Chúng ta có thể tạo liên kết đến các tập tin theo cách tương tự như trên nhưng thay vì nhập địa chỉ trang web thì bạn tìm đến tập tin đang lưu trữ trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ (LAN). Trong phần này chúng ta sẽ áp dụng các nút lệnh (Action button) vào bài thuyết trình.
Bảng 12. Các nút lệnh dựng sẵn
Nút Tên Hyperlink đến
Back hoặc Previous Về slide liền trước trong bài thuyết trình Forward hoặc Next Đến slide liền trước trong bài thuyết trình Beginning Về slide đầu tiên trong bài thuyết trình End Đến slide cuối cùng trong bài thuyết trình Home Về slide đầu tiên trong bài thuyết trình
Information Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó.
Return Trở về slide mới xem trước đó.
Movie Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó (phát đoạn phim chẳng hạn) .
Document Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó (mở tập tin nào đó).
Hyperlink to Thực hiện Previous Slide
Next Slide First Slide Last Slide
Last Slide Viewed
Các tùy chọn này thực hiện hành động giống như tên của nó (xem lại bảng trên)
End Show Dừng trình chiếu
Custom Show … Mở hộp thoại Link to Custom Show, từ đó bạn chọn custom show muốn chuyển tới.
Slide … Mở hộp thoại Hyperlink to Slide, từđó bạn chọn slide muốn chuyển tới
URL … Mở hộp thoại Hyperlink to URL, từ đó bạn nhập vào địa chỉ trang Webmuốn chuyển tới.
Other PowerPoint Presentation …
Mở hộp thoại Hyperlink to Other PowerPoint Presentation, từ đó bạn chọn các tập tin thuyết trình khác muốn chuyển tới.
Other File … Mở hộp thoại Hyperlink to Other File, từ đó bạn chọn tập tin muốn mở
lên.Nếu là tập tin khác PowerPoint thì ứng dụng tương ứng sẽđược mở
lên đồng thời với tập tin.
Thực hành theo các bước sau:
1. Chọn slide chứa đồ thị trong bài thuyết trình. Chúng ta sẽ vẽ thêm một nút lệnh để khi nhấn nút sẽ thực thi việc mở một tập tin Excel lưu số liệu thống kê về thị phần trình duyệt web trong năm 2009.
• Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes
• Đến nhóm Action Buttons, bạn chọn kiểu nút Document và vẽ một nút nhỏ
Hình 393. Thêm nút lệnh vào slide
2. Bạn chọn hộp Hyperlink to và chọn Other File… hộp thoại Hyperlink to Other File xuất hiện.
• Tại Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin muốn liên kết. Thông thường tập tin này nên lưu chung thư mục với bài thuyết trình để thuận tiện cho việc di chuyển sang máy khác khi báo cáo.
• Chọn tập tin và nhấn nút OK
Hình 394. Hộp thoại Action Settings
3. Bạn có thể tùy chọn thêm âm thanh khi mở tập tin tại Play sound 4. Nhấn OK để hoàn tất.
• Chọn kiểu hình chữ nhật tại nhóm Rectangles chọn kiểu Rectangle và nhập vào chữ Demo.
Hình 395. Thêm shape vào slide
2. Chọn hình vừa tạo, sau đó nhấn tổ hợp phím <Ctrl + K>đểtruy cập nhanh vào hộp thoại Insert Hyperlink.
3. Tại Link to, bạn chọn Create New Document, phần bên phải hộp thoại Insert Hyperlink biến đổi thành hình sau.
• Tại hộp Name of new document: Nhập tên tập tin cần tạo kèm theo phần mở
rộng của nó. Các phần mở rộng thông dụng được liệt kê ở bảng bên dưới.
• Tại Full path: nhấn nút Change… và chọn nơi lưu tập tin nếu cần
• Tại When to edit:
Chọn Edit the new document laterđể khi gọi thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin để hiệu chỉnh.
Chọn Edit the new document now thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin lên để hiệu chỉnh ngay.
4. Nhấn OK hoàn tất
Bảng 14. Các phần mở rộng thông dụng
Phần mở rộng Chương trình tương ứng sẽđược sử dụng DOCX, DOCM,
hoặc DOC
Trình xử lý văn bản Microsoft Word, hoặc WordPad khi không có Word trên máy.
WRI Trình xử lý văn bản Write (phiên bản trước của WordPad), Word
TXT Trình xử lý văn bảnthô Notepad
WPD Trình xử lý văn bản WordPerfect
BMP Microsoft Paint hoặc một chương trình xử lý ảnh được thiết lập mặc
định
MDB Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
MPP Trình quản lý dự án Microsoft Project.
PPTX hoặc PPT Microsoft PowerPoint
XLSX, XLSM,
hoặc XLS Bảng tính Microsoft Excel