5 Kết cấu khóa luận
1.2.4.1.Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là bƣớc đầu tiên và là khâu dễ xảy ra gian lận nhất trong chu trình bán hàng – thu tiền, nhân viên bán hàng có thể bán hàng cho những khách hàng không đủ khả năng thanh toán, bán với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hƣởng sai mức chiết khấu thực tế…. để đƣa lại lợi ích cá nhân. Gian lận này dễ xảy ra nếu đơn vị không xây dựng chính sách xét duyệt tín dụng hợp lý và thiếu kiểm tra, giám sát đối với hoạt động bán hàng thƣờng xuyên. Thủ tục kiểm soát:
Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách bán chịu một cách chi tiết và thƣờng xuyên cập nhật chính sách này. Quy định rõ phƣơng thức kỷ luật và trách nhiệm của mọi nhân viên Công ty nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị.
Tách biệt chức năng và quyền hạn của bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền.
Định kỳ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận nhằm kịp thời phát hiện ra sai sót và gian lận nếu có.
1.2.4.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được
Gian lận xảy ra khi kế toán bán hàng biển thủ chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách. Thủ tục kiểm soát
- Giám sát chặt chẽ khâu thu tiền sẽ hạn chế đƣợc cơ hội để gian lận.
- Tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán bán hàng
- Lắp đặt hệ thống Camera quan sát 24/24 tại những địa điểm phát sinh nghiệp vụ thu tiền khách hàng tại Công ty.
- Thiết lập đƣờng dây nóng để tiếp nhận phản hồi hay tố cáo của khách hàng và các vấn đề này cần đƣợc xử lý một cách nhanh chóng và thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiền.
1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Một dạng gian lận khá phổ biến đó là chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm thông qua các thủ thuật: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắc nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng.
- Thủ thuật gối đầu: Đƣợc thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tƣợng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiển trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trƣớc đó.
- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Điều này đƣợc thực hiện khi ngƣời gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, số nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn. Do đó sẽ có thƣ nhắc nợ lần hai. Để tránh bị phát hiện, ngƣời gian lận sẽ can thiệp vào
bằng cách làm giả thƣ nhắc nợ hoặc thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thƣ nhắc nợ sẽ không đến đƣợc khách hàng.
- Thủ tục xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tƣợng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này vì lý do không thu đƣợc nợ. Cách khác họ có thể ghi nhận là một khoản giảm trừ nào đó nhƣ chiết khấu thanh toán, chiết khấu bán hàng.
Thủ tục kiểm soát
- Phân chia quyền hạn giữa bộ phận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ là biện pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt.
- Kiểm tra thƣờng xuyên và đột xuất đối với việc ghi chép và thu nợ công nợ khách hàng, đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng.
- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hoặc cho khách hàng hƣởng chiết khấu thanh toán.
- Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận.
1.2.5Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền
1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung
a. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:
- Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trƣờng hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.
khách hàng.
- Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng.
- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã đƣợc duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng không đƣợc kiêm nhiệm việc thu tiền.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung:
Kiểm soát đối tƣợng sử dụng
- Đối tƣợng bên trong Công ty: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm, phải có mật khẩu riêng và hạn chế truy cập những phần hành không liên quan tới nhiệm vụ công viêc.
- Đối tƣợng bên ngoài Công ty: Thiết lập mật khẩu để họ không truy cập trái phép vào hệ thống Công ty.
Kiểm soát dữ liệu
- Nhập liệu càng sớm càng tốt
- Thực hiện sao lƣu đề phòng bất trắc
- Thƣờng xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị. Kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát dữ liệu
- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách (kiểm soát biểu mẫu, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ)
- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
Kiểm soát quá trình nhập liệu
- Kiểm soát quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng và các số liệu liên quan.
- Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng cho tất cả các chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,….
- Các hóa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trƣớc khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu đƣợc.
Ủy quyền và xét duyệt
Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ, các cam kết về ngày giao, lƣợng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng nhƣ lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi… Cần đƣợc ngƣời có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dƣới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
c. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Ở thủ tục này là ngƣời kiểm tra phải độc lập với ngƣời bị kiểm tra để mang tính khách quan, ngƣời thực hiện và ngƣời kiểm tra khác nhau sẽ dễ dàng phát hiện ra sai sót hoặc gian lận.
1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể
a. Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Trong đơn vị để dễ kiểm soát, nên thiết kế, thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng, đơn vị cũng linh hoạt chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn, đơn đặt hàng phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt. Do đây là khâu đầu tiên trong chu trình nên những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hƣởng đến các bƣớc còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến
- Xác minh ngƣời mua hàng: Ngoài các khách hàng quen thuộc thì khi nhận đƣợc một đơn đặt hàng mới, cần xác minh thông tin chính xác của khách hàng, đánh giá uy tín khách hàng thông qua duyệt hạn mức, phân tích tuổi nợ, đối chiếu đối với các khách hàng bán lần đầu đảm bảo hàng hóa đƣợc giao nhận và thanh toán cho khách hàng đủ tƣ cách và có thực.
- Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: Nếu có khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới hoặc có công văn xác minh. Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau đồng thời đảm bảo tính pháp lý đối với các giao dịch với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lƣợng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không? Bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có đƣợc thông tin về số lƣợng tồn kho. Nếu không đủ hàng hoá, cần đề nghị mua hàng hoặc sản xuất bổ sung.
- Lập lệnh bán hàng: Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. Nếu sử dụng phần mềm cần đƣợc thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng đƣợc tự động chuyển vào lệnh bán hàng. Điều này góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền. Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng.
b. Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã đƣợc phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lƣu trữ một bản, chứng từ
này phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, quy cách, số lƣợng và thời gian cho khách hàng.
Cuối ngày, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhận: chứng từ vận chuyển đã đƣợc khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã đƣợc đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng giao hàng (nếu có) từ bộ phận điều vận sẽ tiến hành lập hóa đơn. Mục đích lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán. Thông thƣờng, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận đƣợc hóa đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhƣng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận đƣợc tiền hoặc thất thoát tài sản.
c. Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền
Khi bán hàng thu tiền mặt, số lƣợng tiền mặt sẽ phát sinh thƣờng xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trƣớc khi khoản tiền này đƣợc ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng nhƣ khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai thu tiền.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng hợp tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn.
- Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và
Đối với phƣơng thức bán chịu:
- Ban hành chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Tiêu chuẩn, thẩm quyền cho phép,… Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Việc kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan. Có thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác nhƣ bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Đối với nợ phải thu khách hàng, đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp.
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thƣờng xuyên với khách hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận.
- Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dƣ cuối kỳ. Để tránh hiện tƣợng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dƣ nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng.
- Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dƣ nợ phải thu theo tuổi nợ. Báo cáo giúp đơn vị phát hiện sớm, ngăn chặn sai phạm cũng nhƣ điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp. Trường Đại học Kinh tế Huế
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI & DỊCH VỤ TẤN THÀNH
- Địa Chỉ: Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế
- Điện thoại: 0234.367.9999 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mã số thuế: 3301368561
- Giám đốc: Trần Hữu Độ
Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đƣợc thành lập trên cơ sở giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3301368561 do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch và Đầu tƣ Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 07 tháng 12 năm 2011. Quy mô ban đầu của Công ty là một nhà kho và văn phòng nhỏ vỏn vẹn 80 mét vuông, với số vốn ít ỏi đƣợc huy động từ gia đình, anh Trần Hữu Độ đã bất chấp mọi trở ngại, từng bƣớc khẳng định uy tín và thƣơng hiệu của mình.
Mặc dù Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành vừa đƣợc thành lập chƣa bao lâu