7. Bố cục của luận văn
3.3.2.Giải pháp quản lý mua hàng
a. Tổng quan
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai . Để đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý mua hàng của doanh nghiệp giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:
Hoạt động theo sơ đồ tuần tự quy trình mua hàng đề ra của giải pháp.
Quản lý mua hàng: bao gồm quản lý yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng: các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng.
Quản lý nhà cung cấp với danh mục nhà cung cấp với các thông tin nhà cung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Cà phê sau khi đƣợc đặt hàng thì sẽ đƣợc tiến hành chế biến khô. Đây là một bƣớc quan trọng do quy trình chế biến khá phức tạp và chủ yếu đƣợc làm thủ công. Sau đó sẽ đƣợc tính toán lại chi phí thực tế lại đơn hàng dành cho khách hàng.
Nhà cung cấp Nhân viên kinh
doanh Giám đốc Thủ kho Kế toán
Yêu cầu mua hàng
Kiểm tra Duyệt yêu cầu
Kiểm tra Bảng báo giá được
duyệt Thương thảo hợp
đồng Hợp đồng
Tạo phiếu nhập kho
Theo dõi công nợ nhà cung cấp Bảng báo giá
Bảng báo giá
Yêu cầu giao hàng
Kiểm tra hàng rồi nhập kho
Cập nhật hóa đơn Yêu cầu báo giá
Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển
khoản
Hình 3.14. Sơ đồ tuần tự quy trình mua hàng
Nhân viên kinh doanh Đơn bán hàng Nhu cầu đặt hàng Đặt hàng theo kế hoạch Đặt hàng từ dự báo doanh thu bán hàng Theo dõi công
nợ phải trả cho nhà cung cấp
Quản lý hóa đơn từ nhà cung cấp
Kiểm soát số lượng, chất lượng ... Thủ kho
Kiểm soát hình thức giao hàng
Kiểm soát loại giao hàng Kiểm soát nhận hàng QUẢN LÝ MUA HÀNG
Lập đơn mua hàng
Báo cáo quản lý mua hàng Tính toán s ố liệu Tính toán s ố liệu Tính toán số liệu Lập kế hoạ ch Kế toán
b. Chi tiết giải pháp
* Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng
Căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng, tình trạng tồn kho, dự báo bán hàng, hệ thống tính toán dự kiến đặt hàng để đảm bảo hàng hoá cung cấp cho khách hàng. Hệ thống dựa trên các yếu tố sau:
- Số liệu từ đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Số liệu từ nhu cầu đặt hàng từ bán hàng tay ba. - Số liệu từ đặt hàng theo kế hoạch định trƣớc. - Kế hoạch đặt hàng từ dự báo doanh thu bán hàng.
Từ các kết quả trên hệ thống sẽ đƣa ra bản chi tiết nhu cầu mua/ đặt mua nguyên vật liệu. Dựa trên mạng lƣới các nhà phân phối, đơn giá, sản phẩm, chủng loại, thời gian giao hàng, sức chứa của kho... hệ thống sẽ lập các đơn đặt hàng chi tiết từ khối lƣợng mua tới giá mua. Sau đó đơn hàng sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán để duyệt đơn hàng.
Khi đơn hàng đƣợc duyệt sẽ chuyển cho bộ phận quản lý kho để tiến hành đặt mua hàng. Đơn hàng không đƣợc duyệt sẽ chuyển ngƣợc lại cho bộ phận kế toán kèm theo các nguyên nhân không đƣợc duyệt.
* Quản lý nhận hàng và phân phối hàng
Sau khi mua hàng thành công từ nhà cung cấp thì quy trình tiếp theo là quản lý giao nhận hàng do bộ phận quản lý kho kiểm soát.
- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toàn phần).
- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (Hoá đơn về trƣớc hàng về sau, hàng về trƣớc hóa đơn về sau, hàng không có hóa đơn).
- Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô.
- Kiểm soát số lƣợng, chất lƣợng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các vi phạm và xử lý.
- Các chi tiết khác.
* Ghi nhận hoá đơn từ nhà cung cấp
Bộ phận kế toán sẽ theo dõi quản lý các hoá đơn từ nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức nhận hàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài chính công nợ và hệ thống cung cấp nguyên vật liệu:
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết của hoá đơn từ nhà cung cấp.
- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn. - Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng hóa đơn.
- Cho phép phân tích đa chiều.
Các mẫu hoá đơn quản lý sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn của bộ tài chính ban hành cho doanh nghiệp thu mua nông sản và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác quản trị, phân tích tài chính, công nợ. Các hoá đơn theo dõi đƣợc tự động hạch toán vào các bút toán của kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá trình quản lý hoá đơn.
* Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp
- Xây dựng danh mục nhà cung cấp
Đơn đặt hàng Nhân viên
kinh doanh
Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo giá Nhập bảng báo giá
Nhận hàng Trả lại hàng Thanh toán cho
nhà cung cấp
Hình 3.16. Sơ đồ Use Case về xây dựng từ điển nhà cung cấp
Thông tin về nhà cung cấp là một phần rất quan trọng trong giải pháp SCM của doanh nghiệp, cần phải định nghĩa các nhà cung cấp trƣớc khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:
+ Có thể đề xuất một nhà cung cấp khi lập một yêu cầu mua hàng. + Đa thông tin về nhà cung cấp vào nơi nhận một yêu cầu báo giá. + Chỉ ra nhà cung cấp khi nhập một bảng báo giá.
+ Các đơn đặt hàng đều cần chỉ ra nhà cung cấp. + Nhận hàng hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp. + Trả lại hàng cho nhà cung cấp.
Hình 3.17. Sơ đồ tuần tự quản lý hàng trả lại cho nhà cung cấp
+ Thanh toán cho nhà cung cấp về các hàng hoá hoặc dịch vụ đã nhận. Hệ thống từ điển nhà cung cấp đƣợc dùng chung cho toàn bộ hệ thống ERP của doanh nghiệp và đáp ứng đƣợc các yêu cầu chi tiết sau:
+ Dùng chung cho tất cả các Module của hệ thống. + Thu thập các thông tin liên quan đến nhà cung cấp.
+ Một thông tin quan trọng cần quản lý về nhà cung cấp trong từ điển là thông tin chi tiết về địa điểm của nhà cung cấp. Mặc dù phần lớn các thông tin của nhà cung cấp đƣợc dùng mặc định cho các địa điểm.
+ Hoạch định các tiêu thức thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp.
nghiệp.
+ Định khoản cho các đối tƣợng là nhà cung cấp cần theo dõi.
- Quản lý công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp
Hình 3.18. Sơ đồ Use case quản lý công nợ nhà cung cấp
+ Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận từ Module đặt hàng. + Quản lý các hoá đơn cần xét duyệt.
+ Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
+ Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp nếu một đối tƣợng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tạm ứng/ mua hàng; giữa các đơn vị thành viên với nhau.
+ Theo dõi tỷgiá thanh toán thời điểm.
* Các báo cáo của giải pháp quản lý mua hàng
- Các báo cáo liên quan đến nhà cung cấp.
- Các báo cáo liên quan đến hợp đồng, đơn hàng. - Các báo cáo liên quan đến nhận hàng.
- Khả năng phát triển các báo cáo mới theo yêu cầu.
Các báo cáo đƣợc chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản trị, đƣợc xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định và theo mẫu biểu của doanh nghiệp.
3.3.3. Giải pháp quản trị kho
Cực tiểu đầu tƣ tồn kho, phục vụ khách hàng tốt nhất, bảo đảm hoạt động hiệu quả ở các bộ phận, chi phí đơn vị thấp, xoay vòng tồn kho cao, quan hệ cung ứng tốt, cung ứng liên tục.
Trên đây là những lý do tại sao một doanh nghiệp cần phải quản trị kho hàng của mình. Ngoài ra hàng tồn kho thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thƣờng chiếm từ 40% đến 50%). Do đó, việc quản trị kho là một kết quả quan trọng trong hoạt động trong chuỗi cung ứng.
Tồn kho rất cần thiết khi có sự không đồng bộ giữa cung và cầu cho một doanh nghiệp hoạt động. Tồn kho cho phép sản phẩm sẵn có tức thời hay trong thời gian hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu ngƣời tiêu dùng. Tồn kho giúp ổn định nguồn lực cho toàn doanh nghiệp.
Báo cáo quản trị kho
Thủ kho
Tính toán giá tồn kho và nhập kho
Tính toán nhu cầu mua hàng Kiểm soát kho hàng
Hình 3.19. Sơ đồ Use Case quản trị kho hàng
Hình 3.21. Sơ đồ tuần tự hoạt động xuất kho
c. Kiểm soát đa đơn vị tinh, trọng lượng, thời hạn sử dụng, không gian kho
Mỗi một danh điểm hàng cần quan tâm đến rất nhiều các thông tin cần quản lý tới mức chi tiết nhất. Hệ thống SCM cần phải đáp ứng đƣợc yêu cầu này. Đó là các thông tin về đơn vị tính, khối lƣợng, không gian lƣu trữ trong kho, thời gian lƣu kho.... Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoá bán ra trong hệ thống của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá sản xuất ra đƣợc nhập kho.
d. Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đƣa ra đƣợc giá trị tồn kho của mỗi hàng tại mỗi kho và tại toàn doanh nghiệp. Điều đó giúp cho doanh nghiệp lập đƣợc kế hoạch sản xuất và kinh doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động đƣợc đầu vào sản xuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối.
Hệ thống kiểm soát chính xác xuất nhập tồn số lƣợng hàng và hỗ trợ đƣa ra các chi phí, đồng thời hỗ trợ tính giá xuất hàng hóa căn cứ theo thực trạng hàng hóa từng năm của doanh nghiệp theo ba phƣơng pháp chính:
+ Nhập trƣớc xuất trƣớc áp dụng khi hàng tồn kho của doanh nghiệp đƣợc mua trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua vào thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tốn kho.
+ Nhập sau xuất trƣớc trƣớc áp dụng khi hàng tồn kho của doanh nghiệp đƣợc mua sau thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tốn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất hko đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho
đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. + Bình quân gia quyền giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
e. Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
Ngoài kiểm soát đƣợc xuất nhập tồn theo từng kho về số lƣợng và giá trị hệ thống còn kiểm soát đƣợc chi phí nhập kho, chi phí lƣu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ƣu dự trữ nguyên liệu đầu vào phục vụ sản xuất. Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ƣu dự trữ hƣớng quản trị kho tối ƣu giá trị lƣu trữ một cách phù hợp nhất. Mỗi danh điểm hàng khi đó có một khoảng số lƣợng và giá trị lƣu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi phí. Ngoài ra hệ thống sẽ đảm bảo tối ƣu đƣợc tính toán nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từng đơn hàng theo số lƣợng đặt hàng tối ƣu nhất.
f. Các báo cáo quản trị kho
Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ và quản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập hàng; Báo cáo tổng hợp nhập hàng; Báo cáo chi tiết xuất hàng; Báo cáo tổng hợp nhập hàng; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn hàng; Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn hàng; Hoá đơn xuất nhập hàng chi tiết...
3.3.4. Tích hợp của 3 phân hệ
Thông qua những phân tích thiết kế hệ thống ở trên chúng ta đã dần thấy đƣợc sự quan trọng của Quản lý chuỗi cung ứng trong mỗi doanh nghiệp. Vì vậy việc áp dụng nó vào trong quản lý đối với mỗi doanh nghiệp mà nói là điều nên làm và cần thiết. Chúng ta có thể hình dung sự tƣơng quan qua lại giữa các phân hệ của chuỗi cung ứng.
Khách hàng Nhân viên kinh
doanh Giám đốc Thủ kho Kế toán
Yêu cầu báo giá
Lập bảng báo giá
Thương thảo hợp đồng Bảng báo giá được
duyệt
Bảng báo giá được duyệt
SƠ ĐỒ TUẦN TỰ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
Hợp đồng
Hợp đồng được ký Hợp đồng được ký
Kiểm tra hàng hóa
Yêu cầu mua hàng
Nhà cung cấp
Yêu cầu chào giá Bảng báo giá Yêu cầu mua hàng
Kiểm tra Duyệt yêu cầu
Yêu cầu xuất hàng
Kiểm tra Duyệt bảng báo giá
Kiểm tra
Kiểm tra
Kiểm tra
Thương thảo hợp đồng Yêu cầu giao hàng Phiếu nhập kho
Kiểm tra rồi nhập kho
Cập nhật hóa đơn
Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Phiếu xuất kho
Cập nhật hóa đơn Theo dõi công nợ khách hàng Xuất hóa đơn
Giao hàng Bảng báo giá
Thanh toán
Thanh toán
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Chuỗi cung ứng cà phê Gia Lai đang trong quá trình hoàn thiện, thông qua việc bắt đầu tham gia vào các tiêu chuẩn quốc gia. Trong thực trạng ngành cà phê, với quy mô đa số là nhiều nông hộ nhỏ.
Vì vậy tôi đã xây dựng cơ bản chi tiết giải pháp ERP về chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai có mối liên hệ chặt với nông dân, đại lý thu mua nhỏ lẻ. Qua nghiên cứu và đề xuất ba nhóm giải để đảm bảo chuỗi cung ứng cà phê tại Gia Lai:
Giải pháp quản lý bán hàng.
Giải pháp quản lý mua hàng.
Giải pháp quản trị kho.
Cả ba nhóm giải pháp đã đề xuất đều có mối liên hệ mật thiết với nhau bổ trợ cho nhau khi bán hàng chúng ta cần kiểm tra lại lƣợng hàng trong kho có đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, nếu không đủ thì chúng ta cần tiến hành mua thêm hàng hóa rồi kiểm tra lại chất lƣợng, số lƣợng hàng trƣớc khi nhập vào kho để quản lý rồi xuất kho giao hàng cho khách hàng.
Quản lý mua hàng Quản lý bán hàng Quản trị kho K iểm tra số lư ợng , tiêu chuẩ n hà ng .. . Nhu cầu cần đặt mua hàng Kiểm tra số lượ ng
Hình 3.24. Mối quan hệ giữa 3 phân hệ
Nhƣng để vận dụng đƣa vào thực nghiệm thì cần phải có hệ thống thực nghiệm. Chính vì thế mà ở đây tôi sử dụng hệ thống Odoo. Đây là một công cụ mã nguồn mở, dễ dàng cài đặt trên nhiều nền tảng hệ điều hành, tính thích ứng cao và dễ sử dụng. Cụ thể sẽ đƣợc tìm hiểu trong chƣơng 4.