2.2 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân Hàng Công Thuơng Chi nhánh
2.2.5 Thực trạng giám sát kiểm soát
Để mô tả thực trạng kiểm soát tại chi nhánh hiện nay, tác giả tiến hành mô tả kiểm soát qua các nội dung: kiểm soát hoạt động tín dụng, kiểm soát hậu kiểm chứng từ tiền vay, kiểm soát phòng ngừa và xử lý rủi ro, kiểm soát chứng từ chi tiêu nội bộ, kiểm soát chứng từ nghiệp vụ tiền gửi, kiểm soát nghiệp vụ thẻ,kiểm soát chứng từ kinh doanh ngoai tệ, kiểm soát công tác ngân quỹ, kiểm soát công tác tổ chức cán bộ, kiểm soát nghiệp vụ thanh toán quốc tế, kiểm soát nghiệp vụ bảo lãnh nước ngoài, kiểm soát vay vốn xuất nhập khẩu...
> Kiểm soát hoạt động tín dụng : Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ vay vốn, báo cáo thẩm định, việc cấp tín dụng, định giá TSBĐ, thủ tục thực hiện TSBĐ; số tiền vay, giá trị TSBĐ phải được đảm bảo theo đúng qui định. Kiểm soát chứng từ giải ngân, mục đích sử dụng vốn vay, điều kiện giải ngân. Kiểm soát việc định kỳ hạn nợ gốc, lãi có phù hợp với phương án, dự án sản xuất kinh doanh không, khớp đúng giữa hồ sơ giấy và đăng ký trên máy, phân loại nợ, biện pháp xử lý, thu hồi nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro.
Qui trình giải ngân khoản vay:
82
Cán bộ tín dụng sẽ tìm hiểu nhu cầu vay vốn của khách hàng .Khi khách hàng đã đầy đủ các điều kiện để vay vốn, Cán bộ tín dụng sẽ huớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn bao gồm sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy đăng ký kết hôn. Giấy tờ chứng minh mục đích, nhu cầu sử dụng vốn gồm hợp đồng mua bán, phiếu báo giá hoá đơn, giấy tờ có liên quan khác; Giấy tờ chứng minh nguồn trả nợ gồm hợp đồng lao động, giấy trả luơng, hợp đồng cho thuê tài sản, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sao kê bảng luơng...
Buớc 2: Cán bộ tín dụng nhận và đối chiếu hồ sơ vay vốn giữa bản sao với bản chính.
+ Buớc 3: Tiến hành thẩm định.
Kiểm tra thực tế, tìm hiểu qua hồ sơ vay vốn truớc đây của khách hàng, cơ quan nơi khách hàng làm việc, tại nơi đăng kí hộ khẩu thuờng trú. Phân tích, đánh giá khả năng tài chính của khách hàng thông qua giá trị các tài sản của khách hàng kê khai, qua luơng, thu nhập từ tiền gửi, chứng khoán, cho thuê tài sản, thu nhập hợp pháp khác bằng tiền và tài sản khác dựa trên các giấy tờ do khách hàng cung cấp và điều tra thực tế. Từ đó xét tính khả thi của phuơng án.
Buớc 4: Cán bộ tín dụng thoả thuận với khách hàng phuơng thức cho vay, hạn mức cho vay, mức lãi suất đuợc áp dụng , thời hạn cho vay và trả nợ đối với khoản vay.
Buớc 5: Cán bộ tín dụng lập Báo cáo thẩm định và hợp đồng trình Truởng phòng, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phê duyệt.
Buớc 6: Nhận giấy tờ tài sản bảo đảm và tiến hành thực hiện đăng ký tài sản đảm bảo và thực hiện công chứng.
Buớc 7: Giải ngân khoản vay
Khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay gồm Giấy nhận nợ. Bảng kê rút vốn vay, hợp đồng cung ứng vật tu, hàng hoá, dịch vụ; báo giá, bảng kê các khoản chi chi tiết, kế hoạch chi phí, biên bản nghiệm thu, ho á đơn, chứng từ thanh toán. Cán bộ tín dụng kiểm tra chứng từ giải ngân nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình Truởng phòng.Truởng phòng kiểm soát lại điều kiện giải
83
ngân và nội dung trình của Cán bộ tín dụng, trình ký Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách.
Bước 8: Cán bộ tín dụng chuyển hồ sơ chứng từ giải ngân cho Bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thực hiện giải ngân vào tài khoản của khách hàng đồng thời tiến hành lưu trữ chứng từ theo quy định.
Bước 9: Định kỳ, Cán bộ tín dụng kiểm tra sau khi cho vay. Kiểm tra việc thực hiện, hiệu quả của phương án, dự án vay vốn, việc sử dụng vốn vay so với mục đích vay, tình hình trả nợ gốc, phí, lãi, tình hình biến động, giảm giá, hư hỏng Tài sản bảo đảm. Xác định lại giá Tài sản bảo đảm. Trưởng phòng kiểm soát và kiểm tra nội dung biên bản, ký xác nhận.
> Đối với hậu kiểm chứng từ nghiệp vụ tiền vay
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với dữ liệu, thông tin đã được ghi nhận vào hệ thống đảm bảo tính khớp đúng, chính xác về số tiền giải ngân, thu nợ, thu lãi, thu phí.. .Kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến giải ngân khoản vay phải đầy đủ bao gồm giấy nhận nợ, bảng kê giải ngân vốn vay và các hồ sơ khác liên quan nếu có. Trường hợp giải ngân khoản vay có bảo đảm bằng tài sản có tính thanh khoản cao, ngoài các chứng từ nêu trên, tùy từng trường hợp, bộ chứng từ còn phải có biên bản bàn giao/ phiếu nhập kho tài sản bảo đảm, bộ phận hậu kiểm kiểm tra thông tin liên quan đến tài sản bảo đảm theo đúng quy định hiện hành
Trương hợp được miễn giảm lãi: kiểm tra số tiền miễn giảm lãi tại quyết định/ Công văn/Thông báo miễn, giảm lãi, số tài khoản tiền vay của kh với chứng từ hạch toán miễn giảm lãi.
Đối với các giao dịch duy trì tăng giảm lãi suất cho vay, giao dịch lùi ngày phát sinh tại Phòng giao dịch: kiểm soát viên tại phòng giao dịch kiểm tra bộ chứng từ liên quan đến các giao dịch lùi ngày, sau đó sẽ scan gửi bộ phận hậu kiểm, chứng từ gốc sẽ được lưu tại phòng giao dịch.
> Kiểm soát phòng ngừa và xử lý rủi ro
Kiểm soát tính tuân thủ trong việc thực hiện theo quy trình của ngân hàng công thương, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của tài sản bảo đảm giữa hồ sơ máy
84
và hồ sơ gốc, kiểm soát việc chấm điểm tín dụng trên hệ thống.Kiểm soát việc phân loại nợ và xác định giá trị khấu hao của tài sản bảo đảm. Kiểm soát số liệu phải trích dự phòng rủi ro tín dụng với số thực trích trên chi phí và số thực chuyển về trụ sở chính.
Kiểm soát việc thực hiện XLRR tín dụng, hồ sơ các khoản nợ đã XLRR thuộc quyền xét duyệt của chi nhánh, giữa số thông báo xử lý rủi ro của Trụ sỏ chính với số liệu hạch toán trên TK nội bảng và nhập theo dõi ngoại bảng, luu trữ hồ sơ XLRR, sao kê những khoản nợ đã XLRR chua thu đuợc nợ còn du nợ so với số du đang theo dõi ngoại bảng. Kiểm soát số du nợ đã XLRR còn hạch toán trên TK ngoại bảng. Kiểm soát việc hạch toán xuất, nhập nợ đã XLRR trên TK ngoại bảng. Kiểm soát việc hạch toán thu nợ XLRR.
Quy trình xử lý rủi ro tại Chi nhánh theo dõi trên Phụ lục số 1
Buớc 1: Cán bộ tín dụng thu thập hồ sơ, phân tích đánh giá nguyên nhân rủi ro và lập biên bản xác định giá trị khấu trừ của Tài sản bảo đảm. Truởng phòng thực hiện phê duyệt, ký kiểm soát nội dung, chuyển cho thu ký Hội đồng XLRR để thu ký lập phiếu kiểm tra.
Buớc 2: Thu ký Hội đồng XLRR kiểm soát số liệu về phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro, kế hoạch và kết quả thu hồi các khoản nợ đã đuợc XLRR của toàn Chi nhánh, Kiểm soát tính đúng đắn, đầy đủ của bộ hồ sơ theo qui định, lập phiếu kiểm tra tóm tắt hồ sơ XLRR trình Hội đồng XLRR.
Buớc 3: Hội đồng XLRR xét duyệt xử lý các khoản nợ rủi ro thuộc thẩm quyền phân cấp. Kiểm tra hồ sơ các khoản nợ rủi ro vuợt thẩm quyền chi nhánh kính trình Trụ sở chính phê duyệt. Xem xét tình hình thực hiện thu hồi nợ đối với các khoản nợ đã đuợc XLRR, Yêu cầu thu ký lập thông báo kết quả xét duyệt của Hội đồng XLRR gửi cho chi nhánh để thực hiện.
Buớc 4: Khi nhận đuợc thông báo bằng văn bản của Trụ sở chính và báo có về Chi nhánh, Cán bộ tín dụng đăng kí thông tin nợ khó đòi, tất toán khoản vay, hạch toán xoá nợ, hạch toán sang TK ngoại bảng. Lãnh đạo chịu trách nhiệm kiểm soát lại.
85
Bước 5: Lãnh đạo và Cán bộ tín dụng tiếp tục đôn đốc, thực hiện thu hồi nợ triệt để. Khi khách hàng chỉ trả được một phần nợ gốc, yêu cầu khách hàng tiếp tục cam kết trả nốt phần nợ gốc và lãi.
Bước 6: Lãnh đạo và Cán bộ tín dụng báo cáo biện pháp thu hồi nợ nhưng không thu được, lập danh sách vào ngày 31/12 và gửi Trụ sở chính.
Bước 7: Khi khách hàng trả hết nợ thì hợp đồng hết hiệu lực, các bên không phải lập biên bản thanh lý hợp đồng. Sau năm năm không thu hồi hết nợ, có tài sản nhưng không phát mại, bán được, có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh đã sử dụng nhiều biện pháp thu hồi nợ nhưng không thu được, trình hội đồng XLRR chi nhánh xem xét trình lên Trụ sở chính để trình Bộ tài chính và Ngân hàng nhà nước đề nghị cho xuất toán ra khỏi Tài khoản ngoại bảng.
Bước 8: Thực hiện giải chấp tài sản.
Bước 9: Luân chuyển kiểm soát, lưu trữ hồ sơ. > Kiểm soát chứng từ chi tiêu nội bộ
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của bộ hồ sơ kèm theo chứng từ kế toán( giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa dịch vụ, hóa đơn mua sắm, hồ sơ mua sắm..) đảm bảo tuân thủ theo đúng quy trình quy định hiện hành của ngân hàng công thương và của pháp luật.
Kiểm tra Tài khoản sử dụng hạch toán chi phí, thu nhập, thuế... trên chứng từ phải đảm bảo tính phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh ghi trên hò sơ kèm theo chứng từ đã được phê duyệt. Đối chiếu chứng từ hạch toán trong ngày với báo cáo liệt kê giao dịch in từ hệ thống OGL để kiểm soát đối chiếu, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Kế toán nội bộ thực hiện.
> Kiểm soát chứng từ nghiệp vụ tiền gửi
Kiểm soát, đối chiếu chứng từ giao dịch với dữ liệu, thông tin đã ghi nhận vào hệ thống đảm bảo tính khớp đúng, chính xác về các yếu tố như số tiền gửi, rút, kỳ hạn ... Chấm đối chiếu các giao dịch phát hành sổ/thẻ của giao dịch viên đảm bảo số lượng sổ/ thẻ phát hành trong ngày khớp với Báo cáo chi tiết ấn chỉ của giao dịch viên trạng thái” phát hành”.
86
Với các trường hợp hạch toán báo mất ấn chỉ quan trọng, bộ phận hậu kiểm kiểm tra tính phù hợp, chính xác, đầy đủ của bộ chứng từ gồm giấy tờ chứng minh mục đích in lại ấn chỉ quan trọng của khách hàng như: giấy đề nghị chuyển quyền sở hữu/ giấy báo mất/ giấy đề nghị cấp lại thẻ tiền gửi do thẻ cũ bị rách nát.... Trạng thái ấn chỉ quan trọng bị thu hồi trên hệ thống phải được chuyển thành trạng thái đóng/hỏng/ dừng thanh toán trong vòng 5 ngày, nếu phát hành lại ấn chỉ quan trọng đã mất, ấn chỉ quan trọng cũ sẽ bị thu hồi phải được gạch chéo hoặc cắt góc lưu kèm chứng từ đồng thời gán số seri mới.
Đối với các giao dịch duy trì tăng giảm lãi suất tiền gửi lùi ngày phát sinh tại Phòng giao dịch: sau khi tờ trình lãi suất lùi ngày được phó giám đốc phê duyệt, giao dịch viên tiến hành thực hiện điều chỉnh lãi suất trên máy sau đó sẽ kẹp tờ trình vào tập chứng từ của giao dịch viên, scan một bộ gửi kiểm tra kiểm soát nội bộ khu vực 10.
> Kiểm soát nghiệp vụ thẻ
Đối với các giao dịch phát hành thẻ, Cán bộ hậu kiểm đối chiếu với các báo cáo tạo CIF và tài khoản mới trên TPSS để kiểm soát số lượng thẻ phát hành ,đảm bảo thu đầy đủ phí phát hành thẻ. Đối với các giao dịch khác liên quan tới thẻ như mở khóa thẻ, cấp lại mã pin, tra soát thẻ. căn cứ trên chứng từ đề nghị của khách hàng và chứng từ thu phí kiểm soát các giao dịch thu phí thẻ liên quan đảm bảo thu đúng và thu đủ phí.
Đối với các giao dịch báo có cho đơn vị chấp nhận thẻ, đối chiếu chứng từ hạch toán báo có thủ công cho đơn vị hưởng bằng phiếu hạch toán với Báo cáo chi tiết giao dịch DDC tại đơn vị chấp nhận thẻ, Báo cáo Merchant Transaction details, các Báo cáo về thẻ khác nếu có đi kèm với chứng từ đảm bảo hạch toán đúng số tiền, đúng đơn vị hưởng.
> Kiểm soát chứng từ kinh doanh ngoại tệ
Đối với các giao dịch kinh doanh ngoại tệ thực hiện trên Core phải thực hiện đối chiếu tỷ giá hạch toán trên hệ thống khớp đúng với tỷ giá thỏa thuận với khách hàng hoặc Bảng tỷ giá ngoại tệ của chi nhánh.
87
Đối với trường hợp thanh toán từ tài khoản ký quỹ thực hiện trên hệ thống EE, có phát sinh mua bán ngoại tệ, kiểm tra bút toán hạch toán phát sinh đảm bao khớp đúng về số tiền và tỷ giá tại thời điểm hạch toán/ tỷ giá giao dịch đã được phê duyệt trên đơn/ hợp đồng mua bán ngoại tệ và tỷ giá mua/ bán chuyển khoản trên hệ thống EE.
Đối chiếu số tiền VNĐ/ngoại tệ phát sinh trên TK2111xxxxx Thanh toán mua bán ngoại tệ kinh doanh với số tiền trên giấy báo nợ, giấy báo có TK VNĐ/ ngoại tệ của khách hang... kèm chứng từ , hồ sơ mua bán ngoại tệ của Khách hàng.
Đối với các giao dịch kinh doanh ngoại tệ thực hiện trên hệ thống Vision FX, Cán bộ hậu kiểm tiếp nhận, chấm đối chiếu chứng từ với Danh sách giao dịch mua bán ngoại tệ giữa Chi nhánh với Khách hàng/ Báo cáo kế toán tổng hợp in từ Vision FX và các báo cáo khác liên quan.
> Kiểm soát công tác ngân quỹ
Hàng quý Khu vực 10 sẽ Kiểm tra đột xuất một số PGD của chi nhánh về việc tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quý, bảo quản trong kho, quỹ. Kiểm soát chấp hành định mức tồn quỹ. Kiểm soát việc thu hồi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, thu giữ tiền giả, trả lại tiền thtra cho khách hàng. Kiểm tra việc mở và lưu trữ các loại sổ sách, bảng kê thu chi, báo cáo ngân quỹ về tính chính xác của các yếu tố, số liệu, chữ ký xác nhận. Kiểm soát quy trình thu chi, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận tiền mặt, tài sản quý theo quy định. Kiểm soát việc quản lý kho tiền của Ban quản lý, chế độ uỷ quyền, quản lý chìa khoá, mã số, bàn giao tài sản.
Quy trình nghiệp vụ kế toán của Phòng Kế toán ngân. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Bước 2: Giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và hồ sơ kế toán
Bước 3: Giao dịch viên tiến hành hạch toán trên màn hình TPSS và TPTL của phần mềm Core Sunshine
Bước 4 Kiểm soát viên phê duyệt nếu chứng từ hợp lệ, ngược lại thì sẽ từ chối phê duyệt và cho yêu cầu thay đổi chứng từ.
88
từ trên màn hình TPTL và ký chứng từ và chuyển chứng từ cho Kiểm soát viên.
Bước 6: Kiểm soát viên phụ trách kế toán sẽ rà soát lại toàn bộ chứng từ một lần nữa và ký trên chứng từ.
Bước 7: Cuối ngày Giao dịch viên sẽ rà soát lại toàn bộ chứng từ, xắp xếp chứng từ theo quy định, đánh số và bàn giao lại cho bộ phận hậu kiểm kiểm soát và lưu trữ chứng từ.
> Kiểm soát công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương
Chi nhánh tiến hành kiểm soát cán bộ thông qua máy quẹt vân tay, từ đó cán bộ nhân sự sẽ tính được ngày công của nhân viên và tiến hành chi lương thưởng theo số ngày công. Ngoài ra chi nhánh có triển khai phần mềm quản lý công việc People Soft và chấm điểm trên cơ sở danh mục các đầu công việc được giao gắn kèm với điểm số KPI tương ứng nhằm kiểm soát được khả năng hoàn thành chỉ