5 Kết cấu khóa luận
2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM &
& DV Tấn Thành
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
a.Tính chính trực và giá trị đạo đức
Theo mô hình kinh doanh hiện tại, các khâu kiểm soát chƣa thực chặt chẽ thì vấn đề tính trung thực và giá trị đạo đức đƣợc Giám đốc Công ty vô cùng chú trọng. Công ty đã xây dựng và áp dụng quy chế nội bộ với mong muốn cải thiện, xây dựng văn hóa Công ty vƣợt trên cả việc tuân thủ pháp luật đơn thuần.
Giám đốc Công ty luôn tuân thủ, nhất quán và rõ ràng về các tiêu chuẩn đạo đức theo quy chế nội bộ Công ty. Giám đốc Công ty luôn giữ thái độ hòa nhã, công bằng đối với tất cả mọi ngƣời trong Công ty. Khi gặp sự cố phát sinh, ông luôn giữ thái độ lạc quan, vui vẻ và cố gắng xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và ít thiệt hại nhất cho Công ty có thể.
Với nghĩa vụ đối nhà nƣớc: Nộp thuế đúng hạn, đúng quy định, lập báo cáo tài chính minh bạch….Với khách hàng: Bán hàng đúng giá, đúng chƣơng trình khuyến mãi, đúng mức chiết khấu tới khách hàng,…
Giá trị đƣợc đề cao nhất trong Công ty:
- Sự thành thực: Thành thật trong việc xuất – nhập hàng hóa, Thu – nộp tiền từ khách hàng về cho thủ quỹ, đảm bảo thực hiện những gì đã cam kết với Giám đốc Công ty khi vào làm việc.
- Sự tự giác: Luôn sẵn sàng với công việc, không ngại khó khăn đặc biệt là thời tiết mùa đông mƣa, gió nên nhân viên giao hàng thƣờng về trễ hơn giờ dự kiến, làm việc hết mình vì lợi ích của Công ty.
- Sự khôn khéo: Biết nói những gì cần nói, hỏi những điều cần hỏi, tranh luận những điều đáng tranh luận và sắp xếp những gì hợp lý nhất đặc biệt là bộ phận giao hàng cần sự bình tĩnh, khôn khéo trong cách giao tiếp với khách hàng.
Đặc thù ngành nghề dịch vụ nên Công ty khá chú trọng tới việc xây dựng văn
hóa Công ty. Văn hóa Công ty đƣợc thể hiện qua việc:
- Hình ảnh nhân viên chính là hình ảnh Công ty nên tất cả các bộ phận Công ty đều có áo đồng phục, đồng phục đƣợc trang bị hai mùa chính: mùa đông và mùa hè. Mỗi nhân viên sẽ đƣợc cấp phát 3 áo/ ngƣời/ năm. Đối với bộ phận giao hàng sẽ phải mang đồng phục từ thứ 2 cho tới thứ 7 tóc tai gọn gàng, sạch sẽ. Riêng bộ phận văn phòng quy định đồng phục từ thứ 2 tới thứ 6, riêng thứ 7 trang phục tự do, ăn mặc kín đáo, gọn gàng, trang điểm vừa phải.
- Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, lịch sự, luôn thể hiện là ngƣời có văn hóa. Khi đến Công ty chào hỏi, vui vẻ tôn trọng nhau, xây dựng mối quan hệ thân mật thoải mái, giúp đỡ nhau học hỏi cùng tiến bộ. Vào giờ nghỉ giải lao sẽ có các hoạt động nhƣ đấm bóp dây chuyền, tổ chức các bữa tiệc sinh nhật cho các thành viên trong Công ty….. Từ những sự quan tâm nhỏ nhất của Giám đốc Công ty từ đó tạo ra môi trƣờng làm việc hòa đồng, vui vẻ tạo ấn tƣợng tốt trong mắt khách hàng và đối tác. Về giờ làm việc hiện nay tại Công ty còn nhiều bất cập cụ thể nhƣ sau:
Làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần. Chủ nhật nghỉ Đối với bộ phận kế toán bán hàng:
Sáng: từ 7h đến 11h30 Chiều: từ 14h đến 18h
Đối với bộ phận kho và giao hàng: Sáng: từ 6h30 đến 12h
Chiều: 13h30 – Hoàn thành kê hoạch ngày
Theo quy định tất cả các nhân viên khi tới Công ty đều phải chấm công qua hệ thống vân tay để xác nhận thời gian làm việc tại Công ty. Nếu nhân viên quên chấm công từ lần thứ 3 trở lên trong mỗi tháng sẽ không đƣợc tính công trong ngày đó. Tuy nhiên, nhân viên hiện nay quên chấm công, chấm sai buổi, chấm thiếu buổi,… nên để đảm bảo quyền lợi cho mọi ngƣời Công ty vẫn sử dụng bảng chấm công thủ công là chủ yếu.
Biểu 2.12 Bảng chấm công bằng máy nhân viên Võ Thị Mỹ Trinh
CHI TIẾT CHẤM CÔNG
STT Mã NV Tên nhân viên
Phòng ban Ngày Thứ Giờ vào Giờ ra Trễ Sớm Công Tổng giờ Ca 1 11002 VÕ MỸ TRINH --- 01/05/2018 T3 0 0 0 0 0 2 11002 VÕ MỸ TRINH --- 02/05/2018 T4 0 0 0 0 0 3 11002 VÕ MỸ TRINH --- 03/05/2018 T5 0 0 0 0 0 4 11002 VÕ MỸ TRINH --- 04/05/2018 T6 0 0 0 0 0 5 11002 VÕ MỸ TRINH --- 05/05/2018 T7 0 0 0 0 0 6 11002 VÕ MỸ TRINH --- 06/05/2018 CN 0 0 0 0 0 7 11002 VÕ MỸ TRINH --- 07/05/2018 T2 18:58 703 0 0 0 0 8 11002 VÕ MỸ TRINH --- 08/05/2018 T3 0 0 0 0 0 9 11002 VÕ MỸ TRINH --- 09/05/2018 T4 0 0 0 0 0 10 11002 VÕ MỸ TRINH --- 10/05/2018 T5 16:22 547 0 0 0 0 11 11002 VÕ MỸ TRINH --- 11/05/2018 T6 10:33 14:29 198 196 0.18 1.43 0 12 11002 VÕ MỸ TRINH --- 12/05/2018 T7 0 0 0 0 0 13 11002 VÕ MỸ TRINH --- 13/05/2018 CN 0 0 0 0 0
Hiện tại tôi nhận thấy Công ty còn tồn tại nhiều áp lực và cơ hội cho nhân viên:
- Bộ phận kế toán bán hàng: Một nhân viên nhƣng đảm nhận quá nhiều nhãn hàng tuy nhiên mức lƣơng và thƣởng còn thấp so với khối lƣợng công việc hiện tại. Các quy định về thƣởng phạt, thái độ nhân viên do đánh giá chủ quan từ Giám đốc hoặc nhân viên chấm công chứ không đƣợc sự đồng nhất ý kiến của nhân viên trƣớc khi phát lƣơng hay có quy định bằng văn bản cụ thể. Hay tình trạng cắt tiền thƣởng của kế toán bán hàng do nhân viên kinh doanh bán không đủ số yêu cầu mặc dù đây thuộc về trách nhiệm của giám sát bán hàng,….
Hiện nay Kế toán bán hàng Nguyễn Thị Mỹ Linh đảm nhận 3 nhãn hàng: Yến Việt, Mỳ ý và Bánh kẹo. Hằng ngày xử lý gần 100 đơn hàng với doanh thu bình quân trên 50.000.000 đồng mỗi ngày. Việc xảy ra sai sót trong khâu ra đơn hàng và xét duyệt đơn nợ là điều có thể dễ dàng xảy ra. Hơn nữa, trong quá trình ra đơn hàng nhân viên kinh doanh còn xảy ra nhiều sai sót (thay đổi địa chỉ khách hàng, cập nhật thiếu số điện thoại khách hàng và phổ biến nhất là trƣờng hợp khách hàng đổi sản phẩm) nên thời gian xử lý đơn hàng thƣờng kéo dài hơn kế hoạch đề ra. Mặc dù giờ tan ca 18h nhƣng kế toán Linh thƣờng về trễ hơn một tiếng so với quy định.
- Bộ phận giao hàng: Hiện tại Công ty đang bán hàng theo hình thức thu tiền mặt là chủ yếu dẫn đến việc mất tiền, hay tiền không khớp với báo cáo giao hàng, khi xảy ra tình trạng đó thì nhân viên giao hàng phải tự bỏ tiền cá nhân để nộp vào.
Mặc dù Công ty đang cố gắng từng ngày trong việc chuẩn hóa quy trình bán hàng nhƣng thực trạng còn xảy ra nhiều cơ hội gian lận cho nhân viên kế toán và nhân viên giao hàng. Hiện tại, chỉ cần có chữ ký của bộ phận kế toán bán hàng thì các bộ phận khác có thể ra kho xuất hàng mà không qua sự giám sát hay chứng minh nghiệp vụ bán hàng đó có thực hay không. Với áp lực công việc ngày càng nhiều nhƣng không thỏa mãn mức lƣơng thƣởng hiện tại sẽ khiến kế toán bán hàng mất tập trung, không chú tâm công việc, làm việc với thái độ làm cho hết ngày rồi
về dẫn đến sai sót trong việc ra đơn hàng là điều hiển nhiên có thể xảy ra. Khi kế toán bán hàng ra phiếu sai, dẫn tới bộ phận kho xuất thiếu hoặc dƣ hàng. Khi dƣ hàng nhân viên giao hàng sẽ lấy hàng dƣ đem bán để bù lại phần tiền mình đã làm mất ở những đơn trƣớc là hiện tƣợng thƣờng và dễ xảy ra.
b. Cam kết về năng lực
Giám đốc Công ty đặt các yêu cầu về năng lực, kỹ năng, trình độ đối với bộ phận nhân viên bán hàng – thu tiền sau thời gian thử việc và đào tạo. Tuy nhiên không đƣợc thể hiện bằng văn bản. Công ty có thiết lập bảng mô kế hoạch làm việc hàng ngày từng bộ phận và phổ biến cho ứng viên khi tuyển dụng. Sau thời gian thử việc, nhân viên không thực hiện đúng cam kết năng lực và sự cố gắng đã cam kết thì sẽ bị sa thải.
Trong quá trình làm việc, nhân viên kế toán bán hàng sẽ đƣợc đào tạo và hƣớng dẫn thƣờng xuyên:
- Đầu tháng, Giám đốc Công ty sẽ kiểm tra các nhân viên kế toán về các chƣơng trình khuyến mãi: chƣơng trình nền, chƣơng trình trƣng bày, chƣơng trình doanh số và chƣơng trình trả trƣớc áp dụng trong tháng.
- Hàng tuần, sẽ có bài kiểm tra đột xuất về tính toán giá thành, thuế, chƣơng trình khuyến mãi, doanh số thƣởng cho Công ty. Đề bài do Giám đốc Công ty đặt ra từ các nhãn hàng cụ thể đang đƣợc áp dụng tại Công ty.
- Hằng năm, Công ty có ký kết với Trung tâm đào tạo và tƣ vấn Hồng Đức về tập huấn, đồng bộ quy trình làm việc, hạch toán trên hệ thống Misa cho nhân viên bán hàng, kiểm tra và bổ sung các hồ sơ liên quan tới thuế…
Đảm bảo, kế toán bán hàng nắm vững giá cả, chƣơng trình khuyến mãi và đặc biệt chƣơng trình ứng trƣớc của nhà cung cấp trả về cho Công ty.
c. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Do đặc thù ngành thƣơng mại dễ thâm nhập và phát triển tƣơng đối ổn định nên Công ty phải chịu rủi ro về áp lực cạnh tranh trong kinh doanh. Vì thế Giám
đốc Công ty rất chú trọng đến tiến độ làm việc của các bộ phận đặc biệt là bộ phận kế toán bán hàng. Vì chỉ cần bộ phận kế toán sai sót trong việc lên đơn hàng thì tất cả các bộ phận còn lại sẽ bị ảnh hƣởng theo dây chuyền từ bộ phận kho, bộ phận giao hàng cho tới khách hàng. Trong công việc Giám đốc của Công ty luôn tôn trọng các quy định ban hành về chứng từ kế toán và mong muốn lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đúng quy định để thể hiện chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Qua quá trình quan sát tôi nhận thấy, Giám đốc luôn tổ chức các cuộc họp định kỳ (giữa tháng và cuối tháng) hay bất cứ lúc nào khi có các nghiệp vụ phát sinh để thảo luận với nhân viên cấp dƣới, tìm kiếm và đề xuất các giải pháp thích hợp để xử lý vấn đề nhanh chóng và hợp lý nhất có thể. Đặc biệt, đối với các trƣờng hợp vi phạm kỷ luật sẽ tổ chức họp theo hình thức 1:1 giữa Giám đốc và nhân viên để tạo ra không gian riêng thoải mái bày tỏ quan điểm của nhân viên với lãnh đạo tránh làm gƣơng xấu cho các nhân viên khác. Đồng thời đây là cách để cấp trên gắn kết tốt hơn với nhân viên, thể hiện sự đánh giá cao và tạo động lực giúp nhân viên làm việc tạo hiệu quả cao hơn.
d. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty đƣợc xây dựng dựa trên đặc thù và quy mô của Công ty.
+ Giám đốc là ngƣời quản lý trực tiếp các trƣởng bộ phận: Kế toán trƣởng, Thủ quỹ, Giám sát bán hàng và Trƣởng bộ phận điều vận.
+ Kế toán trƣởng quản lý trực tiếp: kế toán bán hàng, kế toán công nợ và kế toán kho.
+ Trƣởng bộ phận điều vận quản lý bộ phận kho và bộ phận nhân viên giao hàng. Hiện tại, Công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh và thị trƣờng tiêu thụ, dẫn tới có một số kế toán bán hàng bị áp lực rất lớn trong việc phải đảm nhận quá nhiều nhãn hàng đặc biệt trong mùa vụ lễ, tết. Giám đốc Công ty cũng đang liên tục tuyển
dụng tuy nhiên do thời gian tan ca trễ và áp lực công việc khá lớn nên vẫn chƣa thể bổ sung thêm nhân sự.
Nội dung công việc của các phòng ban đƣợc quy định và phổ biến ngay khi nhân viên vào đảm nhận công việc nên các nhân viên của từng phòng ban sẽ biết đƣợc nhiệm vụ chính của phòng mình. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động có một số thay đổi cho phù hợp với chức năng và quyền hạn của các bộ phận không đƣợc cập nhật bằng văn bản mà chỉ đƣợc trao đổi bằng miệng giữa Giám đốc và các bộ phận thông qua các cuộc họp. Hiện nay, các bộ phận còn làm việc theo bản năng, thói quen là chủ yếu chứ không chú trọng tới quy định đã đề ra. Vì thế vẫn còn tồn tại tình trạng việc các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, bộ phận này làm ảnh hƣởng đến công việc của các bộ phận khác.
e. Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Công ty chỉ trao đổi về quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận thông qua các cuộc họp mà chƣa có văn bản quy định cụ thể, cam kết thực hiện giữa nhân viên và Giám đốc. Cụ thể trách nhiệm hằng ngày của các bộ phận nhƣ sau:
Bộ phận kế toán có trách nhiệm ra đúng thông tin đơn hàng: Thông tin khách hàng, số điện thoại, địa chỉ,… Đối với các đơn hàng dƣới 3.000.000 đồng, kế toán bán hàng trực tiếp xét duyệt đơn hàng. Đối với các đơn hàng trên 3.000.000 đồng, cần trao đổi và có sự đồng ý từ Giám đốc. Có thể tự ý quyết định mức công nợ cho các khách hàng lẻ và từ chối các đơn hàng nếu không đúng quy định Công ty.
- Bộ phận kho: Xuất kho đúng, đủ số hàng kế toán bán hàng lên đơn hàng, Chỉ đƣợc phép nhập kho đối với các đơn hàng đã đƣợc Giám đốc phê duyệt.
- Bộ phận giao hàng: Giao hàng đúng khách hàng, đúng mặt hàng, thu và nộp đủ, đúng số tiền thu đƣợc từ khách hàng, xử lý các đơn hàng không thành công với nhân viên kinh doanh chứ không qua bộ phận kế toán.
Hiện nay, các trƣởng bộ phận chỉ đƣợc phân quyền quản lý các hoạt động và nhân sự cấp dƣới chứ không đƣợc phân quyền xét duyệt và các vấn đề phát sinh.
f. Chính sách nhân sự
Hiện nay, Công ty tuyển dụng thông qua năng lực và chấp nhận đào tạo từ đầu. Đối với kế toán bán hàng cần có chuyên môn kế toán cơ bản, kỹ năng Excel, Word tốt, tính cách cởi mở, trung thực, có tinh thần học hỏi, cầu tiến phù hợp với văn hóa Công ty chứ không quá đặt nặng vấn đề bằng cấp hay kinh nghiệm làm việc. Khi vào làm việc ở Công ty sẽ đƣợc thống nhất mức lƣơng, thƣởng, kỷ luật thông qua trao đổi trực tiếp chứ không có hợp đồng nào ràng buộc cụ thể giữa hai bên. Quy trình tuyển dụng và đào tạo tại Công ty đối với nhân sự mới vị trí kế toán bán hàng nhƣ sau:
- Nộp hồ sơ xin việc theo mẫu quy định hiện hành và hẹn lịch phỏng vấn. - Gặp mặt vào trao đổi trực tiếp với Giám đốc về các thông tin cơ bản và quy trình làm việc Công ty, thống nhất về thời gian làm việc, mức lƣơng thƣởng,…
- Làm bài kiểm tra về kỹ năng Word, Excel
- Học nội quy, quy chế Công ty trƣớc khi đƣợc sắp xếp học việc vị trí cụ thể.