về cơ bản thì việc tổ chức công tác nói chung và tổ chức công tác kế toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng là đúng theo chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên cũng không trách khỏi một số thiếu sót cần khắc phục.
2.3.2.1. về tổ chức công tác kế toán
Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng, tập trung xem xét tình hình tài chính của Công ty và vì thế làm cho nhà quản lý gặp nhiều khó khăn khi đưa ra quyết định kinh doanh.
2.3.2.2. về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán a. về công tác kế toán:
*Về nội dung và kết cấu các sổ kế toán sử dụng:
Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 có nội dung và kết cấu như sổ cái TK 131 tức là không theo dõi theo từng đối tượng người mua và chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu người mua. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu người mua và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng người mua để thuận tiện trong công tác quản lý.
Đối với khoản phải trả, hiện công ty dùng TK 331 chung cho tất các các giao dịch với nhà cung cấp, cũng như các đối tác của công ty mà không mở các tài khoản chi tiết cho TK 331. Với lượng giao dịch có quy mô lớn, khối lượng nhà cung cấp
70
cùng các đối tác nhiều cả trong nước và ngoài nước, công ty nên mở các TK chi tiết để thuận lợi trong việc theo dõi các khoản nợ phải trả. Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên Sổ chi tiết tài khoản 331 có nội dung và kết cấu như Sổ cái TK 331, tức là không theo dõi theo từng đối tượng người bán và chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán, do vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng người bán.
Khi phát sinh một nghiệp vụ thanh toán với người mua hoặc người bán nước ngoài thì kế toán sẽ phải lên đồng thời cả sổ chi tiết công nợ theo dõi công nợ bằng cả nguyên tệ và ngoại tệ. Hai sổ này có mẫu giống nhau như vậy việc lập một lúc hai sổ sẽ mất thời gian và công sức hơn so với việc gộp hai sổ này vào một sổ theo dõi đồng thời cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ. Hơn nữa sổ chi tiết công nợ bằng nguyên tệ chủ yếu được sử dụng để kế toán lên báo cáo tài chính còn việc theo dõi thanh toán lại phải dựa trên sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ do thực chất thì nghiệp vụ phát sinh là ngoại tế chứ không phải VNĐ. Kế toán nên sử dụng một sổ chi tiết như vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn. Hiện nay sổ chi tiết công nợ của Công ty mới thể hiện được số phát sinh theo VNĐ chứ chưa thể hiện được số phát sinh nguyên tệ.
b. về công tác thanh toán
Việc phân loại nợ chưa được công ty thực sự quan tâm dẫn đến công tác đôn đốc thu hồi nợ còn chậm dẫn đến vẫn tồn tài những khoản nợ khó đòi.
Kế toán công nợ mới chỉ làm nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán chứ chưa theo dõi được tình hình thanh toán các khoản như thế nào
Do phòng kế toán còn thiếu nhân lực nên một kế toán viên đảm nhiệm hết công tác quản lý công nợ, không có sự kiểm tra đối chiếu giữa các kế toán có thể dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình làm việc.
Công ty chủ yếu giao dịch với các đối tác nước ngoài nên đồng tiền chủ yếu giao dịch là đô la Mỹ. Sự biến động của tỷ giá có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của công ty, do chưa quản lý được các khoản thanh toán và chưa theo dõi được công nợ cả bằng ngoại tệ và nội tệ nên kế toán chưa đánh giá được chính xác sự chênh lệch tỷ giá ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận của công ty
71
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán còn chưa được cao nên kế toán còn mất nhiều thời gian trong việc lập các báo cáo tài chính hay theo dõi chi tiết các khoản công nợ.
c. về vấn đề chứng từ và cập nhật chứng từ vào máy tính
Hàng ngày, kế toán thường xuyên cập nhật các chứng từ phát sinh vào máy tính. Tuy nhiên đối với các chứng từ với giá trị thanh toán nhỏ thì việc cập nhật số liệu cũng không được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh mà thường để cuối tháng mới cập nhật. Việc làm này gây sự chậm trễ, dễ bị bỏ sót nghiệp vụ và gây dồn nhiều công việc vào cuối tháng.
Việc tập hợp chứng từ của các phòng ban về phòng kế toán còn chậm chễ và có nhiều trường hợp thất lạc chứng từ, kế toán chưa theo dõi được các loại chứng từ cần thiết để đôn đốc nhắc nhở các phòng ban tập hợp về mà chủ yếu các phòng ban nộp chứng từ nào thì kế toán mới xử lý.
Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập séc chuyển khoản, séc bảo chi. Quá trình séc cuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường mất một khoảng thời gian nhất định, việc tiền từ ngân hàng gửi về tài khoản của Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới công tác hạch toán theo dõi ghi sổ của kế toán viên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trải qua nhiều năm, Công ty cổ phần Phúc An Hải Phòng hiện vẫn đang ngày một phát triển và có chỗ đứng trong lĩnh vực gia công sản xuất giày, để có thể có được ngày hôm nay là nhờ vào những quyết định đúng đắn của định hướng của Ban điều hành Công ty..
Trong quá trình tìm hiểu thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua người bán tại Công ty, em cũng đã thấy những ưu điểm của Công ty, bên cạnh đó là những nhược điểm, tồn tại chưa hợp lý, khoa học. Để có thể phát huy hơn nữa những ưu điểm và phù hợp hơn với xu hướng phát triển, thiết nghĩ Công ty nên hoàn thiện và thay đổi những vấn đề này.
72
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI
BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚC AN HẢI PHÒNG 3.1. Đinh hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Hàng da giày Việt Nam ngày càng phát triển, bằng chứng là việc xuất khẩu sang các nước châu Âu, những thị trường khó khăn nhất. Tuy đạt những kết quả tích cực nhưng trong sự phát triển của ngành da giày hiện đang tiềm ẩn những yếu tố thiếu bền vững, điển hình là thiếu nguyên liệu, lao động không ổn định, sự cạnh tranh quyết liệt của các nước xuất khẩu da giày và rào cản thương mại từ các nước nhập khẩu... Đây cũng chính những khó khăn mà toàn ngành nói chung và công ty nói riêng phải vượt qua để vươn tới mục tiêu phát triển bền vững.
Nâng dần tỷ lệ nguyên liệu nội địa là giải pháp đầu tiên được đưa ra trong định hướng phát triển. Bởi, với thực trạng phải nhập khẩu tới 50% nguyên liệu để
73
sản xuất như hiện nay, thì giá trị thặng dư mà ngành thu về không nhiều so với kim ngạch xuất khẩu hàng năm.
Trong bối cảnh các nước EU,thị trường truyền thống của ngành da giày, đang áp dụng một loạt những rào cản thương mại đối với các sản phẩm giày, dép... của Việt Nam thì giải pháp đa dạng hóa thị trường phải được các DN trong ngành tận dụng tối ưu. Mỹ là thị trường được các DN trong ngành nhắm đến như một thị trường chiến lược. Bên cạnh những thị trường nhỏ như Thổ Nhĩ Kỳ, úc, Nam Mỹ, châu Phi, Canada... cũng cần được các DN tích cực tiếp cận.
Việc phát triển thị trường nội địa cũng là giải pháp tốt nhất cho các DN. Khi quay về chiếm lĩnh được thị trường nội địa, xây dựng thương hiệu, phát triển các sản phẩm da giày cao cấp...ngành da giày sẽ giảm dần được tỷ lệ gia công hàng, xây dựng được thương hiệu với thị trường quốc tế và xuất khẩu ở phân khúc thị trường cao hơn, có giá trị kinh tế hơn.
Ngoài ra, các chuyên gia thị trường trong ngành da giày cũng đề ra nhiều giải pháp nhằm nâng cao sự phát triển như: Chăm lo hơn nữa đời sống của người lao động để người lao động thực sự gắn bó với nghề; bám sát công nghệ thế giới, đặc biệt quan tâm đến công nghệ tự động hóa trong công nghệ may, tạo form, gò dán; tổ chức, tham gia các cuộc thi tạo mẫu hàng năm.
3.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngườimua và người bán mua và người bán
Để hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán đòi hỏi những yêu cầu sau: Thứ nhất là yêu cầu về tính thống nhất: trong quá trình hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính thống nhất giữa công tác kế toán với công tác quản lý, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán với chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với các kế toán phần hành khác, tính thống nhất giữa các kỳ kế toán của doanh nghiệp. Thứ hai là yêu cầu về tính chính xác, kịp thời: đòi hỏi kế toán phải cung cấp các thông tin cho nhà quản lý đầy đủ chính xác và kịp thời. Khi nào người quan tâm có nhu cầu thông tin kế toán thì kế toán phải sẵn sàng đáp ứng được. Các thông tin kế toán này được lập một cách chính xác dựa trên các chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Các chỉ tiêu tính toán phải thực hiện theo đúng các phương pháp đăng ký với cơ
Chứng từ ghi sổ Diễn giải T K Đ Ư Thời hạn phải Phát sinh ngoại tệ Tỷ giá hối đoái Phá t sinh VND Số dư cuối tháng
Thời hạn thanh toán
74
quan thuế và đảm bảo nguyên tắc kế toán. Tình kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo các thông tin kế toán này là có giá trị cao. Thứ ba là yêu cầu về sự phù hợp với các đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp: các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó kế toán ở từng doanh nghiệp cũng phải đuợc bố trí một cách khoa học, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua,người bán tại công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng người bán tại công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng
Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với khách hàng và nguời bán tại Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng, trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đua ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại đơn vị nhu sau:
3.3.1. Giải pháp trực tiếp liên quan đến kế toán các nghiệp vụ thanh toán vớingười mua, người bán người mua, người bán
3.3.1.1. về hệ thống sổ sách và tài khoản sử dụng
a. Kế toán các khoản phải thu
Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu nguời mua trên sổ chi tết tài khoản 131 có nội dung và kết cấu nhu Sổ cái TK 131. Vì thế, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng nhu cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán. Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng nhu có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng. Hơn nữa trong sổ chi tiết TK131 chỉ theo dõi phát sinh theo VNĐ mà thực tế Công ty phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ bằng ngoại tệ.
Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau để theo dõi cho từng đối tuợng khách hàng:
Bảng 3.1: Sổ chi tiết TK131
SỔ CHI TIẾT TK 131. Tên Khách hàng:...
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
N T S H thanh toán N C N C N C Thanh toán sơm Đúng hạn Quá hạn Cộng Tên khách hàng Số tiền Trong hạn thanh toán
Quá hạn thanh toán 30 ngày 60 ngày 90 ngày 6 tháng 6 tháng đên 1 năm 1 - 2 năm 2 -3 năm Trên 3 năm
Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn,... như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn. Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng tốt hơn.
Từ mẫu sổ trên ta cũng có thể theo dõi được biến động của tỷ giá giao dịch, đánh giá được ảnh hưởng của tỷ giá tới lợi nhuận của công ty.
Công ty cũng nên lập bảng phân loại Nợ và thời hạn Nợ chi tiết hơn:
Bảng 3.2: Bảng phân loại Nợ phải thu khách hàng Tháng.../...
Chứng từ ghi sổ Diễn giải T K Đ ư Thời hạn phải Phát sinh ngoại tệ Tỷ giá hối đoái Phá t sinh VND Số dư cuối tháng
Thời hạn thanh toán
N T S H thanh toán N C N C N C Thanh toán sơm Đúng hạn Quá hạn Cộng
b. Kế toán các khoản phải trả
Luận văn tốt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
76
Hiện công ty dùng TK 331 chung cho tất các các giao dịch với nhà cung cấp, cũng nhu các đối tác của công ty mà không mở các tài khoản chi tiết cho TK 331. Với luợng giao dịch có quy mô lớn, khối luợng nhà cung cấp cùng các đối tác nhiều cả trong nuớc và ngoài nuớc, công ty nên mở các TK chi tiết để thuận lợi trong việc theo dõi các khoản nợ phải trả. Theo em, công ty có thể mở thêm các TK chi tiết nhu sau:
- Phải trả nhà cung cấp thiết bị vật tu quản lý doanh nghiệp
- Phải trả nhà cung cấp liên quan đến hoạt động kinh doanh
Cũng nhu TK 131, Sổ chi tiết TK 331 của Công ty cũng có kết cấu và nội dung giống Sổ Cái. Do vậy sẽ ảnh huởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chua phân loại nợ phải trả nguời bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tuơng ứng với từng nguời bán.
Công ty nên thiết kế mẫu Sổ chi tiết cho từng nguời bán để dễ theo dõi và quản lý các khoản phải trả:
Bảng 3.3: Sổ chi tiết tài khoản 331
3.3.1.2. về hệ thống chứng từ
77
Việc luân chuyển chứng từ tại các chi nhánh chua đạt yêu cầu, một số chứng từ nhu: hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo co... thông tin chua đuợc phản ánh đầy đủ để phục vụ cho việc ghi chép, quản lý, luu trữ. Công ty cần có những biện pháp chỉ đạo chặt chẽhơn nữa trong công tác quản lý luân chuyển chứng từ ở chi nhánh.
Việc tập hợp đầy đủ chứng từ về bộ phận kế toán sẽ giúp cho kế toán phản ánh