7. Kết c ấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện về chứng từ kế toán
Chứng từ là cơ sở để ghi s ổ kế toán do đó các nội dung trên chứng từ phải được ghi chép chính xác, kịp thời và đầy đủ. Hiểu được tầm quan trọng của chứng từ đầy đủ, xây dựng kế ho ạch luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, điề u kiện trang bị máy tính và trình độ cán bộ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán phản ảnh doanh thu nói riêng ở Công ty TNHH Mazano nhìn chung khá đầy đủ và phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý và thực sự trở thành cơ sở pháp lý cho việc ghi s ổ kế toán. Song đối chiếu với chuẩn mực kế toán “Doanh thu và thu nhập khác”, để phù hợp với chuẩn mực này cần hoàn thiện một số nội dung sau:
a. Hoàn thiện các thông tin trên chứng từ
Việc lập các chứng từ ban đầu rất quan trọng do có liên quan đến việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sau này. Tuy nhiên, tại Công ty Mazano,
chứng từ từ chứng từ
một số chứng từ ban đầu (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) nhi ều khi chua đuợc ghi chép cẩn thận và kí nhận đầy đủ. Bên c ạnh đó, do mối quan hệ đặc thù trong nội bộ công ty mà nhiều truờng hợp các chứng từ ban đầu phản ánh các nghiệp vụ phát sinh với các phòng ban khác nhau trong nội bộ công ty chua đuợc lập theo đúng thủ tục và nội dung chua đuợc ghi chép đầy đủ.
Ví dụ: Ngày 09/01/2019, Công ty có bán hàng cho khách hàng hộ kinh doanh Nguyễn Quang Anh, đã giao đầy đủ hàng hóa cho khách hàng nhung l ại quên không đề nghị khách hàng ký nhận và phần chữ ký của nguời mua trên phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng. Ngày 15/01/2019 kế toán công nợ đối chiếu công nợ quý 1/2019 với khách hàng Nguy ễ n Quang Anh, bên khách hàng yêu cầu phải chuyển toàn bộ phiếu xuất kho trong quý 1/2019 sang để họ kiểm tra thì có một số phiếu xuất không có chữ ký của khách hàng. Chính điề u này đã làm mất rất nhi ều thời gian của kế toán công nợ để tìm các gi ấy tờ liên quan và giải thích với khách hàng.
Do vậy, để rút kinh nghiệm cho những lần sau, bộ phận tài chính kế toán nên có biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép các chứng từ ban đầu theo đúng quy định và đầy đủ nội dung để tạo điề u kiện thuận lợi cho các buớc hạch toán tiếp theo.
b. Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ phải đuợc luu trữ một cách cẩn thận và khoa học để thuận l ợi cho việc đối chiếu số liệu sau này khi có sai xót xảy ra. Do đó khâu luân chuyển và bảo quản chứng từ cần đuợc tổ chức hết sức chặt chẽ. Đ ể tránh truờng hợp chứng từ bị hu hỏng, mất mát, đồng thời để xác định trách nhiệm của những nguời liên quan đến từ khâu lập, khâu bảo quản chứng từ, kế toán nên mở s ổ theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ theo mẫu Biểu số 3.1
Biểu số 3.1 S ổ theo d O i luân chuyển chứng từ Năm...
xuất trong kỳ. Từ đó xác định được giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Tuy nhiên, ở nhi ều doanh nghiệp hiện nay trong đó có Công ty TNHH Mazano, việc phân biệt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí sản xuất chung chưa có quy định cụ thể, thậm chí hạch toán một số các khoản chi phí nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất chung. Toàn bộ các chi phí như chi phí mua chỉ, chi phí xử lý vải, chi phí lương cho bộ phận thiết kế, cho bộ phận may mẫu... đề u được kế toán công ty Mazano hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu. Do đó khi tính giá vốn của từng sản phầm trong kỳ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rất cao trong khi chi phí sản xuất chung thì rất thấp hoặc hầu như không có.
Vì vậy ở Công ty TNHH Mazano và các doanh nghiệp cần có những quy định thông nhất về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng sản phẩm, cụ thể:
+ Chi phi vải, phụ liệu dùng để sản xuất trực tiếp ra sản phẩm đuợc tính vào chi phí nguyên phụ liệu của sản phẩm đó sản xuất trong kỳ;
+ Toàn bộ các chi phí không phân định đuợc, không phân b ổ đuợc cho từng sản phẩm đuợc sản xuất trong kỳ thì đuợc tính là chi phí sản xuất chung của các sản phẩm sản xuất trong kỳ. Chi phí sản xuất chung đuợc phân bổ theo số luợng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Trong kỳ kế toán nếu phát sinh chi phí vải, nguyên phụ liệu để sản xuất sản phầm căn cứ vào phiếu xuất kho trong kỳ, kế toán định khoản:
Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152-Nguyên liệu, vật liệu
Cuối kỳ kế toán hạch toán
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong kỳ kế toán nếu phát sinh chi phí sản xuất chung để sản xuất sản phầm căn cứ vào phiếu xuất kho trong kỳ,hóa đơn, chứng từ kế toán, kế toán định khoản:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 111,112,334,152,331,214....
Đến cuối kỳ, kế toán viên tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho số hàng hóa sản xu ất trong kỳ. Tuy nhiên để tiến hành ph ân bổ chí nh xác, hợp lý các khoản chi phí sản xuất chung trong kì, kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, cách phân b ổ theo công thức:
Chi phí sản
xuất chung T ổ ng chi phí sản xuất chung trong kỳ phân b ổ cho
HH sản xuất
T ổ ng sô hàng sản xuất trong kỳ trong kỳ
Sau khi phân bổ kế toán hạch toán cuôi kỳ :
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 627- Chi phí sản xuất chung
Cách hạch toán nhu trên sẽ cho con sô chính xác hơn khi theo dõi chi phí sản xuất chung của hàng sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp, do đó phản ảnh đuợc chính xác giá vôn của hàng hóa xuất kho trong kỳ.
3.2.4. Hoàn thiện về hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản giảm trừ doanh thu t ại công ty đang bị hạch toán sai so với Thông tu 200/2014/BTC do đó kế toán công ty cần phản ánh đúng TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu theo huớng dẫn của Thông tu 200/2014/TT- BTC. Tức là phản ánh chi tiết TK 521 thành các tài khoản c ấp 2: TK 5211- Chiết khấu thuơng mại; TK 5212- Hàng bán bị trả l ại và TK 5213- Giảm giá hàng bán, bỏ TK 531.
3.2.5. Hoàn thiện sổ kế toán
Các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp luôn cần thông tin một cách chi tiết cụ thể về chi phí - doanh thu - kết quả của từng lo ại hàng hoá để đáp ứng nhu cầu quản lý vĩ mô, từ đó đua ra những quyết định cho sự phát triển của công ty không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả trong tuơng lai l âu dài. Vì thế, việc hạch toán doanh thu bán hàng phải đuợc thực hiện một cách chi tiết hơn để nhà quản trị doanh nghiệp nắm đuợc tình hình kinh doanh từng sản phẩm để có giải pháp phù hợp.
N T G S
CT
Diễn giải TK ĐƯ
Doanh thu Các khoảngiảm trừ
SH NT LS Đơn giá Thànhtiền KC
T C K T Khá c ... ... ... ... ... . .. ... ... ... ... ... ■0
0“ HD0000217 12 Xuât bán váy xòein hoa cho Nguyễn Phạm Anh Dũng theo hóa đơn HD0000217 131ANH DUNG 03 1.150.909 3.452.727 ~ Ỡ T HD00002 18 1 9 Xuât bán Công ty Cổ phần Gia Địa 131 GIADIA 04 1.045.455 4.181.818 ... ... ... ... ... . .. ... ... . .. ... ... Doanh thu thuần X x X 25.320.00
0
X x Giá vôn hàng bán X x X 19.350.00
0 X x
Lãi gộp X x X 5.970.000 X x
hành chi tiết riêng cho từng loại hàng hoá nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty. Do đó, Công ty có thể mở TK chi tiết hơn theo dõi doanh thu của từng mặt hàng từ các tài khoản c ấp ba.
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng lo ại hàng hoá phải đảm bảo các nội dung sau: ngày tháng ghi sổ , số hiệu và ngày lập chứng từ, tóm tắt nội dung của chứng từ, TK đối ứng, số luợng, đơn giá, thành tiền của hàng hoá tiêu thụ, các khoản giảm trừ doanh thu.
Khi các tài khoản doanh thu đuợc mở chi tiết hơn thì nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt đuợc những sản phẩm phù hợp với thị hiếu của nguời tiêu dùng, những mặt hàng có ti ề m năng phát triển... để đua ra những biện pháp, phuơng huớng kinh doanh cho từng sản phẩm.
Cụ thể, Công ty có thể mở s ổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu Biểu số 3.2
Biểu số 3.2: S ổ chi tiết doanh thu bán hàng đã điều chỉnh theo yêu cầu quản lý
Đơn vị: Công ty TNHH Mazano
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Trích) Tháng 1 năm 2019
Tên hàng hoá: Váy x òe in hoa Mã số: !*HCVA156
Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trường (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
So sánh với mẫu sổ chi tiết TK 511 (Biểu số 2.5) mà Công ty đang dùng hiện nay có thể nhận thấy (Biểu số 3.2) phản ánh chi tiết, cụ thể hơn doanh thu và tình hình bán hàng về số luợng, đơn giá, thành ti ền. Nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm tra tính chính xác của việc vào sổ và phân tích nguyên nhân của sự biến động về số luợng, đơn giá mặt hàng tiêu thụ.
Chẳng hạn, qua s ổ chi tiết nhà quản trị có thể thấy đuợc số luợng tiêu thụ dòng sản phẩm váy xòe in hoa mã !*HCVA156 bán rất chạy, tình hình bán hàng tại các cửa hàng rất tốt. Sản phẩm này liên tục bị thiếu size, thiếu hàng cho khách hàng thử và có nhu cầu mua. Qua đó nhà quản trị sẽ tìm đuợc biện pháp khắc phục để tránh tình trạng thiếu size, thiếu hàng tại các cửa hàng của sản phẩm này bằng cách tăng cuờng tái sản xuất sản phẩm, đẩy nhanh thời gian tái sản xuất sản phẩm để đua ra bán nhanh nhất.
Còn nếu s ổ chi tiết cho thấy sản phẩm không bán đuợc, sản phẩm đã xuống các cửa hàng, đuợc trung bày và giới thiệu đến khách hàng từ thời gian khá dài nhung luợng bán vẫn chậm, tồn quá nhiều hàng. Nhà quản trị phải tìm ra nguyên nhân của tình trạng này? Nếu do sản phẩm không phù hợp với thị hiếu thời trang, bị lỗi mốt so với nhu cầu, thị hiếu của đại đa số khách hàng thì nhà quản trị phải có biện pháp giảm giá, giảm luợng hàng tồn và rút kinh nghiệm cho những mẫu mã sản phẩm sau, tránh tình trạng bị ế do lỗi mốt và không phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
Bên c ạnh đó nhà quản trị cũng sẽ rút ra nhiều kinh nghiệm về thị hiếu của khách hàng từ đó định huớng đuợc phong cách thiết kế, biết cách lựa chọn chất liệu vải phù hợp cho từng mẫu mã sản phẩm để đảm bảo sản phẩm khi tung ra thị truờng sẽ đuợc nguời tiêu dùng đón nhận một cách tốt nhất.
3.2.6. Hoàn thiện phần mềm kế toán
Phần mề m kế toán Fast công ty đang sử dụng hiện đã lạc hậu và không đáp ứng đuợc yêu cầu chủ quan của nhà quản trị cũng nhu yêu cầu khách quan của nề n kinh tế. Do vậy việc nâng cấp kịp thời phần mề m kế
toán trở nên vô cùng cần thiết. Đ ể nâng cao hiệu quả sử dụng của phần mềm kế toán, Công ty nên kết hợp với các nhà cung cấp phần mề m kế toán để xây dựng một hệ thống đồng bộ, đua ra các giải pháp nhằm hoàn thiện về mặt quản lý, xây dựng và thiết kế phần mề m để sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Để làm đuợc điều này đòi hỏi Công ty phải có sự đầu tu thích đáng cho việc mua mới phần mềm kế toán phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp cũng nhu đào tạo một đội ngũ cán bộ giỏi cả v ề chuyên môn kế toán và kỹ thuật tin học điện tử. Công ty có thể lựa chọn mua cho mình một phần mềm kế toán thông dụng đuợc viết cho mô hình các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa do các công ty trong nuớc hoặc nuớc ngoài cung c ấp hoặc có thể đặt thiết kế riêng phần mề m cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty nên thuờng xuyên cử nhân viên giỏi đi học các lớp huấn luyện nâng cao nghiệp vụ về kế toán và tin học, để tạo nên một đội ngũ nhân viên có thể sử dụng phần mề m kế toán thành thục. Đây là đi ều hoàn toàn có thể thực hiện đu c nếu công ty luu ý tới vì điểm thuận l i của công ty là các cán bộ trẻ, có khả năng và kiến thức khá chắc về tin học. Khi làm đuợc điều này, không những phần mềm kế toán của công ty đuợc cải thiện mà công ty còn có thể tạo nên những luồng sinh khí mới cho không chỉ công tác kế toán mà còn là đời sống, ôi truờng kinh doanh trong công ty.
Bên c ạnh đó, Công ty có thể thiết kế, bổ sung thêm danh mục báo cáo nội bộ đuợc in ra từ phần mề m kế toán để đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý. Trên cơ sở một hệ thống báo cáo nội bộ đuợc cung c ấp đầy đủ và chi tiết sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp đua ra những quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
3.2.7. Các giải pháp khác
3.2.7.1. Hoàn thiện phân công công việc kế toán
song công việc kế toán đôi khi còn quá tải đối với một nhân viên kiêm nhiệm quá nhi ề u công việc. T ại công ty Mazano: kế toán bán hàng ngoài phần việc của mình còn kiêm cả kế toán sản xuất: tính giá thành, giá vốn trên cơ sở chi phí nguyên vật liệu và các định mức. Kế toán bán hàng còn kiêm phụ trách kế toán công nợ và khách hàng phụ trách các khoản phải thu, công nợ phải trả hàng ngày, hàng tháng, hàng năm nên phải quản lý số luợng khách hàng, công nợ lớn với sự thay đổ i thuờng xuyên các nhà cung cấp, khách hàng; Kế toán truởng ngoài trách nhiệm chính giám sát, kiểm tra công tác kế toán toàn công ty nói chung còn phải thực hiện vai trò của một kế toán tiền luơng, một kế toán thuế, lập, nộp các báo cáo quyết toán thuế, báo cáo tài chính; trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thanh toán các nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí với cơ quan thuế, kho b ạc và làm cả các phần hành kế toán khác khi nhân viên kế toán phụ trách phần hành đó nghỉ phép. Chính vì vậy khi quy mô kinh doanh của doanh nghiệp tiếp tục đuợc mở rộng nhu hiện nay hay thậm chí vào những thời điểm nhạy cảm (mùa hè và mùa đông tập trung sản xuất hàng xuân hè và thu đông) thì áp lực công việc thực sự trở thành vấn đề gây ảnh huởng nghiêm trọng đến ch t lu ng của hông chỉ công tác kế toán bán hàng, tiêu th hàng hóa nói riêng à còn đến cả ch t lu ng của công tác kế toán toàn công ty nói chung. Công ty cần phải nhanh chóng có biện pháp để ph n công công việc một cách hợp lý hơn để cải thiện tình hình.
Việc ph n b công việc h p lý là đi u r t cần thiết cho việc hoàn thành nhiệm v của nguời kế toán. Công ty nên b sung nh n viên cho phòng kế toán vì khối lu ng công việc cần thực hiện là r t lớn. C thể là cần b sung ngay nh n sự cho phần hành Kế toán sản xu t, kế toán công n và hách