2.2 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân Hàng Công Thuơng Chi nhánh
2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát
Để tiến hành khảo khát thực trạng hoạt động kiểm soát tại chi nhánh Đống Đa thì tác giả đã tiến hành khảo sát bảng hỏi theo phụ lục 1 tác giả thu thập được 200 phiếu trả lời và 40 phiếu trống. Trong 200 phiếu trả lời thì tác giả thu thập được các ý kiến sau:
195/240 cán bộ ( chiếm 81,25% ) cho rằng nhân viên kế toán chi nhánh không được giao nhiệm vụ giữ tài sản. 200/240 cán bộ ( chiếm 83,33% ) cho rằng Cán bộ hậu kiểm không tham gia soát xét những giao dịch do họ thực hiện. 200/240
78
cán bộ ( chiếm 83,33% ) cho rằng Giám đốc có ủy quyền cho các phó giám đốc kí giấy tờ khi giám đốc vắng mặt. 200/240 cán bộ ( chiếm 83,33% ) cho rằng GDV không được tự ý hành toán các giao dịch của chính bản thân.Thông qua khảo sát trên tác giả thấy rằng chi nhánh đã tiến hành hoạt động kiểm soát tuân theo ba nguyên tắc là: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
> Theo nguyên tắc phân công phân nhiệm thì việc phân công và phối hợp trong điều hành đảm bảo tuân thủ, chịu trách nhiệm theo các quy định chung của Ngân Hàng Công Thương và theo các luật và quyết định của cơ quan nhà nước. Trên cơ sở phát huy tối đa năng lực, sở trường và kinh nghiệm công tác của các Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, các cán bộ trong phòng, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng, đồng thời đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng . Tuy nhiên việc điều chuyển luân chuyển cán bộ sẽ tùy thuộc vào tình hình thực tế và sự phân công xem xét của ban giám đốc.
Phó giám đốc sẽ được giám đốc giao trách nhiệm phụ trách điều hành về một phần mảng nghiệp vụ của toàn Chi nhánh, Trưởng phòng sẽ phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động kinh doanh của phòng. Phó phòng là người chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về việc quản lý và sử dụng cán bộ trực thuộc của mình. Ví dụ như trong phòng khách hàng thì mỗi cán bộ sẽ được chia mỗi người được phụ trách từ 4-5 khách hàng thuộc phân khúc, cán bộ sẽ là những người trực tiếp liên hệ, thẩm định khách hàng và báo cáo trực tiếp cho phó phòng phụ trách về khách hàng mình được giao. Trong phòng kế toán thì sẽ được chia theo nghiệp vụ: một phó phòng sẽ phụ trách khách hàng giao dịch khách hàng cá nhân thông thường, một phó phòng phụ trách công việc giải ngân, thu nợ, theo dõi chấm GL, và nhận chi lương theo lô ... của các doanh nghiệp, một phó phòng phụ trách kho quỹ,và một phó phòng phụ trách chi tiêu nội bộ.. Trưởng phòng và các Phó phòng họp định kì một tuần một lần, từng người báo cáo kết quả thực hiện công tác trong tuần và đăng kí kế hoạch công tác tuần kế tiếp; họp đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng hoặc đề xuất của Phó phòng.
79
Nguyên tắc phân công mà Chi nhánh đề ra được hình thành dựa theo quy chế của Ngân Hàng Công Thương. Giám đốc là người có nhiệm vụ điều hành chung toàn hoạt động của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước HĐQT, Tổng Giám Đốc, pháp luật, có quyền phân công nhiệm vụ cho Phó giám đốc chỉ đạo phụ trách một số các phòng ban, các phòng giao dịch; Trưởng phòng, Giám đốc các phòng giao dịch, phân công cho cấp phó, các cán bộ. Dưới sự phân công các cán bộ nắm được cụ thể công việc được giao, chủ động thực hiện và báo cáo kết quả công việc lên cấp quản lý, trong quá trình thực hiện luôn có sự kiểm soát của cấp trên nhằm đảm bảo đúng quy trình đến từng cán bộ. Ở từng bộ phận có sự phân công rõ ràng theo công việc: Giao dịch , kiểm soát, phê duyệt, hậu kiểm. Trình tự việc giao dịch và kiểm soát được thể hiện trên lưu đồ trình bày trong Phụ lục số 2.
+ Bước l: GDV thực hiện
Khi kết thúc giao dịch, Giao dịch viên tiến hành in đầy đủ các báo cáo theo quy định của ngân hàng công Thương. Thực hiện đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát số liệu, thông tin trên chứng từ với liệt kê, báo cáo, ký ghi rõ họ tên trên liệt kê, báo cáo. Đánh số chứng từ, giao tập chứng từ cho Kiểm soát viên.
+ Bước 2: Kiểm soát viên thực hiện
Kiểm soát viên tiến hành kiểm soát tính đầy đủ, khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ như tên, chữ ký, mẫu dấu của khách hàng, số tiền bằng số và số tiền bằng chữ, loại tiền tệ, ngày giá trị, TK hạch toán, chữ ký theo quy định của từng loại nghiệp vụ.
Kiểm soát xong ký tên trên liệt kê giao dịch, giao lại tập chứng từ cho giao dịch viên.
Bước 3: Cán bộ tập hợp chứng từ thực hiện
Nhận tập chứng từ của các giao dịch viên. Kiểm tra, kiểm soát số lượng, đánh số và sắp xếp lập chứng từ. Tiếp nhận, đối chiếu, kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan phát sinh sau một ngày giao dịch từ các bộ phận liên quan chuyển giao và đã ghi nhận vào hệ thống đảm bảo khớp đúng giữa số liệu hạch toán chi tiết tại các phân hệ nghiệp vụ với số liệu hạch toán tổng hợp
80
phản ánh trên Bảng cân đối TK kế toán hàng ngày. Đảm bảo chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ đúng quy định. Việc thực hiện hậu kiểm nghiệp vụ kế toán phải đuợc hoàn tất chậm nhất sau 02 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch. Sắp xếp, đóng, đánh số, bảo quản và luu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán truớc khi đua vào luu trữ tại kho của chi nhánh theo đúng quy định hiện hành của Ngân hàng Công Thuơng. Kiểm soát theo dõi, tổng hợp và báo cáo đột xuất, định kỳ một cách đầy đủ, kịp thời , trung thực về các sai sót phát sinh, các giao dịch bất thuờng, các giao dịch đáng ngờ... của các cá nhân, bộ phận có liên quan cho Lãnh đạo chi nhánh và phòng Kiểm tra kiểm soát khu vực 10.
> Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn
Tất cả các nghiệp vụ đều đuợc những nguời có trách nhiệm và đủ năng lực phê chuẩn truớc khi thực hiện theo đúng quy định của hội đồng quản trị. Với những vấn đề chung thì do Giám đốc chi nhánh phê duyệt, còn những vấn đề thuộc nghiệp vụ phát sinh hằng ngày thì do các Phó Giám đốc và truởng các phòng ban có chức năng phê duyệt.
Khi Giám đốc đi vắng sẽ uỷ quyền cho Phó giám đốc thay mặt điều hành trong phạm vi uỷ quyền và chịu trách nhiệm truớc Giám đốc, pháp luật, có trách nhiệm báo cáo lại với Giám đốc tình hình công việc thực hiện.Truởng phòng đi vắng sẽ uỷ qụyền cho một Phó phòng trực, thay mặt nhiệm báo cáo lại với Truởng phòng.
Ngoài ra, tại Chi nhánh Giám đốc cũng có uỷ quyền cho các Phó giám đốc để thực hiện một hoặc một số công việc nhất định nhu một Phó giám đốc đuợc uỷ quyền ký hợp đồng tín dụng, sổ tiết kiệm, một phó giám đốc duyệt ký các khoản chi tiêu,... đến khi có văn bản thay thế về phân cấp.Việc uỷ quyền tại Chi nhánh cụ thể, rõ ràng, đầy đủ nội dung về quyền hạn, trách nhiệm, thời hạn đã đảm bảo đuợc công tác quản trị, điều hành, phát huy trách nhiệm cá nhân, tăng cuờng đuợc công tác kiểm tra, giám sát.
> Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Tại mỗi bộ phận của Chi nhánh có sự phân công công việc rõ ràng cho từng cán bộ, với sự độc lập, không chồng chéo nhau và có trách nhiệm trong các nghiệp
81
vụ, đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm một lúc nhiều cương vị thực hiện nhiều chức năng, để nhằm ngăn ngừa các sai phạm, hành vi lạm dụng quyền hạn trong khi thực hiện công việc. Tại Phòng Ke toán ngân quỹ không phân một người vừa làm Giao dịch viên, vừa đồng thời làm thủ quỹ, không giao quyền hạn cho một Giao dịch vien vừa hạch toán lại vừa kiểm soát, phê duyệt chứng từ. Chi nhánh đã thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giúp cho việc kiểm soát được thực hiện dễ dàng hơn.
Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản (vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán). Thủ quỹ không được giữ sổ sách kế toán. Ghi chép sổ sách là công việc của nhân viên kế toán nhằm tránh việc ghi chép sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của bản thân. Ví dụ: Nếu bộ phận tín dụng kiêm luôn công việc ghi chép sổ sách thì họ có thể ghi chép sai lệch để tăng doanh số cho vay và giảm dư nợ quá hạn.