II. NĂM KẾ HOẠCH
2. XÁC ĐỊNH NHU CẦU VỐN LƯU ĐỘNG
2.1. Sự cần thiết phải xác định nhu cầu vốn lưu động
- VLĐ quá cao sẽ khơng khuyến khích DN khai thác hết các khả năng tiềm tàng, tìm mọi biện pháp cải tiến SXKD để nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ; gây nên tình trạng ứ đọng vật tư hàng hố; vốn chậm luân chuyển và phát sinh chi phí khơng cần thiết làm tăng giá thành.
- VLĐ quá thấp gây khĩ khăn cho SX – KD của DN. DN thiếu vốn sẽ khơng đảm bảo sản xuất liên tục, gây nên những thiệt hại do ngừng sản xuất, khơng cĩ khả năng thanh tốn và thực hiện được các hợp đồng đã ký với khách hàng.
- VLĐ là một đại lượng khơng cố định và chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: quy mơ SX – KD của DN trong từng thời kỳ; sự biến động của giá cả các loại vật tư, hàng hố mà DN sử dụng trong sản xuất; Chính sách, chế độ về lao động và tiền lương đối với người lao động trong DN; Trình độ tổ chức, quản lý sử dụng VLĐ của DN trong quá trình dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Vì vậy để nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ, giảm thấp tương đối nhu cầu VLĐ khơng cần thiết, DN cần phải xác định nhu cầu VLĐ.
* Ý nghĩa của việc xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động
- Đảm bảo cho quá trình sản xuất và lưu thơng của DN được liên tục; tránh ứ đọng, lãng phí vốn.
- Cơ sở để tổ chức các nguồn vốn hợp lý, hợp pháp đáp ứng kịp thời nhu cầu VLĐ của DN.
- Để sử dụng tiết kiệm, hợp lý và cĩ hiệu quả VLĐ.
- Là căn cứ để đánh giá kết quả cơng tác quản lý VLĐ trong nội bộ DN. 2.2. Các nguyên tắc xác định nhu cầu vốn lưu động
- Đáp ứng nhu cầu sản xuất.
- Đảm bảo cân đối với các bộ phận kế hoạch trong DN. - Đảm bảo tính tập trung dân chủ.
43
- Tiết kiệm.
2.3. Phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động và lập kế hoạch vốn lưu động 2.3.1. Các phương pháp xác định nhu cầu VLĐ
Việc xác định nhu cầu VLĐ cĩ ý nghĩa quan trọng như đã trình bày ở trên, nĩi chung khơng cĩ nhu cầu vốn chung cho mọi DN. Mỗi DN tuỳ theo đặc điểm SXKD, tùy hồn cảnh cụ thể thực tế mà lựa chọn phương pháp xác định thích hợp với quy mơ SXKD của mình.
Để xác định nhu cầu VLĐ thường xuyên cần thiết, DN cĩ thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Tuỳ theo điều kiện cụ thể DN cĩ thể lựa chọn phương pháp thích hợp. Sau đây là một số phương pháp chủ yếu:
2.3.1.1. Phương pháp trực tiếp
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc dự trữ vật tư, SX và tiêu thụ sản phẩm để xác định nhu cầu của từng khoản VLĐ trong từng khâu rồi tổng hợp lại tồn bộ nhu cầu VLĐ của DN.
a. Xác định nhu cầu vốn dự trữ sản xuất
VLĐ trong khâu dự trữ sản xuất bao gồm: vốn nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, cơng cụ, dụng cụ…
a1. Xác định nhu cầu vốn đối với nguyên, vật liệu chính
Cơng thức xác định nhu cầu vốn nguyên, vật liệu chính như sau: V NVLC = Fn x Nn
Trong đĩ:
- VNVLC: Nhu cầu vốn nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch
- Fn : Phí tổn tiêu hao về nguyên vật liệu chính bình quân một ngày kỳ kế hoạch. - Nn : Số ngày dự trữ hợp lý nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch.
* Xác định Fn: Phí tổn tiêu hao về nguyên vật liệu chính bình quân một ngày năm kế hoạch được xác định bằng cách lấy tổng số phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch chia cho số ngày trong kỳ. Cơng thức tính:
F Fn =
n Trong đĩ:
+ F: Tổng số phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch.
+ n: Số ngày trong kỳ kế hoạch (được quy ước: 1 năm là 360 ngày, 1 quý là 90 ngày, 1 tháng là 30 ngày).
Khi xác định nhu cầu nguyên vật liệu chính phải xác định riêng cho từng thứ nguyên, vật liệu chính. Vì vậy, khi tính số phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch cũng phải tính riêng cho từng thứ một. Phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch của mỗi thứ nguyên vật liệu chính được tính bằng cách lấy số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất năm kế hoạch nhân với mức tiêu hao nguyên, vật liệu chính cho mỗi đơn vị sản phẩm nhân với đơn giá kế hoạch của nguyên, vật liệu chính. Ngồi ra
44
nếu trong kỳ kế hoạch cĩ dự kiến dùng một số nguyên, vật liệu chính vào cơng việc sửa chữa lớn hoặc chế thử sản phẩm mới thì trong tổng số phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính kỳ kế hoạch cũng phải bao gồm cả nhu cầu này.
Ví dụ: Giả sử DN trong năm kế hoạch sản xuất 2 loại sản phẩm cần sử dụng nguyên, vật liệu chính (a). Theo kế hoạch đã xác định, sản phẩm A: 2.000 cái, sản phẩm B: 1.000 cái. Nhu cầu nguyên, vật liệu chính (a) được xác định cho mỗi đơn vị sản phẩm: Sản phẩm A là 90kg, sản phẩm B là 60 kg. Đơn giá kế hoạch mỗi kg nguyên, vật liệu chính (a) là 3.000 đồng. Ngồi ra, trong năm kế hoạch DN cịn dùng nguyên vật liệu chính (a) vào việc sửa chữa lớn và chế thử sản phẩm mới dự kiến khoảng 9.500 kg.
Yêu cầu: Xác định phí tổng tiêu hao về nguyên, vật liệu chính (a) bình quân một ngày năm kế hoạch căn cứ vào tài liệu trên.
Giải
- Tổng số phí tổn tiêu hao về nguyên, vật liệu chính (a) kỳ kế hoạch:
F = (2.000 x 90 + 1.000 x 60 + 9.500) x 3.000 = 748.500.000 đồng - Phí tổn tiêu hao về nguyên vật liệu chính (a) bình quân 1 ngày năm kế hoạch:
Fn = 748.500.000 : 360 ngày = 2.079.167 đồng/ngày.
- Xác định Nn : Số ngày dự trữ hợp lý về nguyên vật liệu chính là số ngày cần thiết kể từ khi doanh nghiệp bỏ tiền ra mua nguyên, vật liệu chính cho đến khi đưa nguyên, vật liệu chính vào sản xuất. Cơng thức tính:
Nn = Ntđ + Nkn + (Ncc x Hcn )+ Ncb + Nbh
Trong đĩ:
+ Số ngày hàng đi trên đường (Ntđ): Là số ngày kể từ lúc DN trả tiền mua nguyên, vật liệu cho đến lúc nguyên, vật liệu về đến DN.
Việc tính tốn số ngày này phụ thuộc vào tình hình thực tế của DN cĩ phải trả tiền hàng trước lúc nguyên, vật liệu đến DN hay khơng. Nếu như nguyên, vật liệu đến cùng lúc với việc trả tiền hoặc trước lúc trả tiền thì khơng phải tính số ngày này.
Trong cơng tác thực tế, cùng 1 thứ nguyên, vật liệu cĩ thể do nhiều đơn vị khác nhau cung cấp. Trong trường hợp này, trước hết cần xác định số ngày hàng đi trên đường riêng cho từng đơn vị cung cấp, sau đĩ căn cứ vào số lượng cung cấp của mỗi đơn vị, dùng cách tính bình quân gia quyền để tính ra số ngày hàng đi trên đường bình quân của nguyên, vật liệu.
Ví dụ: Tính số ngày hàng đi trên đường bình quân, cĩ tài liệu cụ thể về số lượng cung và số ngày hàng đi trên đường của từng đơn vị đã được xác định như sau:
Đơn vị cung cấp Số lượng cung cấp cả năm kế hoạch (kg)
Số ngày hàng đi trên đường (ngày)
DN X 24.000 4
DN Y 12.000 5
45
- Số ngày hàng đi trên đường bình quân năm kế hoạch:
Ntđbq = (24.000 x 4 + 12.000 x 5 + 4.000 x 1) : 40.000 = 4 ngày.
+ Số ngày kiểm nhận nhập kho (Nkn): là số ngày cần thiết để làm các cơng việc bốc dỡ, kiểm nhận và ghi phiếu nhập kho sau khi nguyên, vật liệu đã về đến DN.
Việc xác định số ngày này cần căn cứ vào tình hình cụ thể về số lượng hàng đến, yêu cầu kiểm nhận, số nhân viên cơng tác ở kho và năng suất lao động của số cơng nhân đĩ...Cũng cĩ thể căn cứ vào tài liệu thống kê kỳ trước rồi phân tích, chỉnh lý để xác định nhưng khi dùng phương pháp này phải loại trừ những nhân tố bất hợp lý trong số liệu thống kê và kết hợp với tình hình cĩ thể thay đổi trong năm kế hoạch để điều chỉnh cho hợp lý.
+ Số ngày nhập kho cách nhau (Ncc): Là số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp nguyên, vật liệu để duy trì một lượng dự trữ vật tư ở kho nhằm đảm bảo cho quá trình SXKD diễn ra bình thường và liên tục. Vì vậy, số ngày dự trữ này gọi là dự trữ luân chuyển thường ngày.
Xác định số ngày cung cấp cách nhau cĩ thể dùng một trong hai phương pháp: Trường hợp hai bên mua bán cĩ hợp đồng cung cấp nguyên, vật liệu thì số ngày cung cấp cách nhau được xác định theo số ngày ghi trong hợp đồng.
Trường hợp hai bên mua, bán khơng ký hợp đồng hoặc cĩ ký hợp đồng nhưng khơng quy định số lượng cung cấp mỗi lần, thì phải căn cứ vào số liệu thống kê kỳ trước, tìm ra số ngày cung cấp cách nhau các lần trước. Sau đĩ kết hợp với số lượng nguyên, vật liệu nhập kho mỗi lần, dùng cách tính bình quân gia quyền để tính ra số ngày cung cấp cách nhau bình quân năm trước và căn cứ tình hình cĩ thể thay đổi năm kế hoạch tính ra số ngày cung cấp cách nhau năm kế hoạch.
Nếu như, cùng một thứ nguyên, vật liệu nhưng do nhiều đơn vị khác nhau cung cấp, số ngày cung cấp của mỗi đơn vị khơng giống nhau, thì trước hết cần xác định số ngày cung cấp cách nhau riêng cho từng đơn vị cung cấp, sau đĩ căn cứ vào số lượng cung cấp của mỗi đơn vị, dùng cách tính bình quân gia quyền để tính ra số ngày cung cấp cách nhau bình quân của nguyên, vật liệu.
Xác định hệ số cung cấp cách nhau thực chất là xác định tỷ lệ phần trăm giữa số chiếm dùng bình quân với số chiếm dùng cao nhất của các loại nguyên, vật liệu. Cơng thức tính: Dn HCN = Dc Trong đĩ: Hcn : Là hệ số cung cấp cách nhau
Dn : Số nguyên, vật liệu chiếm dùng bình quân mỗi ngày. Dc : Số nguyên, vật liệu chiếm dùng cao nhất.
- Số ngày chuẩn bị sử dụng (Ncb): là số ngày cần thiết để chỉnh lý và chuẩn bị nguyên, vật liệu theo yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất.
Số ngày chuẩn bị sử dụng được xác định theo thời gian cần thiết cho quá trình chỉnh lý và chuẩn bị theo tình hình cụ thể của từng loại nguyên, vật liệu.
46
- Số ngày dự trữ bảo hiểm (Nbh): Là số ngày dự trữ tăng thêm trên số ngày dự trữ luân chuyển thường ngày đề phịng trường hợp do nguyên nhân nào đĩ nguyên, vật liệu khơng thể cung cấp đều đặn được.
Trên thực tế cĩ thể căn cứ vào kinh nghiệm thực tế của DN và tình hình cung cấp hiện tại để ước tính số ngày này.
Ví dụ: DN A dự tính tổng phí tổn tiêu hao nguyên, vật liệu chính trong năm kế hoạch là 360 triệu đồng. Theo hợp đồng ký kết với người cung cấp thì trung bình 30 ngày lại nhập kho nguyên, vật liệu một lần, hệ số xen kẽ vốn là 0,8, số ngày hàng đi trên đường là 3 ngày, số ngày kiểm nhận nhập kho là 1 ngày, số ngày chuẩn bị sử dụng là 1 ngày, số ngày dự trữ bảo hiểm là 5 ngày. Hãy tính nhu cầu vốn nguyên, vật liệu chính năm kế hoạch cho doanh nghiệp A căn cứ tài liệu trên.
- Số ngày dự trữ hợp lý về nguyên vật liệu chính năm kế hoạch: Nn = 3 + 1 + (30 x 0,8) + 1 + 5 = 34 ngày
- Nhu cầu vốn nguyên vật liệu chính năm kế hoạch: VNVLC = (360trđ / 360 ngày) x 34 ngày = 34 trđ. a2. Xác định nhu cầu vốn khác trong khâu dự trữ sản xuất
- Đối với loại vật liệu khác (vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật đĩng gĩi, cơng cụ dụng cụ) dùng nhiều và thường xuyên cĩ thể áp dụng phương pháp xác định giống như với loại nguyên, vật liệu chính.
- Đối với loại vật liệu khác cĩ giá trị thấp, số lượng tiêu hao khơng biến động hoặc khơng thường xuyên thì cĩ thể áp dụng phương pháp tính theo tỷ lệ (%) với tổng mức luân chuyển của loại vốn đĩ trong khâu dự trữ sản xuất, cơng thức tính:
VVL# = M x T%
Trong đĩ:
VVL# : Nhu cầu vốn vật liệu khác kỳ kế hoạch.
M : Tổng mức luân chuyển vốn của vật liệu nào đĩ trong khâu dự trữ. T% : Tỷ lệ vốn so với tổng mức luân chuyển.
Ví dụ: Căn cứ vào số liệu năm kế hoạch, tính nhu cầu vốn khác trong khâu dự trữ - Tổng mức tiêu hao vật liệu phụ trong năm là 180 triệu đồng, số ngày dự trữ trung bình là 20 ngày.
- Tổng mức tiêu hao của nhiên liệu trong năm là 216 triệu đồng, số ngày dự trữ là 12 ngày.
- Tổng mức tiêu hao của phụ tùng thay thế trong năm là 72 triệu đồng, số ngày dự trữ là 30 ngày.
Giải - Nhu cầu vốn vật liệu phụ năm kế hoạch:
VVLP = (180 trđ / 360 ngày) x 20 ngày = 10 trđ - Nhu cầu vốn nhiên liệu năm kế hoạch:
47
VNL = (216 trđ / 360 ngày) x 12 ngày = 7,2 trđ - Nhu cầu vốn phụ tùng thay thế năm kế hoạch:
VPTTT = (72 trđ / 360 ngày) x 30 ngày = 6 trđ
* Do đĩ nhu cầu vốn lưu động khâu dự trữ sản xuất được tính như sau: Vdtr = VNVLC + VVLP + VNL + VPTTT + VVĐG + VCCDC VD: Tổng hợp các VD trên ta cĩ:
Vdtr = 34 trđ + 10 trđ + 7,2 trđ + 6 trđ = 57,2 trđ. b. Xác định nhu cầu vốn lưu động khâu sản xuất
VLĐ trong khâu sản xuất gồm nhu cầu vốn sản phẩm đang chế tạo, bán thành phẩm tự chế và nhu cầu vốn chi phí trả trước.
b1. Xác định nhu cầu vốn sản phẩm đang chế tạo
Để xác định nhu cầu vốn này phải căn cứ vào 3 nhân tố: Mức chi phí sản xuất bình quân 1 ngày trong kỳ kế hoạch, độ dài chu kỳ sản xuất sản phẩm và hệ số sản phẩm đang chế tạo. Cơng thức tính:
Vđc = Pn x CK x Hs = Pn x Nđc Trong đĩ:
Vđc : Nhu cầu vốn sản phẩm đang chế tạo năm kế hoạch Pn : Mức chi phí sản xuất bình quân mỗi ngày kỳ kế hoạch CK : Chu kỳ sản xuất sản phẩm
HS : Hệ số sản phẩm đang chế tạo
- Xác định mức chi phí SX bình quân mỗi ngày kỳ kế hoạch, cơng thức tính: P
Pn =
n
Trong đĩ: P là tổng mức chi phí sản xuất trong kỳ kế hoạch được tính bằng tổng chi phí sản xuất tổng sản lượng cơng nghiệp năm kế hoạch.
- Xác định chu kỳ sản xuất sản phẩm (CK):
Chu kỳ SXSP là khoảng thời gian kể từ khi đưa nguyên, vật liệu vào SX cho đến khi sản phẩm được chế tạo xong và hồn thành các thủ tục nhập kho. Chu kỳ SXSP do quá trình cơng nghệ hay quá trình kỹ thuật SXSP quyết định. Vì vậy số liệu về chu kỳ SXSP được lấy từ tài liệu của bộ phận kỹ thuật trong DN.
- Xác định hệ số sản phẩm đang chế tạo (Hs ):
Hệ số sản phẩm đang chế tạo là tỷ lệ phần trăm giữa giá thành bình quân sản phẩm đang chế tạo và giá thành SXSP.
Cĩ nhiều phương pháp xác định hệ số sản phẩm đang chế tạo. Sau đây giới thiệu một số phương pháp chủ yếu:
+ Căn cứ vào tổng số lũy kế phí tổn SX mỗi ngày trong chu kỳ SX của sản phẩm đang chế tạo và tổng số giá thành SX của thành phẩm trong chu kỳ SX, cơng thức tính:
48
TPs
Hs = x 100
TPn x CK Trong đĩ:
TPs: Tổng số lũy kế phí tổn SX mỗi ngày trong chu kỳ SX của SP đang chế tạo. TPn: Tổng số phí tổn bỏ vào SX trong chu kỳ SX.
CK: Chu kỳ SX.