thống, hỗ trợ từ xa và đào tạo keyuser của đơn vị.
Các bên thành lập Ban dự án để triển khai dự án theo mô hình
Giám đốc dự án
Quản trị dự án Thư ký dự án
Nhóm kỹ thuật Nhóm đào tạo triển khai Nhóm quản lý chất lượng
Giám đốc dự án: Đại diện cao nhất của đơn vị triển khai thuộc PIACOM, có quyền quyết định mọi vấn đề nảy sinh trong dự án.
- Cung cấp các nguồn lực của dự án;
- Quyết định các vấn đề bất thường mà Quản trị dự án không giải quyết được.
Quản trị dự án: Đại diện thường trực của PIACOM làm quản trị dự án, có quyền quyết định các vấn đề nảy sinh trong dự án.
- Khởi động dự án;
- Lập kế hoạch cho dự án;
- Quản lý tiến trình dự án;
- Quản lý nguồn lực dự án;
- Quản lý sản phẩm dự án, bàn giao và nghiệm thu;
- Phối hợp với Ban dự án Petrolimex xác lập kế hoạch trao đổi thông tin giữa các đội dự án và các bên liên quan;
- Xử lý các tình huống bất thường;
- Lập các báo cáo và thực hiện tổng kết dự án.
Thư ký dự án:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Ban; tham gia cùng
trưởng dự án, các trưởng nhóm xây dựng kế hoạch tổng thể/chi tiết và các thay đổi kế hoạch của Dự án, trình Giám đốc dự án phê duyệt.
- Giúp Ban giám sát, điều phối hoạt động của các thành viên Ban.
- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác, ý kiến đề xuất của các thành viên để báo cáo Giám đốc dự án.
- Chuẩn bị các tài liệu cho các cuộc họp theo yêu cầu của Giám đốc dự án, Trưởng dự án.
- Ghi chép, tổng hợp quá trình triển khai Dự án, làm căn cứ lập các báo cáo quản trị Dự án; lưu trữ các tài liệu liên quan của Ban Dự án. Nhóm kỹ thuật: Thực hiện quản trị hệ thống và hỗ trợ các nhóm/ đơn vị triển khai.
- Thống nhất/ phân tích nghiệp vụ:
Khảo sát yêu cầu quản lý, lập tài liệu yêu cầu với khách hàng.
Phân tích yêu cầu quản lý, lập tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai, yêu cầu báo cáo của khách hàng.
- Tổ chức thiết lập hệ thống trung tâm:
Xây dựng, cấu hình hệ thống theo đúng yêu cầu đã thống nhất với khách hàng.
Lập trình phát triển báo cáo.
- Tham gia kiểm thử hệ thống.
- Đảm bảo hệ thống trung tâm hoạt động ổn định trong suốt quá trình triển khai dự án.
- Hỗ trợ người sử dụng trong và sau triển khai
Xây dựng quy trình hỗ trợ.
Tổ chức thiết lập và vận hành qui trình hỗ trợ hệ thống.
Nhóm đào tạo triển khai:
- Kiểm thử chấp nhận hệ thống (UAT):
Lập kế hoạch kiểm thử, kịch bản kiểm thử.
Tổ chức thực hiện kiểm thử với Petrolimex.
- Lập tài liệu phương án, kịch bản và quy trình triển khai.
- Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu đào tạo.
- Đào tạo keyuser cho các đơn vị được triển khai.
- Đào tạo, triển khai hệ thống:
Thực hiện/hỗ trợ đào tạo enduser tại đơn vị.
Triển khai trực tiếp.
- Hỗ trợ người sử dụng trong và sau triển khai.
Giám đốcdự án Tập đoàn
Ban Quản trị dự án Tập đoàn Thư ký dự án Tập đoàn
Tiểu ban dự án công ty 1Tiểu ban dự án Công ty 2Tiểu ban dự án Công ty …Tiểu ban dự án Công ty ...
Giám đốc dự án Tập đoàn: Đại diện cao nhất của Tập đoàn trong triển khai dự án, có quyền quyết định mọi vấn đề nảy sinh trong dự án.
- Quyết định các nguồn lực của dự án;
- Quyết định các vấn đề mà Quản trị dự án Tập đoàn không giải quyết được.
Ban Quản trị dự án Tập đoàn: Đại diện thường trực của Tập đoàn làm quản trị dự án, có quyền quyết định các vấn đề nảy sinh trong dự án.
- Khởi động dự án.
- Phê duyệt kế hoạch cho dự án.
- Quản lý tiến trình dự án.
- Quản lý sản phẩm dự án, bàn giao và nghiệm thu;
- Đầu mối trao đổi thông tin giữa các đội dự án và các bên liên quan;
- Phê duyệt các báo cáo và thực hiện tổng kết dự án.
Thư ký dự án Tập đoàn:
- Giúp Ban giám sát, điều phối hoạt động của các thành viên Ban.
- Tổng hợp báo cáo kết quả công tác, ý kiến đề xuất của các thành viên để báo cáo Giám đốc dự án.
- Chuẩn bị các tài liệu cho các cuộc họp theo yêu cầu của Giám đốc dự án, Trưởng dự án.
- Ghi chép, tổng hợp quá trình triển khai Dự án, làm căn cứ lập các báo cáo quản trị Dự án; lưu trữ các tài liệu liên quan của Ban Dự án.
- Tổ chức nhân sự phối hợp cùng Piacom trong quá trình triển khai dự án
- Chuẩn bị hạ tầng (đào tạo, vận hành hệ thống) theo yêu cầu đặt ra.