Phòng
2.2.1.1. Đặc điểm về tính hình thanh toán với khách hàng tại Công ty a. Những trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với khách hàng
Công ty Cổ phần Phúc An chuyên sản xuất gia công giày, đối tác của Công ty phần lớn là các đơn vị nuớc ngoài với giá trị hợp đồng thuờng rất lớn và hầu nhu thanh toán bằng ngoại tệ nên đòi hỏi Công ty phải quản lý một cách chặt chẽ, theo dõi thuờng xuyên. Quan hệ thanh toán với khách hàng phát sinh từ các dịch vụ mà công ty cung cấp.
b. Các chính sách thanh toán của Công ty
Đối tác của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp nuớc ngoài, do đó các khoản thanh toán với đối tác thuờng đuợc thực hiện qua ngân hàng và các phuơng thức thanh toán không dùng tiền mặt nhu: ủy nhiệm thu, séc, thanh toán nhờ thu, mở thu tín dụng.
Công ty thuờng có phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ đối với các đối tác nuớc ngoài, do đó chịu ảnh huởng rất lớn từ việc thay đổi tỷ giá hối đoái vì có thể gây tổn thất cho công ty trong kinh doanh. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đuợc công ty quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế phát sinh đồng thời các khoản ngoại tệ đuợc hạch toán, theo dõi riêng và thực hiện đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ theo đúng quy định.
2.2.1.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với khách hàng
a. Chứng từ sử dụng:
Chứng từ liên quan đến khoản phải thu khách hàng: đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, biên bản nhận nợ, hợp đồng kinh tế. Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế,. đuợc Công ty lập theo mẫu
46
quy định của Bộ tài chính. Sau khi các chứng từ đã đuợc sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, các chứng từ gốc đuợc đua vào luu trữ và bảo quản đúng quy định.
b. Sổ sách kế toán sử dụng:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty bao gồm: sổ Nhật ký chung; Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131; sổ Cái TK 131; Sổ chi tiết TK 131 và các TK khác có liên quan: 511, 111, 112, 3331,...; bảng cân đối số phát sinh.
c. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản đuợc Công ty sử dụng đối với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng là TK 131 Phải thu khách hàng. Tài khoản 131 dùng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với khách hàng trong kỳ kế toán. TK 131 là tài khoản hỗn hợp và kết cấu của tài khoản này nhu trong chế độ kế toán đuợc quy định theo TT 200 của BTC.
TK 131 đuợc mở chi tiết theo từng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng. Trong từng TK chi tiết, các khách hàng sẽ đuợc quản lý theo từng mã riêng biệt để theo dõi.
2.2.1.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty
Sơ đồ 2.6: Lưu đồ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng
47
Quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng tại công ty đuợc thiết kế và thực hiện một cách khoa học và hợp lý, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Phòng kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong việc duy trì quan hệ với khách hàng, nhiệm vụ của phòng khai thác là tìm các đơn đặt hàng cho công ty, triển khai đơn đặt hàng tới các bộ phận và luân chuyển các chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để ghi sổ, luu giữ và bảo quản chứng từ, tức nhiên mọi hoạt động của bộ phận kinh doanh vẫn phải đuợc sự phê duyệt của ban lãnh đạo công ty. Nhìn vào luu đồ có thể thấy rằng trong quá trình xét duyệt, phòng kinh doanh nên có sự thông báo tới các phòng ban khác nhu bộ phận kĩ thuật, bộ phận vật tu... để đua ra những đánh giá chính xác khi tiếp nhận một đơn đặt hàng. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ cho khách hàng công ty có phát sinh nhiều khoản phải thu, trong số các
VIB GIẤY BÁO CÓ
ADVICE OF CREDIT
Liên 2: Giao khách hàng Số/Seri: 0008 Ngày/date: 02/03/2017 Số tài khoản (Account No): 009840060004063VNĐ
Tên tài khoản (Account name): CTY CO PHAN PHUC AN HAI PHONG
KÝ HIỆU CHỨNG TỪ
Kính gửi(To): CTY CO
HAI PHONG PHAN PHUC AN
Ngân hàng Quốc tế xin trân trọng thông báo: Hôm nay tài khoản của Quý khách hàng đã được ghi Có số
tiền như sau:
Diễn giải Số tiền
MST khách hàng 0200150796 Số tiền chuyển Số tiền ghi Có Người hưởng PSC Ty giá 11,800,000VNĐ 48
khoản phải thu thì khoản phải thu của khách hàng là khoản phải thu chiếm vị trí khá quan trọng trong tổng giá trị tài sản của Công ty. Do đó việc theo dõi khoản mục này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Đối với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng quy trình luân chuyển sổ của Công ty nhu sau:
Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển sổ KT thanh toán với người mua
Ghi chú:---> Ghi hàng ngày
----> Ghi cuối tháng hoặc định kỳ < —> Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trong nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, Công ty có phát sinh các truờng hợp sau:
TH1 Khách hàng trả nợ từ kỳ trước
Ngày 02/03/2017, Công ty TNHH Thuơng mại Tổng hợp và Dịch vụ Hoàng Phát trả nợ tiền từ kỳ truớc qua ngân hàng. Số tiền 11,800,000VNĐ
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
49
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Sau khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán ngân hàng ghi sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng rồi chuyển cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ dựa vào giấy báo có để cập nhật dữ liệu vào Phần mềm KT. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu vào sổ NKC như theo định khoản (đơn vị VNĐ)
Nợ TK 112 : 11,800,000 Có Tk 131: 11,800,000
Đồng thời, Phần mềm KT cũng cập nhật dữ liệu vào sổ Chi tiết TK 131, làm giảm số dư Nợ của Khách hàng. Theo đó, phần mềm KT sẽ tiếp tục lấy số liệu từ Sổ NKC để vào sổ cái TK 131.
Với một tình huống thực tế phát sinh tại công ty và cách xử lý nghiệp vụ phát sinh, thì ta có thể thấy phần mềm kế toán đã hỗ trợ rất nhiều cho các kế toán viên trong việc ghi chép vào sổ, quá trình luân chuyển giữa các sổ được chính xác, kịp thời. Các chứng từ sau khi được vào sổ sẽ được các kế toán viên sắp xếp, lưu trữ và bảo quản một cách khoa học hợp lý. Tuy nhiên, đối với một mẫu giấy báo có từ ngân hàng như trên, ta khó xác định được nội dung nghiệp vụ được đề cập đến,
Liên 1: Lưu ngân
Ngân hàng quốc tế VIB Uỷ nhiệm chi quốc tế hàng For
Bank
, , ττ, π, , , international payment order
VIB bank Hai Phong branch ɪ *z
Ngày :09/01/17
. ... - X Điện chuyển tiền
phương thι'∣'c chuyen tíên --- ““ “
(Remittance method) ( oặc ʌ) —
Hối phiếu (Bank draft)
Th (Mail)
32A Ngày hiệu lực (Effective Date) Loại tiền (Currency) Số tiền (Amount)
_____________Usd 17,900.00
Số tiền bằng chữ (Amount in word)
Seventeen thousand nine HUNDRED us dollars only.______________________________________________________
50
công ty nên có ý kiến với ngân hàng nơi thực hiện giao dịch bổ sung thêm các thông tin chi tiết về giao dịch để tránh gây nhầm lẫn trong hạch toán và bỏ sót nghiệp vụ.
TH2: Công ty ứng trước tiền hàng cho người bán:
Ngày 09/01/2017, Công ty tạm ứng tiền nguyên vật liệu cho nhà cung cấp bằng ủy nhiệm chi số tiền: 17,900USD. Đã nhận được Giấy báo Nợ từ ngân hàng Quốc tế. Tỷ giá thực tế giao dịch là 22,720
Đối với việc thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phát sinh trong năm tài chính thì thực hiện theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ của Ngân hàng Thương mại nơi doanh nghiệp có giao dịch phát sinh theo quy định của pháp luật.
Đối với việc đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ kế toán thì thực hiện theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ các giao dịch bằng ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ sẽ được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
Kế toán công nợ dựa vào Giấy báo Nợ để cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán. Máy tính sẽ tự động đưa dữ liệu vào các sổ NKC như theo định khoản sau (đơn vị: VNĐ) Nợ TK 331 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 : 17,900 x 22,720 =406,688,000 : 100 x 22,720 =2,272,000 10 x 22,720=227,200 Có TK 112 : 18,010 x 22,720 =409,187,200
Đồng thời phần mềm KT cũng cập nhật dữ liệu vào Sổ chi tiết TK 331. Sau đó, phần mềm KT tiếp tục lấy số liệu từ sổ NKC để vào sổ Cái TK 331.
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
51
5 0
Người yêu cầu (Applicant)
PSC________________ _______________________ Số TK (A/C No) 10920568888022 ______________________________________________________ Địa chỉ (Address)
Le Duan Street, Kien An Dist ., Hanoi, Vietnam./. _________________________________________________________________________________________________Số CMT/ HC (ID/ PP No) Quốc tịch (Nationality)
5
6 Ngân hàng trung gian of rizal commercial banking corporation (international bank account no. (iban): citius33)(Intermediary Bank): citibank n.a. 111 wall street n.y.n.y for credit to acct. no.: 36007888 _____________________________________________________________________________________________ 5
7
Ngân hàng người hưởng (Beneficiary Bank): rizal commercial banking corporation, baclaran branch, Philippines.
swift code: rcbcphmm
_________________________________________________________________________________________________ 5
9 Người hưởng rcs agencies, inc.(Beneficiary)
_____________________________________________ Số TK (A/C No) bacsa 8 - 162 - 00016 - 1 ___________________________________________ Địa chỉ (Address) philippines._______________________________________________________________________________________ 7
0 Nội dung cash advance for port charges.________________________________________________________________________(Details) Phí ở Việt
Nam do
(Charge in Vietnam to be borne by)
X
Chúng tôi chịu (Ourselves)
Người hưởng chịu
(Beneficiary)
Phí ở ngoài Việt Nam do
(Charge outside Vietnam to be borne by)
~ X ~
Chúng tôi chịu (Ourselves)
Người hưởng chịu
Sô dư Nợ đầu kỳ: 2 356 543 288
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
NT Số Nợ Có 28/02 IN13.S KY.02 Sumati Pte Ltd Doanh thu bán hàng “5ĨĨ 2,861,290,00 0 28/02 IN13.S KY.02 Sumati Pte Ltd Hoa hồng ^641 50,682,500 ... ... 02/03 MSBV 13.43 Công ty TNHH Thuơng mại Tổng hợp và Dịch vụ Hoàng Phát Khách hàng trả nợ tiền từ kỳ truớc ^∏2 11,800,000 ... ... 17/10 CBRC 13.17 BARYCHEMICAL PTE LTD Khách hàng ứng truớc tiền bang chuyển khoản________ ~H2 6,802,072,2 00 52
Chúng tôi cam kết lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành về quản lý ngoại hối của nước CHXHCN Việt Nam
We guarantee that this application is in strict compliance with the current regulations on foreign exchange control of S.R. Vietnam
Kế toán trưởng ký
(Chief Accountant)
Chủ tài khoản ký & đóng dấu
(A/C Holder & Stamp)
đào trọng sử phan xuân sơn
Phân dành cho Ngân hàng/ For Bank use only
- MST Khách hàng: 'customer's tax code - số tiền ghi nợ: 'debit amount - Phí ngân hàng: 'charge - Thuế GTGT: 'v. a. t - Số tiền chuyển: 'remittance amount Giao dịch viên/Received by Kiểm soát/Verified by ký hiệu chứng từ Giám đốc/Approved by
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Tình huống công ty ứng trước tiền hàng cho người bán được công ty hạch toán vào bên có nợ của TK 331, điều này là hợp lý vì thực chất đây là một khoản phải thu của công ty với đối tác. Tình huống trên là tình huống thực tế phát sinh tại công ty trong đó công ty có sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
đó là ủy nhiệm chi, mẫu ủy nhiệm chi mà công ty sử dụng được lập theo đúng mẫu chuẩn bao hàm đây đủ thông tin về quyền, nghĩa vụ giữa các bên trong giao dịch.
Cuối kỳ kế toán sử dụng phân mềm kế toán trên máy tính tự động cộng số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh TK 131. Về nguyên tắc thì tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bang tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng và khớp trên Sổ cái và Bảng tổng hợp hàng bán
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
53
và doanh thu, các số liệu đó đuợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là mẫu Sổ chi tiết, Sổ cái TK 131-Phải thu của khách hàng
Biểu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 131
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚC AN HẢI PHÒNG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/12/2017
17/10 CBRC 13.17 BARYCHEMICAL PTE LTD Phí thanh toán UNC ^642 1,134,000 17/10 CBRC 13.17 BARYCHEMICAL PTE LTD Thuế GTGT đuợc khấu trừ 1331 113,400
Sô dư Nợ đầu kỳ: 2 356 543 288
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
NT Số Nợ Có 28/02 IN13.SK Y.02 Doanh thu bán hàng 511 2,861,290,000 ... 02/03 MSBV1 3.43 Khách hàng trảnợ tiền từ kỳ trước 112 11,800,000 ... 17/10 CBRC13 .17 Khách hàng ứng trước tiền bang
chuyển khoản
112
6,802,072,200
17/10 CBRC13.17 Phí thanh toánUNC 642 1,134,000
17/10 CBRC13.17 được khấu trừThuế GTGT 1331 113,400
Tổng phát sinh nợ: 87 643 895 530 Tổng phát sinh có: 87 557 099 350 Số dư Nợ cuối kỳ: 2 443 339 468
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
54
Ngày 31 tháng 12 năm 2017
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Biểu 2.4: Sổ cái tài khoản 131
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚC AN HẢI PHÒNG SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 131-Phải thu khách hàng Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/12/2017
Tổng phát sinh nợ: 87 643 895 530 Tổng phát sinh có: 87 557 099 350 Số dư Nợ cuối kỳ: 2 443 339 468
Ngày 31 tháng 12 năm 2017
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
55
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Các mẫu sổ trên được phần mềm máy tính xuất ra, hiện tại Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 có nội dung và kết cấu như sổ cái TK 131 tức là không theo dõi theo từng đối tượng người mua và chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu người mua. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu người mua và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng người mua để thuận tiện trong công tác quản lý.
2.2.1.4. Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Công ty tiến hành phân tích tuổi nợ và lập dự phòng theo quy định của Thông tư 200/TT-BTC của Bộ tài chính. Tuy nhiên việc phân loại nợ còn chưa cụ thể, chưa được tách bạch thời hạn các khoản nợ 1 cách rõ ràng dẫn đến công tác đôn đốc thu hồi nợ còn chậm.
Đồng thời, kế toán hạch toán cá nghiệp vụ điều chỉnh, trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào phần mềm kế toán, Phần mềm KT tự động cập nhật số liệu vào sổ Cái, Sổ chi tiết các TK 229, TK 642.
2.2.2. Kế toán thanh toán với người bán tại công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng
2.2.2.1. Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty:
a. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty:
Công ty PSC là công ty chuyên gia công sản xuất giày do vậy các chi phí phát sinh với người bán thường liên quan đến việc duy trì các hoạt động của nhà