5 Kết cấu khóa luận
2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng –Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn
ty TNHH TM & DV Tấn Thành
2.2.1 Mô tả chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành Tấn Thành
a. Xử lý đơn đặt hàng
Hằng ngày, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ báo cáo tồn kho tại Công ty và tuyến giao hàng của Công ty để đi thị trƣờng tại khu vực đƣợc phân công. Ví dụ đối với nhãn Bibica ngày 17/11 đƣợc phân tuyến nhƣ sau:
- Lê Thị Hồng Anh: Tuyến Thành phố Huế
- Lê Duy Long: Hƣơng Thủy - Nguyễn Thị Thái Hoàng: Nong
- Nguyễn Thị Nguyên: Cầu Hai
Kế toán bán hàng tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng qua nhân viên kinh doanh bằng nhiều cách thức khác nhau, có thể gặp mặt trực tiếp, nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, Zalo,… nhƣng hiện nay chủ yếu là thông qua Zalo và hệ thống quản lý kênh phân phối DMS đối với một số nhãn hàng.
Hiện nay, mục tiêu Công ty hƣớng tới là phủ lẻ nên các đơn hàng có giá trị dƣới 3.000.000 đồng chiếm 90% tổng doanh số trong ngày, 10% còn lại là kênh sỉ và trƣờng học của nhãn Nutifood. Tất cả các khách hàng này đều không ký kết hợp đồng kinh tế. Khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng sẽ liên hệ nhân viên kinh doanh.
Đối với các kênh lẻ, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào chƣơng trình khuyến mãi và bảng niêm yết giá để báo giá cho khách hàng.
Đối với các kênh sỉ và trƣờng học, khi khách hàng yêu cầu báo giá, nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện cho kế toán bán hàng. Kế toán lập bảng báo giá và gửi qua Zalo cho khách hàng. Sau khi báo giá, thống nhất chốt đơn hàng, nhân viên kinh doanh lên đơn đặt hàng và gửi qua nhóm Zalo trƣớc 15h00 hằng ngày cho kế toán bán hàng.
Dƣới đây là ví dụ minh họa: Ngày 17/11/2020 Siêu thị Gia Lạc có nhu cầu mua sản phẩm nhãn hàng Bibica sẽ liên hệ nhân viên kinh doanh Lê Thị Hồng Anh cung cấp bảng báo giá một số sản phẩm bánh bán chạy tại Công ty. Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ kế toán bán hàng Nhãn Bibica lập bảng báo giá gửi cho khách hàng.
Biểu 2.1 Bảng báo giá Siêu Thị Gia Lạc nhãn hàng Bibica 17/11/2020
CÔNG TY TNHH TM&DV TẤN THÀNH
ĐC: Lại Thế, Phú Thƣợng, Phú Vang, Thừa Thiên Huế
VP: TL10, Vinh Vệ , Phú Mỹ, Phú Vang, Thừa Thiên Huế
MST: 3301368561
SĐT: 0234 3679999 – 0905 006 399
BẢNG BÁO GIÁ
Kính Gửi: SIÊU THỊ GIA LẠC
Đầu tiên, Công ty TNHH TM&DV Tấn Thành chân thành cám ơn Quý khách hàng đã quan tâm sản phẩm của Công ty chúng tôi.
Chúng tôi xin báo giá đến Quý Công ty sản phẩm sau đây:
ST TÊN HÀN ĐVT ĐƠN GIÁ
1 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg) Hộp 97.000
2 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g ( ,448kg) Hộp 139.000
3 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) Hộp 175.000
4 Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) Hộp 140.000
- Giá trên đã bao gồm VAT và phí vận chuyển.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Đào Thị Mỹ Na
Sau khi trao đổi hai bên đã thống nhất với nhau về giá cả, chƣơng trình khuyến mãi, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng và gửi qua Zalo cho kế toán bán hàng xử lý đơn hàng trƣớc 15h00.
Biểu 2.2 Đơn Đặt hàng Gia Lạc ngày 17/11/2020
ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Kiêm phiếu xuất kho …..) Ngày 17 tháng 11 năm 2020
Tên Khách hàng: Siêu Thị Gia Lạc Ngày đặt hàng:………
Địa chỉ: TL 10 Phú Thƣợng Thời gian giao hàng:……
Số ĐT ……… Hạn thanh toán:………… STT Sản phẩm ĐVT Số lƣợng Đơn giá Khuyến mãi Thành Tiền ( có VAT) 1 Bánh Goody hộp cc 454g Hộp 29 97,000 2,813,000 2 Bánh Goody hộ cc 681g Hộp 32 139,000 4 448,000 3 Bánh Goody hộp cc 454g Hộp 16 175,000 2,800,0 0 4 Bánh Goody Gold hộp 908g Hộp 15 5 6 7 8
Tổng tiền thanh toán 10,06 ,000
Viết bằng chữ: Mƣời triệu không trăm sáu trăm mốt ngàn đồng
Khách hàng NVBH Thủ kho NVGH Kế toán ( Đã ký)
Hồng Anh
Chuyên phân phối:Sữa Nutifood, Yến Việt, Smart life, DKSH, Bibica, Dầu ăn con két, Đƣờng biên Hòa, Cà phê Classic, Satori
NPP TẤN THÀNH
Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399
Khi nhận đơn đặt hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra lại thông tin có sẵn của khách hàng trong tập tin khách hàng đặc biệt là địa chỉ, tên khách hàng và số điện thoại. Nếu có thay đổi về thông tin, kế toán bán hàng sẽ xác nhận lại với nhân viên kinh doanh thông qua trao đổi điện thoại. Sau khi xác nhận thông tin khách hàng là chính xác, kế toán tiến hành kiểm tra giá cả, chƣơng trình khuyến mãi nhân viên kinh doanh báo cho khách hàng đã chính xác theo bảng giá niêm yết hay chƣa?
Kế toán bán hàng căn cứ vào báo cáo công nợ khách hàng theo dõi hàng ngày để xem xét tình hình công nợ. Nếu khách hàng có xu hƣớng mất khả năng thanh toán hoặc công nợ hết hạn thanh toán nhƣng khách hàng chƣa thanh toán và thƣờng xuyên thanh toán không đúng cam kết giữa Công ty và khách hàng thì sẽ không tiếp nhận đơn đặt hàng trƣớc khi khách thanh toán hết số nợ hết hạn thanh toán. Kế toán bán hàng sẽ trao đổi trực tiếp hoặc nhắn tin qua Zalo khi Giám đốc Công ty vắng mặt về trƣờng hợp của các khách hàng trên. Nếu có sự đồng ý bảo lãnh từ nhân viên kinh doanh và xác nhận từ Giám đốc thì đơn hàng vẫn sẽ đƣợc lên đơn bình thƣờng.
Cụ thể ví dụ trên, Siêu thị Gia Lạc là khách hàng sỉ lâu năm của Công ty nên kế toán bán hàng chỉ kiểm tra lại thông tin khách hàng (tên và địa chỉ) thông qua tệp tin khách hàng trên hệ thống Misa. Đồng thời kiểm tra lại giá cả và chƣơng trình khuyến mãi Bánh Goody đang chạy trong tháng. Căn cứ thông báo khuyến mãi Số: 001582/2020/PANCG-TB của Nhà cung cấp gửi về và thỏa thuận đăng ký hàng trƣng bày giữa siêu thị Gia Lạc và nhân viên kinh doanh. Siêu thị Gia lạc đủ điều kiện áp dụng chƣơng trình đơn hàng trên 10.000.000 đồng khi mua bánh Goody sẽ đƣợc khuyến mãi 15 hộp bánh Goody Gold hoặc Goody 681g (Siêu thị Gia Lạc sẽ không đƣợc áp dụng cùng chƣơng trình khuyến mãi nền: Đơn hàng 500.000 đồng chiết khấu 5% và chƣơng trình tết: mua đơn hàng trị giá 5.000.000 đồng tặng 5 hộp Goody 681 hoặc 5 hộp Goody Gold 450g). Trường Đại học Kinh tế Huế
Biểu 2.3 Thông báo chƣơng trình trƣng bày Số: 001582/2020/PANCG-TB
Số: 001582/2020/PANCG-TB Tp.HCM, ngày 27 tháng 10 năm 2020
THÔNG BÁO
V/v: Điều chỉnh chƣơng trình trƣng bày Goody Kính gửi: QÚY CÔNG TY, QUÝ KHÁCH HÀNG, RSM, ASM, ASS.
Vì bao bì hiện không đáp ứng đủ nhu cần sản xuất, nay Công ty Cổ phần Phân phối Hàng tiêu dùng Pan xin thông báo về việc điều chỉnh chƣơng trình trƣng bày Goody ( theo thông báo số 001500/2020/PANCG-TB) nhƣ sau:
-Thời gian đăng ký và nhập hàng: 15/10/2020 – 31/10/2020 -Thời gian trƣng bày: 30 ngày kể từ ngày nhập hàng
-Hình ảnh trƣng bày: Chụp 1 hình shop + 1 hình tại vị trí trƣng bày. Chụp hình ít nhất 2 lần trên DMS trong thời gian trƣng bày.
-Một điểm bán tham gia nhiều hơn 1 suất/ chƣơng trình: chụp ảnh đủ các mặt/ suất trƣng bày -Mỗi điểm bán trƣng bày phải ký thỏa thuận với Công ty
-Không áp dụng các chƣơng trình khuyến mãi hiện hành.
Sản phẩm Giá trị đơn hàn Mặt trƣng bày Thƣởng trƣng bày ( không áp dụng Trade)
Goody 2.000.000 đồng 6 2 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g
5.000.000 đồng 10 7 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g
10.000.000 đồng 20 15 Hộp Goody Gold hoặc Goody 681g
Áp dụng NPP không có tồn kho Goody do Công ty không đáp ứng đủ hàng.
Công ty thông báo đến khu vực thông tin. Yêu cầu RSM, ASM, ASS triển khai đúng nội dung trên.
Trân trọng!
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG PAN Q. TỔNG GIÁM ĐỐC
( Đã ký) Trần Đức Tuyển
Sau khi kiểm tra đơn hàng, Kế toán bán hàng tiến hành kiểm tra công nợ thông qua báo cáo công nợ khách hàng ngày 16/11/2020, nhận thấy siêu thị Gia Lạc ngày 16/11/2020 công nợ bằng 0 vnd nên đơn hàng này đƣợc chấp nhận.
Biểu 2.4 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu nhãn BB ngày 16/11/2020
BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU NHÃN BB KTBH: ĐÀO THỊ MỸ NA
NGÀY 16 THÁNG 11 NĂM 2020 Mã
khách hàng
Tên khách hàng Địa chỉ Ngày nợ Tồn nợ thu nợ Ngày
BB021 BÉ MINH CHỢ DẠ LÊ 11/10/2021 3,862,000 11/20/2020 BB036 CHỊ HỒNG 7/47 MINH MẠNG 11/6/2020 805,000 Chuyển khoản BB037 CHỊ HƢƠNG 7/47 MINH MẠNG 11/6/2020 1,944,000 Chuyển khoản BB049 NGỌC MINI MART CHỢ CẦU HAI 11/9/2020 3,560,000 11/17/2020 BB050 HẰNG BỮU CHỢ CẦU HAI 11/9/2020 1,516,000 11/17/2020
BB145
THU LÝ - ANH LONG 0906.436.184 CHÙA
LONG SƠN 20 KIỆT 77 THIÊN THAI 11/13/2020 290,000
Chuyển khoản BB212 CHỊ TỐP CHỢ FAFIM 11/16/2020 8,931,000 11/24/2020 BB213 TÂM TUỆ 242 BÙI THỊ XUÂN 11/11/2020 3,818,750 11/18/2020 BB227 ANH QUÂN 0935.675.333 NGÂN HÀNG
MARITIME 10/22/2020 80,000
Chuyển khoản BB425 CHỊ THỦY HÒA NGÃ 4 CHÙA DIÊM PHỤNG 11/11/2020
1,000,000 11/18/2020 BB426 ANH ÚT CHỢ VINH HIỀN CŨ 11/11/2020 2,839,000 11/18/2020 BB632 MINH ANH COP MART 132 PHẠM VĂN ĐỒNG 10/30/2020 (435,870) KH dƣ tiền BB821 KIM CÚC CHỢ THỦY DƢƠNG 11/10/2021 18,000 11/16/2020 BB90 DÌ LÀI QL 49 11/16/2020 1,780,000 11/24/2020 BB979 ANH QUANG ATM ĐÀ NẴNG 9/28/2020
168,640 Chuyển khoản BB999 QUẦY BÁNH TRUNG THU BIBICA SÁT BÊN CẠNH SIÊU THỊ BIG C HUẾ 11/10/2021 8,203,551 Chuyển khoản Kế toán công nợ (Đã ký) Võ Thị Mỹ Trinh Kế toán bán hàng (Đã ký) Đào Thị Mỹ Na
Khi xử lý xong đơn đặt hàng và xét duyệt tín dụng, kế toán bán hàng tiến hành lập Phiếu xuất kho theo chủng loại, số lƣợng dựa trên đơn đặt hàng. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên lƣu tại các bộ phận: Kế toán bán hàng, Bộ phận điều vận và khách hàng. Sau khi lập phiếu xuất kho, kế toán lập phiếu tổng hợp bán hàng theo tuyến cho nhãn hàng mình. Phiếu tổng hợp bán hàng theo tuyến đƣợc lập thành 3 liên lƣu tại các bộ phận theo ngày: Bộ phận kế toán, Bộ phận kho và bộ phận giao hàng. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa đƣợc kí xác nhận bởi kế toán hàng sau đó chuyển cho bộ phận điều vận tập hợp theo tuyến bán hàng.
Sau khi bộ phận kế toán bán hàng hoàn tất chứng từ bán hàng, kế toán trƣởng tiến hành lập hóa đơn GTGT đối với các khách hàng lớn ngay trong ngày. Đối với các siêu thị, các trƣờng học đƣợc gia hạn công nợ là 2 tuần, nên sau khi giao hàng thành công, kế toán trƣởng nhận giấy xác nhận công nợ khách hàng từ kế toán từng nhãn hàng và làm căn cứ lập hóa đơn GTGT. Vì đa số các khách hàng hiện tại của Công ty nhỏ lẻ nên khách hàng cũng không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng hóa xuất bán. Trƣớc đây Công ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in, sau khi lập sẽ gửi ngay theo đơn hàng hoặc gửi theo lần giao hàng tiếp theo nếu khách hàng đặt hàng thƣờng xuyên và liên tục. Hai liên còn lại đƣợc lƣu tại bộ phận kế toán theo số thứ tự. Từ ngày 28/06/2020 Công ty sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đƣợc cung cấp bởi Công ty cổ phần MISA. Hóa đơn điện tử sau khi lập và kí điện tử bởi Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành đƣợc gửi bằng file PDF đến email của khách hàng và xuất một liên lƣu tại bộ phận kế toán. Nếu khách hàng có nhu cầu, Công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ kí của kế toán trƣởng và đóng dấu Công ty đến khách hàng.
Trở lại ví dụ bán hàng Siêu Thị Gia Lạc ngày 17/11/2020, sau khi xem xét đơn hàng hợp lệ và công nợ nhãn Bibica bằng không. Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho số BB105/11 gồm 29 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg), 32 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g (5,448kg), 16 hộp Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) và khuyến mãi 15 hộp Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) với tổng giá trị đơn hàng 10.061.000 đồng và báo cáo tổng
hợp bán hàng tuyến Nam thành phố. Phiếu xuất kho bán hàng và phiếu tổng hợp bán hàng tuyến Nam TP đƣợc lập thành 3 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 và liên 3 giao cho bộ phận điều vận.
Biểu 2.5 Phiếu xuất kho bán hàng số BB105/11
Công ty TNHH Thƣơng Mại Và Dịch Vụ Tấn Thành
Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế Tel: 0234 367 9999
PHIẾU XUẤT KHO BÁN HÀNG
Ngày 17 tháng 11 năm 2020
Tên khách hàng: SIÊU THỊ GIA LẠC Nợ: 131 Địa chỉ TL10 PHÚ THƢỢNG - PHÚ VANG -TT HUẾ Có: 5111
NVBH: LÊ THỊ HỒNG ANH Số: BB105/11 ST T Mã hàng Tên hàng Đơn
vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 BB-65030109 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg) Hộp 29.00 97,000.00 2,813,000 2 BB-65030141 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g (5,448kg) Hộp 32.00 139,000.00 4,448,000 3 BB-65030107 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) Hộp 16.00 175,000.00 2,800,000 4 BB-65030268 Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) (Hàng khuyến mại không thu tiền)
Hộp 15.00
Cộng 10,061,000
Cộng tiền hàng: 10,061,000
Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh toán: 10,061,000
Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu không trăm sáu mươi mốt nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày ... tháng ... năm
Ngƣời mua hàng Thủ kho Ngƣời giao hàng Kế toán bán hàng
ĐÀO THỊ MỸ NA 0932095202
Biểu 2.6 Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng Nam TP 17/11/2020
b. Giai đoạn xuất kho và giao hàng
Công ty TNHH Thƣơng Mại Và Dịch Vụ Tấn Thành
Thôn Lại Thế, Xã Phú Thƣợng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế Tel: 0234 367 9999
TỔNG HỢP XUẤT KHO BÁN HÀNG - NAM TP
Ngày 17/11/2020
Mã kho: BB
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lƣợng
A C D 1
1 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 454g (5,448kg) Hộp 29.00
2 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 681g (5,448kg) Hộp 32.00
3 Bánh Goody hộp thiếc cao cấp 908g (7,264kg) Hộp 16.00
4 Bánh Goody Gold hộp thiếc 450g (4,5kg) Hộp 15.00
5 Bánh Orienko Lá Dứa hộp 216g (2,16kg) Hộp 5.00
6 Bánh Hura Dâu hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 28.00
7 Bánh Hura Cốm hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 40.00
8 Bánh Hura Bơ sữa hộp Demi 300g (3,6kg) Hộp 34.00
9 Bánh Hura swissroll Dâu hộp Demi 360g-18g(4,32kg) Hộp 28.00
10 Bánh Hura swissroll Cốm hộp Demi 360g-18g (4,32kg) Hộp 46.00
Số CTBH: BB105/11, BB106/11, BB107/11, BB108/11, BB109/11,
BB110/11, BB111/11 Cộng 699.00
Thủ kho Ngƣời giao hàng Kế toán bán hàng
Đào Thị Mỹ Na
Trƣởng bộ phận điều vận nhận liên 2 và liên 3 của Phiếu xuất kho bán hàng và Phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng theo tuyến từ kế toán bán hàng. Trƣởng bộ phận điều vận căn cứ vào bảng phân công tuyến bán hàng lập báo cáo tổng hợp bán hàng theo tuyến và phân chia nhân viên giao hàng một tuyến sẽ gồm hai nhân viên giao hàng: 1 nhân viên lái xe và 1 nhân viên thu tiền. Báo cáo tổng hợp giao hàng sẽ đƣợc lập thành 2 liên: liên 1 lƣu tại bộ phận điều vận, liên 2 bộ phận giao hàng nhận.
Sáng sớm, bộ phận giao hàng sẽ nhận liên 2 và liên 3 Phiếu Tổng hợp xuất