2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy tốt vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán truởng.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty, cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo kế toán.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 3 nguời trong đó đứng đầu là kế toán truởng kiêm truởng phòng làm kế toán tổng hợp; 1 kế toán công nợ kiêm thủ quỹ; 1 kế toán thuế và doanh thu chi phí
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Chức năng và nhiệm vụ của Kế toán truởng đó là: chỉ đạo việc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở Công ty, xây dựng kế hoạch tài chính và các phuơng án, đề án để quản lý hoặc thực hiện mục tiêu phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty; đồng thời huớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra nghiệp vụ kế toán cho các kế
39
toán viên cấp dưới; đề xuất các biện pháp chấn chỉnh và hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty.
Chuyên viên Kế toán sẽ thực hiện các công việc kế toán được giao (lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán, cung cấp số liệu, tài liệu, bảo quản, lưu trữ ); đồng thời phân tích đánh giá việc bảo quản sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn hoặc kinh phí, qua đó đề xuất biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm chi phí. Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn.
Có thể nói, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể. Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện dễ dàng hơn. Đội ngũ kế toán viên là những người có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty Tổ chức công tác kế toán
a. Các chính sách kế toán chung:
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể, kỳ kế toán công ty áp dụng theo tháng, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đối với hàng tồn kho, công ty áp dụng chính sách như sau: Tình hình nhập xuất hàng hóa được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá, điều này làm tăng mức độ chính xác trong việc quản lý hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên để đảm bảo việc hạch toán chi phí giá vốn được chính xác, đúng với thực tế phát sinh. Đối với vấn đề quản lý TSCĐ, công ty sử dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng và đánh giá TSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước. Với giá trị TSCĐ rất lớn trong công ty thì việc quản lý theo dõi các TSCĐ là vô cùng quan trọng; chi phí khấu hao chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí phát sinh trong kỳ của công ty nên việc áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, phân bổ đều chi phí khấu hao cho các năm là tương đối hợp lý và dễ dàng trong việc theo dõi. Đối với các khoản mục tiền tệ: đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán đó là VNĐ, với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế phát sinh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hiện tại Công ty
40
đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phận mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán thanh toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan.
b. Hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty vận dụng theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành (ban hành kèm theo TT200-BTC bao gồm 4 loại chứng từ:
- Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghi thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có...
- Chứng từ vật tư hàng hoá: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lí hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.
- Chứng từ lao động tiền lương: hợp đồng lao động tiền lương:Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
- Chứng từ tài sản cố định: hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định, Chứng từ gốc do Công ty lập ra hoặc bên ngoài đưa vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán tại đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng những chứng từ đó và sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển gồm 4 bước:
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ
41
Lập chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Ghi sổ
Lưu giữ, bảo quản chứng từ
Trong đó kiểm tra chứng từ gồm các nội dung sau: Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, thông tin trên chứng từ, kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
c. Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo TT200-BTC. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty. Đối với các khách hàng, ngân hàng, chi nhánh Công ty đã chi tiết các tài khoản theo từng đối tượng để dễ dàng trong việc quản lý các đối tượng đó.
d. Đặc điểm của hệ thống sổ sách:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy EFFECT
Sơ đồ 2.4: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
42
Ghi chú:--->
---> Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đuợc dùng làm căn cứ ghi sổ, truớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh đuợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan (bao gồm: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh, Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) số liệu này đuợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán.
Các sổ sách kế toán bao gồm: Nhật ký chung, Sổ Cái các TK, Bảng cân đối sổ phát sinh, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ theo dõi du công nợ, sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng...
Phần mềm kế toán EFFECT
43
Hiện nay, Công ty đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán EFFECT. Phần mềm kế toán EFFECT hiện nay mà Công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại Công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật về thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong Công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người nào cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của Công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty.
Giao diện phần mềm kế toán EFFECT
44
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty PSC)
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm EFFECT
e. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty:
Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo quý, năm và lập đủ bốn BCTC heo quy định của Bộ Tài Chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo xác định kết quả kinh doanh, Thuyết minh BCTC. Các báo cáo đều do phần mềm kế toán lập. Công ty còn lập thêm các báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo. Trong các doanh nghiệp hiện nay, kế toán quản trị luôn đóng vai trò hết sức quan trọng, có nhiệm vụ cung cấp các báo cáo quản trị để nhà quản lý hiểu tốt hơn về hoạt động tài chính của Công ty. Tuy nhiên, tại Công ty, các báo cáo quản trị lại đưa ra bởi các nhân viên kế toán tài chính, do đó Công ty cần thiết lập một bộ phận kế toán chuyên đảm nhận công việc của kế toán quản trị và cùng với hoạt động của kế toán tài chính giúp cho Công ty trong việc lên kế hoạch kinh doanh.
2.2. Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bántại công ty Cổ phần Phúc An Hải Phòng