2.2.1.1 Danh mục sản phẩm
Sản phẩm chính mà công ty cung cấp bao gồm: thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm, màng PE, PP, OPP, HDPE, băng keo, keo dán, chất tẩy rửa, các thiết bị điện, hệ thống mạng và báo trộm, thực phẩm chế biến và nước uống các loại, vật liệu xây dựng và vận tải hàng hóa đường bộ, hàng kim khí điện máy và trang trí nội ngoại thất, mực in, vòng bi công nghiệp, dây curoa, vải lau máy thiết bị phòng cháy chữa cháy, và một số mặt hàng khác, …
2.2.1.2 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty
a) Phương thức bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa của công ty được thực hiện qua hai phương thức: bán buôn và bán lẻ.
- Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp để mua hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng. Sau khi nhận được hàng của nhà cung cấp, công ty tiến hành giao hàng theo đúng thỏa thuận.
- Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho: Khi nhận được đề nghị hoặc đơn hàng của khách hàng, công ty tiến hành thủ tục xuất kho để giao hàng cho khách hàng.
- Phương thức bán lẻ: là bán hàng cho người sử dụng trực tiếp, chấm dứt quá trình luân chuyển hàng hóa.
b) Phương thức thanh toán
- Phương thức thanh toán ngay: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Phương thức bán hàng trả chậm: Khách hàng cùng công ty thỏa thuận về thời hạn và lãi suất áp dụng đối với trả chậm.
2.2.2 Kế toán doanh thu
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế.
Hợp đồng kinh tế do bộ phận kinh doanh lập thành 2 bản, đơn vị giữ một bản và khách hàng giữ một bản – người lập hợp đồng ký, ghi họ tên
Hợp đồng được được chuyển về cho thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu, ghi họ tên
Chuyển cho người mua ký, ghi họ tên cả hai bản, người mua giữ một bản, một bản được lưu tại bộ phận kinh doanh
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT.
Hóa đơn do bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên (quyển hóa đơn) – người lập hóa đơn ký, ghi họ tên
Chuyển hóa đơn cho thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu, ghi họ tên. Nếu hóa đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền
Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm – ký ghi họ tên vào hóa đơn
Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận và kiểm tra số thuế GTGT phải nộp (đối với người bán) hay số thuế GTGT được khấu trừ (đối với người mua)
Ba liên của hóa đơn được phân chia và luân chuyển như sau: một liên lưu tại quyển (liên 1), sử dụng để kê khai thuế GTGT; một liên giao cho khách hang (liên 2) và một liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho (liên 3), cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Phiếu thu.
Phiếu thu do kế toán tiền (người lập phiếu) lập thành ba liên (đặt giấy than viết 1 lần) – người lập ký ghi họ tên
Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng soát xét, sau đó ký và ghi họ tên Phiếu thu được chuyển cho Giám đốc ký, ghi (hoặc đóng dấu mộc họ tên), đồng thời đóng dấu mộc đơn vị
Phiếu thu tiếp tục được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ: thủ quỹ nhận tiền từ người nộp tiền và đếm tiền nhập quỹ, đồng thời chuyển 2 liên phiếu thu cho người nộp tiền ký, ghi họ tên. Sau khi thủ quỹ nhận đủ số tiền, nhận lại phiếu thu từ người nộp tiền, ghi số tiền thực tế nhập quỹ bằng chữ vào phiếu thu trước khi ký và ghi họ tên.
Thủ quỹ lưu lại một liên chứng từ để ghi sổ quỹ tiền mặt, một liên giao cho người nộp tiền và một liên lưu tại nơi lập phiếu (quyển phiếu thu)
Cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán viên để ghi sổ kế toán. Sau khi kế toán viên ghi sổ xong, phiếu thu được bảo quản tại phòng kế toán trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.
+ Giấy báo có.
Quy trình thu tiền quan ngân hàng tại đơn vị khá đơn giản. Sau khi giao hang, nhận được thông tin trả tiền từ khách hang, kế toán tiến hành theo dõi cho đến khi nhận được Giấy báo có từ ngân hàng thì căn cứ vào hóa đơn GTGT và Giấy báo có tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 511, Sổ chi tiết tài khoản 511 và trừ nợ cho khách hang
Quy trình theo dõi nợ phải thu: Hằng ngày kế toán nhập vào máy tính theo dõi chi tiết công nợ từng khách hang. Số nợ cũ sẽ được ghi vào phiếu xuất kho kèm theo khi bán hàng để khách hàng đối chiếu và xác nhận
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán
- Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để theo dõi khoản doanh thu bán hàng của đơn vị theo dung quy định của Nhà nước. - Sổ kế toán sử dụng: Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 511, Sổ chi tiết tài khoản 511.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, … kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp (chi tiết từng loại thuế) được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp):
Nợ TK 111, 112, 131, … (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
2.2.2.3 Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1; Căn cứ vào hóa đơn số 0001607 ngày 05/1/2018 thì Công ty TNHH Thái Gia Sơn xuất bán cho Công ty TNHH giày TP Hồ Chí Minh Việt Vinh giấy Osaka 23000 cuộn, đơn giá 1.882 (đ). Thuế GTGT tất cả mặt hàng trên là 10%, doanh nghiệp đã chấp nhận thanh toán (xem phụ lục 1).
Nợ TK 131 47.614.600
Có TK 5111 43.286.000 (= 23.000*1.882) Có TK 3331 4.328.600 (= 43.286.000*10%)
Nghiệp vụ 2; Căn cứ vào hóa đơn số 0001618 ngày 19/01/2018 thì doanh nghiệp tư nhân Thành Đại Phát đã nhận của Công ty TNHH Thái Gia Sơn bao PP in: 10.000 cái, đơn giá 5.050 (đ). Thuế GTGT tất cả mặt hàng trên là 10%, doanh nghiệp đã chấp nhân thanh toán (xem phụ lục 2)
Nợ TK 131 55.500.000
Có TK 511 50.500.000 (= 10.000*5.050) Có TK 3331 5.050.00 (= 50.500.000*10%)
Nghiệp vụ 3; Căn cứ vào hóa đơn số 0001642 ngày 30/1/2018 thì chi nhánh công ty TNHH Great Veca Việt Nam đã nhận của Công ty TNHH Thái Gia Sơn keo alkyd serin (15.000 chai): 750 kg, đơn giá 51.000 (đ). Thuế GTGT tất cả mặt hàng trên là 10%, doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (xem phụ lục 3, 4, 5, 6).
Nợ TK 112 42.075.000
Có TK 511 38.250.000 (= 750*51.000) Có TK 333 3.825.000 (= 38.250.000*10%)
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong tháng 01/ 2018, Công ty TNHH Thái Gia Sơn không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu đối với giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Điều này xuất phát từ tính chất hàng hóa mà công ty kinh doanh. Đa số hàng hóa của công ty có chất lượng luôn được đảm bảo và chính sách bán sản phẩm luôn tạo điều kiện cho khách hàng sử dụng.
2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho do kế toán tiền (người lập phiếu) lập thành một liên theo hóa đơn mua hàng, người lập, người giao hàng ký và ghi họ tên
Nhân viên phụ trách bộ phận vật tư kiểm số lượng hàng cùng với sự giám sát của kế toán tiền (người lập phiếu nhập kho)
Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán tiền lưu giữ sau khi đã ký nhận đầy đủ, kế toán lưu sổ và bảo quản
- Phiếu xuất kho.
Tương tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cũng do kế toán tiền (người lập phiếu) lập thành một liên theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị, thủ trưởng đơn vị, người lập phiếu và người nhận hàng ký và ghi họ tên
Sau khi bên nhận hàng kiểm tra hàng đầy đủ và ký, ghi họ tên đầy đủ thì chuyển phiếu xuất kho về cho kế toán tiền lưu giữ và bảo quản
- Hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế do bên phía nhà cung cấp hàng hóa cho đơn vị lập thành hai bản, đơn vị và phía nhà cung cấp ký và đóng mộc vào hai bản hợp đồng, mỗi bên giữ một bản
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
- Để hạch toán giá vốn doanh nghiệp sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán và TK 156 - Hàng hóa.
- Sổ kế toán sử dụng: Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 632, Sổ chi tiết tài khoản 632.
2.2.4.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 01/2018 tại Công ty TNHH Thái Gia Sơn phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế liên quan tới giá vốn hàng bán như sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 05/01/2018, công ty xuất giấy Osaka cho công ty giày Việt Vinh theo Hợp đồng kinh tế 00104/HĐKTVX trị giá 39.100.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho 213 kế toán tiến hành hạch toán (xem phụ lục 7):
Nợ TK 632 39.100.000
Có TK 156 39.100.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 19/01/2018, công ty xuất bao PP in cho DNTN Thành Đại Phát theo Hợp đồng kinh tế 00151/HĐKTVX trị giá 46.000.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho 285 kế toán tiến hành hạch toán (xem phụ lục 8):
Nợ TK 632 46.000.000
Có TK 156 46.000.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 30/01/2018, công ty xuất keo Alkyd serin cho Chi nhánh Công ty TNHH Great Veca VN theo Hợp đồng kinh tế 00172/HĐKTVX trị giá
34.500.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho 364 kế toán tiến hành hạch toán (xem phụ lục 9):
Nợ TK 632 34.500.000
Có TK 156 34.500.000
Phương pháp tính gía xuất kho.
Sản phẩm khi doanh nghiệp xuất bán sẽ được tính theo phương pháp hàng nhập lô nào thì khi xuất kho lô đó và giá xuất kho sẽ chính là giá khi nhập hàng về. Đây là phương pháp chính xác tuyệt đối, tuân thủ theo nguyên tắc doanh thu phù hợp lô hàng với chi phí của doanh nghiệp. Không những thế, giá trị của hàng tồn kho được phản ánh chính xác giá trị
2.2.5 Kế toán chi phí bán hàng
Công thức tính lương áp dụng trong doanh nghiệp là:
Lương theo hợp đồng của một tháng Lương thời gian = x
26
Số ngày làm việc thực tế trong tháng
Nghiệp vụ 1: Tính lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận bán hàng tháng 1/2018. Nợ TK 641 24.581.539 Có TK 334 21.161.539 Có TK 338 3.420.000 Chi tiết: 3382 285.000 (=14.250.000*2%) 3383 2.565.000 (=14.250.000*18%) 3384 427.500 (=14.250.000*3%) 3386 142.500 (=14.250.000*1%)
VD: Tính lương cho bộ phận bán hàng của nhân viên Trương Ngọc Quỳnh Như. Lương cơ bản là 3.250.000 đồng, lương theo hợp đồng là 5.500.000 đồng và làm 25 ngày công, phụ cấp 1.180.000đ.
Lương thực tế = (5.500.000/26) x 25 = 5.288.462 đ Tổng lương = 5.288.462 + 1.180.000 = 6.468.462 đ
Các khoản khấu trừ vào lương của Trương Ngọc Quỳnh Như - BHXH = 3.250.000*8% = 260.000 đ
- BHYT = 3.250.000*1,5% = 48.750 đ - BHTN = 3.250.000*1% = 32.500 đ
Tổng lương thực lĩnh của Trương Ngọc Quỳnh Như = 6.468.462 – (260.000 + 48.750 + 32.500) = 6.127.212 đ
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/01/2018, căn cứ vào bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 1/2018, trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng là là 6.764.600 đồng. Kế toán tiến hành hạch toán (xem phụ lục 13):
Nợ TK 641 6.764.600
Có TK 214 6.764.600
Phương pháp tính khấu hao tài sản của công ty theo phương pháp đường thẳng. Mức khấu hao hàng năm của tài sản được tính theo công thức sau:
MKHN = Nguyên giá của TSCĐ/ Số năm dự kiến sử dụng.
Nghiệp vụ 3: Ngày 26/01/2018, căn cứ vào hóa đơn 00004299 chi thanh toán tiền sửa bảo hành máy tính bàn 993.000 đồng. Kế toán hạch toán (xem phụ lục 14, 15, 16, 17):
Nợ TK 6421 993.000
Có TK 111 993.000
2.2.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Nghiệp vụ 1: Tính tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp tháng 01/ 2018 (xem phụ lục 18).
Nợ TK 642 111.027.924 Có TK 334 102.531.924 Có TK 338 8.496.000 Chi tiết: 3382 472.000 (= 35.400.000 * 2%) 3383 6.372.000 (= 35.400.000 * 18%) 3384 1.062.000 (= 35.400.000 * 3%) 3386 354.000 (= 35.400.000 * 1%)
Nghiệp vụ 2: Ngày 21/01, căn cứ vào bảng phân bổ công cụ dụng cụ, kế toán ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp là 2.372.675 đồng (xem phụ lục 19). Nợ TK 642 2.372.675
Có TK 242 2.372.675
Nghiệp vụ 3: Ngày 31/01/2018, căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận quản lý doanh nghiệp là 12.848.912 đồng (xem phụ lục 21)
Nợ TK 642 12.848.912
Nghiệp vụ 4: Ngày 24/01/2018, căn cứ vào hóa đơn mua văn phòng phẩm và phiếu chi 5837 thanh toán, kế toán ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp là 329.100 đồng (xem phụ lục 20, 21).
Nợ TK 642 329.100
Có TK 111 329.100
Nghiệp vụ 5: Ngày 30/01/2018, căn cứ vào hóa đơn 0000593 và phiếu chi 5892 thanh toán phí in giấy công nợ, kế toán ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp là 1.725.450 đồng (xem phụ lục 22, 23).
Nợ TK 642 1.725.450
Nợ TK 133 172.545
Có TK 111 1.897.995
Nghiệp vụ 6: Ngày 20/01/2018, căn cứ vào hóa đơn tiền điện 0002667, kế toán ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp là 1.031.016 đồng (xem phụ lục 24, 25, 26, 27).
Nợ TK 642 1.031.016
Nợ TK 133 103.102
Có TK 331 1.134.118
2.2.7 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty trong tháng chỉ có lãi tiền gửi.
2.2.7.1 Chứng từ sử dụng
- Giấy báo Có
- Sổ phụ ngân hàng…
2.2.7.2 Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính để theo dõi.
2.2.7.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 29/01/2018, căn cứ vào giấy báo có số BC00115 trả lãi tiền gửi tháng 01/2018 của ngân hàng Vietcombank với số tiền là 638.391 đồng, kế toán hạch toán (xem phụ lục 28, 29, 30).
Có TK 515 638.391
2.2.8 Kế toán chi phí tài chính
Trong tháng 1 năm 2018 Công ty TNHH Thái Gia Sơn có khoản chi phí hoạt động tài chính liên quan tới chi phí lãi vay tiền của ngân hàng.
2.2.8.1 Chứng từ sử dụng
- Giấy báo Nợ
- Sổ phụ ngân hàng ...
2.2.8.2. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính để theo dõi các khoản chi phí lãi tiền vay và các chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác.
2.2.8.3 Một số nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 31/01/2018, căn cứ vào phiếu báo Nợ số BN02037, kế toán ghi nhận lãi vay phải trả tháng 01/2018 cho ngân hàng Vietcombank là 3.500.000 đồng (xem phụ lục 31, 32, 33).
Nợ TK 635 3.500.000
Có TK 112 3.500.000
2.2.9 Kế toán thu nhập khác
Trong năm tháng 01/ 2018, Công ty TNHH Thái Gia Sơn không phát sinh khoản thu nhập khác.
2.2.10 Kế toán chi phí khác
Trong năm tháng 01/ 2018, Công ty TNHH Thái Gia Sơn không phát sinh khoản chi phí khác.
2.2.11 Kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp 2.2.12 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
2.2.12.1 Cách xác định kết quả kinh doanh và thuế TNDN
Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng – Các khoản giảm trừ doanh thu = 548.862.000 - 0 = 548.862.000 (đồng)
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
= 548.862.000 - 319.130.000 = 229.732.000 (đồng)
Lợi nhuận thuần từ HĐKD = Lợi nhuận gộp + (DT HĐTC – CP HĐTC) – CP HĐKD
= 229.732.000 + (638.391 - 3.500.000) - (38.785.354 + 154.499.200) = 33.585.837 (đồng)
Lợi nhuận khác = Thu nhập khác – Chi phí khác = 0 - 0 = 0 (đồng)
Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận thuần từ HĐKD + Lợi nhuần khác = 33.585.837 + 0 = 33.585.837 (đồng)
Thuế TNDN tạm tính = Lợi nhuận trước thuế * 20%
= 33.585.837 * 20% = 6.717.167,4 (đồng)
Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế TNDN
= 33.585.837 – 6.717.167,4 = 26.868.669,6 (đồng)
2.2.12.2 Các bút toán kết chuyển vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh thực hiện cuối kỳ kế toán
(xem phụ lục 34, 35)
- Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911, kế toán ghi:
Nợ TK 511 548.862.000