7. Bố cục của luận văn
3.3.1.Giải pháp quản lý bán hàng
Để đáp ứng đƣợc nhu cầu trong quản lý bán hàng của doanh nghiệp giải pháp đề ra là phải giải quyết đƣợc các chức năng chính sau:
Quản lý bán hàng: bao gồm quản lý yêu cầu báo giá, tính toán các đơn bán hàng, quản lý hợp đồng bán hàng: các thông tin bán hàng, lịch sử của các giao dịch bán hàng, quản lý hàng trả lại.
Quản lý khách hàng: bằng cách xây dựng danh mục khách hàng với các thông tin của khách hàng và địa điểm, công nợ phải thu đối với khách hàng.
Khách hàng Nhân viên kinh
doanh Giám đốc Thủ kho Kế toán Yêu cầu báo giá
Lập bảng báo giá
Kiểm tra
Thương thảo hợp đồng Bảng báo giá được
duyệt
Bảng báo giá được duyệt
Hợp đồng
Kiểm tra Hợp đồng được ký
Hợp đồng được ký Yêu cầu xuất hàng
Phiếu xuất hàng
Yêu cầu xuất hóa đơn
Theo dõi công nợ khách hàng Xuất Hóa đơn
Giao hàng
Cập nhật hàng hóa
Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển
khoản
Hình 3.9. Sơ đồ tuần tự quy trình bán hàng
Đây là sơ đồ tuần tự quy trình bán hang của hệ thống, từ sơ đồ này mà chúng ta cơ bản nắm đƣợc công việc tuần tự mà mỗi nhân viên, cũng nhƣ lãnh đạo doanh nghiệp phải làm. Giúp cho hệ thống hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Quản lý đơn đặt hàng
Nhân viên kinh doanh
Quản lý hàng trả lại Quản lý chiến lược
Marketing
Thủ kho Quản lý khách hàng
Các báo cáo về quản lý bán hàng
Quản lý công nợ phải thu với khách hàng Kế toán
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Hình 3.10. Sơ đồ Use Case quản lý bán hàng
a. Quản lý các chỉến lược Marketing cho quản lý bán hàng
Chiến lƣợc Marketing là một trong các chiến lƣợc quan trọng của doanh nghiệp trong xu thế cạnh tranh mới. Doanh nghiệp cần quản trị đƣợc toàn bộ các chiến lƣợc marketing đồng bộ trên tất cả các thị trƣờng của mình. Hầu hết các doanh nghiệp may Việt Nam có thị trƣờng rất phong phú nên nên nhu cầu quản trị marketing rất đa dạng và tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:
- Hoạch định chính sách giá cho các sản phẩm theo từng loại thị trƣờng, từng đối tƣợng khách hàng:
Tạo lập giá cho sản phẩm.
Biểu thời gian áp dụng.
Quản trị đƣợc thay đổi giá theo thời gian.
Xây dựng công thức tính giá thành cho sản phẩm.
- Hoạch định chính sách ƣu đãi: chiết khấu, khuyến mại, thƣởng bán hàng, hoa hồng cho đại lý.
- Hoạch định chính sách phân phối sản phẩm trên toàn bộ thị trƣờng. - Hoạch định chi phí vận chuyển, lƣu kho, chi phí sbán hàng cho sản phẩm. Quản trị đƣợc các chiến lƣợc marrketing này giúp doanh nghiệp điều hành thị trƣờng một cách thống nhất, linh hoạt nhất và nắm bắt đƣợc mạch thị
trƣờng một cách nhanh nhất.
b. Quản lý đơn đặt hàng
Các loại đơn hàng của doanh nghiệp bao gồm đơn hàng nội địa cho thị trƣờng phân phối trong nƣớc, đơn hàng phân phối cho thị trƣờng nƣớc ngoài. Do đó nhu cầu cần phải quản lý tất cả các loại đơn hàng trên với các nội dung chính sau:
Loại hình bán hàng đa dạng thông qua lựa chọn trạng thái đơn hàng.
Hoạch định các tiêu thức nghiệp vụ cho đơn hàng.
Theo dõi bán hàng ký quỹ.
c. Quản lý hàng trả lại
Hàng hoá trả lại là một phần phải quản lý trong quá trình quản lý bán hàng. Khi phát sinh hàng hoá bị trả lại tiến hành nhập kho đồng thời hệ thống tự động hạch toán lại công nợ khách hàng bằng cách trả tiền trực tiếp hoặc ghi giảm công nợ. Qua quản lý hàng hoá trả lại hình thành rõ các nguyên nhân hàng hoá bị trả lại để hình thành dữ liệu phân tích và nhà quản trị có thể biết đƣợc khuyết điểm của từng bộ phận để tiến hành điều chỉnh hợp lý.
Khách hàng Nhân viên kinh
doanh Lãnh đạo Thủ kho Kế toán
Yêu cầu trả lại hàng Đơn trả lại hàng Kiểm tra Đơn trả lại hàng được duyệt Yêu cầu nhập hàng trả vào kho
Theo dõi công nợ khách hàng Kiểm tra hàng và
nhập kho
Yêu cầu giảm trừ công nợ cho khách
hàng
d. Xây dựng danh mục khách hàng Đơn bán hàng Nhân viên kinh doanh Bảng báo giá Nhận hàng trả lại
Thanh toán với khách hàng
Hình 3.12. Sơ đồ Use Case quản lý thông tin khách hàng
Thông tin về khách hàng là một phần quan trọng trong giải pháp SCM, cần phải định nghĩa các khách hàng.
Đề xuất một khách hàng khi lập một đơn bán hàng.
Chỉ ra một khách hàng khi nhập một bảng báo giá.
Nhận lại hàng trả từ khách hàng.
Thanh toán với khách hàng khi đã xuất hàng.
Hệ thống danh mục khách hàng đƣợc dùng chung cho toàn hệ thống SCM của doanh nghiệp và đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
Dùng chung cho tất cả các Module của hệ thống.
Thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng.
Hoạch định các tiêu thức thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng.
Hoạch định các tiêu thức giao hàng của doanh nghiệp với khách hàng.
e. Quản lý công nợ phải thu của khách hàng
Hình 3.13. Sơ đồ Use Case quản lý công nợ khách hàng
Công nợ phải thu là một trong những phần quan trọng nhất của một công ty. Kiểm soát đƣợc luồng tiền của mình đang nằm chi tiết ở đâu, khu vực nào, thị trƣờng nào... là nhu cầu thiết yếu của nhà quản trị doanh nghiệp ở mọi cấp. Nội dung quản trị công nợ phải thu cần giải quyết các vấn đề sau:
Kiểm soát nhật ký hóa đơn (trực tiếp hoặc từ module bán hàng chuyển lên).
Kiểm soát nhật ký thanh toán thu tiền Khách hàng.
Theo dõi công nợ Khách hàng tổng hợp, chi tiết và dự báo thu hồi công nợ.
Nhắc nợ và tính toán phạt công nợ quá hạn. Hệ thống nhắc nợ có thể đƣợc hỗ trợ bởi mail, tin nhắn SMS, thƣ nhắc nợ trực tiếp, hoặc qua thông báo nợ khách hàng.
Kiểm soát các khoản trả trƣớc, các khoản ký quỹ của Khách hàng.
Thanh toán tự động hoặc khấu trừ công nợ.
Giải pháp ERP cho giải pháp bán hàng đảm bảo đƣợc các yêu cầu chi tiết của giải pháp đề ra ở trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát đƣợc tốt nhất đầu ra của doanh nghiệp của mình, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên
thƣơng trƣờng và chủ động tối đa trong các chiến lƣợc phát triển của mình.
f. Các báo cáo của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
- Dựa trên các thông tin đơn hàng của hệ thống bán hàng hệ thống SCM khi đó sẽ đƣa đƣợc một loạt các báo cáo chính của quản lý bán hàng theo ba loại chính sau: Báo cáo bán hàng; Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng; Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng; Báo cáo bán hàng theo khách hàng; Báo cáo bán hàng theo sản phẩm; Chi tiết nhận hàng chƣa có VAT; Chi tiết nhận hàng có VAT; Báo cáo doanh số bán hàng; Báo cáo bán hàng chi tiết; Báo cáo doanh thu; Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ; Bảng kê số lƣợng bán hàng; Bảng kê doanh thu chi tiết một mặt hàng; Thống kê doanh số bán hàng; Thống kê doanh thu bán hàng theo Max; Thống kê doanh thu bán hàng theo Min; Bảng thống kê doanh thu bán hàng theo khu vực chi tiết và tổng hợp; Bảng kê hoá đơn bán hàng; Báo cáo công nợ bán hàng; Bảng kê công nợ đại lý; Bảng tổng hợp công nợ đại lý; Danh sách khách mua hàng; Danh sách khách không mua hàng...
- Bảng kê hoá đơn theo tài khoản; Bảng kê hoá đơn không phát sinh thanh toán; Bảng kê hoá đơn phát sinh thanh toán; Báo cáo tổng hợp bán hàng; Nhật ký bán hàng; sổ chi tiết thanh toán khách hàng; Báo cáo chi tiết công nợ phải thu; Theo dõi công nợ; Kiểm kê công nợ các tài khoản; Biên bản đối chiếu công nợ; Bảng theo dõi công nợ bán hàng; Báo cáo lịch trả nợ ( Công nợ phải thu); Bảng kê xác nhận đối chiếu công nợ phải thu; Biểu chi tiết tình hình công nợ khó đòi; Theo dõi công nợ khách hàng đặt hàng phải đƣợc xây dựng đầy đủ đảm bảo cung cấp thông tin đa chiều về công nợ phải thu của khách hàng và các yêu cầu quản trị khách hàng.
- Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu: Bảng cân đối chi tiết các khoản nợ phải thu; Bảng tập hợp các khoản phải thu; Báo cáo tổng hợp các khoản phải thu;
- Các báo cáo thuế - doanh thu theo khách hàng; Báo cáo thuế - doanh thu theo hoá đơn; Báo cáo tổng hợp thuế - doanh thu; Bảng cân đối tổng hợp các khoản phải thu.
Các báo cáo đƣợc chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản trị, đƣợc xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định và theo biểu mẫu của doanh nghiệp.