Nhu cầu về việc sử dụng nguyên NVLXD ngày càng tăng cao, nhu cầu về cát dự đoán từ nay đến năm 2020 cần xấp xỉ 2,3 tỷ m3. Trong khi trữ lượng hiện chỉ còn hơn 2 tỷ m3. Dự báo đến năm 2020, với mức độ sử dụng cát đạt khoảng 130 triệu m3/năm thì sẽ không còn cát phục vụ cho xây dựng. Nguồn cát khan hiếm dẫn đến việc thu mua cát tại bãi của nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng cung không đủ cầu.
Cát, đá xây dựng là loại vật liệu gần như không thể thiếu trong mỗi công trình xây dựng. Gần như mọi toà cao ốc, đường xá và trung tâm thương mại xây 11
mới ở các thành phố châu Á đều sử dụng cát, đá làm vật liệu. Tại các công trình ở Việt Nam nói chung và trên địa bàn Hà Nội nói riêng việc các nhà thầu xây dựng cần tìm kiếm một đối tác cung cấp NVLXD uy tín với nguồn hàng ổn định là thiết yếu. Trong khi các công trình được xây dựng rộng khắp cũng làm nhu cầu đường xá tăng lên, các loại đá base cũng được sử dụng nhiều hơn để làm đường và làm móng công trình.
3.3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL
3.3.3.1 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Phương hướng hay chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với công tác quản lý chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp đó. Nếu chiến lược sản xuất kinh doanh là định hướng, là mục tiêu của công ty cần đạt tới thì công tác quản lý chi phí và hạ giá thành sản phẩm là một trong những công cụ quan trọng nhất để biến những “khát vọng” ấy thành hiện thực. Vì vậy, chúng ta cần thiết phải xem xét chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, coi đó như là một kim chỉ nam cho việc tìm kiếm giải pháp tăng cường quản lý chi phí và hạ giá thành sản phẩm của công ty thể hiện trên các phương diện chủyếu:
3.3.3.2 Định hướng phát triển của công ty
Xây dựng và phát triển Công ty trở thành Công ty mạnh lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo chủ yếu cho sự phát triển bền vững. Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm, sửa chữa thiết bị thi công… Phát huy mọi nguồn lực để nâng cao sức cạnh tranh, giải quyết đủ việc làm và không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, cả việc hoạch định nhu cầu, thu mua và quản trị vật tư cho công ty.
Điều này dẫn tới những tồn tại như đã trình bày ở trên, vì vậy, trong thời gian tới, công ty nên tổ chức thêm Phòng Phụ trách vật tư riêng. Việc này tất yếu dẫn tới việc tăng chi phí trước mắt nhưng về lâu dài sẽ mang lại nhiều lợi ích
cho công ty, đồng thời.
Cũng không làm cho bộ máy của công ty trở nên quá cồng kềnh. Chuyên môn hóa công việc sẽ được nâng cao, dẫn tới các công tác liên quan tới vật tư phục vụ trong quá trình thi công sẽ được thực hiện tốt hơn.
Ngoài ra, công ty cần phải chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ phụ trách vật tư. Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Muốn vậy, công ty cần tổ chức hoạch định chính xác và quá trình thu mua cũng phải hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt nhất cũng như giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên.
Đồng thời cán bộ phu trách vật tư của công ty là người trực tiếp tham gia hoạch đinh nhu cầu và tổ chức thu mua, quản trị vật tư, vì vậy các cán bộ này cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có thêm nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ, để luôn luôn mua được vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có được các biện pháp ứng phó kịp thời tránh không để xảy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của côngty.Muốn vậy, công ty phải chú trọng nâng cao trình độ cho các cán bộ này thông qua việc gửi đi tham gia các khóa đào tạo về chuyên môn.
3.3.3.3 Lựa chọn nhà cung ứng và đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ
Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm bảo NVL với các đối tác cung ứng NVL cho công ty một cách thường xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ và nghiên cứu thị trường công ty có thể xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo 13
NVL cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thoả mãn với những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải quyết hợp lý,thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên cùng có lợi, đây là một việc làm công ty cần chú trọng làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác.
Công ty nên đẩy mạnh việc tìm các nguồn cung ứng trực tiếp và giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ, tránh nhập qua nhiều trung gian làm tăng chi phí. Khi có được mối quan hệ kinh tế với các nhà cung ứngthì công ty cũng có điều kiện nắm bắt được các thông tin kinh tế, những xu thế biến động lớn trên thị trường NVL, giúp công ty đưa ra những phương hướng, biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm được thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì người đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của công tác đảm bảo NVL của các doanh nghiệp.
Mặt khác, do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu xây dựng là tương đối lớn vì vậy công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định, có uy tín và quan hệ lâu năm, nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
3.3.3.4 Đảm bảo nguồn vốn cho công tác nguyên vật liệu
Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác đảm bảo NVL là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác quản trị NVL tại công ty.
Hầu hết các doanh nghiệp trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng thiếu vốn, công ty TNHH Vận tải và thương mại Phú Quangcũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn hạn hẹp nên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đảm bảo NVL của công ty. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng
thường sử dụng phương thức thanh toán trả chậm, có thể gây giảm uy tín của công ty. Mặt khác, trong một số trường hợp để thực hiện hợp đồng đã ký thì công ty phải đi vay vốn nên công ty phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm bảo NVL tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí kết hợp đồng… Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo NVL cho sản xuất và kinh doanh của công ty.
Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau:
- Thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của công ty. Khi công ty đi vào giai đoạn sản xuất ổn định thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Trước khi tiến hành kí kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kĩ đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụngvốn.
- Huy động từ nguồn vốn khác nhau:
+ Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Để có được nguồn vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nhưng đổi lại nguồn vốn này rất thường xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Để vay được vốn từ những chỗnhư thế này, công ty phải thoả mãn được các điều kiện khắt khe như: uy tín, khả năng thanh toán, phương án kinh doanh khả thi. Do vậy, để vay vốn từ các ngân hàng, công ty phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tín để thuận lợi cho việc vay vốn hay hoàn trả. Bên cạnh đó là phải đảm bảo tính hiệu quả của vay vốn bằng cách phải lập được phương án sử dụng vốn vay một cách tỉ mỉ, đồng thời phải lên kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lãi theo thoả thuận với ngân hàng.
+ Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là 15
một hình thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy động vốn này còn mới mẻ ở nước ta, nên để có thể huy động được nguồn vốn từ kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên trong công ty mạnh dạn góp vốn.
+ Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước thông qua hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
+ Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận NVL cho các đơn vị thi công nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phí phát sinh.
Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo NVL của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức cao nhất cóthể.
3.3.3.5 Tăng cường công tác quản lý kho tang, bến bãi
Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Do đó, để tập trung chúng cũng cần phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. Việc sắp xếp hợp lý NVL trongkho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho. Việc sắp xếp hợp lý diện tích trong kho phải đảm bảo các yêucầu:
+ Sử dụng hợp lý diện tích , không gian và vị trí các khu vực trong kho. + Sắp xếp hợp lý vật tư theo phương châm “4 dễ”: dễ tìm , dễ thấy , dễ lấy, dễ kiểm tra. Để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc chăm sóc, bảo quản và xuất nhậpNVL.
vi tính vào việc sắp xếp quản lýkho.
Công tác tổ chức bảo quản kho tại công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là:
- Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại NVL.
- Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định.
- Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lýkho. Một số phương pháp sắp xếp chủ yếu:
Sắp xếp theo phương pháp mã hoá:
Theo phương pháp này mỗi loại NVL được chia theo phẩm chất, quy cách, kích thước, nguồn cung cấp. Sau đó mỗi thứ có một mã số riêng và chúng được sắp xếp theo mã.
Phương pháp này có ưu điểm là rất quy củ, chặt chẽ, xử lý nhanh chóng và có hiệu quả cao.
Sắp xếp vật tư theo từng loại và khu vực:
Theo phương pháp này toạn bộ diện tích kho được chia thành nhiều khu vực, có giá sắp đặt ngăn cách riêng, mỗi khu vực dành cho một loại NVL nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định.
Đây là một phương pháp rất khoa học và thuận tiện cho việc kiểm tra. Những loại NVL như sắt, thép là những loại dễ han gỉ cần phải được bôi trơn dầu mỡ và bảo quản ở nơi thoáng mát, không ẩm. Còn các loại như xi măng, cát, gạch… thì lại cần phải để ở những chỗ có mái ché, khô ráo. Cách này phù hợp với các loại nguyên vật liệu chiếm diện tíchlớn.
Phương pháp tần suất quayvòng.
Đặc điểm của phương pháp này là loại NVL nào xuất nhập nhiều lần nhất 17
trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào những chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Phương pháp này đỡ tốn sức lao động của công nhân khuân vác, bốc xếp, hợp với loại vật tư cồng kềnh, khó di chuyển.
3.3.3.6 Tăng cường công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu
Công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng NVL cần phải được tiến hành thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư của công ty phải nhận thức được tầm quan trọng của công tácnày.
NVL cấp cho các tổ thi công để trực tiếp thi công công trình đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu NVL sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, đem dùng vào việc khác, không tuân thủ kỹ thuật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng NVL đã quy định thì tất yếu dẫn đến thiếu NVL và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của công ty .Ngược lại, nếu các tổ đội thi công sử dụng NVL đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng NVL, tận dụng triệt để phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế công ty.
Các cán bộ phụ trách NVL của công ty nên liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng NVL tại các công trường để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí NVL, sử dụng NVL không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm NVL là trách nhiệm của tổ đội thi công, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý NVL, không chỉ lo mua NVL và cấp phát đủ số NVL cho công trường mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng NVL trong toàn côngty.
Khi NVL đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận NVL sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt.
Trường hợp công nhân phát hiện thiếu hay thừa NVL đều phải báo cáo ngay với tổ trưởng. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều NVL thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị NVL tiết kiệmđược.
Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng NVL trên cơ sở các tài liệu định mức hạch toán, số liệu hạch toán xuất kho của công ty, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng NVL mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng NVL ở từng công trường và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thựctế.
3.3.3.7 Đẩy mạnh sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu
Có thể nói, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đã trở thành một