2 .1Tổng quan về công ty Cổ phần Nhất Thành
3.3.1 Hoàn thiện công tác kế toán chi phí
3.3. ỉ. 1 Hoàn thiện công tác kế toán chi phỉ dưới góc độ kế toán tài chỉnh * Giải pháp về công tác dự phòng tổn thất tài sản
Như đã trình bày ở trên, công ty chưa thực hiện công tác dự phòng với những kho ản phải thu khó đòi , gi ảm gi á hàng t ồ n kho... Theo chế độ kế to án Công ty đang sử dụng, kho ản mục dự phòng tổn thất tài s ản được phản ánh tại TK 229- Dự phòng tổn thất tài s ản . T ác gi ả đề xuất công ty nên bổ sung công
tác dự phòng giảm giá tài sản với hai kho ản mục này theo đúng quy định tại tại Điều 4 5 của Thông tư 200 với gi á trị trích l ập như sau:
- Trích l ập dự phòng nợ phải thu khó đòi;
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra ho ặc tuổi nợ quá hạn của c ác kho ản nợ và tiến hành l ập dự phòng:
+ 30% giá trị với c ác khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm;
+ 5 0 % gi á trị với c ác kho ản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm; + 70% gi á trị với kho ản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm; + 1 0 0 % gi á trị với kho ản nợ phải thu từ 3 năm trở lên .
Kế toán chuẩn bị c ác chứng từ gốc ho ặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền nợ chưa trả bao gồm và xác định mức trích l ập theo quy định hiện hành với các kho ản nợ đã xác định là đủ điều kiện trích lập . Cuối niên độ kế to n khi tr ch l p dự phòng kế to n ghi:
TNợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Lcó TK 229 - Dự phòng tổn thất tài s ản
Cuối niên độ kế to án tiếp theo , nếu số cần trích lập nhỏ hơn số đã trích l ập năm trước thì tiến hành hoàn nhập dự phòng:
' Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài s ản: Giá trị chênh lệch Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gi á trị chênh lệch
Trư ng hợp số cần tr ch l p lớn hơn số đ tr ch l p n m trước thì tiến hành tr ch bổ sung:
ợ TK 642 - Chi ph qu n l doanh nghiệp: i trị chênh lệch Có TK 229 - ự phòng tổn thất tài s n: i trị chênh lệch
Hồ sơ trích lập dự phòng kho ản phải thu khó đòi bao gồ m: + B iên bản đối chiếu công nợ;
+ Công văn gửi bên mua về trường hợp quá hạn thanh to án ho ặc không có khả năng thanh to án ;
+ Quyết định trích lập dự phòng gi ảm gi á tài s ản của B an Gi ám đốc; + Hồ sơ ho ặc hợp đồ ng có liên quan đến kho ản nợ khó đòi .
- Trích lập dự phòng gi ảm gi á hàng tồ n kho:
Việc trích l ập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ lập khi có những bằng chứng tin c ậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với gi á gốc của hàng tồ n kho.
Qua kh ảo s át tại công ty , năm 2 0 1 6 công ty có mộ t lô hàng Khô dầu cọ trị giá gốc là 450.000.000 VNĐ, tại thời điểm đó giá bán ký theo hợp đồng là o hợp đ ng bị hủy nên lô này bị t n kho, th i đi m
cuối lô hàng này có gi trị thực tế trên thị trư ng là
Nếu trích lập dự phòng thì DN sẽ trích lập là: 450.000.000 - 410.000.000 = 40.000.000
Nợ 632 - Gi á vốn hang bán: 40.000.000 VNĐ Có - Dự phòng gi m gi hang t n kho:
Cuối n m kế to n thực hiện kết chuy n số dư nợ T là
VNĐ sang bên nợ TK 911 gi ảm doanh thu năm 2 0 1 6. Do công ty không trích l ập dự phòng nên không có kho ản mục này . Vì vậy , tác giả đề xuất công ty thực hiện tr ch l p dự phòng với n i dung và nguyên t c tr ch l p là:
Dự phòng là kho n dự t nh trước đ đưa vào chi ph s n xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế to án của hàng tồn kho và nhằm bù đắp c ác kho ản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, s ản phẩm, hàng hóa tồ n kho bị gi ảm gi á. Dự phòng gi ảm gi á hàng tồ n kho phải tính theo t ừng loại v ật tư, hàng hóa, s ản phẩm t ồ n kho.
Mức dự phòng gi ảm gi á hàng t ồ n kho L ượng hàng t ồ n kho x thực tế ( Gi á gốc hàng tồn kho theo sổ s ách kế to án - Gi á trị thuần có
thể thực hiện của hang tồn kho )
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồ n kho là giá b án ước tính
của hàng tồ n kho trong kỳ s ản xuất, kinh doanh bình thường trừ (- ) chi phí ước tính để hoàn thành s ản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc b án chúng . Nguyên tắc hạch to án nội dung dự phòng gi ảm giá hàng tồn kho tương
tự như với dự phòng gi ảm gi á khoản phải thu khó đòi.
Hồ sơ trí ch l ập dự phòng gi ảm gi á hàng tồn kho bao gồm:
+ Quyết định trích l ập dự phòng gi ảm gi á hàng tồn kho (P hụ lục 34); + B ảng kê chi tiết hàng tồn kho được trích lập dự phòng ;
+ B ảng theo dõi hàng tồn kho trích l ập dự phòng .
* Giải pháp về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
về công tác quản lý tiền lương , công ty nên thực hiện theo dõi lương trên phần mềm kế to án. Cần theo dõi riêng bảng lương của nhân viên chính thức và lương của nhân viên thời vụ. C ác kho ản phụ cấp theo lương như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại , phụ cấp xăng xe hay c ác kho ản trí ch theo lương như BHXH, BHYT b o hi m thất nghiệp cần được theo dõi song song và không t ch r i với b ng lương và đối tượng tương ứng
Đối với việc lương phải trả cho người lao độ ng, công ty nên hạch to án riêng lương của b ph n b n hàng vào CPBH lương của b ph n qu n l vào chi ph qu n l không nên g p chung tất c vào chi ph qu n l doanh nghiệp vì như v y là sai với nguyên t c ghi nh n chi ph Cơ s đ phân chia ch nh là chức n ng của c c phòng ban:
+ Chi phí lương được hạch to án vào chi phí bán hàng: B ao gồm lương của nhân viên làm tại ph n giao nh n tại c ng và hòng uất nh p khẩu
+ Chi phí lương được hạch toán vào CPQLDN: B ao gồm lương của B an
Giám đốc , lương nhân viên Phòng Kinh doanh và Phòng Ke to án- Tài chính.Thực hiện trích l ập và hạch to án kinh phí công đoàn. Mức đóng kinh phí
công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao
động .
Quỹ tiền lương này là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộ c đối
tượng phải đóng BHXH theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hộ i . quận, huyện nơi công ty đăng ký kinh doanh. Mức đóng kinh phí công đoàn này
doanh nghiệp phải chịu toàn bộ do đó kế to án hạch to án:P Nợ TK 6 4 1 - Chi phí b án hàng/ TK 642- Chi phí QL DN Có TK 3382 - Kinh phí công đoàn
T ác gi ả đề xuất Công ty bổ sung thêm c ác giấy tờ sau vào hồ sơ thanh to n lương:
+ Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (với lao động thuê kho án) (Phụ lục 30);
+ B ảng tính thuế thu nhập c á nhân (nếu có );
+ B ảng thanh to án tiền thưởng (Phụ lục 32) , quyết định khen thưởng ; + B ảng kê c ác khoản trích theo lương (Phụ lục 31);
+ Hồ sơ tham gia bảo hi ểm.
3.3.1.2 Hoàn thiện công tác kế toán chi phỉ dưới góc độ kế toán quản trị * Giải pháp về quản lý tạm ứng nội bộ
Công ty cần quản lý chặt chẽ quy chế sử dụng và luân chuyển vốn như quy chế trong việc tạm ứng tiền n i b đ gi m bớt g nh n ng chi ph tiền vay . Cụ thể, công ty nên ban hành về những điều kiện tạm ứng để tránh việc lạm quyền như:
+ Điều kiện tạm ứng: chức vụ của nhân viên tạm ứng , danh s ách c ác công tác được phép xin tạm ứng, thời hạn tạm ứng tương ứng với từng vị trí và công việc tạm ứng , quỹ tiền tạm ứng tối đa được phép chi.
+ Hạn mức tạm ứng đối với nhân viên của từng bộ phận: tương ứng với mỗi vị trí và công việc cụ thể sẽ được đặt ra một hạn mức tạm ứng nhất định.
+ Mức phạt phải trả khi tạm ứng quá thời hạn: C ăn cứ vào thời gian cho
phép sử dụng số tiền tạm ứng kế toán s ẽ theo dõi và yêu cầu bên nhận tạm ứng làm cam kết . Nếu quá thời hạn cho phép mà không được hoàn ứng hoặc không có quyết định gia hạn hoàn ứng của B an Gi ám đốc thì c á nhân tạm ứng
s ẽ phải chi trả một kho ản phạt nhất định . Mục đích là để tránh trường hợp nhân viên lợi d ng quyền hạn tạm ứng đ s d ng vốn tr i phép
Hiện tại , việc phê duyệt và cấp tiền tạm ứng tại công ty đều dựa vào đề xuất tạm ứng của nhân viên ho ặc do quyết định của Giám đốc . Công ty nên thực hiện dự to n c c chi ph liên quan đến kho n tạm ứng như: dự to n về chi phí thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa, chi phí thuê kho bãi lưu hàng tại c ảng... để x ác định mức tạm ứng . B ổ sung giấy tờ hoàn thiện hồ sơ tạm ứng bao g m:
+ Giấy đề nghị tạm ứng ho ặc quyết định tạm ứng;
+ Phiếu thu - chi tiền tạm ứng có xác nhận của người nhận;
+ B ảng theo dõi kho ản tạm ứng gồm c ác nộ i dung: ngày tạm ứng, ngày
hoàn ứng; số tiền tạm ứng hoàn ứng; số tiền phạt x c nh n của đối tượng tạm ứng;
- Để phân bổ được CPBH và CPQLDN cho c ác hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ được chính xác, Công ty có thể sử dụng tiêu thức phân bổ như sau:
CPBH, CPQLDN
CPBH, CPQLDN phân Doanh thu
bổ cho hàng hóa i 'Iong doa∏h thu hàng hóa của hàng hóa i
trong kỳ
S ố liệu sau khi phân bổ phải được l ập bảng theo dõi theo từng thời kỳ và có sự nghiên cứu điều chỉnh khi có sự biến động về thị trường , mức tiêu thụ... của hàng hóa đó .
- Công tác quản lý chi phí hiện tại của công ty không tốt, đặc biệt là với c ác kho ản phụ phí và chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt độ ng
giao nhận
tại c ảng . T ác gi ả đề xuất công ty cần l ập b ảng dự toán cho c ác loại
chi phí này
với n i dung:
+ Xác định c ác phụ phí và phí cố định cho mỗ i lần nhập hàng;
+ X ác định c ác phụ phí và phí biến đổi không mang tí nh chất thời kỳ; + X ác định c ác phụ phí và phí biến đổi mang tính chất thời kỳ.
S au khi phân loại , kế toán dựa vào đơn hàng dự kiến để dự to án chi phí:
Phụ phí và phí cố P hụ phí và phí cố định S ố lượng đơn
= x
định dự to n cho m i lần nh p hàng hàng dự to n ối với nh ng chi ph biến đổi không mang t nh chất th i k cần x c định cần tính to án tỷ lệ của phụ phí và phí đó theo khối lượng đơn hàng làm
biến đổi không mang đổi không mang tính hóa i dự toán của tính chất thời kỳ của chất thời kỳ của hàng đơn hàng
hàng hóa i hóa i
Đối với phí và phụ phí biến đổi mang tính chất thời kỳ cần l ập bảng thống kê để theo dõi quy luật biến đổi của khoản phí và phụ phí đó: quy luật về thời gian phát sinh, đối tượng hay thị trường phát sinh nếu phụ phí và phí đó phát sinh do điều kiện giao hàng của đối tác ho ặc đặc đi ểm thị trường của quốc gia giao dịch... C ăn cứ vào b ảng thống kê này , kế to án xác định xem lô hàng tới có kh n ng ph t sinh nh ng kho n ph th i k nào
* Giải pháp về trích khẩu hao TSCĐ
Tương tự, với T S CĐ dùng chung cho c ả bộ phận bán hàng và b ộ phận
quản lý cũng nên được lập bảng theo dõi và tính toán phân chia tỷ lệ khấu hao vào t ng b ph n iệc theo dõi riêng như v y s gi p cho việc t nh to n lợi nhuận trên c ác s ản phẩm b án ra được tiệm c ận với thực tế hơn, bổ sung thêm
thông tin cho hoạt động kế to án quản trị .
Để tách bạch giữa giá trị phân bổ vào CPBH hay CPQLDN, kế toán có thể phân chia khấu hao theo từng b ộ phận theo cơ cấu tổ chức: Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh , P hòng Kế toán-Tài chính. B ộ phận nào tham gia vào b n hàng s được hạch to n khấu hao vào C tương tự với b ph n tham gia vào qu n l C ch phân chia b ph n b n hàng và qu n l tương tự như c ch chia với hạch to n lương đ nêu trên
T S CĐ khấu hao cho Giá trị khấu hao Tỷ lệ tham gia của
= J. x ɪʌ
b ph n i trong k T C trong k T C vào b ph n i
- về hoạt độ ng thanh lý T S CĐ, Công ty đã thực hiện đúng quy định về khấu hao T C trong công t c mua b n và hạch to n T c gi đề xuất công ty
+ B iên bản định giá tài sản thanh lý (Phụ lục 3 8 ); + Quyết định gi ảm tài s ản (Phụ lục 3 3 ).
* Giải pháp về theo dõi các khoản phải thu
Kho ản phải thu không phải là kho ản mục tính vào chi phí nhưng về bản
chất kho ản phải thu có thể trở thành một loại chi phí tài chính chìm trong hoạt động sử dụng vốn . Kho ản phải thu bao gồm phải thu nội b ộ , phải thu của khách hàng . Trong kho ản phải thu nội b ộ Công ty Nhất Thành thì tạm ứng có
mức ảnh hưởng nhiều nhất, tác gi ả đã nêu giải pháp quản lý tạm ứng ở trên . Đối với kho ản phải thu khách hàng, ngoài việc trích l ập dự phòng kho ản phải thu khó đòi công ty cần tiến hành theo dõi những khoản nợ hay những đối tượng có rủi ro về thanh to án . Theo dõi nợ với những nộ i dung sau:
+ L ập thời hạn trả nợ theo hợp đồ ng: Thời hạn trả nợ của một hợp đồ ng
thư ng được quy định ngay trong hợp đ ng Tuy nhiên trong qu trình thanh to n thực tế m t số kh ch hàng thư ng tr nợ theo n ng lực tài ch nh của h c ăn cứ vào số dư nợ tổng chứ không phải theo từng hợp đồng . Vì vậy , Công ty cần làm việc với đối tác không thanh to án theo hợp đồng để xác định những hợp đồ ng còn dư nợ . T ừ đó , hỗ trợ tốt hơn cho công tác đánh gi á kết quản kinh doanh theo hợp đồng .
+ Hạn mức nợ tối đa theo đối tượng: Khách hàng không thường xuyên được phép nợ bao nhiêu trên mỗ i đơn hàng , thời hạn hoàn tất thủ tục thanh to án cho kho ản nợ đó . Với khách hàng thường xuyên, thì công ty có thể tiến hành xây dựng hạn mức dư nợ tối đa cho tùng kỳ tùy theo tình hình mua b án gi a hai bên
Dự toán biến phí b n hàng Dự toán số lượng s ản phẩm tiêu thụ x Định mức biến phí b n hàng Dự to án định phí b n hàng Dự toán số lượng s ản phẩm tiêu thụ x Định mức định phí b án hàng
+ Định phí gồ m: Theo đặc thù công ty chi phí lương và c ác kho ản trích
theo lương của nhân viên chính thức có thể xếp vào định phí . Ngoài ra định phí còn bao gồ m: khấu hao T S CĐ , công cụ dụng cụ, tiền thuê nhà xưởng , kho
bãi , văn phòng, chi phí l ãi vay.
+ B iến phí bao gồ m: Gi á vốn hàng bán trong kỳ, lỗ do chênh lệch tỷ giá, chi phí vận chuyển, các khoản chi phí bất thường như chi phạt hợp đồ ng...
+ Chi phí hỗ n hợp: L à chi phí liên quan đến việc giao nhận hàng hóa tại
c ảng . Hoạt độ ng này làm phát sinh nhiều phụ phí liên quan và được cấu thành
c ả bởi định phí và biến phí . C ách dự toán định phí và biến phí của kho ản mục
này đ được t c gi nêu tại m c gi i ph p về qu n l chi ph trên