Thứ nhất, Kế toán trách nhiệm (KTTN) là một nội dung cơ bản của KTQT, nhằm mục đích tạo ra hệ thống thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch. Những người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm với doanh nghiệp quảng cáo.
Thứ hai, KTTN chỉ có thể thực hiện trong doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được phân quyền rõ ràng. Hệ thống KTTN ở các doanh nghiệp khác nhau rất đa dạng.
Thứ ba, các loại trung tâm trách nhiệm (TTTN) có mối liên hệ chặt chẽ với cơ cấu tổ chức theo các cấp quản lý của doanh nghiệp.
Thứ tư, KTTN gắn liền với sự phân cấp quản lý. Tức là có người quản lý giao quyền ra quyết định cho các cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp quảng cáo. Tùy theo đặc điểm từng doanh nghiệp, thì việc phân chia quyền hạn sẽ khác nhau và khi tiến hành phân cấp quản lý thì nếu doanh nghiệp chia ra quá nhiều cấp có thể dẫn đến bộ máy cồng kềnh, giảm hiệu quả hoạt động dẫn đến kết quả khó kiểm soát, quyết định của các Trung tâm có thể ảnh hưởng lẫn nhau và toàn bộ doanh nghiệp; thậm chí có thể dẫn
27
đến sai lệch mục tiêu chung của doanh nghiệp và những sự trùng lắp.
Thứ năm, KTTN đuợc hệ thống, thiết lập để ghi nhận, đo luờng kết quả hoạt động trong doanh nghiệp, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản trị kiểm soát đuợc hoạt động và chi phí của họ. Nói cách khác, KTTN là một phuơng pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự báo và thực tế và các đầu vào và đầu ra của các TTTN. Trên cơ sở đó, xác định các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá hoạt động của Trung tâm. KTTN đề cập đến nguyên tắc, thực tế và quy trình trong đó các chi phí và doanh thu đuợc phân loại theo các TTTN, có trách nhiệm để gánh chịu các chi phí tuơng ứng với các khoản doanh thu. Là hệ thống kiểm soát nơi con nguời có thể thực hiện trách nhiệm đối với việc kiểm soát chi phí. Quản lý đuợc thực hiện đối với nguời ở những mức độ khác nhau vì họ có thể nắm giữ vai trò khác nhau. KTTN là một công cụ đuợc thiết lập để ghi nhận, cung cấp thông tin, đo luờng, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tu, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà bộ phận đó có quyền kiểm soát và có trách nhiệm tuơng ứng, để từ đó nhằm kiểm soát hoạt động và kết nối các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp với mục tiêu chung đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp hoạt động đúng định huớng, trật tự và hiệu quả.
Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của KTQT, do vậy quá trình hình thành và phát triển của kế toán trách nhiệm gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của KTQT. Kế toán trách nhiệm đuợc đề cập đầu tiên ở Mỹ vào năm 1950 trong tác phẩm '"Basic organizational planning to tie in with responsibility
accounting" của Ailman, H.B.1950. Từ đó đến nay, vấn đề KTQT đuợc quan tâm
nhiều với những quan điểm khác nhau bởi những tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới.
Hầu hết các tổ chức đuợc cấu tạo gồm các đơn vị, bộ phận trực thuộc có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Vậy, làm thế nào đánh giá hiệu quả của các cá nhân, đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Bất kỳ sự khác biệt nào đều đuợc quy trách nhiệm của các cá nhân chủ chốt có liên quan trong thiết lập các tiêu chuẩn, cho
28
nguồn lực cần thiết và quyền hạn để sử dụng chúng.
Ke toán trách nhiệm đuợc hiểu là hệ thống thu thập và báo cáo các thông tin về doanh thu và chi phí theo nhóm trách nhiệm. Các cấp quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm về lĩnh vực hoạt động của mình, của thuộc cấp và tất cả các hoạt động khác thuộc trách nhiệm của họ.
Để hỗ trợ quản lý đo luờng và kiểm soát kết quả bộ phận, KTQT căn cứ cấu trúc tổ chức phân thành các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm đuợc giao cho từng bộ phận.
Cấu trúc của một hệ thống kế toán trách nhiệm có thể đánh giá bằng các nhóm nguời trong phạm vi một tổ chức mà làm việc với nhau để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Mỗi nhóm đuợc gọi là một trung tâm trách nhiệm, duới sự lãnh đạo của một nhà quản trị. Nhà quản trị phải chịu trách nhiệm trung về hoạt động của trung tâm.
1.4.2.1 Phân loại trung tâm trách nhiệm
Căn cứ vào nội dung kinh tế của các trung tâm trong các đơn vị thuờng đuợc chia thành:
- Trung tâm chi phí: Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể
hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động nhu: (1) Lập dự toán chi phí; (2) Phân loại chi phí thực tế phát sinh; (3) So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh. Theo đó, nguời quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở bộ phận mình, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tu vốn.
- Trung tâm doanh thu: Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà
nguời quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tu. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Trung tâm này thuờng đuợc gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở, đó là các bộ
29
phận kinh doanh trong đơn vị như các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản pham...Trung tâm này phải có chính sách bán hàng, không chỉ dựa trên tình hình thị trường mà còn dựa trên giá thành, chi phí và các mục tiêu lâu dài của công ty.
- Trung tâm lợi nhuận: Trung tâm lợi nhuận là loại trung tâm trách nhiệm
mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Trong trường hợp này nhà quản trị có thể ra quyết định loại sản phẩm nào cần sản xuất, sản xuất như thế nào, mức độ chất lượng, giá cả, hệ thống phân phối và bán hàng. Nhà quản trị phải quyết định các nguồn lực sản xuất được phân bổ như thế nào giữa các sản phẩm, điều đó cũng có nghĩa là họ phải đạt được sự cân bằng trong việc phối hợp giữa các yếu tố giá cả, sản lượng, chất lượng và chi phí. Loại trung tâm trách nhiệm này thường được gắn ở bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty như các công ty phụ thuộc, các chi nhánh,... Nếu nhà quản trị không có quyền quyết định mức độ đầu tư tại trung tâm của họ thì tiêu chí lợi nhuận được xem là tiêu chí thích hợp nhất để đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm này.
- Trung tâm đầu tư : Đây là loại trung tâm trách nhiệm gắn với bậc quản lý
cấp cao như Hội đồng quản trị công ty, các công ty con độc lập,... Đó là sự tổng quát hóa của các trung tâm lợi nhuận trong đó khả năng sinh lời được gắn với các tài sản được sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó. Một trung tâm trách nhiệm được xem là một trung tâm đầu tư khi nhà quản trị của trung tâm đó không những quản lý chi phí và doanh thu mà còn quyết định lượng vốn sử dụng để tiến hành quá trình đó.
Bằng cách tạo mối liên hệ giữa lợi nhuận và tài sản sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó, chúng ta có thể đánh giá lợi nhuận tạo ra có tương xứng với đồng vốn đã bỏ ra hay không. Thông qua đó cũng hướng sự chú ý của nhà quản trị đến mức độ sử dụng hiệu quả vốn lưu động.
Mỗi trung tâm sẽ chịu trách nhiệm khác nhau theo đúng trách nhiệm được giao. Việc phân chia thành các trung tâm như trên, sẽ giúp nhà quản trị có thể dễ dàng đưa ra phương pháp và cách thức hoạt động của trung tâm; các nhà quản trị
30
cấp cao cũng có thể đánh giá và kiểm soát, tìm ra những tồn tại để khắc phục và phát huy những ưu điểm của từng trung tâm. Từ đó, có thể quy trách nhiệm cụ thể cho từng đối tượng từng bộ phận. Điều này sẽ thúc đẩy tất cả các bộ phận sẽ thực hiện đúng những yêu cầu được giao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách bền vững.
1.4.2.2 Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm
Ke toán trách nhiệm được coi là một trong những công cụ tài chính hữu ích cho việc kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Việc chú ý thực hiện nội dung kế toán trách nhiệm, sẽ giúp doanh nghiệp phát huy tối đa nguồn lực hiện có và phát triển một cách bền vững.
Trong nội dung hệ thống kế toán trách nhiệm, báo cáo kế toán là một phương tiện quan trọng để cung cấp thông tin, xác định trách nhiệm cụ thể của các nhà quản trị đối với từng bộ phận mà mình quản lý.
Để cấp quản trị cao nhất trong một tổ chức có thể nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của bộ phận, định kỳ trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp báo cáo lên cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của trung tâm trong một thời kỳ gọi là báo cáo thực hiện trách nhiệm.
Một báo cáo thực hiện trình bày các số liệu dự toán, thực tế, và số chệnh lệch các chỉ tiêu tài chính chủ yếu phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Thông qua các báo cáo thực hiện, nhà quản trị bằng các kỹ thuật nghiệp vụ sẽ kiểm soát được các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả.
Kế toán trách nhiệm ngày càng thể hiện vai trò và vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế tại doanh nghiệp. Thông qua kế toán trách nhiệm, nhà quản trị doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng và đo lường về kết quả của hoạt động của những bộ phận của tại Công ty.