5 Kết cấu khóa luận
3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công
tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành
3.1.1Ưu điểm
a.Môi trƣờng kiểm soát
Công ty đã xây dựng đƣợc môi trƣờng ở đó có sự giao tiếp rõ ràng giữa các nhân viên và Giám đốc, giữa các đồng nghiệp và phòng ban với nhau. Một môi trƣờng mà nhân viên có thể tự tin trình bày quan điểm cá nhân, trao đổi thông tin một cách chính xác và đặc biệt biết cách lắng nghe và rút ra bài học cho bản thân.
Công tác nhân sự luôn đƣợc Công ty chú trọng thể hiện qua việc thƣờng xuyên quan tâm và động viên nhân viên qua các hoạt động: thăm hỏi khi nhân viên và ngƣời nhà đau ốm, tổ chức sinh nhật cho các nhân viên trong tháng,... Bên cạnh đó, chính sách khen thƣởng và kỷ luật đƣợc áp dụng đúng lúc giúp tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên.
Luôn chào đón nhân sự mới, không yêu cầu kinh nghiệm hay quá chú trọng bằng cấp đây là cơ hội tốt cho các bạn sinh viên vừa ra trƣờng đồng thời tạo nên một làn gió mới, một môi trƣờng năng động và tràn đầy sức trẻ tại Công ty.
Chính sách tiền lƣơng gồm phần cứng (theo thâm niên và theo quy định của Nhà Nƣớc) và phần mềm đƣợc đánh giá theo vị trí công việc đảm nhận thực tế, thái độ làm việc & hoàn thành chỉ tiêu doanh thu đặt ra hàng tháng. Việc đặt ra từng khoản mục rõ ràng giúp nhân viên có động lực trong quá trình làm việc, hoàn thành công việc với thái độ tích cực nhất chứ không phải với phong cách làm việc thờ ơ.
Cơ cấu tổ chức đƣợc triển khai cụ thể, rõ ràng, có sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận một cách chi tiết đặc biệt giữa bộ phận Kế toán – Bán hàng và bộ
quy trình Bán hàng – Thu tiền.
Công ty xây dựng nguồn lực dự phòng đối với các vị trí quan trọng để trƣờng hợp nhân viên đó nghỉ sẽ có ngƣời thay thế, không làm ảnh hƣởng đến hoạt động của Công ty. Phòng kế toán bán hàng, chín nhân viên đều là nữ trong đó năm nhân viên đã có gia đình và trong độ tuổi sinh con. Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm ngƣời sẽ làm tăng chi phí quản lý của Công ty, nên để có đƣợc nguồn lực dự phòng, Công ty yêu cầu kế toán trƣởng đảm nhận đƣợc tất cả các nhãn hàng trong Công ty chứ không phải chỉ làm mỗi công việc hiện tại của mình. Nhƣ vậy, khi có ngƣời nghỉ, kế toán trƣởng có thể tạm thời đảm nhận công việc đó trong thời gian tuyển ngƣời mới.
Luôn chấp hành và thực hiện tốt nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nƣớc.
b.Đánh giá rủi ro
Giám đốc Công ty thiết lập mục tiêu dài hạn và ngắn hạn rõ ràng đồng thời xác định các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận từ đó có thể hoàn thành mục tiêu một cách nhanh chóng nhất có thể.
Thƣờng xuyên tổ chức các cuộc họp đột xuất và định kỳ để tìm cách ngăn chặn và xử lý những rủi ro đã xảy ra hoặc có khả năng xảy ra. Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình chính tại Công ty quyết định đến doanh thu, lợi nhuận của Công ty nên Giám đốc vô cùng chú trọng.
c.Hoạt động kiểm soát
Với tầm quan trọng của chu trình Bán hàng – thu tiền, Giám đốc đã thiết lập và vận hành những thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
Công ty chuyển từ hình thức lên đơn hàng truyền thống qua hình thức bằng máy thực hiện qua hệ thống quản lý kênh phân phối DMS giúp hạn chế tình trạng đơn ảo, sai thông tin khách hàng, sai đơn giá….đồng thời giảm bớt công việc cho kế toán trong việc xét duyệt đơn hàng.
Sử dụng hệ thống máy chủ và phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp hạn
chế đƣợc việc đánh cắp thông tin và lƣu trữ dữ liệu một cách an toàn hơn.
Việc phân quyền phân hệ sử dụng và khóa sổ theo ngày giúp kiểm soát thong tin và tránh bị xóa các dữ liệu quan trọng.
Các chứng từ phát sinh trong quy trình bán hàng – thu tiền nhƣ phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng, Báo cáo giao hàng theo tuyến, hóa đơn GTGT, phiếu thu,… đều đƣợc ký xác nhận từ kế toán và đánh số thứ tự đƣợc theo dõi và lƣu trữ theo liên tại các bộ phận có liên quan.
Công ty có khu vực lƣu trữ chứng từ khô ráo, an toàn riêng theo từng tháng và từng nhãn hàng cụ thể giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền Công ty xây dựng đƣợc áp dụng tƣơng đối hiệu quả từ đó giúp Công ty hạn chế đƣợc một số rủi ro nhất định sau đây:
Tiếp nhận và xử lý ĐĐH
- Hạn chế tiếp nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng tránh thất hứa, tạo hình ảnh xấu trong mắt khách hàng
- Hạn chế trƣờng hợp giao hàng không thành công, phát sinh chi phí vận chuyển hàng hóa, đối với khách hàng tránh trƣờng hợp giao hàng chậm trễ khách hàng từ chối nhận hàng hay từ chối đặt hàng cho những lần sau vì không đúng hẹn.
- Tránh xảy ra sai sót về số lƣợng, mẫu mã, thời gian giao hàng khách hàng yêu cầu.
Xuất kho và giao hàng
- Tránh việc tự ý xuất hàng dùng sai mục đích, xuất nhầm số lƣợng, chủng loại gây thất thoát tài sản của Công ty.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử, thuận tiện trong việc gửi và lƣu trữ hóa đơn GTGT.
Đóng dấu đã xuất kho giúp phòng ngừa trƣờng hợp xuất kho hai lần cho một
đơn hàng.
Thu tiền và Theo dõi nợ phải thu
- Tại bộ phận thu tiền, hệ thống Camera đƣợc lắp đặt 360 độ và máy đếm tiền giúp kiểm soát ngƣời nộp tiền, số tiền thủ quỹ thu hạn chế sai sót và mất mát tài sản.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA và Microsoft Excel 2013 trong việc quản lý công nợ đảm bảo việc theo dõi công nợ chính xác nhất có thể.
- Công ty thƣờng xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dõi công nợ ít sai sót và nếu có sai sót sẽ đƣợc điều chỉnh kịp thời.
- Việc xóa sổ các khoản nợ khó đòi phải đƣợc Giám đốc phê duyệt, điều này tránh đƣợc việc nhân viên thu đƣợc nợ nhƣng lại chiếm đoạt khoản đó và đƣa vào nợ xấu rồi tự xóa sổ.
d.Thông tin và truyền thông
Việc công khai và in các đƣờng dây nóng giúp Công ty có thể nhận phản hồi từ khách hàng về dịch vụ giao hàng hiện tại (thái độ nhân viên giao hàng, thời gian giao hàng, chất lƣợng hàng hóa…), nhu cầu sản phẩm khách hàng đang tìm kiếm, ,… Giúp Công ty có thể phát hiện ra các sai sót trong khâu giao hàng từ đó đề xuất các giải pháp phòng ngừa hạn chế rủi ro nhiều nhất có thể. Thông qua phản hồi của khách hàng, Công ty có thể biết khách hàng tiềm năng của mình là ai và những khách hàng này có thể đƣợc chuyển đổi thành ngƣời ủng hộ. Những khách hàng ủng hộ sẽ giới thiệu các sản phẩm cho với bạn bè và ngƣời thân của họ điều này rất quan trọng trong việc cải thiện doanh thu và mục tiêu mở rộng thị trƣờng của doanh nghiệp.
e.Giám sát
Việc tổ chức họp thƣờng xuyên và định kỳ hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng và các hoạt động khác của Công ty nói chung giúp Giám đốc Công ty có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty. Xem xét các
biện pháp kiểm soát đang thực hiện có đƣợc thực hiện và đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay chƣa?
3.1.2Hạn chế
Công ty Công ty TNHH Thƣơng mại & Dịch vụ Tấn Thành với quy mô hoạt động ngày càng đƣợc mở rộng tuy nhiên những thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng, thu tiền nhìn chung vẫn còn một số hạn chế, cụ thể nhƣ sau:
a.Môi trƣờng kiểm soát
Hình thức khen thƣởng và kỷ luật chỉ đƣợc thể hiện theo quy định chung mang tính tổng thể, cần có các văn bản chi tiết và cụ thể hơn về quy chế khen thƣởng hay xử phạt chứ không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của Giám đốc.
Chƣa triệt để trong khâu quản lý và áp dụng hệ thống máy chấm công phát sinh thêm công việc không cần thiết cho kế toán trƣởng. Đồng thời, Giám đốc không thể kiểm soát chính xác thời gian nhân viên đi làm và tan ca tại Công ty một cách chính xác.
Nhân viên không ký kết hợp đồng lao động và khối lƣợng công việc quá lớn tuy nhiên mức lƣơng và thƣởng còn thấp so thì việc đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng có thể xảy ra bất cứ lúc nào dẫn tới tình trạng công việc không đƣợc bàn giao, công nợ khách hàng không đƣợc xác nhận, thiếu nhân sự cho nhãn hàng đó…
b.Đánh giá rủi ro
Khí hậu ngày càng khắc nghiệt mƣa bão, lũ lụt thƣờng xuyên. Tháng 11 vừa qua do chƣa chuẩn bị phƣơng án đối phó kịp thời, Công ty bị thất thoát tài sản khá lớn do sốc nƣớc mái tôn chảy ngƣợc vào kho tầng 2, nƣớc dâng cao ngập kho hàng tầng 1. Đặc biệt Công ty nằm ở vị trí thấp trũng và dễ ngập lụt trong thành phố Huế nên trong thời điểm hàng hóa cần tiêu thụ mạnh, khan hiếm thì Công ty không thể giao hàng đƣợc mặc dù lƣợng tồn kho luôn đảm bảo cung cấp dẫn tới khách hàng sẽ chọn nhà cung cấp khác để kịp có nguồn hàng bán. Công ty vừa bị giảm doanh thu, vừa bị mất khách hàng trong thời gian này.
c.Hoạt động kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát mà Công ty đƣa ra đều hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
- Giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH:
+ Hiện tại bộ phận kế toán bán hàng trực tiếp xét duyệt tín dụng, chƣa có bộ phận độc lập xét duyệt và chính sách cũng nhƣ hạn mức cụ thể quy định mức xét duyệt bán chịu cho khách hàng. Xét về với khối lƣợng đơn hàng, một ngày kế toán xử lý gần 100 đơn hàng nếu không có hạn mức tín dụng cụ thể thì việc xét duyệt chủ quan từ kế toán có thể dẫn tới xét duyệt đơn hàng cho khách hàng không có khả năng chi trả. Hiện nay, tại Công ty chƣa có tình trạng nhân viên kế toán liên kết với khách hàng xét duyệt vƣợt tín dụng để hƣởng hoa hồng từ khách hàng nhƣng Công ty cũng nên có biện pháp phòng tránh rủi ro này.
+ Các ĐĐH là do nhân viên gửi về hay khách hàng liên lạc qua Zalo, đƣờng dây nóng không bắt buộc theo mẫu nhất định, không đƣợc đánh số thứ tự dẫn tới không có chứng từ lƣu trữ để đối chiếu và kiểm tra khi có các sự cố phát sinh.
+ Bộ phận kế toán bán hàng vừa xử lý đơn hàng, xét duyệt tín dụng, lập phiếu xuất kho đồng thời là ngƣời trực tiếp xử lý các vấn đề trực tiếp với khách hàng khi phát sinh dẫn tới áp lực công việc rất lớn khả năng gian lận, sai sót rất cao.
- Giai đoạn xuất kho và giao hàng:
+ Bộ phận giao hàng hiện hay chƣa ký xác nhận vào các chứng từ bán hàng cần thiết, dẫn tới khi hàng hóa trong kho bị xuất dƣ hay xuất thiếu không thể quy trách nhiệm cho bất cứ cá nhân nào.
+ Bộ phận kho xuất hàng còn tồn tại tình trạng thừa hàng, thiếu hàng, sai chủng loại dẫn tới giao cho khách hàng không đúng yêu cầu cũng nhƣ kho mất khả năng kiểm soát hàng hóa.
+ Hóa đơn GTGT đƣợc lập ngay khi lập phiếu xuất kho bán hàng mà chƣa có sự xác nhận trực tiếp từ khách hàng mà chỉ thông qua nhân viên kinh doanh dẫn tới
hóa đơn có thể bị hủy vì khách hàng có thể từ chối nhận hàng.
+ Hóa đơn GTGT đƣợc lập sau ngày giao hàng dẫn tới kế toán trƣởng có thể quên lập hoặc lập trùng vì không có quy định thời gian lập hóa đơn cụ thể.
+ Các chứng từ bán hàng (phiếu xuất kho bán hàng, báo cáo giao hàng…) chỉ đƣợc ký xác nhận từ bộ phận kế toán bán hàng chứ không có xác nhận từ bộ phận cao hơn dẫn tới tình trạng bộ phận bán hàng có thể cấu kết với bộ phận kho xuất hàng không đúng mục đích, để tƣ lợi cá nhân.
- Giai đoạn thu tiền và theo dõi nợ phải thu
+ Công ty chƣa có chính sách khuyến khích khách hàng chuyển khoản mà các khoản thu còn thu bằng tiền mặt, hơn nữa kế toán bán hàng có thể thu tiền khi thủ quỹ vắng mặt là chủ yếu nên việc thất thoát tiền mặt là rất lớn.
+ Phiếu thu chỉ có hai liên: Liên 1: Thủ quỹ, Liên 2: Kế toán bán hàng mà không có liên 3 cho khách hàng dẫn tới thủ quỹ hoặc kế toán có thể thông đồng xé phiếu thu, ghi nhận là khách hàng chƣa thanh toán.
+ Phiếu thu tay khi thu nội bộ Công ty không có ký nhận của thủ quỹ hay mộc đóng dấu đã thu tiền chỉ có chữ ký nhân viên giao hàng dẫn đến việc thủ quỹ có thể gian lận tiền hàng hoặc trong lúc làm việc có thể sai sót dẫn tới tranh chấp không đáng có xảy ra giữa thủ quỹ và giao hàng.
+ Hiện nay, mỗi nhãn hàng tại Công ty đƣợc theo dõi và lên đơn hàng hoàn toàn độc lập, mỗi khách hàng của mỗi nhãn hàng sẽ đƣợc ký hiệu tên khác nhau. Dẫn tới khi lên đơn hàng, công nợ từng nhãn hàng có thể không vƣợt mức tín dụng nhƣng xét về tổng thể thì khách hàng này có thể rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán.Cụ thể công nợ Khách hàng Siêu Thị Gia Lạc Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 3.1 Bảng mô tả về mã hóa tên khách hàng Nhãn hàng Mã khách hàng Tên khách hàng
Địa chỉ Nợ phải trả tới
ngày 16/11/2020
Bibica BB25. SIÊU THỊ
GIA LẠC
TL10 PHÚ THƢỢNG -
PHÚ VANG -TT HUẾ 0
Yến YEN005 Siêu Thị
Gia Lạc TL10 4.320.000
SML SML9002 ST GIA
LẠC TL10 3.535.000
Cùng một khách hàng nhƣng có 3 mã nhãn hàng, 3 ký hiệu tên và 2 địa chỉ khác nhau dẫn tới khi xét duyệt tín dụng kế toán bán hàng chỉ có thể căn cứ vào nợ phải trả của từng nhãn chứ không có tổng công nợ mà Siêu Thị Gia Lạc đang nợ Công ty. Xét mức tín dụng của từng nhãn hàng, siêu thị Gia Lạc đủ điều kiện đƣợc kế toán bán hàng xét duyệt đơn đặt hàng. Nhƣng xét về tổng công nợ 7.855.000 đồng đã vƣợt mức ủy quyền kế toán xét duyệt tín dụng.
+ Công ty chƣa lập dự phòng phải thu khó đòi dẫn tới Công ty có thể phát sinh chi phí khi khách hàng hay nhân viên kinh doanh trốn nợ.
d.Thông tin và truyền thông
- Công ty chƣa có các bộ phận thu thập kênh thông tin bên ngoài về đối thủ cạnh tranh, đối tác hay khảo sát các nhu cầu của khách hàng nên hiện nay số lƣợng khách hàng mới của Công ty còn bị hạn chế so với mục tiêu đã đề ra.
- Hiện tại, nhân viên trong Công ty chỉ trao đổi và truyền đạt thông tin qua zalo cho các hoạt động chính dẫn tới khi có sự cố nhƣ: điện thoại hết pin, văn phòng Công ty mất điện, lỗi mạng nguồn thông tin bị gián đoạn, gây ảnh hƣởng tới hoạt động bán hàng của Công ty.
e.Giám sát
Công ty chỉ giám sát thƣờng xuyên thông qua nhận định chủ quan của Giám đốc dựa vào thực trạng tại Công ty mà không có bộ phận độc lập khác tham gia giám sát.
3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành