6. Kết cấu của luận văn
1.3.1. Các nhân tố chủ quan
1.3.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Đây là nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau về ngành nghề kinh doanh sẽ đầu tư vào tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn khác nhau, tỷ trọng giữa tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn khác nhau nên hệ số sinh lời tài sản cũng khác nhau. Doanh nghiệp có đặc điểm hàng hóa và đối tượng khách hàng khác nhau dẫn đến chính sách tín dụng thương mại sử dụng không giống nhau nên tỷ trọng các khoản phải thu cũng không giống nhau giữa các doanh nghiệp. Như vậy, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
1.3.1.2. Chính sách quản lý tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp
Chính sách quản lý tài sản ngắn hạn (TSNH) là nhân tố trực tiếp tác động tới hiệu quả sử dụng TSNH của doanh nghiệp. Chính sách quản lý TSNH được thể hiện qua các chính sách: chính sách quản lý tiền mặt, chính sách quản lý hàng tồn kho, chính sách quản lý các khoản phải thu.
* Chính sách quản lý tiền mặt
Tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tồn tại quỹ, tiền trên tài khoản ngân hàng. Nó được sử dụng để trả lương, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả các khoản nợ đến hạn... Tiền mặt là tài sản không sinh lời. Nếu doanh nghiệp giữ quá nhiều tiền mặt sẽ làm cho chi phí cơ hội mất đi khiến cho tiền không được đầu tư vào mục đích sinh lợi, giảm hiệu suất sinh lời của vốn chủ sở hữu và do đó giảm giá cổ phiếu của doanh nghiệp. Quyết định tồn quỹ liên quan đến việc đánh đổi giữa chi phí cơ hội do giữ quá nhiều tiền và chi phí giao dịch do giữ quá ít tiền mặt. Mục đích của
quản lý tiền mặt là giảm thiểu luợng tiền mặt doanh nghiệp phải nắm giữ mà vẫn đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thuờng.
* Chính sách quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho có vai trò nhu một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh nhu: dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ. Hàng tồn kho mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhu lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp tự bảo vệ mình truớc những biến động của thị truờng, cũng nhu sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp. Hàng tồn kho của doanh nghiệp thuờng có ba loại tuơng ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất kinh doanh:
- Tồn kho nguyên vật liệu:là những nguyên vật liệu, bán thành phẩm mà doanh nghiệp mua về để phục vụ trong quá trình sản xuất của mình. Việc duy trì một luợng tồn kho nguyên vật liệu thích hợp sẽ mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất. Thông thuờng trong quản lý hàng tồn kho chủ yếu đuợc đề cập đến quản lý nguyên vật liệu dự trữ cho quá trình sản xuất.
- Tồn kho sản phẩm dở dang:bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó chờ buớc tiếp theo của quá trình sản xuất để hoàn chỉnh thành hàng hóa. Tồn kho sản phẩm dở dang sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi.
- Tồn kho thành phẩmdà những sản phẩm đã hoàn thành nhập kho và hàng hóa đang chờ tiêu thụ. Việc tồn trữ đủ một luợng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và kinh doanh.
Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì các doanh nghiệp phải biết kết hợp nhiều cách thức với nhau, làm sao cho việc quản lý hàng tồn kho đảm bảo và thuân tiện nhất theo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ. Phải theo dõi chặt chẽ ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng nguời phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tu, nhân viên bán hàng,...)
+ Trong khâu thu mua: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị truờng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị đuợc các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,...Đồng thời phải quản lý chặt chẽ về số luợng, chất luợng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Trong khâu bảo quản dự trữ: phải luôn đảm bảo kho, bến bãi tốt,thực hiện đúng chế độ bảo quản. Xác định đuợc định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Khi hàng tồn kho vuợt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngung đọng hàng hóa trong kho.
+Trong khâu sử dụng: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần thuờng xuyên theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả phải thuờng xuyên đảm bảo đuợc quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật cuả từng thứ,
từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.
* Quản lý các khoản phải thu
Trong nền kinh tế thị truờng việc mua chịu, bán chịu là điều khó tránh khỏi. Doanh nghiệp có thể sử dụng các khoản phải trả đến kỳ hạn thanh toán nhu một nguồn vốn bổ sung để tài trợ cho các nhu cầu tài sản ngắn hạn và đuơng nhiên doanh nghiệp cũng bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn. Việc bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiêu thụ đuợc sản phẩm đồng thời góp phần xây dựng mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với khách hàng. Tuy nhiên nếu tỷ trọng các khoản phải thu quá lớn trong tổng số tài sản ngắn hạn thì nó sẽ gây ra những khó khăn cho doanh nghiệp và làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp.
Quản lý các khoản phải thu tốt sẽ làm hạn chế mức tối thiểu luợng tài sản ngắn hạn bị chiếm dụng, giảm số ngày của chu kỳ thu tiền bình quân, thúc đẩy vòng tuần hoàn của tài sản ngắn hạn. Đồng thời sẽ làm giảm các chi phí quản lý nợ phải thu, chi phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro...
Chính sách tín dụng thuơng mại là một công cụ hữu hiệu và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Tín dụng thuơng mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị truờng nhung cũng có thể đem đến những rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải đua ra những phân tích về khả năng tín dụng của khách hàng và quyết định có nên cấp tín dụng thuơng mại cho đối tuợng khách hàng đó hay không. Đây là nội dung chính của quản lý các khoản phải thu.
- Phân tích năng lực tín dụng của khách hàng:
Để thực hiện việc cấp tín dụng cho khách hàng thì điều đầu tiên doanh nghiệp phải phân tích đuợc năng lực tín dụng của khách hàng. Công việc này gồm:
+ Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng một tiêu chuẩn tín dụng hợp lý; + Thứ hai, xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng. Nếu khả năng tín dụng của khách hàng phù hợp với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà doanh nghiệp đua ra thì tín dụng thuơng mại có thể được cấp.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng của các nhà quản trị tài chính phải đạt tới sự cân bằng thích hợp. Nếu tiêu chuẩn tín dụng đặt quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và sẽ giảm lợi nhuận, còn nếu tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể làm tăng doanh thu, nhưng sẽ có nhiều khoản tín dụng có rủi ro cao và chi phí thu tiền cũng cao.
Khi phân tích khả năng tín dụng của khách hàng, ta thường dùng các tiêu chuẩn sau để phán đoán:
+ Phẩm chất, tư cách tín dụng: Tiêu chuẩn này nói lên tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ. Điều này được phán đoán trên cơ sở việc thanh toán các khoản nợ trước đây đối với doanh nghiệp hoặc đối với các doanh nghiệp khác.
+ Năng lực trả nợ: Dựa vào các chỉ tiêu về khả năng thanh toán nhanh, dự trữ ngân quỹ của doanh nghiệp...
+ Vốn của khách hàng: Đánh giá sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng.
+ Thế chấp: Xem xét khả năng tín dụng của khách hàng trên cơ sở các tài sản riêng mà họ sử dụng để đảm bảo các khoản nợ.
+ Điều kiện kinh tế: Tiêu chuẩn này đánh giá đến khả năng phát triển của khách hàng trong hiện tại và tương lại.
Các tài liệu được sử dụng để phân tích khách hàng có thể là kiểm tra bảng cân đối tài sản, bảng kế hoạch ngân quỹ, phỏng vấn trực tiếp, xuống tận nơi để kiểm tra hay tìm hiểu qua các khách hàng khác.
Sau khi phân tích năng lực tín dụng khách hàng, doanh nghiệp tiến hành việc phân tích đánh giá khoản tín dụng thương mại được đề nghị. Việc đánh giá khoản tín dụng thương mại được đề nghị để quyết định có nên cấp hay không được dựa vào việc tính NPV của luồng tiền.
NPV= -[P.Q +ViQ-Qi+C.P'.Q] +
Trong đó:
+ NPV: Giá trị hiện tại ròng của việc chuyển từ chính sách bán trả ngay sang chính sách bán chịu.
+ Q, P: Sản lượng hàng bán được trong một tháng và giá bán đơn vị nếu khách hàng trả tiền ngay.
+ Q,, P’: Sản lượng và giá bán đơn vị nếu bán chịu.
+ C: Chi phí cho việc đòi nợ và tài trợ bù đắp cho khoản phải thu. + V: Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm.
+ R: Doanh lợi yêu cầu thu được hàng tháng.
+ r: Tỷ lệ phần trăm của hàng bán chịu không thu được tiền.
Nếu NPV > 0 chứng tỏ việc bán chịu là mang lại hiệu quả cao hơn việc thanh toán ngay, có lợi cho doanh nghiệp, do đó khoản tín dụng được chấp nhận.
- Theo dõi các khoản phải thu:
Theo dõi các khoản phải thu là một nội dung quan trọng trong quản lý các khoản phải thu. Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể kịp thời thay đổi các chính sách tín dụng thương mại phù hợp với tình hình thực tế. Thông thường, để theo dõi các khoản phải thu ta dùng các chỉ tiêu, sau:
+ Kỳ thu tiền bình quân (The average collection period - ACP):Kỳ thu tiền bình quân phản ánh thời gian bình quân mà công ty thu hồi được nợ. Do vậy, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên mà doanh số bán và lợi nhuận không
tăng thì cũng có nghĩa là vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng ở khâu thanh toán. Khi đó nhà quản lý phải có biện pháp can thiệp kịp thời.
+ Sắp xếp ‘tuổi’ của các khoản phải thu:Thông qua phuơng pháp sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn.
+ Xác định số du khoản phải thu:Sử dụng phuơng pháp này doanh nghiệp hoàn toàn có thể thấy đuợc nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Cùng với các biện pháp theo dõi và quản lý khác, doanh nghiệp có thể thấy đuợc ảnh huởng của chính sách tín dụng thuơng mại và có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý phù hợp với từng đối tuợng khách hàng, từng khoản tín dụng cụ thể.
* Chính sách huy động vốn
Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp thuờng đuợc tài trợ từ hai nguồn chính đó là nguồn vốn huy động từ bên trong doanh nghiệp và nguồn vốn bên ngoài doanh nghiệp.
- Nguồn vốn huy động từ bên trong doanh nghiệp:
Nguồn vốn huy động từ bên trong đuợc hiểu là vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Nguồn vốn chủ sở hữu là những khoản tiền vốn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận chủ yếu: vốn góp ban đầu, lợi nhuận giữ lại, vốn tăng bằng phát hành cổ phiếu mới.
+ Vốn góp ban đầu: Khi thành lập doanh nghiệp bao giờ cũng có những khoản vốn ban đầu nhu: Doanh nghiệp nhà nuớc thì vốn do ngân sách cấp; công ty cổ phần vốn ban đầu do cổ đông đóng góp; công ty trách nhiệm hữu hạn thì do các thành viên góp vốn. Khi đề cập đến nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp thì bao giờ nguời ta cũng xác định loại hình doanh nghiệp đó, vì loại hình doanh nghiệp sẽ quyết định tính chất của vốn góp ban đầu.
nếu có lãi thì doanh nghiệp trích quỹ đầu tu phát triển nhằm mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh và tăng quy mô nguồn vốn. Rất nhiều doanh nghiệp chú trọng nguồn vốn này vì theo năm tháng làm tăng quy mô vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp rất nhanh, tạo lợi thế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Phát hành cổ phiếu: khi có nhu cầu về vốn, các doanh nghiệp có thể phát hành cổ phiếu. Nếu doanh nghiệp hội tụ đủ các điều kiện theo quy định thì có thể niêm yết cổ phiếu trên thị truờng chứng khoán, vì đây là thị truờng vốn rất năng động và có thể đáp ứng một cách tối đa nhu cầu vốn cho doanh nghiệp.
- Nguồn vốn huy động từ bên ngoài doanh nghiệp:
Nguồn vốn huy động từ bên ngoài doanh nghiệp bao gồm nguồn tín dụng ngân hàng; tín dụng thuơng mại và vay thông qua phát hành trái phiếu. Nguồn vốn huy động từ bên ngoài chủ yếu đuợc tài trợ cho tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
+ Nguồn tín dụng ngân hàng: Nguồn vốn này đuợc vay ở các các ngân hàng thuơng mại. Đây là nguồn vốn rất quan trọng mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đáp ứng nhu cầu thuờng xuyên về tài sản ngắn hạn. Nếu doanh nghiệp có cơ cấu vốn hợp lý và có kế hoạch vay tiền thích hợp thì nguồn tín dụng này sẽ tài trợ một cách tích cực cho tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
+ Phát hành trái phiếu: Đây là nguồn vốn quan trọng mà doanh nghiệp có thể huy động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có quyền phát hành trái phiếu mà chỉ có một số doanh nghiệp đủ điều kiện mới có quyền phát hành.
+ Nguồn vốn tín dụng thương mại: hay còn gọi là tín dụng của nguời cung cấp, nguồn vốn này hình thành tự nhiên trong quan hệ mua bán chịu, hàng hóa, dịch vụ. Sử dụng nguồn vốn này có chi phí thấp, nếu duy trì nguồn
vốn này vượt quá khả năng thanh toán của doanh nghiệp thì sẽ gặp phải những rủi ro và mất cân đối trong thanh toán. Do vậy, muốn nguồn này phát huy được hiệu quả tối đa thì doanh nghiệp phải cân đối giữ các khoản nợ và nguồn vốn chủ sở hữu để chủ động trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
1.3.1.3. Trình độ cán bộ quản lý và tay nghề của công nhân