3.3.2 .Chức năng của từng bộ phận
4.1. Trình tự ghi sổ của công ty
Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ” để hạch toán. Trong bài khóa luận này em xin trình bày các sổ và cách trình bày ghi sổ của Công ty với phần hành kế toán NVL.
4.1.1. Đặc điểm NVL tại Công ty:
NVL là những đối tượng lao động mà khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Hiện nay hoạt động chủ yếu của Công ty là hoàn thành công trình do Công ty nhận thầu. Do vậy, Công ty sử dụng một lượng lớn NVL như: đá, xi măng, thép, sắt, cát … Vì dùng khối lượng lớn nên Công ty có thể phân loại chi tiết để dể dàng trong việc quản lý và hạch toán.
4.1.2 Phân loại:
Nguyên liệu, vật liệu chính: xi măng, sắt, thép, đá, cát,… đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạn mục công trình.
Nguyên liệu, vật liệu phụ: gồm sơn, dầu,… phục vụ cho quá trình thi công. Nhiên liêu: xăng, dầu cung cấp cho các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình thi công.
Phụ tùng thay thế: Các loại chi tiết phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ben như xăm, lốp…
Phế liệu thu hồi: các đoạn sắt thép thừa, vỏ bao xi măng, tre, g không dùng nữa trong quá trình thi công.
4.1.3. Tính giá NVL:
Tính giá NVL nhập kho:
Hiện nay Công ty đang áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên tính giá NVL nhập kho được xác định như sau:
Trị giá thực tế Trị giá mua Các chi phí Các khoản Thuế không NVL nhập kho = ghi trên hóa đơn + trực tiếp - chiết khấu + hoàn lại trong kỳ (không VAT) phát sinh TM,giảm giá
(không VAT)
Tính giá NVL xuất kho:
Đặc điểm ngành xây dựng sử dụng các vật tư mua về nhập kho mà không thể quản lý theo từng lần nhập về số lượng như cát, đá… Vì sau m i lần nhập kho, NVL đã bị trộn lẫn số mới và số cũ nên hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính bình quân cả kỳ dự trữ cho NVL xuất kho.
Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân =
Lƣợng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá thực tế NVL Số lƣợng NVL Đơn giá thực tế
xuất kho = xuất kho × bình quân của NVL
4.2. Kế toán chi tiết NVL:
4.2.1. Quy trình, phƣơng pháp kế toán chi tiết NVL tại Công ty:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu dùng cho công trình. Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng bãi.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động của nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán tiến hành kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
4.2.2. Kế toán tăng nguyên vật liệu:
Chứng từ sử dụng: - Giấy đề nghị mua vật tư - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu nhập kho
Căn cứ yêu cầu vật tư để sử dụng, phòng kế hoạch lập giấy đề nghị nhập vật tư có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc
Thực tế tại công ty
Trong tháng 05/2017 Công ty TNHH SX và TM Quỳnh Phúc có thực hiện thi công xây dựng Công trình: Nghĩa trang Công viên Bình Dương; Hạng mục: Vòng xoay khu G ( Phần thô). Căn cứ yêu cầu vật tư để sử dụng, phòng kế hoạch lập giấy đề nghị nhập vật tư có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc.
Sau khi Giám đốc duyệt yêu cầu nhập vật tư thì tiến hành mua vật tư, khi mua vật tư thì bên bán sẽ xuất hóa đơn mua hàng.
Nghiệp vụ 1 Ngày 03/05/2017 nhập 1.572 kg thép ống hộp của Cty TNHH TM DV
Sắt Thép Trường Sơn, Đơn giá là 11.420 đồng/kg. Số HĐ 0000755. Thanh toán bằng tiền mặt. ( VAT: 10%) (phụ lục
Kế toán hạch toán:
Nợ 152(thép): 17.952.240 Nợ 1331: 1.795.224
Có 1111: 19.747.464
Nghiệp vụ 2: Ngày 04/05/2017 nhập thép của Doanh Nghiệp Tư nhân Thắng Lợi. Số
HĐ 0019226 (phụ lục
645kg thép ống 08, đơn giá: 11.636 đồng/kg 647kg thép ống 06, đơn giá: 11.636 đồng/kg 50kg thép ống 01ly, đơn giá: 13.636 đồng/kg Thuế VAT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán:
Nợ 152(thép): 15.715.512 Nợ 1331: 1.571.551
Có 1111: 17.287.063
Nghiệp vụ 3:
Ngày 04/05/2017 tạm ứng trước theo công nợ đầu tháng 5 cho Công ty TNHH MTV SXTM Hà Tiên : 100.000.000 đồng theo ủy nhiệm chi cùng ngày tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam (phụ lục
Ngày 07/05/2017 nhập NVL của Cty TNHH MTV SX TM Hà Tiên Bình Dương theo số HĐ 0000131 ( phụ lục
2000 viên gạch loại 90x190x390 đơn giá 4.128 đồng/ viên 200 viên gạch loại 90x100x100 đơn giá 2.091 đồng/ viên 532 cái lam Z loại 200x800 đơn giá 54.545 đồng/ cái 640 cái lam Z loại 200x1000 đơn giá 50.091 đồng/ cái Thuế suất VAT: 10%
04/05/2017: Nợ 331 (HT): 100.000.000 Có 112: 100.000.000 07/05/2017: Nợ 152( gạch) : 8.782.200 Nợ 152 (lam) : 66.836.180 Nợ 1331: 7.561.838 Có 331 (HT): 83.180.218
Các loại nhập kho - xuất kho xong, thủ kho chuyển phiếu nhập kho – xuất kho về cho kế toán vật tư tại phòng kế toán để vào sổ chi tiết vât tư.
4.2.3. Kế toán giảm nguyên vật liệu:
Chứng từ sử dụng:
- Giấy đề nghị xuất vật tư - Phiếu xuất kho
Dựa vào nhu cầu vật tư để thi công công trình, phòng kế hoạch lập giấy đề nghị xuất vật tư có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc
Phiếu xuất kho do kế toán vật tư lập trình lên cho giám đốc duyệt xuất và chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên 1 giữ lại cuốn để lưu, liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ, và người nhận vật tư giữ liên 3.
Căn cứ phiếu nhập - xuất kho, thủ kho lập thẻ kho cho từng loại vât liệu. Thực tế tại công ty
Nghiệp vụ 1:
Ngày 12/05/2017 xuất 1.000 kg thép ống 08, 647 kg thép ống 06, 2000 kg thép ống hộp các loại, 50 kg thép ống 01 ly phục vụ cho thi công công trình Hoa viên Nghiã Trang
Kế toán hoạch toán
Nợ 241 (thép): 42.639.784 Có 152 (T08):11.667.090 Có 152 (T06):7.511.253 Có 152 (TH): 22.797.200 Có 152 (T01): 664.241
Nghiệp vụ 2:
Ngày 13/05/2017 xuất 3000 viên gạch 90x190x390, 2500 viên gạch 90x190x190, 900 cái Lam Z 200x800 và 1660 cái Lam Z 200x1000 phục vụ cho thi công công trình Hoa viên Nghĩa Trang
Kế toán hoạch toán
Nợ 241 : 164.777.960
Có 152 (G390): 12.536.961 Có 152 (G190); 5.212.197 Có 152 (L800): 49.142.403 Có 152 (L1000): 97.886.399
CHƢƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ CÔNG TY
5.1 Nhận xét
5.1.1 Nhận xét tổng quát về tình hình hoạt động tại công ty
Điều dể dàng nhận thấy ở Công ty là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty, phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng nhiệm vụ được quy định rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty.
Mô hình kinh doanh của Công ty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích với sự phát triển nền kinh tế thị trường. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công có trách nhiệm và quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoán gắn được với lao động bỏ ra, những hưởng thụ nhận được tạo cho người công nhân trong Công ty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt được hiệu quả cao nhất.
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô của sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho lãnh đạo Công ty.
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa của các cán bộ kế toán. Công ty có đội ngủ kế toán giàu kinh nghiệm và trình độ kế toán của từng người vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh.
- Về công tác hạch toán nguyên vât liêu, kế toán Công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Một năm Công ty hạch toán vào 4 quý, m i quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vât liệu.
- Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, Công ty TNHH SX & TM Quỳnh Phúc hiện xây dựng m i công trình là một kho bảo quản vật liệu. Như vậy đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn.
- Về hình thức tồ chức công tác kế toán tập trung: sẽ tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nhiệp. Ngoài ra hình thức này còn thuân tiên cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc đối với đội ngũ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện. kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin.
- Về đánh giá thực tế vật liệu nhập kho xuất kho có tác dụng: thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vât liệu trong giá thành sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành của sản phẩm.
Hạn chế
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc có một số hạn chế cần được khắc phục.
- Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, m i công trình được Công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là rất ít. Có thể trong cùng thời gian một đội, Công ty thi công từ 1 đến 2 công trình, địa bàn nằm ở khác nhau. Do vậy việc bố trí kế toán gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vât liệu ở các đội khi thi công nhiều công trình có thể dẫn đến sai xót hoặc chậm trễ về thời gian, làm ảnh hưởng đến công trình thi công.
5.1.2 Nhận xét về công tác kế toán tại công ty
Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng là: Chứng từ ghi sổ Đặc điểm:
Phù hợp với mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc nói riêng khi số nghiệp vụ nhiều đến mức phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại. Vì vậy, phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kê, hoặc từ chứng tứ cùng loại vào chứng từ ghi sổ.
Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tư thời gian với trình tự phân loại ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Cuối tháng phải lập bảng cân đối các tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp.
Ưu điểm:
Chứng từ ghi sổ dùng để ghi các chứng từ vào đó, nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại khác, lấy số cộng để ghi chứng từ ghi sổ, rồi lấy số liệu cộng ở chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.
Dễ làm, dễ hiểu thuận lợi cho viêc phân công lao động kế toán, dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện kế toán thủ công và kế toán máy.
Nhược điểm:
Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ và chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập ra trước khi ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều.
Tuy hình thức này khá phù hợp nhưng việc ghi chép dễ trùng lập, khối lượng ghi chép nhiều, khó quản lý sổ sách, công việc kiểm tra dồn vào cuối kỳ nên việc tính toán rất vất vả và bận rộn làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán.
5.2 Kiến nghị
- Công ty nên xác định định mức tiêu hao NVL và tiến hành kiểm soát NVL đầu vào bằng cách lập kế hoạch cho việc xuất nhập NVL
- Nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn rủi ro thị trường NVL biến động
- Thường xuyên tiến hành đối chiếu sổ chi tiết NVL với các sổ chi tiết khác - Việc phân loại NVL có thể dựa vào nội dung công dụng kinh tế của từng loại