2.2.3.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của BIDV a) Mô hình tổ chức hoạt động tín dụng tại BIDV
Mô hình tổ chức chính l à việ c nhà quản lý đua ra cơ cấu tổ chức của ngân hàng trong đó phân định rõ chức năng nhiệm vụ quy ền hạn của từng b ộ phận, từng thành vi ên trong tổ chức đó cũng nhu mối quan hệ giữa các b ộ phận có li ên qu . S h ị h h hiệ quy hạ õ g ẽ giú h qu ý x ị h đuợc c ông việc của mỗi nguời, mỗi b ộ phận đuợc hoàn thành ở mức độ nào. Hiệ y ại BIDV, h qu ị ử dụ g hì h ổ h h ạ g í dụ g nhu S au:
Tổng Gi ám đố C 1 à người qu ản lý chịu trách nhiệm chủ yếu về kiểm S O át nội b ộ: thiết 1 ập mục ti êu và chiến lược, sử dụng C ác nguồn lực để đạt được mục ti êu đã định, chỉ đạo và giám S át các hoạt động của tổ chức, nhận diện và đối phó với rủi ro. Bộ máy giúp việ c cho Tổng Gi ám đố c gồm có các B an, Trung tâm.
Mo hình tổ chức về hoạt động tín dụng tại c ác Chi nhánh gồm c ó Hội đồng tín dụng cơ S ở, B an Giám đốc Chi nhánh, các Phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng và các phòng hỗ trợ.
b) Hoạt động kiểm soát trong quy trình
Ngân h àng đã áp dụng c ác phương pháp kiểm S o át trong nghiệp vụ c ấp tín dụ g, ụ hể:
Thứ nhất, tách biệt giữa các chức năng trong quá trình cấp tín dụng
Theo cơ cấu tổ chức cấp tín dụng hiện nay của BIDV, các chức năng trong quá trình cấp tín dụng được tách b ạch tại từng bộ phận:
- Bộ phận quản lý khách hàng gồm Ban quản lý khách hàng (QLRR) tại Hội sở chính và Phòng Quản lý khách hàng tại Chi nhánh: đây l à b ộ phận trực
tiếp b án S ản phẩm đến khách hàng, trực tiếp tiếp nhận các nhu cầu của khách
hàng và l à b ộ phận trực tiếp đề xuất tín dụng.
- B ộ phận thực hiện chức năng thẩm định, quyết định cho vay và quản lý rủi ro tín dụng gồm: Hội đồng tín dụng, B an Quản lý rủi ro tín dụng tại Hội S ở
chính, Hội đồng tín dụng cơ S ở, Phòng Quản lý rủi ro (QLRR) tại Chi nhánh. - B ộ phận thực hiện chức năng tác nghiệp gồm có Ban Quản lý tín dụng
tại Hội S ở chính, Phòng Quản trị tín dụng (QTTD) tại Chi nhánh.
Thứ hai, kiểm soát các khâu trong quy trình tín dụng
❖ Khâu tiếp thị và nhận hồ sơ: Khâu này do cán b ộ quản lý khách hàng thực hiện nhằm kiểm S oát tính đầy đủ của hồ Sơ khách hàng theo quy định gồm h ơ h ý, h ơ i hí h, h ơ h y, h ơ i y, g thời kiểm S o át thời gian gi ải quyết hồ S ơ vay của khách hàng theo đúng mục ti êu chất lượng mà ngân hàng đã xây dựng và cam kết với khách hàng. Kiểm So át khâu tiếp thị và nhận hồ S ơ được BIDV thực hiện với nguyên tắc “4 mắt” theo quy trình đánh giá, phân tích và lập B áo cáo đề xuất tín dụng - Phê duyệt báo
lý khách hàng, L ãnh đạo phụ trách khối quản lý khách hàng.
N ội dung kiểm S o át: trên cơ S ở b áo c áo đánh gi á, phân tí ch củ a c án b ộ quản lý khách hàng, Trưởng phòng quản lý khách hàng tiến hành kiểm S oát:
Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp l ệ của hồ Sơ khách hàng, những thông tin liên qu ế h h h g.
Tính tuân thủ của c án b ộ đối V ới những quy định của ng ân h àng về hồ S ơ tín dụng, về nội dung đánh giá, nhận xét khách hàng, về khả năng thu thập và phân tí ch thông tin của c án b ộ.
Kết quả kiểm S oát: Có thể xác định được khách hàng đang tồn tại và có đầy đủ hồ S ơ phù hợp với quy định cấp tín dụng của ngân hàng, trường hợp phát hiện hồ S ơ còn thiếu thì yêu cầu khách hàng b ổ Sung hoặ c đề xuất cho vay có đi ều kiện.;
Kế h h g i d h h h g u g h g i d g hàng thu thập được S ẽ l àm cơ S ở cho việc đề xuất cho vay hoặc từ chối cho vay đối với khách hàng; Đ ánh giá S ơ b ộ khách hàng thông qua kết quả phân tích được c án b ộ nêu trong b áo cáo đề xuất, trong trường hợp phát hiện những S ai lệch hoặc Sự không phù hợp hoặc những S ố liệu không S át thực tế ho ặc không khả thi. S ẽ y êu c ầu kh ách hàng hoặc c án b ộ gi ải trình. Đ ồng thời qua kiểm S o át
có thể giúp phát hiện những ti êu cực hoặc Sự thông đồng giữa khách hàng với cán b ộ nhằm lập hồ S ơ, tài liệu khống để vay vốn ngân hàng.
Sau khi kiểm S oát, nếu đáp ứng đúng, đủ các quy địnhcủa ngân hàng thì Trưởng phòng S ẽ ký trên Báo cáođề xuất tín dụng cùng toàn b ộ hồ S ơ tín dụng
của khách hàng trình L ãnh đạo phụ trách quản lý khách hàng theo trình tự: Tùy vào nhóm khách h àng ho ặc S ố ti ền v ay h oặc quy mô dự án. S ẽ thực hiện the o
h h duyệ xu í dụ g.
❖ Khâu thẩm định rủi ro
- Những người thực hiện: cán b ộ phòng quản lý rủi ro, Trưởng phòng qu ý ủi , h ạ hụ h qu ý ủi .
- Nội dung kiểm S o át: B ộ phận quản lý rủi ro được b ố trí độc l ập với b ộ phận quản lý khách hàng để thực hiện nhiệm vụ thẩm định rủi ro đối với c ác
để lập B áo cáo thẩm định rủi ro nhằm cung cấp thông tin độ C lập và khách quan về khách hàng, giúp cho l anh đạo có đánh gi á tổng quát về nhiều mặt của vấn đề, làm cơ S ở cho việc đua ra quyết định phù hợp trong việc cấp tín dụng đối với khách hàng.
- Kết quả kiểm S oát: trong quá trình thẩm định S ẽ là c ơ S ở quan trọng cho việc quyết định cấp tín dụng hoặc từ chối cấp tín dụng, kết quả này có ý nghĩa qu g g qu ì h h y ối i h h h g, ởi ì ếu h g iể
S o át hết đuợc c ác rủi ro có thể xảy ra cho Ngan h àng thì hậu quả S ẽ rất nghi êm trọng: về Sự tồn tại của khách hàng, về tính xác thực của S ố liệu tài chính, Số liệu kinh doanh của khách hàng, kết quả thẩm định giá trị tài S ản bảo đảm, tính khả thi của phuơng án, dự án, cũng nhu về khả năng vay, trả nợ đối với Ngan hàng, khả n ăng thu hồi nợ vay từ p huơng án, dự án.. .Trường h ợp nếu kiểm S o át qu á ì h hẩ ị h í dụ g h g ố ẽ d ế h y h g hu h i u
nợ, gay th ất tho át vốn của Ngan hàng.
❖ Phê duyệt cấp tín dụng
- Đối với truờng hợp c ấp tín dụng kh ông phải qu a thẩm định rủi ro: Kho ản tín dụng đuợc coi là phê duyệt cấp tín dụng khi L anh đạo phụ trách QLRR ký phê duyệt đồng ý cấp tín dụng trên Báo cáo đề xuất tín dụng.
- Đối với truờng hợp c ấp tín dụng phải qua thẩm định rủi ro:
> Đối với khoản tín dụng thuộ c thẩm quyền phê duyệt rủi ro của Giám đố c hoặc Phó Gi ám đốc QLRR tín dụng (nói chung l à L anh đạo phụ trách quản lý rủi ro): Kho ản tín dụng đuợc coi l à phê duyệt cấp tín dụng khi có đầy đủ chữ ký p hê duyệ ủ h ạ hụ h Q RR B xu í dụ g h ạ phụ trách quản lý rủi ro tín dụng trên Báo cáo thẩm định rủi ro.
> Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quy ền phê duyệt rủi ro của Hội đồng tín dụng cơ S ở Chi nhánh: Truờng hợp này kho ản tín dụng đuợc coi l à phê duyệt
khi Hội đồng tín dụng cơ S ở kết luận đồng ý cấp tín dụng.
- C ác thủ tục S au phê duyệt: S au khi hồ S ơ vay vốn của khách hàng đuợc phê duyệt, cán b ộ QLRR S ẽ tiến hành c ác thủ tục nhu S oạn thảo, ký kết
hợp đồng
❖ Soạn thảo hợp đồng
- Cán b ộ QL RR S oạn thảo Hợp đồng tín dụng (HĐTD) theo đúng mẫu quy định của ngân hàng, tham chiếu chính xác các căn cứ pháp lý còn hiệu lực, phản ánh chính xác các nội dung đã đuợc L ãnh đạo phê duyệt vào các điều kho ản của HĐTD nhu: S ố ti ền cho vay, mục đích cho vay, thời hạn, lãi suất, điều khoản về tài S ản b ảo đảm, trả nợ gốc, lãi, phí, các điều kho ản về trách nhiệm, nghĩa vụ của c ác b ên...
Trưởng phòng QLRR kiểm S oát các nội dung của HĐTD trước khi chuyển cho khách hàng và trình cấp có thẩm quy ền để tiến hành ký kết hợp đồng.
❖ Ký kết Hợp đồng
Việ c ký kết HĐTD được thực hiện giữa hai b ên l à đại diện hợp pháp củ a Ngân hàng và đại diện hợp pháp của khách hàng. Trường hợp ủy quyền phải h hiệ ú g quy ị h h u ủy quy .
❖ Các thủ tục liên quan đến tài sản đảm bảo
C Q RR ạ h h g i y hủ ụ h lý về đăng ký gi ao dị ch b ảo đ ảm, c ông chứng. theo mẫu b iểu quy định, trình Trưởng phòng QL RR kiểm S o át các nội dung của hồ S ơ trước khi chuyển cho khách hàng v à trình c ấp có thẩm quy ền để tiến h ành ký kết hợp đồng.
❖ Giải ngân, phát hành bảo lãnh
Những người thực hiện: Cán bộ và Trưởng phòng quản trị tín dụng và hò g Dị h ụ h h h g.
N ội dung kiểm S o át: S au khi hồ S ơ tín dụng và hồ S ơ tài S ản thế chấp đ ã
ư h , Q RR hiếu gi h ơ h hò g qu
trị tín dụng để hạch toán vào chương trình. Cán b ộ QTTD S ẽ kiểm tra toàn b ộ hồ S ơ phải đảm b ảo đúng và đủ theo quy định, trình Trưởng phòng và L ãnh đạo phụ h ghiệ h duyệ gi i g , h h h h u hi ư h duyệ ,
cán b ộ QTTD S ẽ tiến hành các bước hạch to án gồm li ên kết khoản vay với tài S ản đảm b ảo (trường hợp cho vay có tài S ản đảm b ảo), nhập các thông tin về h y, h hươ g ì h. ì h T ưở g hò g h ạ hụ
h ghiệ h duyệ gi i g hệ hố g y í h huyể h ơ g hò g Dị h ụ h h h g ể iế h h gi i g h h h h g.
Trong khâu này, Ngân hàng kiểm S 0 át Hồ S ơ gi ải ngân, phát hành b ảo 1 ãnh đảm b ảo đúng m ẫu b iểu quy định: Chứng từ gi ải ng ân, phát hành b ảo 1 ãnh
phải đảm b ảo đầy đủ, phù hợp với y êu cầu gi ải ngân theo đúng mục đí ch cho vay, hình thức gi ải ngân (ti ền mặt, chuyển khoản) theo đúng quy định, kiểm S o át các điều kiện khác (nếu có) khi L ãnh đạo phê duyệt cấp tín dụng yêu cầu. Trường hợp khoản vay được Hội S ở chính phê duyệt, thông thường có các đi ều kiện ủy nhiệm kèm theo, do đó phải kiểm S oát tuân thủ và thực hiện đúng, đủ các đi ều kiện đó.
Kiểm S o át việc thực hiện đúng, đủ các thủ tục về đăng ký giao dịch đảm b ảo, công chứng đối với tài S ản đảm b ảo; Kiểm S o át việc b àn giao hồ Sơ về tài S ản đảm b ảo và quá trình nhập - xuất tài S ản đảm b ảo, việc b àn gi ao hồ S ơ giữa các b ộ phận phải được thực hiện b ằng văn bản theo mẫu quy định và có đủ chữ ý ủ gi h .
Kiể hạ h gi i g , h h h h: iệ hạ h d b ộ và Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng thực hiện, đảm b ảo 1ựa chọn đúng tài
h ủ h h h g y, huyể ú g h ú g gười hụ hưở g ư
chỉ dẫn trong hồ S ơ (trường hợp vay chuyển kho ản) ho ặc kiểm tra đúng nhân th ân củ a người vay hoặc người nhận ti ền (trường h ợp gi ải ngân ti ền mặt).
Việ c Ngân h àng quy định tách b iệt chức n ăng củ a c ác b ộ ph ận trong qu á
trình cấp tín dụng cũng được thể hiện ở quy định: cán b ộ quản 1ý khách hàng h g ư h quy h g g h hươ g ì h y í h
hỉ ó qu ị í dụ g ư h quy y ể h hiệ h h g i h h h g i u hỉ h h g i .
❖Quá trình thu nợ, lãi, phí
Trong khâu này ngân hàng yêu cầu kiểm S oát được danh S ách khách hàng đến hạn trả nợ gốc, 1 ãi; Đối chiếu khớp đúng giữa việc thu nợ gốc, 1ãi, phí định kỳ với các thỏ a thuận trong hồ S ơ đã ký kết và việc hạch toán trong hệ thống dữ 1iệu của ngân hàng.
Đối i ườ g h iế i hu ủ h h h g: g h g quy ị h h i d h h h h h g, ố i h i hu h i
hàng kiểm S oát tốt S ẽ hạn chế thấp nhất rủi ro phát sinh do cán b ộ chiếm dụng vốn của kh ách h à 11 g...
Kiểm S o át việc hạch toán thu nợ gốc, 1 ãi của khách hàng trong hệ thống máy tính và việc ký trên chứng từ trước khi trả 1 ại 1 liên cho khách hàng được Ngan hàng quy định: khi trả chứmg từ thu nợ cho khách hàng phải đảm b ảo đúng đủ S ố ti ền b ằng S ố, b ằng chữ, đầy đủ chữ ký củ a b ộ phận thu nợ, đóng dấu “ĐÃ THU” và đã được nhập vào hệ thống và được phê duyệt.
❖Quản lý sau giải ngân
Ngan hàng quy định S au khi gi ải ngan c án b ộ QLRR ph ải có trách nhiệm kiểm tra Sử dụng vốn vay, giám S át quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng, theo dõi tài S ản bảo đảm và định kỳ tiến hành định giá 1 ại tài S ản hoặc ho àn
thành các thủ tục pháp lý đối với trường hợp tài S ản hình thành trong tương 1 ai, theo dõi quá trình trả nợ của khách hàng.
B ộ phận QTTD có trách nhiệm theo dõi hồ S ơ của khách hàng, thông b áo cho b ộ ph ận QLRR về: ngày đến hạn cung c ấp b i ên b ản kiểm tra Sử dụng vốn, ngày đến hạn trả nợ và việ c ho àn chỉnh c ác h ồ S ơ có li ên quan.
Nội dung kiểm Soát: Trưởng phòng QLRR kiểm Soát cán bộ thực hiện ú g quy ị h hời gi i du g y u u ủ iệ iể ử dụ g ố vay, không để xảy ra trường hợp cán b ộ và khách hàng thỏa thuận ký khống bi ên b ản và S au đó cán b ộ tự ghi Số liệu kiểm tra. điều này dễ dẫn đến việc khách h g ử dụ g ố h g ú g ụ í h, h g he dõi ư ì h hì h h ạ động của khách hàng..Ngan hàng quy định về thời gi an kiểm tra Sử dụng vốn đối với gi ải ng an b ằng ti ền mặt tối đa không qu á 10 ng ày, chuyển kho ản tối đa không quá 30 ngày từ ngày giải ngan, bi ên bản kiểm tra Sử dụng vốn phải thể hiệ ư i du g ì h hì h i hí h h h h g, ì h hì h i
, ư y, iệ h hiệ ế ủ h h h g nội dung khác (nếu có).
Kiểm S oát việc tổ chức thực hiện định gi á 1 ại tài S ản định kỳ và cập nhật kết quả, điều chỉnh hạn mức tín dụng đối với khách hàng: theo quy định của Ngan hàng định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm phải tiến hành định giá 1 ại tài S ản bảo h h y ổi hươ g ì h y í h.
c) Hoạt động kiểm soát ngoài quy trình
Hoạt động kiểm tra từ b ên ngoài quy trình tác nghiệp được thực hiện định kỳ ho ặc đột xuất do b ộ phận kiểm tra, kiểm toán nội b ộ của ngân hàng thực hiện với c ác nộ i dung:
- Kiểm tra tính tuân thủ và chấp hành kỷ cương điều hành, nội quy và quy định
Kiểm tra việc triển khai c ác văn b ản chỉ đạo điều hành đã được BIDV và L ãnh đạo từng đơn vị b an hành.
Kiểm tra việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng tín dụng cơ S ở và việc tuân thủ các gi ới hạn trong ho ạt động tín dụng và các hệ Số an toàn khác theo chỉ đạo của BIDV từng thời kì và đối với từng chi nhánh.
Kiểm tra việc chấp hành các quy định về xử lý nợ ( cơ cấu nợ, miễn giảm lãi, b án nợ...) và việc thực hiện định hạng khách hàng theo hệ thống xếp hạng tín dụng nội b ộ làm căn cứ cho việc thực hiện chính S ách khách hàng; Kiểm tra việc phân lo ại nợ và trí ch l ập dự phòng rủi ro.
- Kiểm tra chi tiết hồ sơ tín dụng
Căn cứ nội dung trọng tâm của đợt kiểm tra, tiến hành kiểm tra theo đề cương kiểm tra được duyệt trên cơ S ở chọn mẫu đại diện cho từng nhóm khách hàng.
Thực hiện kiểm tra đối với từng khâu trong quá trình c ấp tín dụng: khâu thẩm định trước khi cho vay, b ảo l ãnh; Kiểm tra trong khi cho vay, bảo l ãnh; Kiể u hi h y iể i .
- Kiểm tra thực tế khách hàng: trong trường hợp cần thiết có thể kiểm tra thực tế khách hàng.
- Kiểm tra việc luân chuyển, lưu trữ hồ sơ tín dụng, bảo lãnh