3. NHẬP LIỆU CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH 1 QUÁ TRÌNH MUA HÀNG
3.2.2 Nhập các nghiệp vụ 1 Nghiệp vụ bán hàng
3.2.2.1 Nghiệp vụ bán hàng
Để thao tác lập phiếu bán hàng mới, bạn thực hiện một trong hai cách như sau:
9 Nhấn chuột nhanh hai lần (double-click) vào hàng chữ “Doanh thu bán hàng” đối với hoạt động kinh doanh sản phẩm hay ”Doanh thu dịch vụ” đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ .
9 Nhấn chuột phải trên loại phiếu muốn lập, chọn “Thêm phiếu mới” Màn hình sau hiển thị cho phép bạn hạch toán trên phiếu với 3 phần:
Phần thông tin chung:
9 Số phiếu: Hệ thống tự động đánh số với ký hiệu phiếu do bạn thiết lập ban đầu trong phần định
nghĩa Phân loại chứng từ kế toán. Tuy nhiên bạn cũng có thể sửa đổi số phiếu này theo yêu cầu của riêng bạn.
9 Ngày lập: Ngày phát sinh phiếu, mặc định chương trình sẽ lấy ngày hiện hành xác định trên
máy tính. Tuy nhiên bạn cũng có thể điều chỉnh tùy ý cho phù hợp với chứng từ.
9 Khách hàng: Cho phép lựa chọn đối tượng quản lý chi tiết như: khách hàng, nhà cung ứng,…
trong danh mục khách hàng tùy theo yêu cầu quản lý chi tiết của tài khoản có liên quan.
9 Ngày phải thanh toán: Xác lập thời hạn khách hàng phải thanh toán cho nghiệp vụ phát sinh
này.
9 Kho: Đặc điểm của phần mềm là bạn phải xác lập mã và tên kho cho hàng bán ra cho dù
9 Chứng từ & ngày: Cho phép bạn nhập ký hiệu hay số chứng từ kèm theo nghiệp vụ phát sinh
và ngày phát sinh số chứng từ đó: Phiếu xuất kho, bảng báo giá,…
9 Người mua & địa chỉ: Sau khi chọn khách hàng, nếu trong danh mục khách hàng đã nhập đầy
đủ thông tin của khách hàng vừa chọn thì họ tên và địa chỉ khách hàng sẽ hiển thị tự động. Tuy nhiên, bạn có thể nhập vào ô họ tên cũng như địa chỉ của người đến mua hàng (đại diện hoặc người nhận hàng) để dễ tra cứu về sau khi đối chiếu công nợ hay phục vụ cho các nhu cầu khác…
9 Nội dung: Phần này dành cho bạn diễn giải nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh của
phiếu.
Phần định khoản chi tiết:
9 TK nợ: Cho phép bạn nhập bút toán nợ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi bạn click vào nút
sổ xuống sẽ hiển thị danh sách hệ thống tài khoản cho bạn lựa chọn. Nếu bạn muốn mặc định cho phiếu bán hàng là tài khoản Nợ131/Có5111 thì phần định nghĩa phân loại chứng từ và các
thông số liên quan trong Menu Quản trị, trên dòng Doanh thu bán hàng bạn xác lập mặc
định TK Nợ131/Có5111.
9 Mã KH: Mặc định chương trình sẽ hiển thị mã và tên khách hàng tương ứng khách hàng mà
bạn đã chọn trong ô nhập liệu Khách hàng hoặc bạn có thể chọn từ danh sách hiện ra
9 TK Có: Cho phép bạn nhập bút toán có cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi bạn click vào nút
sổ xuống sẽ hiển thị danh sách hệ thống tài khoản cho bạn lựa chọn. thông thường nghiệp vụ bán hàng chỉ liên quan đến hai TK có là 5111 và 33311 ( Thuế GTGT hàng hóa bán ra). Chú ý: nếu muốn hệ thống thực hiện xuất kho tự động thì phải họn đúng tài khoản doanh thu đã đang kí trong phần Đăng ki xuất kho tự động
9 Mã hàng và tên hàng hóa bán: Khi lựa chọn mã hàng hóa mà bạn đã bán chương trình sẽ tự
động phát sinh tên hàng hóa tương ứng.
9 Yếu tố có: Nếu bạn muốn quản lý hoa hồng bán hàng theo doanh thu thì ô nhập liệu này cho
phép bạn chọn mã nhân viên được chọn từ Danh mục Cán bộ công nhân viên. Để quản lý được đối tượng này thì trong phần định nghĩa Hệ thống tài khoản, bạn click chọn tài khoản
doanh thu cần theo theo dõi, sau đó qua khung bên phải cửa sổ click chọn Yếu tố liên quan
là Yếu tố Cán bộ công nhân viên.
9 Số lượng: Ô này để bạn nhập số lượng hàng bán ra theo từng mặt hàng cụ thể.
9 Đơn giá: Chương trình sẽ tự động hiển thị đơn giá nếu bạn đã đăng ký trong mục Quản trị/Phân hệ giá thành sản phẩm/Quy định giá hàng bán ra cho mặt hàng đó.
9 Thành tiền: chương trình sẽ tự động hiển thị giá trị thành tiền nếu bạn đã xác lập đầy đủ thông
tin về số lượng và đơn giá.
Nhập thông tin hóa đơn bán hàng
9 Nếu nghiệp vụ bán hàng không liên quan đến hóa đơn tài chính thì không cần thực hiện thao tác này
9 Nếu hoạt động bán hàng của bạn cần phải xuất hóa đơn tài chính có liên quan cho khách hàng thì trên màn hình Phiếu bán hàng, bạn click chọn nút ở phía dưới, màn hình sau hiển thị cho bạn cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng
9 Việc nhập thông tin hóa đơn bán hàng chỉ nhằm tạo ra các bảng kê hóa đơn tài chính đã phát hành trong kì, hoàn toàn độc lập với các thao tác định khoản thuế GTGT đã thực hiện trong phần lập phiếu bán hàng. Do đó việc có hay không có thao tác này sẽ không ảnh hưởng đến số liệu kế toán (hạch toán thuế)
9
9 Bạn chỉ cần nhập vào các thông tin Số seri – Hóa đơn và Mẫu hóa đơn cùng với phần trăm
VAT, các thông tin còn lại chương trình sẽ tự động hiển thị.
9 Sử dụng các nút lệnh “In”, “In gộp”,”Danh sách”,... để xem và in ấn từng hóa đơn hay toàn bộ hóa đơn có trong danh sách.
9 Lưu ý:
Nếu tên khách hàng trên hóa đơn khác với tên khách hàng trong phần thông tin chung của phiếu, bạn vẫn có thể nhập tên khách hàng theo đúng với hóa đơn. Thông tin về khách hàng này sẽ được chuyển sang các báo cáo như bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra… Còn thông tin về khách hàng trong phần thông tin chung của phiếu sẽ dùng để hạch toán công nợ.