6. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Nhu cầu, kế hoạch đào tạo và phát triển
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp là bước đầu tiên quan trọng trong xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Đào tạo và phát triển là hoạt động tốn kém nhưng nếu xác định không đúng nhu cầu đào tạo và phát triển thì chẳng những doanh nghiệp không thu được lợi ích mà còn có thể rơi vào tình thế bất lợi như sự bất hợp lý trong cơ cấu lao động càng trở nên trầm trọng, lòng nhiệt huyết, niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp bị giảm sút… Chính vì vậy, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp là bước đầu tiên quan trọng trong xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thường là: sự phàn nàn của khách hàng về các dịch vụ, sự lãng phí quá mức về nguyên vật liệu, sự gia tăng các vụ tai nạn lao động, tỷ lệ luân chuyển lao động lớn… Tuy nhiên, khi đánh giá nhu cầu đào tạo cần căn cứ vào ba khía cạnh sau :
Các nhu cầu của doanh nghiệp. Yêu cầu về trình độ của công việc.
Trình độ, kỹ thuật hiện tại của nhân viên.
Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển là phương pháp phân tích. Đối tượng phân tích là ba khía cạnh xác định nhu cầu đào tạo và phát triển đã nêu ở trên.
2.2.2.1. Phân tích các nhu cầu của tổ chức.
Phân tích các nhu cầu của tổ chức sẽ tập trung vào các vấn đề như mục tiêu chiến lược, đường lối, phương hướng phát triển cũng như sự biến động của
các yếu tố bên ngoài của tổ chức… Việc phân tích sẽ làm rõ bộ phận nào của tổ chức cần bao nhiêu người ở trình độ ở kỹ năng gì và khi nào cần những người đó.
2.2.2.2. Phân tích các yêu cầu của công việc về trình độ nghề nghiệp của nhân viên.
Đây là quá trình xem xét, so sánh yêu cầu của công việc được phản ánh trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc với trình độ thực có của người lao động để phát hiện ra sự bất cập giữa trình độ của người lao động với yêu cầu của công việc nhằm xác định công việc nào cần được đào tạo.
2.2.2.3. Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên.
Kỹ năng hiện tại của một nhân viên có thể xác định thông qua việc phân tích lý lịch cá nhân và kết quả thực hiện công việc của nhân viên đó. Từ đó ta có thể có căn cứ xác định xem nhân viên đó có phải là đối tượng cần được đào tạo hay không.
2.2.2.4. Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển.
Khi các nhu cầu đào tạo và phát triển đã được xác định, bước tiếp theo là phải chuyển các yêu cầu này thành các mục tiêu đào tạo hay các kết quả mong muốn của hoạt động đào tạo. Mục tiêu đào tạo và phát triển của tổ chức phải bao gồm các vấn đề như: các kỹ năng cụ thể sẽ học, trình độ đạt được sau khi học, số người được đào tạo, cơ cấu học viên (họ ở bộ phận nào ?), thời gian, địa điểm, kinh phí và hình thức đào tạo.
Kết quả của quá trình thiết kế công việc là thông tin đầu vào quan trọng của phân tích công việc. Tại Bưu điện tỉnh, công tác thiết kế công việc đã được triển khai thực hiện từ rất lâu. Thực hiện Quyết định số 196/QĐ-BĐVN-HĐTV ngày 04/9/2015 của Hội đồng thành viên Tổng công ty Bưu điện Việt Nam “Về việc ban hành tiêu chuẩn chức danh lao động của Bưu điện tỉnh, thành phố và tương đương”, đơn vị đã xây dựng lại thực hiện ngay trong năm 2015.
Phương pháp thiết kế công việc được Bưu điện tỉnh áp dụng dựa trên thực tế công việc và hướng dẫn áp dụng của Tổng công ty để xác định nhiệm vụ và trách nhiệm công việc.
Đến thời điểm hiện tại, Bưu điện tỉnh đã triển khai thiết kế công việc cho 26 chức danh công việc (đạt tỷ lệ 100%) bao gồm tất cả các chức danh lao động (lao động quản lý; lao động chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ; lao động thừa hành, phục vụ; lao động trực tiếp sản xuất).
Kết quả phân tích công việc đã xác định được các thông tin về nội dung công việc, người quản lý, trách nhiệm, điều kiện lao động, yêu cầu trình độ, kỹ năng, mối quan hệ công việc…
Để hệ thống tiêu chuẩn chức danh trở thành công cụ quản lý hữu hiệu, Bưu điện tỉnh đã triển khai xây dựng bản mô tả theo vị trí công việc trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh của từng chức danh công việc theo các bước như sau:
- Bước 1: Trên cơ sở biểu tổng hợp rà soát, sắp xếp, phân công lao động, xác định tên từng vị trí công việc của Bưu điện tỉnh, các phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến toàn thể CBCNV biết về nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể đối với từng loại chức danh, vị trí công việc cá nhân đang đảm nhiệm.
- Bước 2: Căn cứ bản mô tả công việc mẫu đối với từng chức danh công việc phù hợp với biểu tổng hợp rà soát, sắp xếp, phân công lao động, xác định tên từng vị trí công việc của Bưu điện tỉnh, các phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm hướng dẫn người lao động xem xét, sửa đổi hoặc bổ sung thêm các nội dung cần thiết khác (nếu có).
- Bước 3: Trưởng các bộ phận (người quản lý trực tiếp) chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung bản mô tả công việc của từng người lao động trong đơn vị, tổ chức họp công khai để thống nhất nội dung, ký xác nhận và tập hợp gửi về Bưu điện tỉnh để tổng hợp.
- Bước 4: Sau khi nhận báo cáo hệ thống mô tả công việc của các phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc, Bưu điện tỉnh (phòng Tổ chức - Hành chính) tổng hợp, rà soát và trình Giám đốc Bưu điện tỉnh phê duyệt.
Trên cơ sở hệ thống bản mô tả công việc đã được phê duyệt, các bộ phận thực hiện tiến hành giao việc, theo dõi thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động; Thường xuyên rà soát, cập nhật nội dung mô tả công việc cho từng vị trí.
Dưới đây là minh họa bản mô tả công việc của 2 chức danh hiện Bưu điện tỉnh đang áp dụng và thực hiện:
TỔNG CÔNG TY BƯU ĐIỆN VIỆT NAM
BƯU ĐIỆN TỈNH ĐIỆN BIÊN
Địa chỉ: Tổ dân phố 10, phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên
Điện thoại: 02153.825.900; Fax: 02153.825.991
Website: dienbien.vnpost.vn
Mã hiệu: A12.1
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHỨC DANH: KẾ TOÁN TỔNG HỢP THÔNG TIN NHÂN SỰ:
Mã nhân viên: ………… Ngạch lương: …….… Bậc lương: ………
Loại HĐLĐ: Thử việc Dưới 12 tháng
Từ đủ 12 - 36 tháng
Không XĐTH Khác
thảo:
Soạn mới việcĐánh giá lại công Sửa đổi,cập nhật
Khác Lần sửa đổi: ……….. Người phê duyệt: ... ……… ..…
Ngày phê duyệt: ..……../….../ …….…..
Chức danh: …………...
…...…… Ngày có hiệu lực:
..……../….../ …….…..
I. THÔNG TIN CHUNG: Chức trách
Là lao động chuyên môn nghiệp vụ làm việc tại Bưu điện tỉnh và các đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh, chịu trách nhiệm quản lý lĩnh vực kế toán tổng hợp và lập các báo cáo kế toán theo quy định.
Các quy định liên quan đến công việc
- Luật Kế toán.
- Các chế độ, chính sách khác liên quan đến nghiệp vụ kế toán do Nhà nước và Tổng công ty ban hành.
Người quản lý trực tiếp
Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng.
Quan hệ công việc Bên trong Bên ngoài
- Người quản lý trực tiếp: Nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện công việc.
- Các CBCNV trong phòng, bộ phận: Đối chiếu, tổng hợp số liệu. - Các phòng ban nội bộ đơn vị: Phối hợp thực hiện công việc.
- Các đơn vị trực thuộc:
- Cơ quan Nhà nước: + Cơ quan Thuế tại địa phương: Báo cáo kế toán theo quy định. + Các cơ quan hành chính Nhà nước khác tại địa phương: Báo cáo nghiệp vụ theo quy định.
- Đối tác, khách hàng: Đối chiếu công nợ,
Hướng dẫn, giám sát, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
giải quyết khiếu nại thuộc lĩnh vực nghiệp vụ.
II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
- Đảm bảo việc hạch toán kế toán chính xác, kịp thời, đúng chế độ kế toán. - Giúp Giám đốc Bưu điện tỉnh tổng hợp báo cáo, cung cấp thông tin tổng hợp về kế toán - thống kê phục vụ yêu cầu quản lý của Bưu điện tỉnh.
III. NHIỆM VỤ:
Stt Nhiệm vụ và nội dung công việc
Nhiệm vụ 1
Thực hiện công tác kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra, soát xét hạch toán kế toán đối với kế toán viên chi tiết thuộc các phần hành phụ trách, đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Lập các báo cáo kế toán tổng hợp theo lĩnh vực kế toán được phân công phụ trách theo quy định.
- Lập báo cáo kế toán quản trị định kỳ (tháng/quý/năm) theo quy định.
- Cung cấp số liệu kế toán tổng hợp theo yêu cầu quản lý. - Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ đối vói các kế toán viên chi tiết thuộc các phần hành, lĩnh vực phụ trách.
Nhiệm vụ 2 Quản lý việc phân quyền trên phần mềm kế toán cho cáckế toán viên chi tiết thuộc các phần hành, lĩnh vực phụ trách.
Nhiệm vụ 3 Các nghiệp vụ kế toán khác:
- Thống kê, tổng hợp số liệu kế toán theo yêu cầu quản lý (khi có yêu cầu).
- Thực hiện các phần hành kế toán theo phân công:
+ Kiểm tra, soát xét tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán.
+ Thực hiện việc hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh vào các tài khoản, tiểu khoản kế toán phù hợp và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán thống nhất của Tổng công ty.
+ Lập các báo cáo kế toán phần hành theo quy định. + Quản lý hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định.
+ Cung cấp các số liệu, tài liệu kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý.
+ Cung cấp các số liệu, tài liệu kế toán phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra thường xuyên hoặc đột xuất của các tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan Thuế… theo yêu cầu.
- Tham gia kiểm kê tài sản, hàng hóa theo sự phân công. - Quản lý hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định.
Nhiệm vụ 4
Tham gia hướng dẫn nghiệp vụ cho các kế toán viên trong phòng, kế toán viên các đơn vị trực thuộc, khai báo dữ liệu mới; Phổ biến, hướng dẫn các cá nhân/đơn vị có liên quan thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ kế toán phần hành được giao.
Nhiệm vụ 5 Tham gia kiểm tra công tác kế toán tại các đơn vị trựcthuộc. Nhiệm vụ 6 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công hoặc ủyquyền của Kế toán trưởng. IV. QUYỀN HẠN:
- Được quyền kiểm tra, giám sát công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Được quyền yêu cầu cá nhân/đơn vị có liên quan cung cấp số liệu phục vụ công tác chuyên môn.
- Được quyền đề xuất phương án thực hiện, giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao với Lãnh đạo Bưu điện tỉnh và người quản lý trực tiếp.
V. TRÁCH NHIỆM:
- Chịu trách nhiệm về kết quả công việc thuộc lĩnh vực được giao trước Lãnh đạo Bưu điện tỉnh và người quản lý trực tiếp.
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán tổng hợp và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán kế toán đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm quản lý chứng từ kế toán theo đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng trang thiết bị làm việc, máy móc văn phòng của cá nhân được giao theo quy định của Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh.
VI. YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN:
Năng lực Yêu cầu
Trình độ đào tạo chuyên
môn Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kếtoán.
Hiểu biết
- Nắm vững các quy định có liên quan đến công việc.
- Hiểu rõ hệ thống bộ máy tổ chức kế toán của đơn vị và hiểu được hệ thống tổ chức bộ máy kế toán của toàn Tổng công ty.
- Hiểu rõ và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, kê khai thuế và các phần mềm tin học khác hỗ trợ cho nghiệp vụ kế toán.
- Hiểu biết về ngành Bưu điện.
Trình độ ngoại ngữ, tin học
- Tiếng Anh: Trình độ B trở lên.
- Tin học Văn phòng: Trình độ B trở lên.
Kinh nghiệm thực tế Theo yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn chức danh.
Các năng lực khác
- Khả năng chịu được áp lực trong công việc và thời gian.
- Linh hoạt, nhạy bén trong xử lý công việc. - Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc. - Khả năng phối hợp thực hiện công việc.
VII. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Điều kiện thực hiện Yêu cầu
Nơi làm việc Bưu điện tỉnh và các đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh.
Trang thiết bị Máy vi tính và các trang thiết bị cần thiết khác.
việc - Chế độ thời gian làm việc: Theo giờ hành chính.
Các điều kiện khác Có đạo đức nghề nghiệp.
Chữ ký:
Người quản lý trực tiếp
Ngày ..…./…..../…...
Người thực hiện công việc
Ngày ..…./…..../…...
Giám đốc đơn vị
Ngày ..…./…..../…...
TỔNG CÔNG TY BƯU ĐIỆN VIỆT NAM
BƯU ĐIỆN TỈNH ĐIỆN BIÊN
Địa chỉ: Tổ dân phố 10, phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên
Điện thoại: 02153.825.900; Fax: 02153.825.991
Website: dienbien.vnpost.vn
Mã hiệu: C6
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHỨC DANH: GIAO DỊCH VIÊN THÔNG TIN NHÂN SỰ:
Mã nhân viên: ……… … Ngạch lương: ……. … Bậc lương: …………. Loại HĐLĐ: Thử việc Dưới 12 tháng Từ đủ 12 - 36 tháng
Không XĐTH Khác
Lý do soạn thảo:
Soạn mới Đánh giá lại công
việc Sửa đổi,cập nhật
Khác Lần sửa đổi: ……….. Người phê duyệt: ... ………
..… Ngày phê duyệt:
..……../…..…..../ …….….. Chức danh: …………...…...…… Ngày có hiệu lực: ..……../…..…..../…….…..
I. THÔNG TIN CHUNG:
Chức trách
Là lao động trực tiếp sản xuất, kinh doanh làm việc tại Bưu điện tỉnh và các đơn vị trực thuộc, thực hiện công việc giới thiệu, cung cấp các dịch vụ cho khách hàng; chào bán các sản phẩm, dịch vụ do Tổng công ty cung cấp hoặc cho phép cung cấp.
Các quy định liên
quan đến công việc - Quy định cung cấp và sử dụng dịch vụ Bưu chính,quy trình dịch vụ Bưu chính và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan.
- Quy định và quy trình nghiệp vụ chuyển tiền, thu hộ - chi hộ và các dịch vụ Tài chính Bưu chính khác do Tổng công ty ban hành.
- Các bảng cước dịch vụ hiện hành và các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ do Tổng công ty ban hành. - Các văn bản pháp lý có liên quan đến cung cấp dịch vụ.
- Quy định liên quan đến hoạt động giao dịch Bưu chính do Tổng công ty ban hành.
- Nội quy lao động tại nơi làm việc.
- Nội quy về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc.
Người quản lý trực tiếp
- Trưởng Bưu cục/Tổ trưởng.
- Trưởng đơn vị/Phó Trưởng đơn vị.
Quan hệ công việc
Bên trong Bên ngoài
- Người quản lý trực tiếp: Nhận nhiệm vụ, báo cáo, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá