Nhật ký chung: là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ghi chú:
Sơ đồ 1.3 : Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết (theo đối tượng)
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết (theo đối tượng)
Báo cáo tài chính 1.5.3 Hình thức nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ: hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và loại sổ. Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, được đánh số từ nhật ký chứng từ số 1-10. Hình thức kế toán này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng nợ. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
Sơ đồ 1.4: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ/ thẻ kế toán chi tiết
Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản
Nhật ký Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính 1.5.4 Hình thức nhật ký sổ cái
Nhật ký sổ cái: là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Sơ đồ 1.5: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Chứng từ kế toán Sổ kế toán
Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị MÁY VI TÍNH
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Đối chiếu
1.5.5 Hình thức kế toán trên phần mềm
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã được định khoản kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, một định khoản có bao nhiêu tài khoản thì phải ghi vào nhật ký chung bấy nhiêu dòng.
- Căn cứ vào nhật ký chung kế toán ghi sổ ghi vào sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ.
- Riêng những chứng từ có liên quan đến tiền mặt hằng ngày, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. - Những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời được
ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu lập các báo cáo tổng hợp chi tiết.
- Cuối tháng cộng sổ cái tài khoản, số liệu trên sổ cái đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Sổ cái sau khi đối chiếu khớp đúng được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
- Cuối tháng căn cứ vào bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt để lập bảng báo cáo kế toán (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Ghi chú:
In sổ, khóa luận cuối tháng, cuối năm Nhập số liệu hàng ngày
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THÁI GIA SƠN 2.1 Tổng quan về Công Ty TNHH Thái Gia Sơn
2.1.1 Thông tin chung về công ty
CÔNG TY TNHH THÁI GIA SƠN Mã số thuế: 0304915489
Địa chỉ: Số 220/37/1, Đường số 10, Phường 9, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh
• Tên giao dịch: THAGISON CO., LTD
• Giấy phép kinh doanh: 0304915489 - ngày cấp: 16/04/2007
• Ngày hoạt động: 09/04/2007
• Điện thoại: 06503798205 - Fax: 3798208
• Giám đốc: THÁI DOÃN NGHĨA / THÁI DOÃN NGHĨA 2.1.2 Lịch sử ra đời và quá trình phát triển của công ty
2.1.2.1 Lịch sử ra đời và quá trình phát triển của công ty
Với 12 năm thành lập và hoạt động mà Công ty TNHH Thái Gia Sơn đã có những thành tựu đáng kể.
Công ty đã không ngừng gia tăng vốn điều lệ thêm 8.200.000.000 đồng (tám tỷ hai trăm triệu đồng), mà còn mở rộng quy mô kinh doanh, đồng thời làm tăng lợi nhuận và doanh thu cho công ty, số lượng khách hàng và đơn đặt hàng ngày càng nhiều hơn.
Khi mới thành lập phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu là ở Thành phố Hồ Chí Minh, sau đó mở rộng sang các khu vực và các tỉnh lân cận như Bình Phước, Bà Rịa Vũng Tàu, Miền Tây.
2.1.2.2 Nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn
Ngày 25 tháng 07 năm 2008 là thời điểm góp vốn, với số vốn điều lệ ban đầu là 800.000.000 đồng (Tám trăm triệu đồng), do sự góp vốn của hai thành viên:
Ông Thái Doãn Nghĩa với số vốn góp là 792.000.000 đồng (Bảy trăm chín mươi hai triệu đồng) tương đương 99% phần vốn góp, giấy chứng nhận vốn góp số 0108/2008/CN-VK ngày 10 tháng 08 năm 2008. Chức danh Chủ Tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc.
Ông Đinh Đức Thọ chỉ với 1% phần vốn góp ứng với 8.000.000 đồng (Tám triệu đồng) số vốn góp theo giấy chứng nhận góp vốn số 0208/2008/CN-VK ngày 10 tháng 08 năm 2008. Chức danh Thành viên.
Năm 2018 do một số lý do cá nhân nên ông Đinh Đức Thọ đã yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp của mình. Vì vậy Ông Thái Doãn Nghĩa đã đồng ý mua lại phần vốn góp của ông Thọ. Lúc này số vốn của Ông Nghĩa trong công ty đã được nâng lên thành 800.000.000 đồng (Tám trăm triệu đồng).
Do muốn mở rộng quy mô kinh doanh của công ty, đến ngày 02 tháng 11 năm 2018 Ông Nghĩa đã quyết định kêu gọi thêm các thành viên khác góp vốn, nâng tổng số vốn điều lệ của công ty lên 9.000.000.000 đồng (chín tỷ đồng).
Trong đó Ông Nghĩa đã góp thêm vốn và nâng tổng giá trị vốn góp lên 4.000.000.000 đồng (bốn tỷ đồng) tương đương 44,44% phần vốn góp, vẫn giữ chức vụ Chủ Tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc công ty.
Các phần vốn góp còn lại chia cho các thành viên sau: Phan Thị Kim Oanh góp 1.250.000.00 (một tỷ hai trăm năm mươi triệu đồng), Đoàn Thị Thúy Huyền góp 1.000.000.000 (một tỷ đồng), Đoàn Ngọc Bích Vân góp 1.500.000.000 ( một tỷ năm trăm triệu đồng), Đoàn Đức Tiến góp 1.250.000.00 ( một tỷ hai trăm năm mươi triệu đồng).
2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty
- Mua bán văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động, giấy các loại.
- Băng keo, màng PE, màng Foam, túi PE, PP, Pallet các loại, keo dán. - Đồ điện gia dụng, đồ nhựa, hàng ngũ kim.
- Thực phẩm chế biến, gạo, bánh kẹo, nước uống các loại.
- Đồ dùng cá nhân và gia đình, máy cơ khí và linh kiện máy cơ khí các loại. - Vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất, phế liệu…
Đặt Hàng Mua Hàng Hóa Nhập Kho Xuất Kho Giao Hàng và Thanh Toán
Mua Hàng Hóa Nhập Kho
Nhận yêu cầu khách hàng
Xuất Kho Giao Hàng và Thanh Toán
- Thiết bị, hệ thống: điện máy, điện lạnh, mạng, báo trộm…
- Máy tính, máy văn phòng và linh kiện máy tính, máy văn phòng các loại. - Đại lý ký gởi hàng hóa.
- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp. - San lấp mặt bằng.
- Vận tải hàng hóa đường bộ.
2.1.2.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh tại công ty
Các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của công ty: - Thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
- Màng PE, PP, OPP, HDPE. - Băng keo, keo dán, chất tẩy rửa.
- Các thiết bị điện, hệ thống mạng và báo trộm. - Thực phẩm chế biến và nước uống các loại. - Vật liệu xây dựng và vận tải hàng hóa đường bộ. - Hàng kim khí điện máy và trang trí nội ngoại thất. - Mực in, vòng bi công nghiệp, dây curoa, vải lau máy. - Thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Một số mặt hàng khác
Quy trình kinh doanh của công ty:
Nguồn: Phòng Kinh Doanh
Diễn giải:
Bước 1: Đặt hàng
Khi khách hàng có yêu cầu về sản phẩm cần cung cấp sẽ liên hệ với công ty thông qua liên lạc bằng điện thoại đặt hàng trực tiếp, hoặc đối với khách hàng là công ty thì có thể gửi đơn đặt hàng qua fax.
Trong đơn đặt hàng nên ghi rõ nội dung cần yêu cầu về quy chuẩn, chủng loại, mẫu mã hàng hóa… để công ty dễ dàng tìm kiếm và cung cấp đúng loại khách hàng muốn mua.
Khách hàng có thể đề nghị công ty cung cấp bảng báo giá từng loại mặt hàng sau khi tham khảo giá cả và đồng ý tiến hành đặt hàng, ký kết hợp đồng trực tiếp với giám đốc hoặc thông qua trưởng phòng kinh doanh.
Bước 2: Mua hàng hóa
Trưởng phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch thực hiện công việc và phân công cho nhân viên thu mua thực hiện công việc, sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách.
Sau đó nhân viên thu mua sẽ rà soát và tìm kiếm nguồn cung cấp hàng hóa, tham khảo giá cả ở một số nhà phân phối có uy tín để tiến hành đặt hàng.
Nhân viên sẽ gửi fax hoặc liên hệ trực tiếp nhà phân phối đề nghị cung cấp hàng theo yêu cầu thông qua sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty.
Bước 3: Nhập kho
Khi hàng về đến công ty, nhân viên thu mua sẽ tiến hành kiểm hàng hóa được giao có đúng theo yêu cầu, có đạt tiêu chuẩn hay không.
Nếu tất cả số hàng chuyển về đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đề ra sẽ được chuyển vào kho để cất trữ.
Bên cung cấp hàng sẽ xuất hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng kèm theo một số giấy tờ liên quan khác cho nhân viên thu mua.
Sau khi hàng được giao chuyển vào kho, nhân viên thu mua sẽ chuyển toàn bộ các giấy tờ nêu trên sang lãnh đạo phòng kinh doanh và phòng kế toán để thanh toán.
Bước 4: Xuất kho
Thời gian và địa điểm giao hàng sẽ được căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
Nếu đã tới thời hạn giao hàng thì nhân viên thu mua sẽ lập phiếu xuất kho trình lãnh đạo công ty phê duyệt.
Nếu tất cả mọi giấy tờ và thủ tục về hàng hóa đều đã hoàn tất thì lúc này hàng sẽ được xuất kho để giao cho khách hàng.
Bước 5: Giao hàng và thanh toán
Sau khi hàng đã được xuất kho để giao cho khách hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ phân công nhiệm vụ cho nhân viên giao hàng đảm nhiệm công việc này. Nhân viên giao hàng phải có trách nhiệm kiểm tra chất lượng và số lượng hàng trước khi giao cho khách.
Sau đó nhân viên sẽ vận chuyển cẩn thận hàng hóa đến giao cho khách hàng. Khi khách nhận hàng và kiểm tra hàng xong, nhân viên có thể chờ thanh toán ngay nếu như hình thức thanh toán được ký trong hợp đồng là trả bằng tiền mặt. Hoặc sẽ nhận giấy ghi nợ nếu là hình thức công nợ hay có thể thanh toán qua chuyển khoản. Tất cả khoản mà khách hàng thanh toán nhân viên giao hàng mang về công ty và báo cáo với trưởng phòng kinh doanh và kế toán. Khi đó kết thúc quy trình kinh doanh của công ty.
* Quy trình bán hàng bán tồn kho bước nhận yêu cầu khách hàng giống bước đặt hàng của quy trình bán hàng trực tiếp, các bước còn lại có nội dung tương tự.
2.1.3 Thuận lợi, khó khăn và chiến lược phát triển của công ty
2.1.3.1 Thuận lợi của công ty
Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, công ty đã tạo được uy tín trên thị trường và không ngừng mở rộng các mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ để
đáp ứng nhu cầu thị trường. Doanh thu bán hàng không ngừng được gia tăng. Bên cạnh đó, các chính sách đối với người lao động được đảm bảo đầy đủ. Đội ngũ cán bộ quản lý trên tất cả các lĩnh vực ngày càng được nâng cao, mỗi năm quy chế quản lý, phương pháp điều hành và chỉ đạo đều được tăng cường bổ sung vừa tăng cường tính trách nhiệm và chủ động cho các bộ phận vừa đảm bảo sự quản lý tập trung của công ty nhằm phát huy hiệu quả cao nhất trong công việc.
- Về công tác chỉ đạo:
Công ty hoạt động với hình thức sở hữu cổ phần nên bộ phận cán bộ là những người có kinh nghiệm, có năng lực lãnh đạo biết nắm bắt thị trường và thời cơ đúng đắn. Vì thế nên Công ty kinh doanh ngày càng có hiệu quả và mở rộng được thị trường.
- Về công tác tổ chức kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống bộ máy kế toán tập trung, mọi chứng từ hoá đơn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều tập trung về phòng kế toán. Do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý tình hình tài chính của công ty. Từ đó, giúp cho công tác kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh được chặt chẽ và đảm bảo khả năng cung cấp kịp thời cho lãnh đạo công ty.
- Về hình thức kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với DN nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực kinh doanh thương mại.
Mặt khác, các chứng từ đều được nhập vào qua sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết các TK do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.
- Về công tác bán hàng và quản lý bán hàng:
Công ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng, khả năng làm việc của cán bộ công nhân viên nhằm thúc đẩy lưu thông hàng hoá phát triển mạnh mẽ hoà vào nền kinh tế thị trường. Các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý và nâng cao kỹ năng bán hàng thường xuyên được tổ chức, công ty luôn tạo điều kiện để cho nhân viên được
tập huấn. Hơn nữa đội ngũ bán hàng của công ty luôn bám sát thị trường đi sâu vào từng khách hàng nên rất thuận lợi cho việc bán hàng.
- Về việc giảm giá hàng bán:
Do là công ty kinh doanh thương mại nên công ty đã lựa chọn những mặt hàng tốt, chất lượng cho nên các nghiệp vụ về giảm giá hàng bán ở công ty không xảy ra do vậy đã làm giảm đáng kể khối lượng công tác kế toán thuận lợi cho việc theo dõi doanh thu.
2.1.3.2 Khó khăn của công ty
Công việc tại phòng thu mua đôi khi cũng gặp rất nhiều khó khăn và thách thức. Có những sự cố, tình huống đột ngột khiến nhân viên cảm thấy lúng túng và khó ứng phó, nhất thời không kịp giải quyết, chẳng hạn như: