Để thiết kế và thiết kế lại công việc, người ta thường dựa trên các căn cứ được phân chia thành 3 loại tổ chức, môi trường và cá nhân con người sau:
Chương 2: Phân tích và thiết kế công việc
-37-
Bảng 2.2: Các căn cứ để thiết kế và thiết kế lại công việc Các yếu tố thuộc về kỹ thuật-
công nghệ-tổ chức
Các yếu tố thuộc về môi trường và xã hội
Các yếu tố thuộc về hành vi con người
-Các yêu cầu kỹ thuật -Công nghệ của công việc. -Sự tiếp cận kỹ thuật mới -Thực tế công tác đòi hỏi hay thói quen tốt của nhân viên -Ergonomic (thiết kế lao động khoa học)
-Khả năng và tính có thể chấp nhận của nhân viên (giờ làm việc và nghĩ ngơi; sự mong muốn giải trí và học tập…)
-Điều kiện lao động tiện nghi
-Đảm bảo phát triển con người một cách toàn diện.
-Tính tự chủ của công việc -Tính đa dạng của công việc
-Tính dễ nhận dạng
-Tính ý nghĩa của công việc -Tính được thông tin phản hồi kịp thời về kết quả công việc.
Hình 2.7: Sơ đồ quá trình thiết kế công việc
ØØ Ø Ø
Ø Các nhân tố thuộc về đặc điểm của chính tổ chức: Mỗi tổ chức đều có các đặc điểm riêng về trình độ kỹ thuật – công nghệ, trình độ tổ chức và kinh tế. Việc thiết kế công việc và thiết kế lại công việc bao giờ cũng phải xuất phát từ các đặc điểm và điều kiện cụ thể của mình nhằm thực hiện được các mục tiêu về kết quả và hiệu quả cao cũng như chất lượng sản phẩm cao đã đặt ra. Dựa vào sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, căn cứ vào các đặc điểm kết cấu, yêu cầu kỹ thuật và đòi hỏi của sản phẩm, của quy trình công nghệ gia công sản phẩm, cũng như dựa vào kinh nghiệm sản xuất của công nhân giỏi…bộ phận thiết kế công việc phải luôn hình dung ra và thiết lập lên các phương án tổ chức phân công lao động cũng như nâng cao từng bước chất lượng của người lao động. Người thiết kế công việc phải am hiểu và có đủ trình độ để nắm bắt được mọi yếu tố của điều kiện lao động mà có tác động đến người lao động trong hoạt động sản xuất, để từ đó thiết kế mới hoặc thiết kế lại công việc sao cho phù hợp với khả năng về tâm sinh lý lao động cũng như trừ bỏ được các yếu tố bất lợi đối với người lao động trong sản xuất.
Các yếu tố thuộc về tổ chức- kỹ thuật
Các yếu tố thuộc về môi trường xã hội
Các yếu tố thuộc về hành vi con người
Thiết kế và thiết kế lại CV - Nâng cao năng suất lao động- Nâng cao chất lượng sản phẩm - Nâng cao hiệu quả công tác - Tăng sự thỏa mãn trong CV. - Cải thiện chất lượng cuộc sống.
Chương 2: Phân tích và thiết kế công việc
-38-
ØØ Ø Ø
Ø Các yếu tố thuộc về hành vi con người: Nghiên cứu các yếu tố thuộc về con người
và hành vi của con người nhằm tôn trọng các giới hạn về tâm sinh lý của con người cũng như tạo điều kiện cho họ được trạng thái tâm lý tốt nhất để họ đạt hiệu quả lao động cao cũng như thỏa mãn hơn trong công việc. Thuộc về các nhân tố này gồm có:
- Tính dễ nhận dạng của công việc: Mức độ rõ ràng của công việc từ nôi dung, đến phương pháp tiến hành và kết quả của công việc.
- Tính có ý nghĩa của công việc: Thể hiện được ý nghĩa của công việc đối với bộ phận tổ chức cũng như đối với xã hội.
- Tính đa dạng về kỹ năng của công việc: Thể hiện qua sự đòi hỏi các loại hoạt động khác nhau của trí óc, của chân tay với các kỹ năng trình độ khác nhau.
- Tính tự chủ của công việc: Thể hiện qua mức độ độc lập tự chủ trong công việc, cách ra quyết định, phương pháp làm việc và thời gian thực hiện.
- Tính được thông tin phản hồi kịp thời về kết quả công việc: Thể hiện mức độ mà người lao động trong quá trình làm việc nhận được thông tin về kết quả, về chất lượng và ý nghĩa của công việc
Để thiết kế công việc một cách hiệu quả cần phải quan tâm đầy đủ cả 5 yếu tố trên
TÓM TẮT CHƯƠNG
Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công. Phân tích công việc là hoat động đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau và hoạt động này nên được thực hiện theo định kỳ.
Phân tích công việc được thực hiện theo một quy trình bao gồm 6 bước và phân thành 3 giai đoạn là giai đoạn chuẩn bị phân tích (Xác định mục đích của phân tích công việc; Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc; Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu), giai đoạn tiến hành phân tích (Thu thập thông tin về công việc; Thẩm định thông tin đã thu thập) và giai đoạn kết quả phân tích (Viết các tài liệu về công việc).
Thiết kế công việc là xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện làm việc khoa học (hợp lý) của doanh nghiệp để từ đó đề ra được những tiêu chuẩn về kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác đối với người thực hiện công việc đó. Cũng như phân tích công việc, thiết kế công việc cũng là hoạt động đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Để thiết kế và thiết kế lại công việc, người ta thường dựa trên các căn cứ được phân chia thành 3 loại là các yếu tố thuộc về tổ chức-kỹ thuật, các yếu tố thuộc về môi trường xã hội và các yếu tố thuộc về hành vi con người.
Chương 2: Phân tích và thiết kế công việc
-39-
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Thế nào là phân tích công việc ? Phân tích công việc là trách nhiệm của ai ?
Câu 2: Khi nào cần tiến hành phân tích công việc ?
Câu 3: Trình bày những lợi ích của phân tích công việc ?
Câu 4: Nêu những trở ngại có thể xảy ra khi tiến hành phân tích công việc ?
Câu 5: Trình bày tiến trình phân tích công việc ?
Câu 6: Thế nào thiết kế công việc ? Nêu những lợi ích của thiết kế công việc ?
Câu 7: Phân tích các căn cứ để tiến hành thiết kế công việc ?
Câu 8: Bản mô tả công việc là gì ? Nêu những nội dung cơ bản của bản mô tả công việc ?
Câu 9: Thế nào là bản yêu cầu chuyên môn công việc ? Vai trò của bản yêu cầu chuyên môn công việc ?
Câu 10: Thế nào là bản mô tả tiêu chuẩn thực hiện công việc ? Ai là đối tượng sử dụng bản mô tả tiêu chuẩn thực hiện công việc ?
-40-
Chương 3: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
MỤC TIÊU CHƯƠNG
- Định nghĩa hoạch định nguồn nhân lực
- Mô tả hai bước chính trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực.
- Giải thích cách thức hoạch định nguồn nhân lực liên hệ với toàn bộ kế hoạch chiến lược của tổ chức.
- Giải thích mối liên hệ của việc hoạch định nguồn nhân lực với quy trình tuyển dụng.
- Miêu tả vì sao sự hiểu biết về thị trường lao động bên ngoài lại quan trọng trong việc hoạch định nguồn nhân lực.
- Giải thích về vai trò của phòng nguồn nhân lực trong việc hoạch định nguồn nhân lực.
3.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HO CH Đ NH NGU N NHÂN LẠ Ị Ồ ỰC 3.1.1. Khái niệm:
Hoạch định nguồn nhân lực đã được định nghĩa như là một quy trình ước đoán những nhu cầu nhân lực của tổ chức trong mối quan hệ với những mục tiêu của tổ chức và những sự thay đổi từ môi trường và việc lập kế hoạch phải bảo đảm một lực lượng lao động ổn định, có đủ năng lực được tuyển dụng. Chẳng hạn như công ty có nhu cầu tuyển thêm nhân viên với kiến thức và năng lực nào đó, hay nhu cầu tạo ra những chương trình huấn luyện nhằm phát triển những kĩ năng cụ thể, hay nhu cầu cung cấp cơ hội phát triển cho những nhà quản trị hiện hành và những nhà quản trị tiềm năng và nhu cầu bảo đảm làm đúng theo chính sách của chính quyền đối với việc công bằng trong cơ hội tuyển dụng.
Quá trình hoạch định thực tế sẽ khác nhau rất lớn giữa tổ chức này so với tổ chức khác và các hoạt động của chương trình này có thể rộng lớn hơn so với định nghĩa trên. James Walker mô tả sự khác nhau này như sau: “Đối với một vài công ty, hoạch
định nguồn nhân lực cơ bản là một chuỗi quản lý và hoạch định phát triển. Đối với một số khác, đó là một quy trình bố trí nhân sự, bao gồm dự báo và lập kế hoạch cho việc tuyển dụng, triển khai, phát triển trong mối quan hệ với sự thay đổi nhu cầu. Tuy nhiên, ngày nay hoạch định nguồn nhân lực là một quy trình rộng lớn hơn, nhắm tới nhiều mục đích gia tăng hiệu quả của tổ chức; xây dựng và giữ vững được năng lực cạnh tranh dựa trên việc quản trị nguồn nhân lực”
Như vậy, hoạch định nguồn nhân lực có thể bao gồm phát triển mục tiêu và các chiến lược cho sự thay đổi toàn bộ nền văn hoá của một tổ chức. (Bảng 3.1 là ví dụ về những mức độ khác nhau khi tham gia vào mục tiêu chiến lược của tổ chức trong tiến trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực)
-24-
lược kinh doanh mà người thực hiện công việc có quyền đưa ra, tần suất của việc đưa ra các quyết định, các cấp chịu ảnh hưởng của quyết định, trách nhiệm hoàn thành công việc trong thời gian đã định, trách nhiệm đối với kết quả công việc, trách nhiệm báo cáo việc thực hiện công việc…
& Các kiến thức và kỹ năng cần thiết: Các lĩnh vực và trình độ kiến thức cần có để thực hiện công việc, mức độ sử dụng các kiến thức này trong công việc, các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, mức độ áp dụng các kỹ năng này trong công việc, cách thức để có được các kiến thức và kỹ năng thực hiện công việc…
' Các yêu cầu thể chất để thực hiện công việc: Các hoạt động thể chất cần thực hiện, tần suất thực hiện các hoạt động thể chất, khoảng thời gian thực hiện các hoạt động thể chất này, tầm quan trọng của các hoạt động thể chất đối với thực hiện công việc…
( Các trang thiết bị sử dụng: Danh sách các trang thiết bị cần sử dụng khi thực hiện công việc, tần suất sử dụng các trang thiết bị, cách thức sử dụng và những hậu quả có thể xảy ra nếu sử dụng không đúng các trang thiết bị.
) Điều kiện và môi trường làm việc: Nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, không gian, sự ô nhiễm, các mối nguy hiểm…. tại nơi làm việc.
ØØ Ø Ø
Ø Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
Biểu mẫu là công cụ giúp chúng ta thu thập các thông tin về công việc một cách có tổ chức để tránh bỏ sót các thông tin cần thu thập. Để thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, chúng ta cần phải:
- Liệt kê tất cả các thông tin về công việc cần phải thu thập và mức độ cần phải tìm hiểu đối với từng thông tin
Chương 2: Phân tích và thiết kế công việc - Chuyển các thông tin này thành các câu hỏi dưới dạng câu hỏi mở, câu hỏi đóng. Tùy theo mục đích thông tin cần thu thập chúng ta sẽ sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau.
- Đưa các câu hỏi thành dạng biểu mẫu: Biểu mẫu có thể in ra giấy hoặc trên máy tính nhưng phải thuận tiện cho việc nhập và lưu thông tin.
Ngoài việc doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu riêng để thu thập thông tin thì doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn một số dạng biểu mẫu được thiết kế sẵn sau đây:
" Bảng phân tích công việc
Bảng phân tích công việc được thiết kế ngắn gọn (1 đến 2 trang) để liệt kê các thông tin định tính về các trách nhiệm và nhiệm vụ chủ yếu của công việc, các yêu cầu chuyên môn và tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Do thiết kế ngắn gọn và đơn giản, bảng phân tích công việc có thể giúp chúng ta:
- Thu thập nhanh các thông tin cơ bản và định tính về công việc nhằm phục vụ các mục đích phân tích như cung cấp thông tin về tuyển dụng
- Tiết kiệm các nguồn lực (thời gian, tiền bạc và nhân lực) cho việc phân tích công việc.
Ví dụ: (Xem Phụ lục 1)
# Bảng câu hỏi phân tích công việc
Bảng câu hỏi phân tích công việc được thiết kế chi tiết và phức tạp hơn bảng phân tích công việc. Do vậy, chúng ta phải đầu tư nhiều nguồn lực hơn để thực hiện bảng câu hỏi phân tích công việc nhưng nó sẽ giúp chúng ta thu thập các thông tin chi tiết và định lượng về từng nhiệm vụ cụ thể của công việc nhằm mục đích cung cấp thông tin cho việc đánh giá hiệu quả làm việc, xây dựng mức lương thưởng…
Sau đây là mẫu bảng câu hỏi phân tích công việc. Các thông tin được thu thập trong mẫu này có thể không áp dụng được cho mọi công ty mà chúng ta cần điều chỉnh lại cho phù hợp với tính đặc thù của từng doanh nghiệp Nếu thông tin trong mẫu này
-25-
lại cho phù hợp với tính đặc thù của từng doanh nghiệp. Nếu thông tin trong mẫu này là do một nhóm người cung cấp thì các câu trả lời đưa ra có thể ghi nhận kinh nghiệm của từng thành viên trong nhóm hoặc của cả nhóm nói chung tùy theo yêu cầu.
Ví dụ: (Xem Phụ lục 2)
Ngoài ra, chúng ta có thể sử dụng bảng câu hỏi phân tích công việc của tổ chức O*NET (The Occupational Information Network). Bảng này bao gồm 125 câu hỏi trong đó có:
- 41 câu hỏi đánh giá về nhiệm vụ của công việc - 33 câu hỏi đánh giá kiến thức
- 16 câu hỏi đánh giá phẩm chất
Chương 2: Phân tích và thiết kế công việc
CÂU HỎI KHÁI QUÁT VỀ NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC
1.Tiếp nhận thông tin: Quan sát, tiếp nhận và thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có liên quan
A. Việc TIẾP NHẬN THÔNG TIN quan trọng như thế nào đối với việc thực hiện công việc hiện nay của bạn ?
Không Ít Rất Cực kỳ Quan trọng Quan trọng Quan trọng Quan trọng Quan trọng !---"--- ---# $---%
*Nếu bạn đánh giá Không quan trọng, bỏ qua đánh giá về MỨC ĐỘ và chuyển sang
nhiệm vụ tiếp theo
B. Việc TIẾP NHẬN THÔNG TIN có mức độ cần thiết như thế nào đối với việc thực hiện công việc hiện nay của bạn ?
Tuân theo Xem xét Nghiên cứu kế hoạch đã định ngân sách luật thuế quốc tế !--- --- --- --- ---" # $ % &---' Mức độ cần thiết nhất
Hình 2.2: Phần trích từ bảng câu hỏi phân tích công việc của O*NET
$ Phiếu câu hỏi phân tích chức vụ công việc
Phiếu câu hỏi phân tích chức vụ công việc còn được gọi là bảng câu hỏi PAQ