người mua người bán
3.3.2.1. về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên: tổ chức các phong trào thi đua khen thuởng giữa các nhân viên, quản lý giờ giấc làm việc sát sao hơn.
Công ty nên cử nhân viên tham gia các lớp học về công nghệ thông tin để nâng cao kĩ năng sử dụng phần mềm kế toán, máy tính từ đó phục vụ công tác kế toán đuợc nhanh chóng, khoa học và nâng cao hiệu quả công việc
Trong các doanh nghiệp hiện nay, kế toán quản trị luôn đóng vai trò hết sức quan trọng, có nhiệm vụ cung cấp các báo cáo quản trị để nhà quản lý hiểu tốt hơn về hoạt động tài chính của Công ty. Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng các báo cáo quản trị lại đua ra bởi các nhân viên kế toán tài chính, do đó em nghĩ Công ty cần thiết lập một bộ phận kế toán chuyên đảm nhận công việc của kế toán quản trị và cùng với hoạt động của kế toán tài chính giúp cho Công ty trong
78
việc lên kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, Công ty cũng cần hoàn thiện về mặt phân tích tình hình và khả năng thanh toán với người mua và người bán. Việc phân tích BCTC sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính Công ty đánh giá được tình hình tài chính của Công ty một cách hệ thống đầy đủ, trên cơ sở đó có thể đưa ra những hoạch định phù hợp nhằm duy trì hoặc cải thiện tình hình tài chính Công ty tốt hơn. Hàng tháng, hàng quý kế toán quản trị nên thực hiện phân tích đầy đủ các chỉ tiêu về tình hình khả năng thanh toán với người mua và người bán tránh việc để đến cuối năm mới đưa ra các quyết định này vì sẽ ảnh hưởng tới việc ra quyết định kip thời trong năm kinh doanh đó, làm Công ty mất đi những cơ hội kinh doanh. Kế toán quản trị cần phân tích tình hình thanh toán thông qua các chỉ tiêu như: tỷ lệ các khoản phải thu so với khoản phải trả, số vòng quay các khoản phải thu khách hàng, thời gian thu tiền người mua (thời gian một vòng quay phải thu người mua), số vòng quay phải trả người bán,... và tính toán đầy đủ các chỉ tiêu khả năng thanh toán về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
3.3.2.2. về công tác thanh toán
a. Thanh toán với người mua
Chính sách tín dụng của công ty chưa thực sự hợp lý, công tác đôn đốc thu hồi nợ còn chậm dẫn đến vẫn còn tồn tại những khoản nợ khó đòi. Giải pháp đưa ra đó là:
Thứ nhất: Áp dụng chính sách tín dụng hợp lý
Việc đưa ra chính sách tín dụng của Công ty chỉ mang tính chất đơn thuần chưa thể hiện được tính cụ thể và cơ chế khuyến khích khách hàng trả nợ, ít phát huy tác dụng. Do vậy, Công ty cần phải lập một chính sách tín dụng tối ưu và quản lý hữu hiệu các khoản phải thu để tránh các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, một chính sách tín dụng tối ưu là một đòn bẩy có tác dụng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vì vậy một chính sách tín dụng hợp lý được chúng ta đưa ra thì nó sẽ được thị phần, kích thích nhu cầu, tăng lợi nhuận mà lại hạn chế được những rủi ro như phát sinh nợ phải thu khó đòi.. .Do đó khi đưa ra một chính sách tín dụng cần phải cân nhắc và lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Nội dung của một chính sách tín dụng bao gồm:
- Tiêu chuẩn tín dụng:
Chính sách tín dụng với tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng
Loại khách hàng Tỷ lệ Số lượng KH Xác suất KH không trả được nợ Số lượng KH phá sản dự kiến 79
và có thể giảm lợi nhuận của Công ty. Ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy kinh doanh nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức độ rủi ro cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi. Đồng thời phải phân tích vị thế tín dụng của khách hàng: tức là xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà Công ty có thể chấp nhận được. Công ty không thể xác minh một cách chính xác nhưng cũng có thể đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần hợp tác trước đó cũng như qua các doanh nghiệp khác trước khi ký kết hợp đồng để thấy được khách hàng có khả năng như thế nào trong thanh toán các khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro có thể xảy ra. Do đó, Công ty có thể chủ động trong thanh toán các khoản nợ của mình. Việc thu thập thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được điều tra trực tiếp thông qua báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin từ doanh nghiệp cùng ngành khác,...
- Thời hạn tín dụng:
Đó là khoảng thời gian mà Công ty chấp thuận cho khách hàng kể từ khi Công ty bắt đầu cung cấp dịch vụ cho khách hàng đến khi trả tiền. Xác xuất về tình trạng khách hàng không trả tiền là điều không tránh khỏi. Điều này rất quan trọng vì khi mở rộng chính sách tín dụng thì chúng ta phải chấp nhận rủi ro khách hàng không trả nợ. Và rủi ro đó được đưa vào chi phí và sẽ được tính toán cân nhắc trước khi đưa ra hay mở rộng chính sách tín dụng. Để hạn chế được rủi ro không trả nợ của khách hàng thì chúng ta phải tính toán được những khoản nợ không trả được của khách hàng. Tuy nhiên đây là vấn đề khó, mặc dù có những cơ sở để tính toán nhưng nó vẫn phát sinh. Để có thể ước tính được khách hàng không trả nợ, ta tiền hành phân loại khách hàng theo đối tượng khách hàng: Đối với khách hàng thường xuyên, uy tín, có mức rủi ro thấp, tình hình tài chính vững mạnh thì nên áp dụng những điều kiện tín dụng mở rộng thời hạn tín dụng dài hơn. Đối với khách hàng thanh toán không đúng hạn thường có rủi ro cao thì nên áp dụng thời hạn thanh toán ngắn hơn. Đối với khách hàng tiềm năng thì chúng ta cần đưa ra chính sách tín dụng hợp lý nhằm thu hút khách hàng về lâu dài.
Ví dụ về việc phân loại khách hàng, để ước tính khả năng không trả được nợ của khách hàng, phòng kinh doanh đã tiến hành đánh giá tín dụng của 100 khách hàng. Kết quả cuộc điều tra cho thấy: Có 80% khách hàng có đủ tiềm lực tài chính, kinh doanh tốt và đủ khả năng trả nợ, 16% khách hàng kinh doanh thua lỗ, chưa mất khả
Luận văn tôt nghiệp GV: PGS.TS Trương Thị Thủy
80
năng thanh toán nhưng khối lượng nợ rất lớn, 4% khách hàng còn lại lâm vào tính trạng mất khả năng thanh toán.
Có khả năng trả nợ đầy đủ 80% 80 0% 0 Chưa chắc đã trả được hết nợ 16% 16 50% 8 Không có khả năng trả nợ 4% 4 100% 4 Tổng 100% 100 ữ% 12
Với kết quả phân tích trên, chúng ta sẽ nhận diện được những khách hàng
không có khả năng trả nợ, khả năng trả nợ là không cao hoặc không có khả năng trả nợ. Để từ đó đưa ra phương án cấp tín dụng thích hợp từ chối cấp tín dụng nhằm tránh thiệt hại do khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tính cạnh tranh trong kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đên chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Công ty hiện nay áp dụng chính sách để khách hàng trả chậm trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là Công ty có nên thực hiện hay không thực hiện chính sách tín dụng với tất cả các khách hàng và thực hiện chính sách này như thế nào. Vì vậy quyết định của nhà quản trị là dựa trên cân đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện, doanh nghiệp nên thực hiện khi lợi ích thu được về từ khách hàng lớn hơn chi phí phát sinh mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Thứ hai: Khuyến khích khách hàng thanh toán Nợ trước hạn:
Hiện nay, Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức Chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng trả nợ trước hạn. Chính sách này được áp dụng nhằm gia tăng tốc độ thu hồi vốn cho doanh nghiệp. Khi xây dựng chính sách này cần xem xét so sánh giữa chi phí đầu tư vào khoản phải thu và chi phí chiết khấu mà Công ty chấp thuận cho khách hàng. Chiết khấu thanh toán là sự giảm trừ trên hóa đơn được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán tiền sớm hơn so với thời hạn. Mỗi khi tỷ lệ chiết khấu đưa ra có tác dụng tích cực tức là Công ty đã đưa
81
ra một hình thức thanh toán thích hợp với khách hàng từ đó làm cho khoản phải thu khách hàng giảm xuống và lôi kéo khách hàng ngày càng nhiều về phía doanh nghiệp. Và một chính sách chiết khấu đua ra ta phải xem xét đến yếu tố là phải làm sao để khi áp dụng chiết khấu sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì.
Thứ ba: Thực hiện các biện pháp phân tích để quản lý công nợ:
Việc phân tích tình hình công nợ sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định đúng đắn và kịp thời về tình hình quản lý công nợ của Công ty. Phân tích tình hình công nợ có ý nghĩa rất lớn và là cơ sở để đánh giá và tìm ra nguyên nhân làm phát sinh công nợ ngày càng cao, từ đó có biện pháp xử lý đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng khách hàng chiếm dụng.
Qua bảng phân tích tình hình công nợ ta có thể thấy đuợc tình hình phải thu, phải trả, các khoản thanh toán nội bộ của Công ty ra sao. Công ty muốn biết khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng khoản phải thu và khoản phải thu của doanh nghiệp trong các năm qua nhu thế nào. Công ty chỉ cần dựa vào bảng phân tích tình hình công nợ sẽ biết đuợc ngay. Và có thể nhìn nhận một cách khái quát hơn về khoản phải thu, phải trả của Công ty.
Thứ tư: Áp dụng các chính sách thu hồi công nợ:
Chính sách thu hồi nợ là nguồn lực của Công ty để thực hiện việc thu tiền đối với các khoản nợ phải thu. Liên quan đến việc định hạn cho việc chi các nguồn lực đó. Dĩ nhiên, chi phí thu nợ phải đuợc xem xét đầy đủ từ quá trình đánh giá tín dụng cho đến chi phí cơ hội của việc luu trữ các khoản phải thu, chi phí kiểm soát và thu nợ; chi phí thu nợ đối với các món nợ quá hạn. Một khoản phải thu chỉ tốt nhu mong muốn nếu nó đuợc thanh toán đúng hạn. Công ty không thể chờ quá lâu đối với các hóa đơn quá hạn truớc khi tiến hành các thủ tục thu tiền. Song nếu tiền hành các thủ tục thu tiền quá sớm, không hợp lý có thể làm mất lòng khách hàng vì lý do chính đáng cho sự chậm trễ của họ, tất nhiên là sự chậm trễ này có thể nằm trong giới hạn có thể chấp nhận đuợc. Khi tiến hành các thủ tục thu tiền cần phân biệt các khoản nợ: Đối với khoản nợ đang trong thời gian thanh toán: để có thể gia tăng tốc độ thu hồi khoản nợ này, cần tiếp tục áp dụng chính sách chiết khấu mạnh hơn nữa; gửi biên bản xác nhận công nợ tới khách hàng, nhắc nhỏ tình trạng không trả nợ đúng hạn; liên hệ điện thoại trực tiếp để hối thúc khách hàng trả nợ hoặc cử nguời đến tại đơn vị khách hàng để vận động họ trả nợ, đồng thời có thể giải quyết một số khó khăn trong công nợ cho khách hàng, hạn chế tình trạng nợ đọng kéo dài, nợ quá
82
hạn tăng cao và khách hàng mất khả năng trả nợ cho Công ty... Tuy nhiên, trước khi tiến hành các thủ tục đòi nợ thì cần phải xem xét các khoản nợ có giá trị bao nhiêu và thời gian quá hạn là bao lâu để có biện pháp đòi nợ thích hợp, hạn chế tốn kém nhiều chi phí đối với các khoản nợ có giá trị nhỏ và thời hạn thanh toán chỉ vài ngày.
b. Thanh toán với người bán
Hiện nay, Công ty thanh toán các khoản nợ luôn đúng hạn, không có nợ quá hạn. Tuy nhiên, Công ty chưa đưa ra được giải pháp tối ưu nhằm chiếm dụng tối đa và hợp lý vốn của các tổ chức kinh tế khác. Giải pháp đưa ra đó là:
Thứ nhất: Cải thiện công tác quản lý các khoản phải trả
Bên cạnh việc quản lý các khoản phải thu khách hàng, việc quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp cũng có tầm quan trọng rất lớn. Quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ trong thời hạn thanh toán sẽ tránh chi phí lãi do thanh toán nợ không đúng hạn và đảm bảo uy tín trong kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên đối với một số khoản nợ Công ty có thể xem xét để gia hạn thời hạn trả nợ, để vốn đầu tư vào lĩnh vực cấp thiết hơn hoặc để thanh toán các khoản nợ khác đến hạn cần phải thanh toán ngay, nhưng hiện tại công ty chưa có nguồn nào để bù đắp khoản thiếu hụt đó. Khi kéo dài thời hạn thanh toán thì phải xem xét chi phí lãi quá hạn phải thấp hơn lợi nhuận do việc đầu tư đó mang lại, cũng như không ảnh hưởng gì lớn đến uy tín của Công ty tức là thời hạn kéo dài thanh toán phải nằm trong một giới hạn cho phép.
Chỉ nên đầu tư mở rộng mạng lưới doanh nghiệp thích hợp, không nên đầu tư mở rộng tràn lan, không hiệu quả, để tiết kiệm vốn, tránh nợ đọng quá nhiều dẫn đến hậu quả là mất khả năng thanh toán gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và tận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ Công ty nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết.
Thứ hai: Thực hiện các biện pháp phân tích về khả năng thanh toán:
83
Công ty cần tính toán các chỉ tiêu về khả năng thanh toán và giải trình cụ thể về nội dung và ý nghĩa của các chỉ số này, đâu là nguyên nhân dẫn tới tình trạng các số liệu có sự chênh lệch quá lớn giữa đầu năm và cuối năm để từ đó nhà quản lý tìm ra biện pháp cải thiện tình hình tài chính Công ty.
3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán vớingười mua, người bán tại công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng