6600 819 Ĩ.204 Ĩ.Ĩ45 Ĩ.Ĩ
2.2.2.3. Kiểm soát chi mua sắm tài sản
Nhóm mục chi mua sắm tài sản bao gồm mua tài sản vô hình và mua sắm tài sản hữu hình như: bằng sáng chế, phần mềm máy tính, ô tô, tàu thuyền, máy vi tính, máy phô tô, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên; các khoản chi xây dựng nhỏ như: trụ sở, văn phòng, đường điện, cấp thoát nước...
- Hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi gồm: hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu (đối với khoản mua sắm, sửa chữa có giá trị lớn phải thực hiện đấu thầu theo quy đinh); phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán); hoá đơn bán hàng; các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
- Căn cứ giấy rút dự toán và các hồ sơ chứng từ có liên quan do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, Kho bạc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị sử dụng NSNN để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN thực hiện cấp phát tạm ứng cho đơn vị sử dụng NSNN. Sau khi thực hiện chi, đơn vị sử dụng NSNN gửi hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ khác có liên quan kèm theo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đến Kho bạc, KBNN kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán tạm ứng.
Tình hình mua sắm tài sản các đơn vị thực hiện cơ chế tự chủ tài chính giai đoạn 2011-2013 được thể hiện như sau:
Bảng số 2.6: Tình hình chi mua sắm tài sản của các đơn vị giai đoạn 2011-2014
Chính Phủ nhằm thực hiện mục tiêu kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội. Theo đó các đơn vị sử dụng ngân sách phải tạm dừng trang bị mới xe ô tô, điều hòa nhiệt độ, thiết bị văn phòng... Bên cạnh đó thực tế khi triển khai thực hiện đã gặp khá nhiều vướng mắc như việc quy định tạm dừng mua sắm trang thiết bị văn phòng, nhưng không được giải thích rõ thiết bị văn phòng bao gồm những loại nào, phải chăng nó bao gồm tất cả các loại trang thiết bị và phương tiện làm việc, cũng như văn phòng phẩm và công cụ dụng cụ làm việc cho cơ quan đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước? Đã có rất nhiều tranh luận trái chiều về vấn đề này. Lấy ví dụ như việc tạm dừng mua máy tính xách tay, máy vi tính để bàn,...thì sự không rõ ràng của Nghị Quyết thể hiện ở chỗ khi nào máy tính được gọi là thiết bị văn phòng, khi nào được gọi là thiết bị chuyên môn nghiệp vụ? Khi máy tính được dùng ở văn phòng
các cơ quan hành chính sự nghiệp thì đã nói rõ là thiết bị văn phòng. Nhưng khi máy tính dùng trong khám chữa bệnh và chuẩn đoán hình ảnh, điều trị bệnh cùng với thiết bị y tế khác thì có được gọi là thiết bị văn phòng hay không? Máy vi tính dùng trong phòng thí nghiệm, các cơ sở nghiên cứu khoa học, dùng cho giáo viên, giảng viên sử dụng trong giảng dạy... có được quan niệm là nhất thiết là thiết bị văn phòng hay không? Từ việc xác định rạch ròi này mới xác định được trường hợp nào mua sắm máy tính được giải ngân. Nếu không có được giải thích rõ ràng sẽ rất dễ gây khó khăn cho KBNN khi kiểm soát những món chi này. Đây cũng là một khó khăn trong công tác kiểm soát chi của KBNN Hà Nội.
Nhìn chung, công tác kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa qua KBNN Hà Nội thực hiện khá chặt chẽ. Công tác triển khai các văn bản mới về KSC ngân sách nhà nước từ ban lãnh đạo KBNN Hà Nội đến cán bộ làm công tác KSC luôn được thực hiện thường xuyên và kịp thời đảm bảo đúng chế độ. Thêm vào đó là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ KBNN Hà Nội tới các đơn vị về các quy định của Nhà nước trong KSC thường xuyên NSNN, nên các đơn vị đã chủ động hơn về mặt hồ sơ, chứng từ góp phần tăng hiệu quả KSC qua Kho Bạc nhà nước.
Hồ sơ mua sắm, sửa chữa tài sản về cơ bản được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước bao gồm:
- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền, hoặc phải đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh đối với các khoản mua sắm và sửa chữa lớn tài sản.
- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (đối với những trường hợp mua sắm nhỏ không có hợp đồng mua bán), hóa đơn bán hàng, vật tư, thiết bị.
- Các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
Tuy nhiên qua kiểm tra, kiểm soát vẫn còn tồn tại là một số bộ hồ sơ thanh toán chưa lôgic về mặt thời gian ví dụ Quyết định của đơn vị phê duyệt
2011 2012 2013 2014
1 Chi khác________________ 7750việc mua sắm lại có sau hợp đồng mua bán, hoặc còn thiếu các yếu tố trên2.196 2.566 2.778 2.931 hợp đồng hay còn thiếu hồ sơ thủ tục do sơ suất trong quá trình thanh toán cho đơn vị. Thêm vào đó, thông qua công tác kiểm soát chi KBNN Hà Nội nhận thấy trong quá trình mua sắm hàng hóa, sửa chữa tài sản của các đơn vị sử dụng ngân sách có hiện tượng đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ nâng giá trong mua bán, ghi giá trong hóa đơn có thể cao hơn giá mua thực tế, giá mua có lúc chưa phản ánh đúng giá thị trường. Trong nhiều khoản chi mua sắm cùng loại tài sản, cùng hãng sản xuất, cùng tiêu chuẩn kỹ thuật của các đơn vị sử dụng ngân sách có giá trị thanh toán khác nhau, chênh lệch giá trị thanh toán có khi lệch đến 10% giá trị thanh toán. Mặt khác, trong quá trình kiểm soát các khoản mua sắm tài sản, KBNN Hà Nội nhận thấy, có một số trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách mua sắm, sửa chữa tài sản từ những năm trước năm 2011, nhưng đến đầu năm 2012 mới thực hiện thanh toán chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ do những năm trước chưa bố trí dự toán nhưng đơn vị vẫn mua sắm, sửa chữa tài sản. Đồng thời, trong quá trình KSC KBNN Hà Nội cũng từ chối rất nhiều khoản mua sắm, sửa chữa chưa đủ hồ sơ thủ tục để thanh toán.