Là một Công ty lớn với nhiều kinh nghiệm và uy tín trên thị trƣờng, Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang luôn chú trọng và đặt mục tiêu về nguồn nhân lực lên hàng đầu, Công ty đã xây dựng cho mình một quy chế tuyển dụng nhằm hƣớng dẫn nhân viên thực hiện công việc tuyển dụng một cách tốt nhất, qua đó thu hút, tuyển chọn đƣợc nhân tài cho nhà máy - những ngƣời có đầy đủ năng lực và phẩm chất vào làm việc, gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển của Công ty.
Tùy theo từng công việc cụ thể mà Công ty đƣa ra những bắt buộc riêng, để qua đó tuyền đƣợc đúng ngƣời, đúng việc đáp ứng đƣợc nhu cầu phát triển SXKD của Công ty. Công ty dùng hình thức phỏng vấn cũng nhƣ tiến hành kiểm tra chặt chẽ trình độ, năng lực lao động trƣớc khi tiến hành nhận nhân viên vào làm việc.
Công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực của Công ty nói chung bao gồm nhiều vấn đề có liên quan với nhau nhƣ: lập kế hoạch nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo, bố trí sắp xếp nhân lực, trả công lao động và bảo đảm các chế độ đãi ngộ khác...
Trƣớc hết Phòng Tổ chức - Hành chính căn cứ vào hoạch định chính sách nhân sự đầu năm của công ty và theo dõi các hoạt động của Công ty, theo dõi bản phân tích công việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng đƣợc mục tiêu của từng giai đoạn của công ty. Ngoài ra Phòng Tổ chức - Hành chính cũng luôn thông qua các phòng ban, các phiếu yêu cầu của các phòng ban về việc thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các phòng ban đó đề ra chính sách tuyển dụng, điều động nhân sự.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của Trƣởng phòng các ban, Phòng Tổ chức - Hành chính xem xét để đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ, độ tuổi,... của ứng viên cần tuyển dụng: chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tùy từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc... mà phòng Tổ chức - Hành chính lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng thích hợp nhất.
Một công việc cũng hết sức quan trọng khác đƣợc Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành trong bƣớc này đó là xác định nguồn tuyển dụng cho Công ty. Dƣới đây là sơ đồ tóm tắt hoạt động thu hút và tuyển dụng của Công ty
Hình 2.2 - Sơ đồ tóm tắt hoạt động thu hút và tuyển dụng của Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang
* Hình thức tuyển chọn:
Từ nội bộ:
- Đối với lao động phổ thông: Thƣờng ƣu tiên cho con em CB-CNV trong Công ty, nhƣng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn mà Công ty đề ra.
- Đối với cán bộ kỹ thuật: Công ty vẫn giữ chính sách ƣu tiên đối tƣợng là gia đình, con em CB-CNV trƣớc, nếu thiếu mới thu nhận bên ngoài.
- Nhân viên văn phòng và cán bộ quản lý: Các chức vụ quan trọng Công ty có thể đề cử cán bộ của Công ty theo hình thức thuyên chuyển đề bạt và tổ chức tuyển chọn từ các lớp cán bộ kế cận.
Công ty ƣu tiên nguồn nội bộ vì công ty xây dựng văn hóa công ty theo dạng gia đình, nên những thành viên trong công ty là những ngƣời thân, ngƣời quen sẽ dễ dàng tiếp thu văn hóa Công ty và phát huy tinh thần tập thể mạnh mẽ hơn và làm cho nhân viên mình luôn thấy đƣợc xem trọng hơn.
Từ bên ngoài:
Khi nguồn tuyển chọn trong nội bộ không đáp ứng đƣợc yêu cầu thì Công ty tiến hành tuyển chọn từ các nguồn bên ngoài qua một số hình thức sau:
+ Dán thông báo tuyển dụng ở bảng thông báo trƣớc cổng Công ty. + Tuyển dụng qua trung tâm giới thiệu việc làm.
+ Đăng báo tuyển dụng.
+ Đăng thông báo tuyển dụng trên website của Công ty. + Liên hệ với các trƣờng Đại học, Cao đẳng, Trung cấp,...
Bảng 2.3 - Kết quả tuyển dụng lao động của Công ty thông qua nguồn tuyển dụng năm 2014 - 2015
(Đơn vị tính: người)
Nguồn tuyển dụng Năm 2014 Năm 2015
Nội bộ 2 3
Bên ngoài 8 10
Tổng số 10 13
( Nguồn Phòng Tổ chức - Hành chính Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang)
Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy một số lao động đƣợc tuyển dụng từ nguồn
nội bộ đây chủ yếu là các cán bộ giữ vị trí quản lý đƣợc tiến cử hoặc thuyên chuyển. Trong thời gian qua, nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty cao hơn nguồn nội bộ chủ yếu là các nhân viên nghiệp vụ phòng kế toán, kỹ thuật, kinh doanh.
Bƣớc 1: Thông báo tuyển dụng
Sau khi đã có kế hoạch tuyển dụng, Công ty thông báo số lƣợng, chức danh lao động cần tuyển dụng, tiêu chuẩn, yêu cầu đối với lao động. Công ty thƣờng sử dụng các loại thông báo chủ yếu là thông báo trên bản tin tại Công ty đối với nội bộ và thông báo ra bên ngoài, thƣờng là thông báo trên các tờ báo địa phƣơng, đài phát thanh... Nội dung thông báo tuyển dụng của công ty thƣờng bao gồm các nội dung: tên công ty, vị trí cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm, công việc, các hồ sơ cần thiết. Trong bản thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ.
Bƣớc 2: Tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ
- Hình thức công ty tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên là nộp hồ sơ trực tiếp tại địa chỉ trụ sở của công ty.
- Hồ sơ xin việc đƣợc phân loại theo từng đối tƣợng lao động cụ thể nhƣ sau: + Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy).
+ Hồ sơ ứng tuyển theo mẫu riêng của công ty.
+ Bản sao công chứng Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân. + Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học.
+ Giấy khám sức khỏe (từ cấp huyện trở lên) có thời hạn không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
+ Hồ sơ liên quan đến các đơn vị đã làm việc trong thời gian trƣớc đây (nếu có).
- Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến công ty đều đƣợc phân loại chi tiết và tiến hành sàng lọc hồ sơ phù hợp yêu cầu.
* Tiêu chuẩn tuyển dụng
Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn đƣợc đánh giá cao nhất, kế tiếp là sức khỏe, ngoại hình, đạo đức, tin học,... Tuy nhiên các tiêu chuẩn tuyển dụng phần lớn chỉ đƣợc xây dựng theo đối tƣợng (nhƣ kỹ sƣ, công nhân,...) mà rất ít đƣợc xây dựng theo công việc, chức danh cụ thể.
- Tiêu chuẩn tuyển chọn đã tham khảo:
+ ISO 9001-2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - các yêu cầu. + Sổ tay chất lƣợng Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang.
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất:
- Trình độ văn hóa: 9/12
- Sức khỏe: khỏe mạnh, không có bệnh theo tiêu chuẩn qua kiểm tra sức khỏe từ cấp huyện trở lên.
- Tuổi: 18-25 tuổi: xác định dựa vào chứng minh nhân dân.
- Ƣu tiên chọn con em của cán bộ công nhân viên trong Công ty trƣớc nhƣng phải đạt đƣợc các tiêu chuẩn trên, rồi mới tuyển chọn bên ngoài.
Đối với cán bộ nghiệp vụ
Trình độ: Theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí công việc.
Sức khỏe: Không bệnh tật, các chỉ tiêu về cân nặng, chiều cao có thể linh động.
Bắt buộc có chứng chỉ về chuyên môn công tác của từng chức vụ nhƣ: kế toán, nhân viên Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch đầu tƣ - Kinh doanh,...
Các chính sách tuyển dụng đặc biệt ở Công ty:
- Chính sách tuyển dụng thừa kế:
Mục đích: Từng bƣớc trẻ hóa lực lƣợng lao động, tạo sự gắn bó và thừa kế của các thế hệ lao động của Công ty.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho ngƣời lao động có thời gian làm việc tại Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang tối thiểu là 20 năm; tình nguyện nghỉ hƣu trƣớc thời hạn đƣợc nghỉ hƣu tối thiểu là 24 tháng và mong muốn có con hợp pháp vào làm việc tại Công ty.
Đối tƣợng đƣợc tuyển dụng: Là con ruột, con nuôi đƣợc pháp luật công nhận của ngƣời lao động thuộc phạm vi ứng dụng chính sách này; tuổi đời không quá 30 tuổi tính đến thời điểm tuyển dụng, trình độ văn hóa 12/12, có sức khỏe đáp ứng yêu cầu công việc; có khả năng đào tạo phát triển và tự nguyện làm việc tại Công ty.
Các đối tƣợng thỏa mãn yêu cầu đƣợc nêu tại điều này mặc nhiên tuyển dụng mà không cần thỏa mãn thêm các điều kiện tuyển dụng khác. Vị trí làm việc của cá nhân tuyển dụng theo chính sách này do Giám đốc Công ty quyết định căn cứ trên dề nghị của Trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính yêu cầu.
- Chính sách tuyển dụng lao động có trình độ cao
Mục đích: Thu hút ngƣời lao động có trình độ cao, đáp ứng việc xây dựng đội ngũ lao động có chất lƣợng theo yêu cầu phát triển của Công ty.
Phạm vi ứng dụng: Áp dụng cho tất cả ngƣời lao động đang làm việc tại Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang.
Đối tƣợng đƣợc tuyển dụng: Là thân nhân của ngƣời lao động tốt nghiệp Đại học chính quy loại giỏi, có ƣu tiên loại hình Đại học (dân lập, bán công, công lập) và ngành nghề đào tạo xác định rõ trong quy trình tuyển dụng, có tuổi đời không quá 30 tuổi tại thời điểm tuyển dụng, có sức khỏe đáp ứng công việc và tự nguyện làm việc tại Công ty.
Các đối tƣợng thỏa mãn yêu cầu đƣợc nêu tại điều này mặc nhiên tuyển dụng mà không cần thỏa mãn thêm các điều kiện tuyển dụng khác. Vị trí làm việc của cá nhân tuyển dụng theo chính sách này do Giám đốc Công ty quyết định.
Bảng 2.4 - Kết quả tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ dự tuyển năm 2014,2015
(Đơn vị tính:người)
Nguồn tuyển dụng Năm 2014 Năm 2015 Số lƣợng tuyển dụng 10 13
Số lƣợng hồ sơ đủ tiêu chuẩn dự tuyển 15 20
Tỷ lệ 1,5 1,53
( Nguồn Phòng Tổ chức - Hành chính công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang)
Nhận xét: Tỷ lệ số hồ sơ ứng tuyển đủ tiêu chuẩn vào Công ty cũng khá cao.
Điều này giúp công ty luôn đảm bảo đƣợc số lƣợng nhân viên. Thêm vào đó là tỷ lệ tăng theo hằng năm chứng tỏ Công ty thật sự ngày càng dành đƣợc vị thế trên thị trƣờng và đƣợc nhiều ngƣời biết đến. Sau khi đã nhận hồ sơ Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành lựa chọn hồ sơ xin việc. Đây là bƣớc rất quan trọng để có thể xem xét hồ sơ có phù hợp với công việc hay không và loại bớt.
Bƣớc 3: Phỏng vấn ứng cử viên
Sau khi tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc, Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành tổ chức tuyển chọn bằng hình thức phỏng vấn ứng cử viên. Để buổi phỏng vấn có hiệu quả, Phòng Tổ chức - Hành chính đã thực hiện:
- Thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn đến các ứng cử viên.
- Chuẩn bị địa điểm phỏng vấn, chuẩn bị cơ sở vật chất cho nhân viên phỏng vấn.
- Mời cán bộ có trách nhiệm liên quan tham gia quá trình phỏng vấn.
- Đối với lao động có trình độ chuyên môn, hội đồng phỏng vấn thƣờng có 2 ngƣời đó là Trƣởng và Phó phòng của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, họ sẽ trực tiếp chấm bài thi, phỏng vấn trực tiếp các ứng viên và ra quyết định tuyển chọn hay không tuyển chọn đối với ứng viên.
*Nội dung phỏng vấn tuyển chọn bao gồm:
- Phỏng vấn sơ bộ: Đƣợc thực hiện bởi Phòng Tổ chức - Hành chính. Phần này khá đơn giản có thể làm bài qua mail hoặc trao đổi qua điện thoại, hoặc phỏng vấn ngắn 5-10 phút.
- Kiểm tra chuyên môn:
+ Hội đồng phỏng vấn là các Phòng ban chuyên môn sẽ tổ chức thi tuyển đối với các ứng viên để kiểm tra sự phù hợp với yêu cầu về chuyên môn trƣớc khi bố trí phỏng vấn chính thức. Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm trợ giúp sắp xếp cuộc thi.
+ Làm bài trắc nghiệm có nội dung liên quan đến vị trí công việc Thời gian để ứng viên làm các bài trắc nghiệm và các bài thi là 60'. Sau khi chấm xong các bài thi của các ứng viên, Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp ứng viên, thời gian phỏng vấn đối với lao động có trình độ chuyên môn là 30'. Ngƣời phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi, những tình huống để kiểm tra năng lực chuyên môn, cách làm việc, kinh nghiệm công tác và các kỹ năng khác có liên quan.
Bƣớc 4: Đánh giá ứng viên
Ngƣời phỏng vấn cùng với các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm theo quy định của Công ty sẽ cùng đánh giá. Kết quả đánh giá sẽ đƣợc ghi vào "Phiếu đánh giá phỏng vấn" của Công ty.
Để ra quyết định chính xác thì các bộ phận, các cá nhân có liên quan tiến hành kiểm tra lại thông tin, tổng hợp thông tin và đề ra quyết định tuyển dụng.
Đối với những ứng viên không đạt thì Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ gửi thông báo qua điện thoại, nếu cần thiết sẽ gửi thƣ cảm ơn. Đồng thời gửi mẫu thƣ thông báo đến ứng viên đạt.
Bƣớc 5: Ký kết hợp đồng thử việc
Khi đối tƣợng tuyển dụng chấp nhận vị trí và mức lƣơng thỏa thuận, Công ty sẽ: - Tổ chức thử việc, thời gian thử việc thƣờng là 2 tháng.
- Giới thiệu nhân viên mới cho các phòng ban.
- Phòng Tổ chức - Hành chính soạn thảo Hợp đồng lao động thử việc đối với nhân viên mới trên cơ sở thỏa thuận của hai bên, kí kết giữa nhân viên mới và Giám đốc.
- Đơn vị tiếp nhận sẽ giao việc, trong giai đoạn này Công ty sẽ tổ chức kiểm tra thƣờng xuyên và tiến hành cho ngƣời có trách nhiệm hƣớng dẫn kèm cặp nhân viên mới trong quá trình thử việc.
Bƣớc 6: Theo dõi, đánh giá kết quả thử việc
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên thử việc sẽ báo cáo kết quả công việc thực hiện trong thời gian qua. Đồng thời, cán bộ quản lý đánh giá nhân viên thông qua "Phiếu đánh giá kết quả thử việc" dựa trên các tiêu chí của Công ty. Sau khi đánh giá, đề xuất đến bộ phận tuyển dụng để ký hợp đồng lao động chính thức nếu đạt, nếu không đạt thì chấm dứt hợp đồng.
Bƣớc 7: Sau khi thử việc
Thử việc đạt yêu cầu
- Lập hợp đồng lao động chính thức trên cơ sở để xuất của Trƣởng bộ phận tiếp nhận nhân viên mới.
- Trình hợp đồng lao động, kết quả đánh giá để Giám đốc ký.
Thử việc không đạt yêu cầu
- Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ gửi "Giấy thông báo chấm dứt công việc sau thời gian" cho nhân viên không đạt yêu cầu công việc và chấm dứt thử việc.
- Bộ phận tuyển dụng giải thích rõ nguyên nhân không đạt cho nhân viên biết. - Lƣu hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ cho nhân viên nếu cần thiết.
Bƣớc 8: Ký kết hợp đồng chính thức
- Nhân viên Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ đƣa hợp đồng lao động theo mẫu của Công ty có chữ ký của Giám đốc cho nhân viên mới ký vào.
- Toàn bộ các dữ liệu liên quan đến quá trình tuyển dụng sẽ đƣợc lƣu thành hồ sơ.
- Hồ sơ tuyển dụng đƣợc lƣu theo quy trình hồ sơ của Công ty.
Bảng 2.5 - Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng của công ty năm 2014, 2015
(Đơn vị tính: %)
Các chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) Năm 2014 10 10 100
Năm 2015 13 13 100
(Nguồn Phòng Tổ chức - Hành chính Công ty TNHH MTV Cấp nƣớc Tiền Giang)
Qua bảng trên ta thấy số ngƣời lao động đƣợc tuyển đáp ứng đúng theo nhu