Chương 2: Quá trình xây dựng và phân tích quy trình xuất khẩu vải thiều sang thị trường Nhật Bản
2.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Hồ sơ xin cấp giấy phép:
● Bản sao hợp đồng xuất/nhập
● Đơn xin cấp giấy phép
● Hồ sơ pháp nhân của công ty (Giấy phép kinh doanh, mã số thuế, mã số XNK)
● Bản kê chi tiết hàng hóa xuất khẩu Thời gian cấp giấy phép:
● Với mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện thì giao cho nhân viên quản lý thụ lý hồ sơ, sau 3 ngày phải trả lời với những hồ sơ xin phép cần bổ sung, cần sửa đổi hoặc những hồ sơ không cấp giấy phép
● Đối với những hồ sơ hợp lệ cấp giấy phép sau 7 ngày. 2.2.2 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
2.2.2.1 Tập trung
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu về số lượng và chất lượng, bao gói... Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng xuất khẩu đã ký, chủ hàng xuất khẩu tiến hành thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng tương đối lớn, vì thế chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (thường là các thương lái địa phương, Người sản xuất ký hợp đồng bao tiêu với Doanh nghiệp). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là kí kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các chân hàng.
Đơn vị sản xuất/ trồng vải xuất khẩu cần chuẩn bị hàng về số lượng và chất lượng, bao gói, bảo quản… đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của hợp đồng bao tiêu, cụ thể là:
− Chuẩn bị lao động, công cụ, phương tiện vận chuyển sản phẩm khi thu hoạch, chuẩn bị mặt bằng, kho chứa tập kết sản phẩm về để xử lý, đóng gói, lập các trạm hay điểm thu mua tại các trang trại, các vườn của các hộ gia đình.
− Làm tốt công tác tuyên truyền nhắc nhở đến từng hộ, từng người dân trồng về những điều khoản đã được thỏa thuận ký hợp đồng với phía Nhật Bản, để người dân và các chủ trang trại nhận thức được tầm quan trọng của việc thu hoạch, không để sản phẩm bầm dập, hư hỏng, chọn lọc các loại quả tốt đạt tiêu chuẩn cung ứng cho doanh nghiệp. Đối với đơn vị sản xuất/ trồng vải nhưng không muốn hoặc không thể trực tiếp xuất khẩu thì có thể ủy thác cho đơn vị khác xuất khẩu. Đối với đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu cần khai thác nguồn hàng xuất khẩu bằng các hình thức như thu mua hàng theo kế hoạch, đơn đặt hàng, đầu tư trực tiếp để trồng vải, đặt hàng, đổi hàng… dưới các hình thức hợp đồng như Hợp đồng mua đứt bán đoạn, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng ủy thác xuất khẩu… Sau khi ký hợp đồng, đơn vị sẽ tiếp nhận hàng
hóa để xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ mã ký hiệu… phù hợp với quy định được ký kết với khách hàng phía Nhật Bản.
2.2.2.2 Bao gói
Ngoài việc phải đảm bảo các tiêu chuẩn khắt khe về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật và thực hiện khử trùng trước khi xuất khẩu, quả vải tươi phải đáp ứng theo tiêu chí chất lượng, mẫu mã. Hơn nữa bao bì cũng là yếu tố quan trọng nhằm thu hút người dùng tại Nhật Bản. Vì vậy, tiêu chuẩn xuất khẩu quả vải tươi sang nước bạn không chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm, mẫu mã bao bì cũng cần được cải tiến. Quy định về đóng gói
(1) Bao bì đóng gói nếu có lỗ thoáng thì lỗ thoáng phải được che kín bằng lưới có đường kính mắt lưới nhỏ hơn 1,6mm;
(2) Quả sau khi xử lý có thể đóng gói lại trong hộp kín để bảo quản lạnh trong quá trình vận chuyển (dưới sự giám sát của chuyên gia kiểm dịch thực vật Nhật Bản). Nếu quả đã qua xử lý được đóng gói lại, thì sẽ được thực thực hiện tại cơ sở đóng gói đáp ứng các điều kiện sau:
Mọi lỗ thông hơi phải được che bằng lưới (mắt lưới tối đa 1,6mm) để ngăn chặn lây nhiễm ruồi đục quả.
Cơ sở đóng gói chỉ phục vụ việc đóng gói quả vải đã qua xử lý.
Cơ sở đóng gói phải được xử lý khử trùng hàng năm trước khi đưa vào sử dụng và khi có yêu cầu
2.2.2.3 Kí hiệu
Khi hàng hóa được đóng gói vào các thùng chuyên dùng xuất khẩu, doanh nghiệp tiến hành kẻ kí mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc nhận bốc dỡ và bảo quản hàng hóa. Trên thùng sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, thành phần, đăng ký chất lượng.
Theo quy định, nhãn phải được dán hoặc in ở vị trí dễ nhìn thấy, chẳng hạn như cạnh bao bì và có các thông tin:
(1) Ghi biện pháp kiểm dịch thực vật Display of end of export phytosanitary measure (2) Ghi điểm đến Display of destination