Vì công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang là công ty có quy mô vừa và nhỏ nên việc thiếu nhân sự diễn ra thường xuyên. Phòng điều hành tại công ty chỉ có 3 nhân sự, lần lượt phụ trách các mảng công việc điều hành tour inbound, điều hành tour outbound và điều hành xe. Vào các mùa thấp điểm du lịch, lượt khách hàng book tour tại công ty ít, mức độ công việc nằm trong tầm kiểm soát của nhân viên điều hành. Nhưng đến mùa cao điểm du lịch, cụ thể vào các dịp nghỉ hè, nghỉ lễ, nghỉ tết. Lượng khách hàng tăng đột biến, số lượng nhân viên còn hạn chế nên không kiểm soát được lượng công việc, thường xuyên xảy ra sai sót.
- Về Điều hành tour inbound, nhân viên tại bộ phận này chỉ có 1 thành viên, khi khách hàng mua chương trình du lịch quá tải, thường vào các dịp 30/4, 1/5; nghỉ lễ quốc khánh 2/9 hay vào dịp cuối tuần. Khách hàng hay mua các tour 2N1Đ hoặc 3N2Đ, điều hành tour không thể chăm sóc và theo dõi được tất cả hành trình nên đôi
khi hướng dẫn viên phải tự giải quyết các công việc đột ngột phát sinh mà không cần phải liên hệ với bộ phận điều hành.
- Về Điều hành tour outbound, nhân viên tại bộ phận này chỉ có 1 thành viên, nhưng mức độ công việc của bộ phận này căng thẳng hơn gấp nhiều lần vì hướng dẫn viên và khách đang ở một đất nước xa lạ. Việc kiểm soát và theo dõi hành trình không dễ dàng như xử lý các tour trong nước. Ngoài ra, các tình huống phát sinh xấu đột nhiên xảy ra cũng khiến điều hành tour và hướng dẫn viên trở tay không kịp. Nhưng nhân sự ở bộ phận này quá ít dẫn đến điều hành tour outbound phải chịu áp lực cực kì lớn.
- Về điều hành xe, nhân viên tại bộ phận này cũng chỉ có 1 thành viên. Nhưng công việc tại bộ phận này đỡ áp lực hơn 2 nhân viên điều hành còn lại. Việc tạo mối quan hệ và liên hệ với những công ty vận tải hay những doanh nghiệp du lịch khác dễ dàng kiểm soát hơn. Nhưng không vì thế mà nhân viên bộ phân này có thể lơ là trong công tác.
Ngoài ra, vì công ty ít nhân viên nên công việc của sales tour và điều hành tour đôi khi chưa được phân chia cụ thể. Có lúc, điều hành tour cũng sẽ là người thực hiện các công việc của sales tour như chăm sóc khách hàng, gửi báo giá, hợp đồng khách hàng, nhà cung ứng...
Trong 1 ngày, điều hành tour của công ty phải xử lý nhiều công việc dẫn đến quá tải và thường xuyên quên công việc cần thực hiện. Công ty xử lý công việc còn rất thủ công, lưu thông tin khách hàng bằng excel, tạo báo giá thủ công, tạo lại danh sách booking từ excel ra word theo chuẩn form hàng không. Các công việc này tuy không phức tạp nhưng mất khá nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Phúc Khang kinh doanh rất nhiều dịch vụ, sản phẩm khác nhau nhưng công ty không có hệ thống quản lý dịch vụ khoa học nên điều hành tour rất khó nắm bắt được hết thông tin sản phẩm:
Các sở lưu trú hết phòng, các nhà hàng quá tải hay các điểm du lịch đang đi vào sửa chữa
Nhiều khi, điều hành tour của công ty không thể đảm bảo lượng cân bằng số lượng booking bán ra và cần nhập dẫn đến thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
Điều hành nhiều công ty du lịch còn phải thường xuyên cập nhật số lượng booking trong kho. Nên đôi khi, sales tour lại gọi điện kiểm tra số lượng để tư vấn khách hàng. Ngoài ra, bộ phận điều hành còn phải làm các loại báo cáo tài chính cho bộ phận quản lý. Các công việc tuy không tốn nhiều thời gian nhưng lại dễ làm điều hành phân tâm.