Mục tiêu của công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang là sản phẩm, hàng hóa bán ra được nhiều mà chi phí bỏ ra là thấp nhất để thu được nhiều lợi nhuận. Trong khi đó, để có thể các sản phẩm về dịch vụ, du lịch tiêu thụ được thì công ty có những chính sách về bán hàng hợp lý và chi phí bỏ ra thấp thì nhiệm vụ của bộ phận kế toán của công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang là vô cùng quan trọng. Vì thế muốn có lợi nhuận cao thì phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giữa các nhân viên và giữa các khâu với nhau.
Những thông tin từ kết quả hạch toán tiêu thụ sản phẩm hay hạch toán chi phí là thông tin rất cần thiết đối với lãnh đạo của công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang trong việc tìm hướng đi cho công ty để đề ra kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm cho phù hợp. Công việc của bộ phận kế toán là thống kê các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh chính xác, tỉ mỉ và khoa học sẽ giúp ban giám đốc có được các thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ cũng như hiệu quả sản xuất của từng sản phẩm du lịch trên thị trường. Từ đó, giúp cho ban lãnh đạo của công ty có thể tính được mức độ hoàn thành kế hoạch, xu hướng tiêu dùng, hiệu quả quản lý chất lượng cũng như nhược điểm trong công tác tiêu thụ của từng loại sản phẩm, dịch vụ. Trên cơ sở đó, công ty xác định được kết quả kinh doanh, thực tế lãi cũng như số thuế nộp Ngân sách Nhà nước. Và cuối cùng giám đốc sẽ đề ra kế hoạch sản xuất của từng loại sản phẩm trong kỳ hạch toán tới, tìm ra biện pháp khắc phục những yếu điểm để hoàn thiện công tác tiêu thụ sản phẩm trong công ty.
Ngoài ra, bộ phận kế toán của công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang còn phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý chi phí quản lý kinh doanh của công ty. Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ tại doanh chủ yếu là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh của công ty bao gồm:
- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý
- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý doanh nghiệp, chi phí hành chính - Chi phí mua văn phòng phẩm
- Lệ phí ngân hàng - Tiền điện thoại
- Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách, thuế môn bài…. Quy trình hạch toán:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra kế toán làm căn cứ ghi sổ Nhật ký chung và đồng thời ghi vào sổ chi tiết các tài khoản và từ số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản.
- Định kỳ cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào Bảng cân đối số phát sinh và sổ cái để lập Báo cáo tài chính.
Nghiệp vụ phát triển sản phẩm
Thị trường mục tiêu mà công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang hướng tới là những thị trường có tiềm năng về phát triển du lịch. Từ đó có thể xây dựng các sản phẩm du lịch phù hợp với từng thị trường, thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Trong đó thị trường chính là các quận nội thành và một số huyện ven thành phố có nhu cầu đi du lịch. Nếu xác định cơ cấu khách hàng theo nghề nghiệp công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang có các đối tượng khách như sau: các cán bộ, viên chức làm việc tại cơ quan nhà nước UBND thành phố, quận, huyện; cán bộ công nhân viên ở các tập đoàn lớn, nhà máy, xí nghiệp, các ngân hàng, công ty bảo hiểm; học sinh tại các trường THPT trên địa bàn thành phố.
Ở lĩnh vực du lịch nội địa, với hàng trăm sản phẩm thắm tình quê hương, lan tỏa cả nước, không ngừng đưa du khách đến thưởng ngoạn cảnh sắc 4 mùa của 3 miền đất nước; tận hưởng giá trị du lịch biển đảo quê hương với điểm nhấn đảo tiền tiêu Lý Sơn; mở rộng trải nghiệm loại hình du lịch và lưu trú trên du thuyền. Đến nay, công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang vẫn là một trong những thương hiệu du lịch tại Việt Nam cung cấp, khai thác và phục vụ sản phẩm du lịch tàu biển, đón hàng trăm chuyến tàu du lịch mỗi năm.
Với mỗi thời điểm trong năm, du khách lại có nhu cầu khác nhau, nắm rõ tâm lý này công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang luôn đưa ra các sản phẩm phù hợp theo mùa vụ, đồng thời nghiên cứu và đưa ra các tuyến điểm tour mới: Bộ sản phẩm cho mùa xuân là các điểm thăm quan đền chùa, bộ sản phẩm cho mùa hè: các điểm đến thường là các vùng biển, sản phẩm cho mùa thu với các sản phẩm là điểm đến hấp dẫn đặc trưng của mùa thu như: Hà Nội, Hạ Long,...; Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Châu Âu,...
Việc xác định được khách hàng mục tiêu của mình có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển sản phẩm.
Nghiệp vụ quảng cáo, quảng bá, phát triển thương hiệu
Những mảng về quảng cáo, quảng bá và phát triển hương hiệu công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang là do bộ phận Marketing đảm nhận. Bộ phận
Marketing của công ty có trách nhiệm hoạch định và triển khai thực hiện các chiến lược, các kế hoạch, chính sách và chương trình Marketing thông qua các hoạt động như nghiên cứu Marketing, quảng cáo online, thương hiệu công ty, lực lượng nhân
viên tư vấn và hướng dẫn viên du lịch,… Phải phối hợp hoạt động với các bộ phận chức năng khác như bộ phận kế toán để đảm bảo ngân sách cần thiết cho việc thực thi các kế hoạch Marketing, phân bổ ngân sách cho các sản phẩm dịch vụ, bộ phận nghiên cứu và phát triển để nghiên cứu cải tiến hay thiết kế gói sản phẩm du lịch khác lạ mới thành công, bộ phận kế toán hạch toán chi phí và thu nhập giúp cho việc điều hành hoạt động Marketing có hiệu quả nhất, đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Ngoài ra, cần phải đánh giá khả năng Marketing, những điểm mạnh và điểm yếu hoạt động Marketing của công ty so với các đối thủ cạnh tranh để lựa chọn chiến lược Marketing cạnh tranh và thiết kế các chính sách Marketing phù hợp với các gói sản phẩm dịch vụ du lịch.
Công việc cụ thể:
Nhân viên Marketing cần thường xuyên lên kế hoạch, thiết lập kênh phân phối sản phẩm cho công ty. Việc tạo nên một chiến lược phân phối giúp công ty kết nối với nhiều đại lý và kênh phân phối là hoàn toàn cần thiết trong ngành du lịch. Bằng việc làm đó, công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang sẽ có thể gia tăng hiệu quả cho các nỗ lực Marketing và quảng cáo để thúc đẩy lượng booking từ khách hàng. Những đại lý hoạt động trong mạng lưới phân phối của công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang sẽ bán lại những tour của công ty cho khách hàng và đổi lại họ sẽ yêu cầu hoa hồng trên mỗi lượt booking. Đây là chi phí bổ sung liên quan đến lượng booking của công ty, nhưng chắc chắn đó là mức chi phí cần thiết vì nó hỗ trợ công ty rất nhiều trong việc tiếp cận những đối tượng khách hàng mà “cánh tay Marketing” của công ty không thể với tới.
Tiếp theo, lựa chọn địa điểm, kênh phân phối sản phẩm dịch vụ của công ty chiếm phần lớn hiệu suất trong kết quả doanh thu kinh doanh. Đây là một yếu tố khác tạo ra giá trị cho khách hàng. Vì vậy địa điểm phù hợp sẽ tạo sự tiện lợi và giúp khách hàng tiết kiệm thời gian. Một nguyên tắc là vị trí càng gần khách hàng thì khả năng khách hàng đến sử dụng dịch vụ càng cao.
Cuối cùng, lựa chọn kênh phân phối trung gian. Công ty cũng đã sử dụng phương pháp Marketing trung gian. Chung tay góp sức với các công ty hay doanh nghiệp kinh doanh về mảng du lịch, UBND tỉnh cùng các sở, ngành, các địa phương đã tổ chức nhiều sự kiện văn hóa, du lịch nhằm quảng bá các địa điểm mới và thu hút khách du lịch cả nước nói chung và khách địa phương nói riêng.
Nghiệp vụ nhân sự
Phòng hành chính nhân sự công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang là một trong những phòng cơ bản, thuộc bộ phận chức năng của doanh nghiệp, đóng vai trò kịp thời tham mưu cho giám đốc trong mọi công việc của công ty, các biện pháp kích thích người lao động làm việc. Bên cạnh đó, phòng hành chính nhân sự còn liên quan mật thiết đến các phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự, là chiếc cầu nối hữu hiệu, hiệu quả giữa giám đốc và nhân viên trong Công ty. Với đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, nhiệt tình, chính xác, khách quan, phòng nhân sự của công ty
TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ mà công ty giao phó như: tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ của cán bộ nhân viên, xây dựng các chế độ lương thưởng cho nhân viên cùng với hàng loạt chế độ khác như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,...
Bộ phận nhân sự với nhiệm vụ: Thực hiện toàn bộ các công việc trong quy trình quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Thực hiện xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, kí kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng
Bộ phận chăm sóc khách hàng ở công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cho khách hàng và cho các bộ phận khác trong công ty nhằm hỗ trợ chăm sóc khách hàng. Những thông tin mà bộ phận chăm sóc khách hàng cần cung cấp cho khách đó là: các thông tin về điểm đến, các loại hình lưu trú, dịch vụ ăn uống hay các thông tin về các dịch vụ khác mà công ty cung cấp.
Duy trì mỗi quan hệ với khách hàng, thực hiện các hình thức liên lạc thường xuyên với khách hàng như: gửi mail, gặp mặt, những ngày lễ, sinh nhật khách có thể gửi quà hoặc nhắn tin, gọi điện chúc mừng để khách thấy được dịch vụ chăm sóc khách hàng rất tốt và cũng để khách thấy họ được quan tâm và nhớ đến.
Sau chuyến đi hoặc sau những lần khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ của công ty thì nhân viên chăm sóc sẽ nhắn hỏi khách có phàn nàn hài lòng về dịch vụ của công ty không, để từ đó rút kinh nghiệm, mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách. Không chỉ vậy, khi có phàn nàn hay những phản ánh của khách về dịch vụ thì nhân viên chăm sóc khách hàng phải giải quyết nhanh chóng để hài lòng khách.
Ở công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang bộ phận chăm sóc khách hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Những hoạt động chăm sóc khách hàng phải thỏa mãn các nhu cầu và kỳ vọng của khách nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Mỗi khách hàng lại đòi hỏi có một cách chăm sóc riêng vì họ có sở thích, nhu cầu về các sản phẩm và về cách mà họ muốn được phục vụ, nên nhân viên chăm sóc khách hàng tại Phố Việt luôn đòi hỏi về sự khéo léo, kỹ năng nghiệp vụ trong quá trình làm hài lòng khách hàng, đặc biệt đối với những khách hàng khó tính
Luôn đảm bảo lợi ích cho khách hàng: đảm bảo mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng là điều rất quan trọng. Khách hàng khi mua sử dụng sản phẩm đều kỳ vọng về sản phẩm. Do đó, nhân viên chăm sóc khách hàng phải luôn luôn thông cảm và tìm cách tháo gỡ những khó khăn vướng mắc cho khách hàng
Nắm rõ và thường xuyên cập nhật về thông tin khách hàng: tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, sở thích cá nhân, thói quen tiêu dùng du lịch,.. để có thể trò chuyện, cũng như cung cấp thông tin quan trọng, hữu ích cho khách hàng theo các đặc điểm về phong cách sống và nghề nghiệp nghiệp của họ.
Nắm rõ thông tin về sản phẩm: giá cả, lịch trình tour, thông tin điểm đến, thủ tục làm visa..để có thể sẵn sàng trả lời câu hỏi của khách một cách nhanh và chính xac nhất và không để khách khó chịu vì đợi lâu. Hiểu biết về chính sách phát luật, chính sách sản phẩm của công ty và những thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh để đư ra những khuyến cáo cho khách hàng, giúp đỡ khách hàng tìm kiếm các giải pháp cũng như để phản ứng nhanh và giải quyết kịp thời những phàn nàn, khiếu nại của khách
2.2. Tổ chức công việc tại công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại PhúcKhang. Khang.
2.2.1. Nghiệp vụ điều hành Tour.
Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức của bộ phận Điều hành tour
Điều hành tour tại Công ty có trách nhiệm chuẩn bị cho chương trình tour bao gồm các việc đặt và liên hệ với các cơ sở dịch vụ trước khi thực hiện chuyến đi. Như việc đặt dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, khách sạn, ăn uống, vật dụng…Phòng điều hành tại công ty làm việc chủ yếu qua văn bản chính là fax và email. Nhân viên điều hành sẽ là người giao bản fax cho đối tác và cho Hướng dẫn viên để đi tour đối chiếu. Điều hành tour tại công ty có thể thay đổi các dịch vụ và sẽ quyết toán lại giá tour.
Điều hành tour du lịch là một chức danh công việc quan trọng, trung tâm tại bất kỳ một công ty du lịch nào. Nhân viên điều hành làm việc chính tại văn phòng nhưng nhiệm vụ rất phức tạp và rộng lớn. Điều hành tour là người kết nối tất cả các khâu, các bộ phận, nhân sự trong chuỗi hoạt động tạo nên một chương trình du lịch cho du khách đầy hấp dẫn, ấn tượng, chuyên nghiệp.
Điều hành tour là người đại diện cho công ty lữ hành làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, các bộ phận trong nội bộ công ty; là hình ảnh đại diện thương hiệu của một công ty. Nhân viên điều hành tour tiếp xúc với khách - đối tác-nội bộ công ty thông qua quá trình mua bán thực hiện chương trình tour.
Trưởng phòng Điều hành Nguyễn Thị Vân
Điều hành xe Hoàng Thị Lan Anh
Điều hành tour outbound Huỳnh Thị Bảo Ngân
Điều hành tour inbound Nguyễn Phúc Hậu
a) Nhiệm vụ chính của nhân viên điều hành tour tại công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang
- Chịu trách nhiệm việc lên kế hoạch, thiết kế những chương trình du lịch mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách. Tư vấn và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch. Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vui chơi,… để đàm phán về cách thức và giá cả tốt nhất. Điều chỉnh và phân công công việc cho HDV du lịch phụ trách chuyến đi. Cùng HDV kiểm soát lịch trình, chịu trách nhiệm giải quyết những vấn đề phát sinh trong chuyến đi. Khảo sát những công ty đối thủ để đưa ra các chương trình phù họp nhằm thu hút khách hàng. Lập báo cáo để nêu lên những thuận lợi và khó khăn của điều hành tour trong thực hiện hoạt động du lịch. Đề xuất những giải pháp để giải quyết những vấn đề còn thiếu sót để tăng hiệu quả hoạt động, làm hài lòng khách hàng.
- Nghiệp vụ đặt phòng khách sạn, homestay, resort:
+ Tiếp nhận thông tin từ khách hàng: Khi bắt đầu liên hệ với khách hàng hoặc