2.3. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Thành
2.3.1. Nguyên tắc kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách qua
KBNN chỉ thực hiện chi trả, thanh toán các khoản NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
❖ Đã có trong dự toán chi NSNN được giao[3] trừ các trường hợp: - Tạm cấp kinh phí trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán
thẩm quyền quyết định, cụ thể đối với các khoản chi sau: Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương; chi nghiệp vụ phí và công vụ phí; chi cho các dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình quốc gia; chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới; một số khoản chi cần thiết khác để bảo đảm hoạt động của bộ máy trừ các khoản chi mua sắm sửa chữa tài sản[3]
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn.; các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt nhưng không thể trì hoãn được[3].
- Chi ứng trước dự toán NSNN năm sau[3].
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định:
Định mức tiêu chuẩn chi là giới hạn tối đa các mức chi tiêu cho một mục đích cụ thể của đơn vị sử dụng NSNN được cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành. Định mức tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch dự toán chi NSNN hàng năm và là căn cứ để kiểm soát chi NSNN. Định mức tiêu chuẩn sử dụng chung trong phạm vi toàn quốc là những định mức do cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành áp dụng chung cho tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước ( như định mức kinh tế kỹ thuật trong xây dựng của Bộ Xây dựng, định mức chi Hội nghị, công tác phí, tiếp khách, điện thoại, sử dụng xe ôtô con. của Bộ Tài chính.)
Định mức tiêu chuẩn sử dụng trong phạm vi ngành, địa phương (nếu được Chính phủ cho phép hoặc có sự thỏa thuận của Bộ chức năng ) thì loại định mức tiêu chuẩn này được cơ quan có thẩm quyền của ngành, địa phương ban hành để những khoản chi đã có định mức tiêu chuẩn thì dự toán NS của các đơn vị phải tuân thủ theo định mức tiêu chuẩn đó và KBNN căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để kiểm soát khi cấp phát, thanh toán cho ĐVSDNS.
Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định thì KBNN căn cứ vào dự toán được cơ quan cấp trên trực tiếp của ĐVSDNS phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
- Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người uỷ quyền quyết định chi:
Khi thẩm định hồ sơ thanh toán, KBNN phải kiểm soát việc quyết định chi của chủ tài khoản đối với bất kỳ khoản chi nào. Thẩm quyền quyết định chi phải là người đứng đầu các cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền ( gọi chung là chủ tài khoản ) đã được CQNN có thẩm quyền phê duyệt. Tất cả các chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký bằng tay, mẫu dấu của cơ quan, đơn vị và các văn bản pháp lý chứng minh quyền lực (quyết định đề bạt, văn bản uỷ quyền) với cơ quan KBNN nơi giao dịch.
Đối với các khoản chi được CQTC cấp phát bằng hình thức dự toán kinh phí thì quyết định chi chính là “ Giấy rút dự toán kinh phí ngân sách kiêm rút tiền mặt” hoặc kiêm chuyển khoản của ĐVSDNS. Trên giấy rút phải ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu quy định.
Đối với các khoản chi được CQTC cấp trực tiếp bằng “ Lệnh chi tiền” thì CQTC có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo quy định. KBNN có trách nhiệm thanh toán, chi trả cho ĐVSD NSNN theo nội dung ghi trong “Lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính.
❖ Có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán: Mỗi khoản chi đều phải lập theo
mẫu chứng từ quy định và hồ sơ chứng từ thanh toán kèm theo phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đó trước khi thanh toán, chi trả kinh phí NSNN cho đơn vị sử dụng.
Ngoài dự toán năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), giấy rút dự toán(tạm ứng) bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán kèm theo bao gồm:
> Đối với các khoản chi tiền lương:
- Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt(gửi lần đầu).
- Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương(gửi lần đầu) - Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt( nếu có).
> Đối với khoản chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh,sinh viên:
- Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt(gửi lần đầu).
- Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt( nếu có).
> Đối với khoản chi thuê ngoài lao động: Danh sách những người
hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng.
> Đối với các khoản chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ:
- Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
> Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi
không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
> Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán
khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
> Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các
khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
> Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): đơn vị
lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). Kho bạc Nhà nước thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dung NSNN; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
> Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa
chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
> Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những
khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
> Chi mua, đầu tư tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trường hợp phải lựa
chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
Kho bạc Nhà nước thực hiện chi trả, thanh toán ngân sách theo hai hình thức:
* Chi trả, thanh toán theo hình thức rút dự toán từ KBNN:
> Đối tượng chi trả, thanh toán theo hình thức rút dự toán NSNN từ KBNN gồm: Cơ quan hành chính Nhà nước; Các đơn vị sự nghiệp công lập; các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên và một số đối tượng khác theo hướng dẫn riêng của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
> Quy trình chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN:
Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm
theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của ĐVSD NSNN, nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện chi trả, thanh toán.
> Ưu, nhược điểm:
Ưu điểm: Đây là hình thức cấp phát NSNN nhiều ưu điểm đã bám sát dự toán chi NSNN được duyệt cả về tổng số cũng như cơ cấu các nhóm mục chi; tạo chủ động cho việc quyết định chi của thủ trưởng ĐVSD NSNN, tạo điều kiện
thuận lợi cho KBNN, CQTC trong việc kiểm soát, thanh toán, kế toán, thống kê
báo cáo chi NSNN, có lợi cho việc sử dụng vốn của NSNN vì chỉ khi đơn vị có
nhu cầu chi, thủ trưởng đơn vị mới quyết định chi để rút dự toán kinh phí, khi đó
KBNN mới làm thủ tục xuất quỹ NSNN. Điều này có nghĩa là tồn quỹ NSNN mới thực sự giảm khi đơn vị thực hiện chi tiêu. Đây cũng là điểm hết sức quan trọng và có ý nghĩa kinh tế rất lớn trong quản lý, điều hành NSNN.
Nhược điểm:
- Thời gian chuẩn bị dự toán không kịp thời để đảm bảo đầu năm đơn vị có dự toán được duyệt.
- Dự toán được giao nhưng tồn quỹ NS không đảm bảo nên cũng không rút kinh phí được
- vẫn còn tồn tại sự can thiệp của CQTC vào quá trình chi tiêu của đơn vị sau khi dự toán chi đã được HĐND các cấp phê chuẩn
❖Cấp phát bằng hình thức lệnh chi tiền:
> Đối tượng thực hiện chi trả :
Chi cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế, xã hội không có quan hệ thường xuyên với ngân sách nhà nước;
Chi trả nợ nước ngoài;
Chi cho vay của ngân sách nhà nước;
Chi kinh phí ủy quyền (đối với các khoản ủy quyền có lượng vốn nhỏ, nội dung chi rõ) theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan tài chính.
Một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan tài chính.
> Quy trình chi trả theo hình thức lệnh chi tiền:
CQTC chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện thanh toán chi trả ngân sách theo quy định.
KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho ĐVSD NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
> Ưu, nhược điểm:
Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời khi có nhu cầu chi cấp bách. Mặt khác khi
tiền được cấp bằng lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi cho đơn vị, đơn vị có thể rút sử dụng ngay khi tồn quỹ NS không đảm bảo.
Nhược điểm: Tiền của NSNN được chuyển thẳng vào tài khoản tiền gửi
của đơn vị dự toán, làm tồn quỹ NSNN giảm đi, trong khi đơn vị lại chưa sử dụng ngay số tiền được cấp đó. Điều này khiến cho KBNN rất khó kiểm tra, kiểm soát quá trình chi tiêu của đơn vị dự toán.