Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định thì công ty cần có kế hoạch theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, đảm bảo tài sản có hoạt động, được dùng đúng
mục đích và có hiệu quả.
Lập kế hoạch đầu tu mua sắm, tăm giảm và khấu hao tài sản cố định hàng năm. Khi lập kế hoạch cần phải xác định rõ nguồn vốn đầu tu vào tài sản cố định, danh mục tài sản cố định, giá trị của từng loại tài sản cố định tăng, giảm trong năm; phân tích cụ thể tài sản cố định do doanh nghiệp đầu tu và lựa chọn phuơng pháp khấu hao phù hợp.
Thuờng xuyên tiến hành sửa chữa, bảo duỡng phuơng tiện vận tải, dụng cụ quản lý nhằm khôi phục năng lực hoạt động của dụng cụ, phuơng tiện. Đồng thời nhanh chóng phát hiện tài sản cố định đã cũ, lạc hậu, không phù hợp để thanh lý kịp thời, thu hồi vốn và tránh gây ứ động vốn.
Tăng cuờng công tác quản lý tài sản cố định, giao tài sản cổ định cho từng bộ phận, phòng ban, chi nhánh, trung tâm, cá nhân để nâng cao trách nhiệm của nguời lao động trong quá trình sử dụng; thuờng xuyên bảo duỡng, đánh giá lại tình trạng hỏng hóc truớc thời hạn.
Quản lý chặt chẽ chi phí
Trong hoạt động kinh doanh, các khoản chi phí luôn phát sinh vì vậy đòi hỏi công ty phải quản lý chi phí một cách chặt chẽ. Quản lý chi phí là điều kiện tiên quyết đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty. Để quản lý chi phí thì công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau:
- Bố trí lao động, việc làm một các hợp lý, đúng nguời đúng việc nhằm nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo tốc độ tăng của năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền luơng.
- Lập dự toán chi phí hàng năm, dự toán mọi chi phí kinh doanh cho kỳ kế hoạch. Giám sát chặt chẽ các khoản chi phí nhu: tiếp khách, hội họp, công tác phí...Đồng thời loại bỏ các chi phí bất hợp lý, hợp lệ trong quá trình kinh doanh, đảm bảo tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thực hiện đúng Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty.
Tăng cường khảo sát thị trường tìm kiếm phương án và nhà đầu tư mới
những dự báo thị trường, phân chia phương án phù hợp với chức năng hoạt động của các Ban để từ đó nắm bắt kịp thời tiến độ và tránh trùng chéo phương án.
Tạo dựng mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng, khách hàng để các bên phối hợp hiệu quả trong công việc.
3.2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Việc công ty dự trữ nhiều tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu cao đã làm cho vốn lưu động vận động chậm, hiệu quả sử dụng vốn lưu động thấp, khả năng sinh lời thấp. Do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần ty cần tập trung thực hiện các giải pháp sau:
Tăng cường công tác quản lý tiền mặt
Để tăng cường công tác quản lý tiền mặt thì công ty cần phải xác định được mức tồn quỹ tối đa. Bởi lẽ, nếu giữ quá nhiều tiền mặt, công ty sẽ không đủ vốn để thanh toán, lượng tiền dư thừa quá nhiều cũng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh. Một số biện pháp để tăng cường công tác quản lý tiền mặt như:
- Lập kế hoạch sử dụng vốn hàng tháng để theo dõi số tiền thu nợ định kì, số tiền dùng để mua nợ phương án mới, số tiền thanh lý nhượng bán tài sản bảo đảm...
- Kiểm kê quỹ thường xuyên và đột ngột, đối chiếu tiền mặt thực tế tồn quỹ với sỗ sách kế toán, sổ sách quỹ. Với tiền gửi ngân hàng thì định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của doanh nghiệp và sao kê tài khoản ngân hàng để kịp thời phát hiện các sai sót, chênh lệch nếu có. Lập kế hoạch sử dụng số tiền chưa sử dụng đến để tránh tình trạng tiền bị ứ đọng nhưng không sinh ra lợi nhuận.
- Theo dõi chặt chẽ quá trình tạm ứng và hoàn ứng của các đơn vị khác trong công ty tránh trường hợp phát sinh một số khoản tạm ứng thực hiện dự án hoặc một số dự án kéo dài trong nhiều năm.
Tăng cường quản lý, giám sát, thẩm định chính xác giá trị tài sản bảo đảm
Hiện nay, DATC chưa có chức năng trong việc được thực hiện thẩm định giá, chính vì vậy khi thực hiện phương án việc xác định giá trị của tài sản đảm bảo phải nhờ bên thứ ba là các tổ chức thẩm định giá. Tuy nhiên, có thể có sự bắt tay giữa các tổ chức thẩm định giá và khách hàng, hoặc các tổ chức thẩm định giá với các tổ
chức tín dụng dẫn đến giá trị của các tài sản này không được xác định đúng đắn và khách quan. Việc xác định giá trị tài sản bảo đảm không chính xác gây ảnh hưởng rất lớn đến giá mua bán nợ, thất thoát tiền và hiệu quả của phương án.
Hiện nay, thời gian bán đấu giá tài sản kéo dài dẫn đến chứng thư thẩm định giá hết hạn phải tái thẩm định thường xuyên gây tốn kém chi phí. Chính vì vậy, DATC nên xây dựng quy trình lựa chọn đơn vị thẩm định giá để từ đó thống nhất cách làm việc giữa các đơn vị trong công ty và các đơn vị thẩm định giá bên ngoài. Các cán bộ cũng cần tự nâng cao kiến thức về thẩm định giá để có thể phát hiện được các sai sót của các các công ty thẩm định giá.
Tăng cường công tác quản lý khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
Do DATC hoạt động trong lĩnh vực mua, bán xử lý nợ xấu nên quản lý các khoản phải thu được coi là một phần vô cùng quan trọng tác động mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Nếu không kiểm soát tốt các khoản phải thu sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến việc điều phối kinh tế cũng như đình trệ hoạt động của doanh nghiệp.
Để theo dõi các khoản phải thu và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan thì Ban Tài chính kế toán phải xây dựng hệ thống theo dõi khoa học. Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo thời gian để có thể quản lý một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn, khoản nào quá hạn từ đó có biện pháp thu hồi nợ. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá ... kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, một cách liên tục và thường xuyên. Kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán. Ngoài ra, các cán bộ trực tiếp tham gia phương án cần nắm rõ Quy trình quản lý nợ của công ty; phân loại từng đối tượng nợ, đánh giá khả năng thu hồi nợ hàng tháng.
Thường xuyên thực hiện tốt công tác theo dõi, rà soát, đối chiếu thanh toán công nợ để tránh bị chiếm dụng vốn, đồng thời đảm bảo khả năng thanh toán để góp
phần đẩy nhanh vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn. Tăng cuờng công tác quản lý nợ đối với khách hàng, quyết liệt trong việc đôn đốc thu hồi công nợ, giảm thiểu việc bị chiếm dụng vốn. Có kế hoạch pháp lý cần thiết đối với những khách hàng nợ dây dua, kéo dài. Kí kết hợp đồng chặt chẽ nhằm phòng ngừa phát sinh các khoản nợ khó đòi.
Đối với các khoản nợ quá hạn, thời gian dài và khó thu hồi các cán bộ phụ trách cần theo dõi chặt chẽ, nắm đuợc nguyên ngân, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế để từ đó báo cáo Lãnh đạo để có những biện pháp xử lý kịp thời theo hợp đồng mua bán nợ đã đuợc ký kết.
Có biện pháp phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra
Khi đã tham gia vào hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị truờng thì doanh nghiệp luôn phải nhận thức đuợc rằng, mình phải sẵn sàng đối phó với mọi sự thay đổi, biến động có thể xảy ra nhu: thiên tai, dịch bệnh, lạm phát, khủng hoảng kinh tế, bất ổn chính trị,... Vì vậy để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra thì công ty nên thực hiện các biện pháp phòng ngừa, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh đuợc diễn ra liên tục:
- Trích lập quỹ dự phòng tài chính, quỹ nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cuối kỳ công ty cần kiểm tra, rà soát và đánh giá lại hàng hoá, vốn bằng tiền, đối chiếu sổ sách kế toán để xử lý chênh lệch.
3.2.4. Nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp thuờng xuyên phải hoạt động trong môi truờng phát triển liên tục, do đó rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt cũng không ngừng thay đổi. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là cấu phần không thể thiếu, giúp doanh nghiệp đạt đuợc các mục tiêu kinh doanh và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lý.
Nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp khắc phục đuợc những yếu kém trong quản lý vì hệ thống kiểm soát nội bộ có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa gian lận và sai sót. Mặt khác để đảm bảo thông tin trung thực, đáng tin cậy cho nhà quản lý trong quá trình ra quyết định điều hành kinh
doanh. Chính vì vậy doanh nghiệp cần có sự quan tâm đúng mức việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong việc thực hiện các chức năng kiểm soát quá trình kinh doanh nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ như:
- Ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các cán bộ nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với công ty, kể cả việc các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
- Phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực đã ban hành; yêu cầu tất cả các cán bộ nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
- Quản lý hồ sơ cán bộ hợp lý đảm bảo công tác quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
- Luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm tránh trục lợi cá nhân.
Tại DATC, Kiểm soát viên chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Kiểm soát viên thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty.
3.2.5. Giải pháp về nhân tố con người
Có chính sách khen thưởng kỹ luật rõ ràng
Chính sách hỗ trợ, động viên kịp thời cả về vật chất lẫn tinh thần đối với cán bộ nhân viên trong công ty. Biện pháp này kích thích tinh thần làm việc, đặt lợi ích tập thể lên lợi ích cá nhân của cán bộ nhân viên, từ đó hạn hế được rủi ro xuất phát từ sai sót của cán bộ trong các phương án xử lý nợ.
Các chính sách khuyến khích, hỗ trợ về vật chất mà DATC nên áp dụng là: khuyến khích tăng lương kinh doanh hàng tháng; thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình công tác; hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện để các cán bộ tự nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Quan tâm đến đời sống tinh
thần của cán bộ nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi động viên kịp thời khi gia đình cán bộ nhân viên có người ốm đau, đỗ đạt, hiếu hỷ...
Bên cạnh những hình thức khen thưởng, động viên thì công ty cũng cần đưa ra những chế tài xử lý nghiêm khắc đối với những sai sót, sơ hở do thiếu trách nhiệm của cán bộ nhân viên dẫn đến rui ro khi thực hiện phương án. Tuỳ theo mức độ thiệt hại mà công ty có những biện pháp xử lý khác nhau như: cảnh cáo, khiển trách, trừ lương, kỷ luật,.. .Các biện pháp này được áp dụng nhằm nâng cao ý thức tự giác, tự chịu trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên trong công ty.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Trong mỗi hoạt động, nhân tố con người là quan trọng nhất, do đó việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ cán bộ nhân viên là giải pháp thiết thực và cần thiết nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Do vậy, cần phải chuẩn hoá đội ngũ cán bộ nhân viên, cụ thể:
- Chất lượng nhân viên phải được kiểm soát ngay từ đầu vào theo chính sách tuyển dụng nghiêm ngặt theo Quy chế tuyển dụng của công ty. Tổ chức ba vòng thi tuyển: vòng hồ sơ, vòng thi kiến thức chung và vòng phỏng vấn. Các ứng viên phải được đào tạo bài bản, chính quy các chuyên ngành về: luật (Ban Pháp chế), kinh tế, tài chính, kế toán, quản trị kinh doanh (Ban Mua bán nợ), kỹ sư xây dựng (Ban Quản lý khai thác tài sản, Ban Tiếp nhận và xử lý tài sản). ở các trường đại học uy tín trong và ngoài nước. Ngoài ra, cần có khả năng ngoại ngữ (đối với Ban Hợp tác đối ngoại), tin học để phục vụ cho việc nghiên cứu tài liệu, đánh giá số liệu, giao dịch và ứng dụng các phần mềm trong phân tích, thẩm định phương án từ đó xây dựng các phương án mua bán, xử lý nợ một các hiệu quả nhất.
- Cán bộ sau khi được tuyển dụng sẽ được bố trí theo nguyên tắc đúng người, đúng vị trí để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất.
- Tăng cường hiểu biết về xã hội và khả năng giao tiếp, đàm phán là yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc của các cán bộ nhân viên. Với khả năng giao tiếp, đàm phán tốt thì cán bộ nhân viên sẽ thu thập được nhiều thông tin quan trọng về khách hàng để phục vụ cho công tác khảo sát, xây dựng phương án.
- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên, đặc biệt là các cán bộ thực hiện công việc mua bán xử lý nợ: mở các buổi hội thảo, tọa đàm, các lớp đào tạo bồi dưỡng tại công ty; mời các chuyên gia, mời các chuyên gia, giảng viên tại các lĩnh vực đến nói chuyện, giảng dạy và trao đổi kinh nghiệp trong các tình huống để các cán bộ nhân viên hiểu biết hơn và phục vụ tốt cho công tác xây dựng phương án. Khuyến khích cán bộ tiếp tục đi học nâng cao kiến thức, nghiệp vụ, cử các cán bộ có năng lực, trình độ chuyên môn đi trao đổi kinh nghiệm với các tổ chức xử lý nợ như VAMC, Kamco, Cinda, Sam...