GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾ TOÁN
NHÂN VIÊN THU MUA NHÂN VIÊN GIAO HÀNG
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn : Phòng Kinh Doanh
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc (Ông Thái Doãn Nghĩa) : người đại diện hợp pháp của công ty. - Ngoại giao, ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác.
- Đề ra các chiến lược và sách lược kinh doanh cho công ty. - Quản lý, chỉ đạo cấp dưới làm việc theo đúng kế hoạch đặt ra.
- Phỏng vấn và hướng dẫn, tiếp nhận nhân viên mới khi công ty tuyển người mới cho công việc kinh doanh.
- Là giám đốc cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, quản lý linh hoạt, chặt chẽ và tâm lý, nhiệt tình trong công việc chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên, quan tâm và động viên cấp dưới khi họ gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Phòng Kế Toán (Bà Bùi Thị Thanh Phúc) :
- Phụ trách về kế toán, tài chính của công ty nhằm giúp cho công ty có những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích mang lại lợi nhuận cao và góp phần duy trì sự phát triển cho công ty.
- Quản lý hồ sơ, sổ sách và các khoản nợ để báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc. - Người kế toán cần có kỹ năng nhanh nhẹn, cẩn thận, thật thà, giao tiếp tốt.
Phòng kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 10 nhân viên thu mua và 8 nhân viên giao hàng.
- Phụ trách về công việc kinh doanh của công ty nhằm tạo lợi nhuận và doanh thu cao nhất.
- Thường xuyên liên lạc và chăm sóc các đối tác khách hàng tiềm năng của công ty.
Trưởng phòng kinh doanh (Ông Phạm Đình Khả) :
- Là người phụ trách về công việc giới thiệu, lựa chọn, tư vấn và giải đáp thắc mắc về các sản phẩm - dịch vụ mà công ty kinh doanh với khách hàng.
- Nhận đơn đặt hàng và soạn thảo hợp đồng để trình lên giám đốc ký.
- Kiểm tra về quy cách, phẩm chất, chất lượng, số lượng của hàng hóa - dịch vụ trước và sau khi tiến hành giao dịch với đối tác, khách hàng.
- Bố trí, phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên. - Giám sát và kiểm tra, giúp đỡ để nhân viên có thể làm việc một cách có hiệu quả. - Giải quyết các khó khăn gặp phải trong quá trình kinh doanh và các khiếu nại của
khách hàng.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc và ban lãnh đạo của công ty. - Tìm hiểu và phân tích thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho công
ty.
- Người trưởng phòng kinh doanh cần có tính cẩn thận trong công tác kiểm tra hàng hóa - dịch vụ. Có chuyên môn về các thiết bị, máy móc, mạng máy tính (IT), khả năng tổng hợp và phân tính thông tin, khả năng điều phối công việc phù hợp với nhân viên.
- Các kỹ năng cần có đó là lập kế hoạch, quản lý, đánh giá công việc, giải quyết vấn đề và ra quyết định kịp thời. Đồng thời là các kỹ năng về giao tiếp và hoạt bát trong công việc tư vấn, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng để làm tốt công việc và chỉ đạo nhân viên.
Nhân viên thu mua:
- Đảm nhiệm vai trò là người tìm kiếm nơi cung cấp và phân phối các sản phẩm dịch vụ công ty yêu cầu với giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất cho công ty.
- Lập và hoàn tất các hóa đơn chứng từ liên quan đến công việc thu mua một cách chính xác.
- Báo cáo công việc đầy đủ và rõ ràng, minh bạch với trưởng phòng kinh doanh.
- Công việc thu mua đòi hỏi ở nhân viên phải có tính linh hoạt, cẩn thận và thành thật. Kỹ năng cần có đó là giao tiếp tốt và đàm phán giỏi.
Nhân viên giao hàng:
- Phụ trách công việc giao hàng từ công ty đến khách hàng.
- Hướng dẫn cho khách hàng về cách sử dụng, bảo trì và chi tiết thông tin các sản phẩm - dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Nhân viên giao hàng cần phải vui vẻ, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận khi làm việc, hòa đồng với đồng nghiệp, tôn trọng cấp trên và nhiệt tình với công việc.
- Cần có những kỹ năng ăn nói lưu loát và các chuyên môn về máy móc để có thể giúp đỡ khách hàng khi cần.
Nhận xét:
Do cách tổ chức của công ty đơn giản nên việc quản lý và chỉ đạo rất thuận tiện, dễ dàng. Tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty.
Cách tổ chức của phòng kinh doanh tương đối logic và khoa học.
Sự bố trí và phân công công việc rất tốt, phù hợp với năng lực của từng cá nhân nhân viên, giúp nhân viên không gặp khó khăn trong quá trình làm việc do công việc đòi hỏi năng lực cao vượt quá năng lực của nhân viên.
Tạo ra sự tự tin và môi trường làm việc năng động, thoải mái, an toàn cho nhân viên, giúp nhân viên thực hiện tốt công việc mà mình được giao, thêm vào đó là nỗ lực làm việc cống hiến vì mục đích chung mà toàn thể công ty hướng đến.
Với số lượng nhân viên tương đối nên cũng tiết kiệm được một khoản chi phí thuê nhân công, nhưng do khả năng điều phối và phân công logic mà khối lượng công việc của công ty vẫn được đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và có hiệu quả.
Vì vậy ở mỗi phòng, bộ phận các nhân viên đều đã có những công việc nhất định, cụ thể được phân công cho từng người. Nên không thể thiếu hụt nhân sự ở bộ phận nào được vì khi đó sẽ ảnh hưởng đến tiến trình công việc, gây khó khăn cho công ty.
Kế Toán Trưởng (Tổng Hợp)
Kế toán Tiền Kế toán Công Nợ Kế toán Tiền Lương Thủ Quỹ