a. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
b. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cước ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký-Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 131, TK 331.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài cính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
32
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán
người bán theo hình thức kế toán trên máy tính. với người mua
Sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp
Báo cáo kế toán
Ghi chú: --->
---> Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
33
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.
Từ chương 1, luận văn đã trình bày các vấn đề cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán: khái niệm, vị trí, vai trò, phân loại các nghiệp vụ thanh toán. Dưới góc độ kế toán tài chính, tác giả đã nêu được cách thức thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin của các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán, đồng thời cũng nêu được cách tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017
l.Tài sản ngắn hạn 11,776,559,334 8,565,319,337
Tiền và khoản TĐ tiền 6,532,683,897 3,556,786,463 Các khoản phải thu ngắn hạn 5,243,875,437 5,008,532,874
34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚC AN HẢI PHÒNG
2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng
2.1.1. Quá trình hình thành phát triển
2.1.1.1. Giới thiệu về công ty
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚC AN HẢI PHÒNG thành lập vào ngày 27/08/1998 có trụ sở công ty đặt tại Số 110 Lê Duẩn, Phường Quán Trữ, Quận Kiến An, Hải Phòng. Ke từ khi được thành lập, Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng đã không ngừng phát triển và hiện đang sở hữu nhà xưởng với những trang thiết bị hiện đại, nhằm phục vụ quá trình gia công sản xuất giày.
2.1.1.2. Quá trình hình thành phát triển
Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty là sản xuất, gia công giầy da và các sản phẩm từ da theo đơn đặt hàng của đối tác nước ngoài với mục đích xuất khẩu. Với sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo, cán bộ nhân viên và công nhân lao động, Công ty đã nhanh chóng xây dựng được uy tín, thương hiệu của mình đối với khách hàng nước ngoài. Ngay từ ngày mới thành lập, Phúc An đã xác định cho mình con đường phát triển bền vững để xây dựng chữ tín với bạn hàng bằng cách đầu tư xây dựng hàng loạt nhà máy, xí nghiệp với những máy móc thiết bị, quy trình sản xuất mới để có những sản phẩm đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh trongnhững năm gần đây những năm gần đây
2.1.2.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Công ty chuyên sản xuất, gia công giầy, dép da cho các thương hiệu nước ngoài: Fila,Timberland, Clarks, Camper, Prada, Ugg, Rockport, Luca, Seibel, Espirit, Tommy, Gabor... Trong những năm qua, với phương châm sản xuất sản phẩm chất lượng phục vụ khách hàng hoàn thiện nhất, Công ty đã tạo dựng được lòng tin, uy tín trên thị trường cũng như khách hàng nước ngoài. Hiện nay, số lượng lao động làm việc trực tiếp ở các nhà máy, xí nghiệp thành viên của công ty có hơn 1.000 người trong đó nữ chiếm trên 80%. Những lao động này khi tuyển dụng vào
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
35
đều được đào tạo, huấn luyện tay nghề phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất. Cũng chính vì thế mà hoạt động sản xuất của Công ty ngày một phát triển, doanh số hàng năm không ngừng tăng trưởng.
2.1.2.2. Kết quả kinh doanh trong những năm gần đây
Bảng 2.1: Bảng tóm tắt tình hình tài chính và KQKD của Công ty 2016,2017 (Đơn vị:VNĐ)
2.Tài sản dài hạn 4,341,309,236 5,474,528,713 Tài sản cố định 3,876,432,890 4,765,980,368 Tài sản dài hạn khác 464,876,346 708,548,345 Tổng cộng tài sản 16,017,868,570 14,039,848,050 3.Nợ phải trả 6,049,878,543 5,087,456,234 4.Vốn chủ sở hữu 9,967,990,027 8,952,391,816 Tổng cộng nguồn vôn 16,017,868,570 14,039,848,050 5.Doanh thu BH và CCDV 50,787,456,345 49,078,543,876
6.Doanh thu thuần 50,787,456,345 49,078,543,876
7.Giá vốn hàng bán 45,876,234,098 44,298,565,908
8.Chi phí QLDN 4,568,342,592 4,368,432,798
9.Doanh thu HĐTC 187,093,398 141,567,346
10.Chi phí HĐTC 71,899,564 119,345,678
Năm 2016 2017
VLC Ngành VLC Ngành
Khả năng thanh toán tức thời 0.08 1.25 0.09 1.97 Khả năng thanh toán nhanh 0.09 1.09 ^12 1.24
(Nguồn: Bảng CĐKT và Báo cáo KQHĐKD của công ty PSC năm 2016,2017)
Qua bảng cân đối kế toán trên ta thấy: tổng tài sản và tổng nguồn vốn giảm dần qua 2 năm 2016, 2017. Cụ thể:
Tài sản ngắn hạn giảm dần, chủ yếu là do các khoản tiền và tương đương tiền giảm từ 6,532,683,897 (năm 2016) xuống 3,556,786,463 (năm 2017).
Tài sản dài hạn cũng tăng từ 4,341,309,236đ (năm 2016) lên 5,474,528,713đ (năm 2017) tăng 26%. Mức tăng chủ yếu do TSCĐ hữu hình tăng, vì trong năm 2017, Công ty có nhập thêm một số trang thiết bị để phục vụ sản xuất.
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS. TS Trương Thị Thủy
36
Nợ phải trả năm 2017 giảm so với năm 2016 18%, trong đó nợ phải trả ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn. Mức giảm do công ty đã thanh toán các khoản nợ đến hạn trong năm 2017.
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2017 giảm 1,708,912,469đ so với năm 2016 trong khi đó giá vốn hàng bán năm 2017 lại giảm so với năm 2016. Giá vốn hàng bán là loại chi phí trực tiếp gắn liền với sản xuất và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí từ 80- 90%, đây là 1 dấu hiệu tốt trong kinh doanh, thể hiện nỗ lực của công ty trong việc nâng cao nguồn lực đầu tu thêm TSCĐ mới, mở rộng dịch vụ tìm kiếm lợi nhuận đồng thời thực
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2017 là 4,368,432,798đ giảm so với năm 2016 là 4,568,342,592đ, đây là kết quả của nỗ lực cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty. Mức giảm này chủ yếu do Công ty thực hiện tiết kiệm chi phí cắt giảm luơng của nhân viên và các chi phí văn phòng khác. Trong hoàn cảnh kinh tế khó khăn, việc tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp là một điều cần thiết, tuy nhiên về dài hạn Công ty cũng cần có những cải thiện về mức luơng cho nguời lao động, điều này sẽ khích lệ tinh thần làm việc và tăng năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Năm 2017 lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 66,745,453đ so với năm 2016, đây là một dấu hiệu tốt vì doanh thu năm 2017 có giảm so với năm 2016 nhung công ty thực hiện tốt việc quản lý chi phí nên làm tăng lợi nhuận.
Các hệ số về khả năng thanh toán của Công ty không có sự chênh lệch lớn so với hệ số của ngành và khá ổn định, tình hình tài chính của Công ty khá tốt. Khả năng thanh toán nhanh = (Tiền+ Khoản đầu tu tài chính ngắn hạn) / Nợ ngắn hạn
Khả năng TT tức thời =Tiền & các khoản tuơng đuơng tiền/ Nợ ngắn hạn
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quán lý
37
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng
Ghi chú: Không thể hiện trong sơ đồ dưới Trưởng phòng là Phó phòng và các chuyên viên/ nhân viên.
Giám đốc Công ty phụ trách chung và trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng lao động, tài chính kế toán và phát triển vốn, đầu tu mở rộng sản xuất kinh doanh của Công ty; xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và các phuơng án quản lý, xây dựng các quy định, quy chế, thể lệ, quản lý nghiệp vụ. Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham muu cho Giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kế toán trong toàn Công ty. Nhiệm vụ đặt ra cho phòng Tài chính- Kế toán đó là: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán để giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện các quy trình hạch toán, thanh toán; tham muu cho Giám đốc và các phòng nghiệp vụ của Công ty trong lĩnh vực tài chính kế toán; tổ chức phân loại, ghi chép, hạch toán hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty theo quy định hiện hành của Nhà nuớc về công tác tài chính kế toán; lập các Báo cáo tài chính theo chế độ qui định của Nhà nuớc.
38
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy tốt vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán truởng.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty, cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 3 nguời trong đó đứng đầu là kế toán truởng kiêm truởng phòng làm kế toán tổng hợp; 1 kế toán công nợ kiêm thủ quỹ; 1 kế toán thuế và doanh thu chi phí
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Chức năng và nhiệm vụ của Kế toán truởng đó là: chỉ đạo việc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở Công ty, xây dựng kế hoạch tài chính và các phuơng án, đề án để quản lý hoặc thực hiện mục tiêu phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty; đồng thời huớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra nghiệp vụ kế toán cho các kế
39
toán viên cấp dưới; đề xuất các biện pháp chấn chỉnh và hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty.
Chuyên viên Kế toán sẽ thực hiện các công việc kế toán được giao (lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu, tài liệu, bảo quản, lưu trữ ); đồng thời phân tích đánh giá việc bảo quản sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn hoặc kinh phí, qua đó đề xuất biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm chi phí. Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn.
Có thể nói, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể. Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện dễ dàng hơn. Đội ngũ kế toán viên là những người có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty Tổ chức công tác kế toán
a. Các chính sách kế toán chung:
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể, kỳ kế toán công ty áp dụng theo tháng, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đối với hàng tồn kho, công ty áp dụng chính sách như sau: Tình hình nhập xuất hàng hóa được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá, điều này làm tăng mức độ chính xác trong việc quản lý hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên để đảm bảo việc hạch toán chi phí giá vốn được chính xác, đúng với thực tế phát sinh. Đối với vấn đề quản lý TSCĐ, công ty sử dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng và đánh giá TSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước. Với giá trị TSCĐ rất lớn trong công ty thì việc quản lý theo dõi các TSCĐ là vô cùng quan trọng; chi phí khấu hao chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí phát sinh trong kỳ của công ty nên việc áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, phân bổ đều chi phí khấu hao cho các năm là tương đối hợp lý và dễ dàng trong việc theo dõi. Đối với các khoản mục tiền tệ: đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán đó là VNĐ, với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế phát sinh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hiện tại Công ty
40
đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phận mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán thanh toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan.
b. Hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty vận dụng theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành (ban hành kèm theo TT200-BTC bao gồm 4 loại chứng từ:
- Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghi thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có...
- Chứng từ vật tư hàng hoá: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lí hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.
- Chứng từ lao động tiền lương: hợp đồng lao động tiền lương:Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
- Chứng từ tài sản cố định: hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ,