b. Nhập kho hàng bị trả lạ
3.3.3.Đóng sổ kì kế toán hiện hành và chuyển sổ sang kì kế toán sau
Sau một kỳ hạch toán, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ, hóa đơn xem có sót phiếu nào hay không, rồi tiến hành kết chuyển tổng hợp. Tuy nhiên, việc kết chuyển tổng hợp này bạn có thể thực hiện bất cứ lúc nào trong kỳ khi muốn xem thử mức lãi lỗ, kết quả kinh doanh trong kì. Sau đó, đến cuối tháng, bạn có thể tiến hành kết chuyển lại chính thức.
Nếu sau khi tổng hợp, kết chuyển phát hiện ra sai sót, bạn vẫn có thể điều chỉnh số liệu cho đúng rồi tiến hành tổng hợp lại.
Một khi sổ sách, báo biểu đã hoàn chỉnh, hay nói cách khác, số liệu kế toán một khi đã
hoàn toàn chính xác rồi, lúc đó bạn sẽ thiết lập để khóa sổ lại. Sau khi đã khóa sổ, thì ngoài Kế toán trưởng, hoặc người được cấp quyền điều chỉnh sau khi khóa sổ mới có thể điều chỉnh các số liệu đã nhập vào hệ thống.
Thao tác:
9 Vào menu Công cụ/Tổng hợp và kết chuyển số dư sang kỳ sau.
9 Lưu ýù: Nếu chương trình không thực hiện được việc tổng hợp và kết chuyển số dư sang kỳ sau thì chương trình sẽ hiển thị một trong các thông báo sau:
- Danh sách các phiếu không hợp lệ - Số dư đầu kỳ này chưa cân bằng
Ỉ Sau khi chỉnh sửa lại các phiếu không hợp lệ hay cân đối số dư cân bằng, chỉ cần thực hiện lại những thao tác như trên để tổng hợp và kết chuyển số dư cuối kỳ.
9 Trên màn hình Tổng hợp và kết chuyển số liệu cuối kỳ, ta thấy các bước chương trình sẽ thực hiện khi tổng hợp và khóa sổ. Nếu không muốn hệ thống tự động thực hiện bước nào, bạn xóa dấu chọn trước bước đó. Khi ấy, bạn phải tự thực hiện bằng tay.