2.3.1.1. về tổ chức công tác kế toán: a. về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung sẽ đảm bảo đuợc sự tập trung, tính thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đuợc tổ chức khá hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể. Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra đuợc thực hiện dễ dàng hơn. Đội ngũ kế toán viên là những nguời có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tu, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và
66
chỉ đạo của Ban giám đốc, Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòngs luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn.
b. về công tác tổ chức kế toán:
Công tác kế toán nói chung trong Công ty đuợc thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp thời về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Do đó giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phuơng án kinh doanh. Việc áp dụng khoa học ký thuật vào công tác kế toán, đua máy tính vào sửa dụng, có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của Công ty nhờ đó giúp giảm nhẹ khối luợng công việc ghi chép của nhân viên kế toán mà vẫn cung cấp kịp thời chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty. Các chính sách kế toán của công ty đuợc áp dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
c. về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Thông tu 200/2014/TT-BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả. Công tác luu giữ chứng từ đuợc các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và đầy đủ. Hệ thống sổ sách cũng đuợc tổ chức chặt chẽ, khoa học, hợp lý để đảm bảo thuận tiện cho quá trình lên báo cáo tài chính vào cuối kỳ
d. về hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Thông tu 200/2014/TT-BTC đuợc công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học.
e. về hệ thống báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính đuợc lập đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của cơ quan quản lý, việc lập và nộp báo cáo luôn đuợc đảm bảo về mặt thời gian.
2.3.1.2. về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán a. về công tác kế toán
67
Trong quá trình tìm hiểu công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng em nhận thấy kế toán thanh toán với nguời mua, nguời bán tại Công ty đã đảm bảo đuợc yêu cầu trong hạch toán kế toán theo quy định chung của Nhà nuớc, của Bộ tài chính và đồng thời cũng phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toàn tài chính của Công ty đã không ngừng đổi biển cả về cơ cấu lẫn phuơng pháp làm việc, do đó từng buớc đuợc hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty luôn mau chóng hòa hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo đuợc sự thống nhất về phạm vi và phuơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. Hạch toán chi tiết thanh toán với nguời bán, nguời mua đuợc kế toán thực hiện trên các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng. Kế toán dựa vào thông tin trên sổ chi tiết để lập Biên bản đối chiếu công nợ giúp theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ cho công ty, thực hiện thu hồi nợ một cách có hiệu quả.
b. về tổ chức nhân sự:
Công ty có rất nhiều đối tác nên để theo dõi thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc, bộ phận kế toán đã tách riêng việc theo dõi các khoản phải thu và theo dõi các khoản phải trả. Các kế toán đuợc giao nhiệm vụ rõ ràng, phân tách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, trong đội ngũ kế toán của Công ty có kế toán công nợ riêng, kế toán thanh toán riêng, kế toán doanh thu chi phí riêng, đảm bảo việc hạch toán với nguời mua và nguời bán trong Công ty đuợc thực hiện kịp thời, chặt chẽ. Việc phân rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên giúp cho công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót nghiệp vụ đồng thời khi xảy ra sai phạm sẽ quy trách nhiệm và xử lý dễ dàng hơn.
c. về hệ thống sổ sách, chứng từ:
Chứng từ hạch toán ban đầu với nguời mua, nguời bán đuợc hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong Công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nuớc ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự, các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng đuợc sắp
68
xếp, phân loại đánh giá, kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành phù hợp với khả năng trình độ của kế toán thanh toán tại Công ty. Các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết,... được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty.
d. về tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng để theo dõi khoản nợ với người bán và khoản phải thu khách hàng được chi tiết một cách hợp lý, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng thanh toán của Công ty. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho TK 131 và chi tiết mã khách hàng cho các tiểu khoản đó. Việc chi tiết các tài khoản thanh toán trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi được hoạt động kinh doanh của Công ty một cách cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, điều này cũng giúp cho nhà quản lý theo dõi được các đối tượng công nợ của Công ty và có hoạt động kinh doanh cụ thể đối với từng đối tượng.
e. về sổ sách sử dụng và phần mềm kế toán:
Hiện tại Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phận mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán thanh toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan.
f. về hệ thống báo cáo tài chính:
Các khoản phải thu và phải trả không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà cả báo cáo quản trị chi tiết theo từng đối tượng nợ, thời hạn nợ, số lượng nợ và khả năng thu hồi nợ. Các báo cào này được kế toán lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
g. về công tác thanh toán:
Trong công tác thanh toán với người bán, kế toán của Công ty có những sáng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất
69
những phương thức thanh toán phù hợp. Do đó góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm vừa qua. Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, ủy nhiệm chi,...), tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của hợp đồng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau. Thời hạn tín dụng cũng rất phong phú có thể là 15, 30, 45 ngày tùy theo mức độ thân thiết của khách hàng và giá trị của hợp đồng. Điều này sẽ giúp cho công ty có thể giữ được quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời giúp cho công tác quản lý tài chính linh hoạt hơn.