5 Kết cấu khóa luận
1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung
a. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:
- Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trƣờng hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.
khách hàng.
- Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng.
- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã đƣợc duyệt.
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng không đƣợc kiêm nhiệm việc thu tiền.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung:
Kiểm soát đối tƣợng sử dụng
- Đối tƣợng bên trong Công ty: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm, phải có mật khẩu riêng và hạn chế truy cập những phần hành không liên quan tới nhiệm vụ công viêc.
- Đối tƣợng bên ngoài Công ty: Thiết lập mật khẩu để họ không truy cập trái phép vào hệ thống Công ty.
Kiểm soát dữ liệu
- Nhập liệu càng sớm càng tốt
- Thực hiện sao lƣu đề phòng bất trắc
- Thƣờng xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị. Kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát dữ liệu
- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách (kiểm soát biểu mẫu, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ)
- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
Kiểm soát quá trình nhập liệu
- Kiểm soát quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng và các số liệu liên quan.
- Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng cho tất cả các chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,….
- Các hóa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trƣớc khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu đƣợc.
Ủy quyền và xét duyệt
Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ, các cam kết về ngày giao, lƣợng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng nhƣ lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi… Cần đƣợc ngƣời có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dƣới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
c. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Ở thủ tục này là ngƣời kiểm tra phải độc lập với ngƣời bị kiểm tra để mang tính khách quan, ngƣời thực hiện và ngƣời kiểm tra khác nhau sẽ dễ dàng phát hiện ra sai sót hoặc gian lận.